合同管理制度.docx

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合同管理制度

合同管理办法

第一章总则

第一条：

为加强合同管理，维护公司的合法权益，预防经营风险，提高工作效率。

依据《合同法》及其他相关法律、法规，结合集团公司的相关规定和公司的实际情况，制定本办法。

第二条：

公司的所有合同（除劳动合同以外）应按照本管理办法执行。

第三条：

公司的合同管理实行“审查在前，签约在后，管理考评，责任终身”的原则。

第四条：

签订的合同必须具备以下主要条款：

1.标的物。

2.数量。

3.验收办法。

4.结算依据和方式。

5.履行期限、地点和方式。

6.违约责任。

7.解决争议的办法。

第二章合同管理机构及其主要职责

第五条：

董事长作为公司的法定代表人，代表公司签订一切合同，其他人员只有在经过董事长授权后方可代表公司签订合同。

除此之外的合同均不成立，属无效合同。

第六条：

公司成立合同管理领导小组，负责指导、协调、监督公司的合同管理工作，定期组织召开会议，研究、部署、检查合同管理工作，确保公司合同管理依法合规有序进行。

第七条：

合同管理部门的主要职责：

1．根据国家有关法律法规和集团公司相关规定要求，结合公司实际，制定、完善公司的合同管理办法。

2．对本公司签订的合同进行规范化管理。

3．对合同的合法性、有效性、规范性进行审查。

4．监督检查合同的履行情况，对履行中出现的问题予以分析，及时提出处理建议。

5．及时向集团公司统计上报有关合同数据及信息。

第八条：

各相关主办业务部门必须设专（兼）职合同管理员。

合同管理员实行双重领导，行政上由本部门负责，业务上受合同管理部门监督。

第九条：

合同签订前，相关主办业务部门应全面、准确调查交易对象及市场的具体情况，依照本办法如实填写《合同审批处理笺》（见附件），上报有关资料，做好所经办的合同事务，并对经办的合同事务承担全部责任。

相关主办业务部门根据本办法对需要上报审批的合同，应履行以下职责：

1．合同谈判告知职责。

合同谈判前，应提前告知合同管理部门参与重大复杂的、按照本办法应由合同管理部门审批的合同的谈判。

2．合同送审职责。

合同在呈送公司领导签字前，应将合同文本送交合同管理部门作法律审查，并根据审查意见进一步完善合同文本，报公司领导签字审定后，加盖合同专用章。

3．合同履行告知职责。

合同生效后，相关主办业务部门应立即指定专人具体负责合同的履行事宜，履行中双方往来的书面文件、函件，应送交合同管理部门作法律审查；未经合同管理部门审查，不得擅自向合同对方当事人出具与原合同条款不一致的书面函件；合同履行中出现争议，应及时通知合同管理部门参与处理，并负责将合同履行的有关资料上报合同管理部门。

