供应商审核入库管理规定.docx

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供应商审核入库管理规定

编号:

受控号:

供应商审核入库管理规定

拟制：

V1.1

李海燕

肖艳红

审核：

杨晓

/宁

批准：

蒋

松

太极计算机股份有限公司

文档修订

版本

日期

编制人

描述（注明修改的条款或页）

1.0

2014-11-14

肖艳红

/李海燕

文档建立

1.0

2014-11-15

肖艳红

/李海燕

追加文档修订页、前言、概述及合格供方评价说明

1.1

2014-11-18

肖艳红

/李海燕

追加《合格供方调查表》和《供应商入库调查表》模板文件

1.1

2014-11-18

肖艳红

/李海燕

细化2.4外包企业及其他2.4.2相关资质的劳务外包说明

1.1

2014-11-28

肖艳红

/李海燕

删除“软件企业供应商入库审核关于‘销售与信息安全有关的软件产品应提交••…'•等内容的描述。

”

第一章概述

1.1目的

1、确保采购产品、外包服务和外协加工符合产品要求和相关的法律法规的要求，建立录入ERP客商档案管理系统的供应商评价、审核的基本流程和规范制度；

2、确保供应商的产品质量、价格、生产能力、交货期和产品信誉，建立待

入库供应商需提供调查资料和必要资质的相关要求，为太极各BG运营支持中心

在选择供应商时提供依据与指导；

3、确保对合格供方实施动态管理，根据供应商的业绩和质量保证能力的变化进行定期审核、评价并限定入库有效时间范围，建立入库供应商有效期的设置规则，推进公司供应商管理入库制度的有效执行。

1.2适用范围

《供应商审核入库管理规定》适用于太极各事业集团（以下简称BG、全资及控股公司、分子公司及分支机构。

1.3术语

安全产品：

包含压力容器、消防器材、仪器、仪表、电梯、车辆、电器、信息安全等方面的产品。

第二章采购、外包供应商入库审核规定

2.1软件企业

2.1.1营业执照副本：

必须标识有效的年检信息或提供年报截图，采购或外包

的内容必须在其经营范围之内;

2.1.2相关资质：

需提供软件著作权证书或软件产品证书或第三方软件测试报

告、软件企业证书等；

2.1.3建议提供相关业绩；

2.1.4建议提供有效的质量管理体系认证或CMM证书。

2.2代理商

2.2.1营业执照副本：

必须标识有效的年检信息或提供年报截图，采购或外包的内容必须在其经营范围之内；

2.2.2代理证书：

必须为有效期限内的代理销售许可证。

如果代理的是非知名厂商产品，应有第三方产品检测报告、强电产品必须提供3C认证（详见《第一批实施强制性产品认证的产品目录》）；

2.2.3安全产品应有安全产品销售许可证；

2.2.4建议提供相关业绩。

2.3生产商（一般指硬件生产企业）

2.3.1营业执照副本：

必须标识有效的年检信息或提供年报截图，采购或外包的内容必须在其经营范围之内；

2.3.2相关资质：

第三方产品检测报告、强电产品必须提供3C认证（详见《第一批实施强制性产品认证的产品目录》）、涉及安全产品的必须提供安全生产许可证；

2.3.3建议提供相关业绩；

2.3.4提供有效的质量管理体系认证证书。

2.4外包方及其他

2.4.1营业执照副本：

必须标识有效的年检信息或提供年报截图，采购或外包的内容必须在其经营范围之内；

2.4.2相关资质：

施工资质、专业承包资质、安全生产许可证、软件企业证书等；如果本次为工程施工类型项目，则必须提供对方的施工资质、专业承包资质和安全生产许可证等；

243建议提供相关业绩；

244提供有效的质量管理体系认证证书，如果是工程施工企业建议再提供环境和职业健康安全管理体系认证证书。

第三章供应商入库调查资料的要求

3.1各BG运营支持中心指定商务人员负责本集团的供应商资料的调查；

3.2商务人员首先从公司门户“PORTAL业务管理部-体化体系管理-表格与模板”处获取适用类型的《供应商入库调查表》模板（附件一）发给候选供应商，按照本章规定，要求候选供应商填写《供应商入库调查表》模板的每项内容，包括本次采购的产品、服务、供应商联系人、企业生产能力、主要业绩、提供服务及其他内容。

