会务组各岗位工作职责.docx

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会务组各岗位工作职责

各岗位工作职责

签到组工作职责：

工作重点：

记录客户资料，办理客户正常入场手续，会后送宾。

签到流程：

收费论坛标准，若论坛免费，则直接省略此流程：

（1）已购票客户：

问好—指引客户就坐—引导客户填写参会确认函—发座位牌、姓氏牌—（发资料）—引导进场

（2）未购票顾客：

问好—指引客户到财务人员处购票—指引客户就坐—引导客户填写参会确认函—发座位牌、姓氏牌—（发资料）—引导进场

标准用语：

（1）“晚上好（或下午好），这边请签到，请用正楷填写您的及联系方式。

。

。

”（微笑甜美、动作大方，手指着签到表，按上面的容指引客户填写）。

（2）“给先生安排×个席位”（由指引客户填写资料的人员告之写牌、发牌的人员。

此环节需根据客户来参会人数灵活组织语言、巧妙问到一共参会客户贵姓及职位，方便写姓氏牌）

（3）“×先生，请拿好您的坐位牌，对号入座，祝您学习愉快！

”

客户签完到，但还没有进场时，由场外总监指引客户先做休息。

话术：

“×先生，您好！

请先到这边稍作休息，我们在×点统一进场”。

请（笑容甜美，指引客户到休息的地方）。

5.客户在签到过程中，如客户有抗拒，签到人员可作简单处理，如不能解除，及时告知场外总监，由场外总监处理。

.注意事项：

（1）微笑问候礼节；动作整齐规，可根据不同的节目更换问候语。

（2）引导客户填写资料时，每一项都须填写，客户在填写邀约人时不能提醒，在客户实在记不起时，可以提醒客户查询一下记录或短信记录，这时就请客户填写邀约人的，最后交给场外总监，由其确定。

如客户留下的都不能确定或在这一栏什么都没填写时由场外总监处理（询问式）。

如再不能确认，此客户视为孤儿单，中场和会后会由场外总监安排人员。

迎宾组工作职责：

工作重点：

展示公司形象，笑容甜美，给参会顾客以亲切感，指引客户乘电梯到达会场。

会后会送宾。

标准用语：

1，楼下：

“晚上好（或下午好），请问是参加世元投资论坛的吗？

8楼有请”（手指引向电梯，给客户按好电梯）

2，楼上：

晚上好，请问是参加世元学习的吗？

这边请。

（手指向签到台）

迎宾组组长及时与场外总监沟通，告知客户到达情况。

注意事项：

微笑、问候、礼节，动作整齐规，可根据不同的节目更换问候语。

场总监职责：

首先对场所有岗位工作细节必须全部熟悉。

待集合完毕后，组织场所有助教再次强调工作注意事项。

组织场助教对场进行布置（易拉宝、主题横幅、副横幅、桌椅、座位排、纸、笔、水杯、茶水、投影仪幕、讲台、讲师电脑座位的准备及摆放）。

确定场温度（在过程中根据实际情况再调节）。

对DJ工作一定要反复检查，确保不出任何问题并严格控制场温度灯光。

与总指挥一同熟悉讲师课件，确认中场沟通，气势展示，会后会沟通的进行时间。

待场布置完毕后，组织助教进行演练，统一话术，纠正各岗位细节动作。

客户进场后对场进行监控，对场突发事件进行处理，处理不了的及时通知总指挥。

把握讲师上场，中场沟通，势气展示，会后会沟通时间、及时与场外、后勤进行沟通，提前做好准备，确定进门时间后打开门组织进场。

在放碟过程中及时与DJ沟通，确定音量。

会后会沟通开始后，组织伙伴进行补位。

在研讨会过程中，观察客户听课感受，记录反应较好客户的座位号，告知场外，让场外与投资顾问联系并告知情况，方便其会后会沟通。

在研讨会过程中如有客户离场，及时通知场外、后勤并告知座位，要求补位。

会后会沟通开始后，组织伙伴进行补位。

观察所有场助教工作情况，推选出场优秀助教，不能由私心。

总结时，对当天场整个工作进行总结。

讲师接待流程：

讲师接待工作以照顾好讲师食宿，保证讲师良好状态，同时对营销活动的细节沟通增加现场成交率为目的，以合理使用费用为原则，根据接洽时所了解到的接待需求与具体的情况进行妥善安排，如：