重大合同履行的每一个节点，相关主办业务部门应上报合同管理部门登记备案。

第十条：

财务部在合同管理中应履行以下职责：

1.审查手续不完整的合同，财务部不予结算或付款。

2.对不按合同管理办法使用合同专用章，或以分厂、部室、个人名义对外签订的合同，财务部不予结算或付款。

3.我方需先履行付款义务、有预付款或分批付款的合同，未见我方签字盖章的书面合同原件，财务部不予结算或付款。

4．对方需先履行义务，我方主要是付款义务的合同，没有充分证据表明对方已完全履行合同义务的，财务部不予结算或付款。

第十一条：

合同管理部门必须将其审查、签订、履行合同的有关事宜按要求记入台帐，台帐应保持连续、准确、真实、完整。

第三章合同签订过程管理

第十二条：

公司对外合同的谈判，由相关业务部门分类归口负责：

1．机电设备、备品备件、辅助材料、油料等物品采购合同，由供应部负责。

2．公司焦炭、化产品销售及有关的抵磨帐合同，由销售部和其他相关部门负责。

3．原料煤采购合同由原料部负责。

4．其他合同由合同相关业务部门负责。

第十三条：

订立合同采取要约、承诺方式。

相关主办业务部门或代理人在发出要约、承诺之前，应对下列事项加以核实，否则不得发出：

1．对方当事人营业执照是否合法、生产经营场所是否固定、资信是否可靠。

2签约标的物是否在对方合法经营范围之内。

3．对方签约人是否合法。

4．公司生产、技术条件是否可行，合同签订是否有利于公司发展和效益提高。

第十四条：

相关主办业务部门在联系业务及谈判过程中，就订立合同的内容初步达成意向后，应及时将其主要内容及企业基本情况上报部门领导。

第十五条：

物资采购合同订立前，相关主办业务部门应对供方进行评价，做到货比三家，确保所购货物质优价廉。

按照公司招标制度需要招标的，必须采取招标方式。

第十六条：

抵（磨）帐和物资串换合同的订立，必须详细注明所抵（磨）或串换物资的品名、种类、质量、数量、单价、抵（磨）帐款额、交换方式、验收方法、当事人名称等事项，损失点不得突破公司规定的额度。