（一）提前预订好酒店：

舒适、方便，能上网，水果适当安排。

（二）安排课前餐：

时间尽量充裕，地点提前预订，菜式主要以讲师口味为准。

（三）预留讲师课前小休、状态调整、补充水分、妆扮等时间。

（四）必须安排讲师休息室。

（五）尽量安排助教休息区，以便讲师与部工作沟通。

（六）讲师特助与主持人需提前与讲师沟通课程容及需要配合事项

（七）公司营销负责人应提前与讲师协商营销方案及现场配送活动的细节，一切为了成交而准备。

主持人

注意事项

（一）主持稿

1、稿子需经公司和讲师审核通过，主持人不可随意自行更改或添加；

2、主持人必须提前熟练台词，同时反复演练主持流程。

（二）开场基本流程

1、上台站稳、问好；

2、自我介绍（简单）；

3、代表主办单位表示欢迎；

4、暖场（互动、调动气氛、设计一些问话）；

5、纪律说明——主持人需看着所有现场客户掏出手机调至震动；

6、介绍主办单位；

7、讲师的塑造；

8、请出讲师；

9、退场：

讲师上台时上前握手（右手），双手递麦（手势下文说明），倒退1至3步（视舞台大小而定）后从最近一侧的通道（绝不允许从中间）退场。

1、主持人强调课程进行中不添茶水，中场统一安排——助教需提前跟酒店服务员确认，现场最好能放矿泉水；

2、上半场结束前三分钟，主持人需在台下等候讲师；

3、主持人需重视妆扮——白天淡妆，晚上可稍浓，服饰需大方、职业、有别于其他助教；

4、女主持在讲台上需特别注意站姿，如：

丁字步；

5、主持人给讲师递麦的手势

（1）一只手握着尾端，一只手托着麦头；

（2）与水平线成30度角，握低托高；

（3）握的一边靠学员，托的一边靠舞台里侧，主持人需提前确认讲师从哪个方向上讲台，以调整握麦与托麦的手势；

（4）递麦时，不作双手平托，不允许主持人双手抓麦的中间位置。

DJ

（一）硬件保障

1、保障音响无障碍，电池电量足；

2、需安排监听音箱（或者有音箱面向讲台，老师试麦时检查）；

3、所有与研讨会相关的电源插头必须用胶带固定；

4、确保至少2支麦，当面换上新电池——讲师麦需选用音质最佳的专用麦；

5、提前将音响效果调制最佳状态，避免因为操作出现的故障；

（1）DJ课前要反复演练播放所有会务音乐；

（2）音量大小都要一步到位，不能拖泥带水，需用标签纸进行定位；

（3）音量大但不刺耳、不吓人。

（二）曲目与音量的配合

1、主持人上场音乐需大声，讲师上场音乐不能太大声

2、激情派的讲师可配激情音乐，斯文派讲师可配舒缓音乐；

3、若讲师需要播放视频需注意如果老师视频间要说话就将视频声音调小反之则可大声

5、终场促成时的音乐大小需适宜，以减弱邻桌客户沟通的干扰为标准，需提前做好标记。

灯光师

1、必须熟练操作每个开关（提前测试），确保什么开关是什么电源，严格杜绝关灯时将电脑、投影机、音响的电源。

2、开关灯时必须一步到位。

守门组

1、严格把门，不许非签到客户、外人出入；

2、进场时向客户问好及作课程提示（如：

“您好！

请佩戴好您的学院牌，对号入座”）；

3、从第一个客户进场开始，严禁助教等部人员随意出入。

站位：

1、人员要求：

（1）两组，每组男女各一名助教，上下半场各由一组负责

（2）形象好、状态好、积极响应课程气氛

2、位置：

会场中间两侧各站一名；

3、职责：

跑麦、临时客服、纪律监督（如“制止场打”）

讲师护送：

（一）人员要求

在与讲师确认的前提下，可安排两名男助教，健康活力，着工装，大方护送。

（二）上场护送

1、随讲师前后方，激情鼓掌，大方但不夸

2、护送人员护送过程需以讲师为重点，不看两边，不能有小动作；

3、护送人员不许跟着讲师上讲台，护送到讲台前后，从最近一侧的通道退离；

4、退场时，护送人员在台下等候讲师，随其身后一起退离。

讲师茶水

1、以讲师需求为主，如茶、果汁、枇杷膏、水果、抽式纸巾等，两套（休息室、讲台各一套）；

2、2、水杯用贴纸标明饮品，以便讲师饮用。

3、

（二）送茶水

4、1、讲师上台后1分钟，茶水送上；

5、2、中场休息时退掉讲台茶水，下半场开始是按开场一样送茶水；

6、3、课程进行中不用换茶水；

7、4、休息室的茶水随时保障，同时配合好讲师的水温需求。

会务总结：

（一）课程结束后，由会务总指挥、营销总监以上高管负责主持总结工作——如受时间或场地限制，需在可安排的情况下第一时间总结。

（二）容

1、过单：

过滤分析到场的每位客户——重点分析准客户与意向客户，无意向客户略过；

2、总结会务：

表彰好人好事，提出可以提升的空间。

（三）短信跟踪，容参考如下：

1、时限：

总结会议结束半小时，务必进行短信跟踪服务；

2、对象：

现场开户、有意向开户的客户——现场开户的客户由当地客服发，有意向的客户由学习顾问亲自发；