第十七条：

原料煤合同内容应符合《原料煤采购管理制度》的要求。

第十八条：

合同订立前必须进行审查。

负有审查职责的合同管理人员应按照文本必须“合法、规范、严密、有效”的原则，切实履行审查义务，并对其审查行为负责。

第十九条：

以下合同应上报集团公司合同管理部门审核：

1.企业并购、重组、改制、分立、合并、产权转让合同。

2．企业承包经营、租赁经营合同。

3.企业对外投、融资合同。

4.涉外合同。

5.担保合同。

6.以集团名义签订的合同（集团有特别授权的除外）。

7.标的额为300万元以上的其它合同。

第二十条：

合同管理部门对以下范围与内容进行审查：

1．合同条款完备性审查：

应按照现行示范文本，审查所签合同条款是否完备。

2．合同合法性审查：

审查合同主体、合同内容等是否合法。

3．合同语言规范性审查：

审查合同用语是否严密，杜绝模糊用语出现在合同文本之中。

4．我方合法权益最大限度维护审查：

对合同文本中的不平等条款，尤其是我方首先要承担风险或我方承担大部分甚至全部合同风险条款，合同管理部门应提出法律意见，充分阐述合同风险所在并报告公司领导。

5．合同用章审查：

杜绝分厂、部室、个人作为合同主体出现在合同文本之中。

第二十一条：

相关主办业务部门对以下范围与内容进行审查：

1.合同主体资格审查：

查看对方当事人是否持有有效的营业执照，是否在其经营范围之内，是否具有签订此类合同依法必须具备的资质证明。

2．合同签约能力审查：

注意审查对方当事人的履约能力、信誉状况，严防合同欺诈。

3．合同所涉专业技术条款审查：

合同内容涉及专业技术，需报相关专业部门审查。

第二十二条：

经审查后，经办人订立正式合同，签字盖章（盖章应努力争取让对方先盖章后，公司再加盖合同章），合同成立生效。

第四章合同履行管理

第二十三条：

合同依法签订后，即具有法律效力，公司各部门应严格按其职责为全面履行合同提供条件，提高合同履约率，不得擅自变更或解除。

第二十四条：

各相关主办业务部门应将备案的合同文本送公司财务部一份，并及时将合同的有关约定事项通知相关联的各有关部门。

各关联部门应按合同要求，合理组织生产或提供履行合同的条件。

第二十五条：

各相关主办业务部门应全面履行所订立的合同，并依照法律制度和合同约定及时验收，验收人员对验收结果负责。

合同约定对方先履行合同义务，或未对合同义务履行顺序加以约定的，严禁先行向对方履行义务；确需履行的，应征得公司领导同意，并采取有效防范措施。

第二十六条：

由于某种特殊原因，致使合同不能履行或不能按期履行，合同管理人员必须及时以书面形式通知对方（邮寄的应挂号，直送的应由对方签收），书面通知、电报存根必须加以存档。

第二十七条：

销售部门应当作好产品售后服务工作，在接到对方当事人对产品质量、数量异议或投诉后，应在三天内反馈给公司，双方根据公司相关管理办法积极予以处理。

第二十八条：

公司财务部应依据本办法对合同履行进行监督，不符合公司相关管理办法的，不予结算或付款。

第二十九条：

合同变更或解除，相关主办业务部门应在事实发生后三天内上报合同管理部门，原合同属于合同管理部门审查范围的，其变更或解除应经合同管理部门审查批准。

第三十条：

发生合同纠纷，相关主办业务部门应在不损害公司利益的基础上，积极与对方协商解决。

如需起诉、应诉或仲裁，由公司领导决定，积极处理。

对方归属中国平煤神马集团公司主管的，发生合同纠纷时，相关主办业务部门应首先与对方积极协商解决，在未获集团公司同意之前，不得提请仲裁或诉讼；可以配合本公司合同主管部门向集团公司合同管理部门申请调解处理。

处理结论上报公司领导，对于结论明显不利于维护公司正当利益的应积极向集团公司领导提出申诉。

第五章合同担保的管理

第三十一条：

合同对方要求我公司对其债权提供担保的，各相关主办业务部门应将具体情况上报公司领导同意后，上报集团公司审批。

第六章合同文本备案管理

第三十二条：

各相关主办业务部门，应全面、及时、准确了解本部门订立合同的有关情况，负责做好本部门的合同文本备案工作，建立合同文本备案信息，形成信息资源。

第三十三条：

公司合同管理部门、各相关业务主办部门合同管理员应加强合同文本备案信息的利用和管理，及时处理、分析，为公司的生产经营决策提供依据。

第三十四条：

合同文本备案是指公司各相关主办业务部门将其签订的合同文本送交公司合同管理部门的活动。

合同文本包括合同书、信件、数据电文（电报、传真、电子数据交换、电子邮件）等能够证明合同已在当事人之间依法订立的所有文件，可以是原件，也可以是文本的复印件。

第三十五条：

合同文本备案的范围为各相关主办业务部门签订的所有合同；上报人为合同经办人，必要时可由部门合同管理员代为报送。

第三十六条：

按制度需要合同管理部门审查的合同，合同经办人应当在合同签订生效后及时将合同文本报送合同管理部门备案。

严禁各相关主办业务部门，为逃避合同监督管理不按制度备案合同文本。

第三十七条：

合同签订后变更或解除的，各相关主办业务部门应在变更或解除后及时将变更或解除文件报送合同管理部门备案。

第三十八条：

公司办公室负责合同档案管理工作，合同档案主要包括以下文件：

1．合同文本。

2．对方营业执照复印件、资质证明复印件（自然人应为身份证复印件）。

3．对方当事人资信调查纪录。

4．对方当事人对其经办人签字认可的授权委托证明。

5．合同审查意见书。

6．重大合同履行报告。

7．合同管理部门及相关业务部门对非正常履行情况分析及处理建议，或同意结算意见书。

第七章罚则

第三十九条：

应签订书面合同未签订的，对相关主办业务部门按每一份合同处以2000元罚款；造成严重后果的，由公司研究给予处分。

第四十条：

签订合同不填写《合同审批处理笺》的，对相关主办业务部门按每一份合同处以1000元罚款。

第四十一条：

合同管理部门、财务部、各相关主办业务部门及其合同事务涉及人员不正确履行职责，造成公司经济损失的，进行责任追究。

第四十二条：

合同经办人和其他责任人违反国家法律、法规和本办法，构成犯罪的，除赔偿公司损失外，依法移交司法机关追究刑事责任。

第四十三条：

合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。

泄露合同秘密的，对相关主办业务部门按每一份合同处以2000元罚款。

造成严重后果的，由公司研究给予处分。

构成犯罪的，依法移交司法机关追究刑事责任。

第四十四：

对相关主办业务部门的罚款由合同管理领导小组同意后，纳入公司当月经济责任考核兑现，罚款统一上缴公司财务部管理。

第八章附则

第四十五条：

本办法自签发之日起生效。

第四十六条：

本办法所称的合同是对外签订的明确双方权利义务的合同、协议和具有法律效力的意向等。