如果填写不完整，业务部门提交审核前需补充完善。

由BG运营支持中心总经理签字确认后，连同相关调查资料一并交给业务管理部进行审核；

3.3如果只提供有效的营业执照，不能提供其他必要资质材料的，由BG运营支

持中心总经理和BG总经理共同签批确认后，再提交业务管理部审核，否则不能作为供方；如果提供的营业执照年检信息不明确或者无效营业执照，在与提交方沟通失败时，不予列入；

3.4在当年度《合格供方名录》中选择供应商，无需再次做供应商入库审核；如果选择当年度《合格供方名录》外的供应商，则按照第二、三章的规定执行；如果商务人员认为提交的供应商是知名厂商的话，应追加提供相关证明材料，由各个集团运营支持中心负责整理清单，在每年年初法务部组织的合格供方调查评定会上由各个业务集团运营中心商务人员和业务管理部领导审批通过后，方可纳入知名厂商，更新至当年度《合格供方名录》中，否则按照第二、三章的相关规定执行；

第四章供应商入库有效期的要求

4.1BG运营支持中心提交的供应商调查材料和相关资质如果满足《供应商入库

审核管理规定》的相关流程，业务管理部对该供应商设置一年半的有效期；

4.2BG运营支持中心提交的供应商调查材料中如果相关资质有效期即将到期，

业务管理部对该供应商设置的有效期为该证书有效期截止日起往后顺延半

年；

4.3对实施机房、弱电、楼宇等建筑施工工程类的供应商相关资质，须严格审核专业资质及其有效期。

业务管理部对该供应商设置的有效期为相关资质证书有效期截止日起往后顺延3个月；

4.4以上三种情况除知名厂商有效期时间为三年外，其他供应商入库有效期最长为一年半。

第五章合格供方选择、评价规定

每年初公司业务管理部-法务部组织各BG运营支持中心对公司级的《合格供方名录》进行修订，并重新选择和评价供应商，各BG运营支持中心需提交有关

本集团的供应商清单、单个供应商的《供方调查表》（附件二），并附有各供应商的调查资料、资质及其业绩，由大家商讨共同确认完成，最后由法务部更新《合格供方名录》，并上传至PORTAL

对于有持续法律纠纷或信誉不佳的供货商/分包商，法务部将根据情况将其名称从《合格供方名录》中删除，或通知BG运营支持中心减少合作。

第六章相关模板表格

1、《供应商入库调查表》附件一

2、《供方调查表》附件二

附件-供应商入库调查表

（适用类型：

软件企业）

部门：

序号:

供应商准确名称（注：

与合同章一致）

法人代表

企业注册资金

营业执照证书号

（注：

附营业执照副本复印件）

通讯地址

邮编

联系电话

传真

联系人

企业网址

电子邮箱

主要软件产品（可另附页，需附上产品合格证明文件）：

本次开发或销售产品：

质量管理状况（是否通过质量管理体系认证或CMM评估）:

□通过认证口认证中口拟认证

注：

通过认证或评估企业需附上证书复印件。

软件开发管理情况：

（软件工程化管理、软件配置管理）

交货方式：

□现场安装□产品自取

技术服务方式：

□现场服务口电话支持

软件人员数量及其知识结构水平：

（可另附页）

软件测试状况：

（概述软件产品在单元、部件、配置项和集成各阶段是如何测试的）

软件产品主要业绩（可另附页）：

企业领导签字及加盖公章：

签字：

日期：

以上内容由供方填写

申请人：

时间：

经办人/电话：

时间：

BG运营中心审批：

BG总经理审批：

时间：

业务管理部审批：

□冋意作为供方

□不同意作为供方

□需补充材料

签字：

供方编号回填：

□已入库

签字：

时间：

本表有效期：

至

供应商入库调查表

（适用类型：

代理商）

部门：

序号:

供应商准确名称（注：

与合同章一致）

法人代表

企业注册资金

营业执照证书号

（注：

附营业执照副本复印件）

通讯地址

邮编

联系电话

传真

联系人

企业网址

电子邮箱

主要代理产品：

（需附上产品代理授权证明文件）

本次销售产品：

质量管理状况（是否通过质量管理体系认证）：

□通过认证□认证中口拟认证

注：

通过认证企业需附上认证证书复印件

产品符合国家相关安全和环保要求：

□符合口部分符合口不符合

产品质保期：

□免费保修1年（含1年以内）口免费保修1至3年（含3年）口免费保修3年以上

交货方式：

□送货上门□产品自取

技术服务方式：

□现场服务口电话支持

产品供货期：

□随时口3个月内口6个月内

主要业绩（可另附页）：

企业领导签字及加盖公章：

签字：

日期：

以上内容由供方填写

申请人：

时间：

经办人/电话：

时间：

BG运营中心审批：

BG总经理审批：

时间：

业务管理部审批：

□冋意作为供方□不同意作为供方

□需补充材料

签字：

供方编号回填：

□已入库

签字：

时间：

本表有效期：

至

供应商入库调查表

（适用类型：

生产商）

部门：

序号:

供应商准确名称（注：

与合同章一致）

法人代表

企业注册资金

营业执照证书号

（注：

附营业执照副本复印件）

通讯地址

邮编

联系电话

传真

联系人

企业网址

电子邮箱

主要代理产品：

（可另附页，需附上产品合格证明文件）：

本次销售产品：

质量管理状况（是否通过质量管理体系认证，附上认证证书复印件）：

□通过认证□认证中口拟认证

产品符合国家相关安全和环保要求：

□符合口部分符合口不符合

交货方式：

□送货上门□产品自取

技术服务方式：

□现场服务口电话支持

产品免费质保期：

□保修1年口保修1至3年口保修3年以上

生产设备状况及生产能力：

产品检测手段（可另附页）：

产品主要业绩（可另附页）：

企业领导签字及加盖公章：

签字：

日期：

以上内容由供方填写

申请人：

时间：

经办人/电话：

时间：

BG运营中心审批：

BG总经理审批：

时间：

业务管理部审批：

□冋意作为供方

□不同意作为供方

□需补充材料

签字：

供方编号回填：

□已入库

签字：

时间：

本表有效期：

至

供应商入库调查表

（适用类型：

外包方及其他）

部门：

序号:

供应商准确名称（注：

与合同章一致）

法人代表

企业注册资金

营业执照证书号

（注：

附营业执照副本复印件）

通讯地址

邮编

联系电话

传真

联系人

企业网址

电子邮箱

主要代理产品：

（可另附页，需附上产品合格证明文件）：

本次销售产品：

质量管理状况（是否通过质量管理体系认证，附上认证证书复印件）：

□通过认证□认证中口拟认证

产品符合国家相关安全和环保要求：

□符合口部分符合口不符合

交货方式：

□送货上门□产品自取

技术服务方式：

□现场服务口电话支持

产品免费质保期：

□保修1年口保修1至3年口保修3年以上

生产设备状况及生产能力：

产品检测手段（可另附页）：

产品主要业绩（可另附页）：

企业领导签字及加盖公章：

签字：

日期：

以上内容由供方填写

申请人：

时间：

经办人/电话：

时间：

BG运营中心审批：

BG总经理审批：

时间：

业务管理部审批：

□冋意作为供方

□不同意作为供方

□需补充材料

签字：

供方编号回填：

□已入库

签字：

时间：

本表有效期：

至

企业名称

法人代表

企业注册资金

营业执照证书号

通讯地址

邮编

联系电话

传真

联系人

企业网址

电子邮箱

主要软件产品（可另附页）：

注：

需附上产品合格证明文件。

质量管理状况（是否通过质量管理体系认证或CMM评估）:

□通过认证二认证中O拟认证

注：

通过认证或评估企业需附上证书复印件。

软件开发管理情况：

（软件工程化管理、软件配置管理）

交货方式：

O现场安装二产品自取

技术服务方式：

1］现场服务o电话支持

软件人员数量及其知识结构水平：

（可另附页）

软件测试状况：

（概述软件产品在单元、部件、配置项和集成各阶段是如何测试的）

软件产品主要业绩（可另附页）：

企业领导签字及加盖公章：

签字：

日期：

以上内容由供方填写

评定产品及结论意见：

参加评定的部门及其人员签字：

日期：

编号:

（适用类型：

软件企业）

序号:

附件二

供方调查表

供方调查表

（适用类型：

代理商）

侖号：

序号:

企业名称

法人代表

企业注册资金

营业执照证书号

通讯地址

邮编

联系电话

传真

联系人

企业网址

电子邮箱

主要产品（可另附页）：

注：

需附上产品代理授权证明文件。

质量管理状况（是否通过质量管理体系认证）：

11通过认证口认证中1拟认证

注：

通过认证企业需附上认证证书复印件。

产品符合国家相关安全和环保要求：

—符合厂1部分符合［

不符合

产品质保期：

□免费保修1年（含1年以内）免费保修1至3年（含3年）

11免费保修3年以上

交货方式：

O送货上门口产品自取

技术服务方式：

1—1现场服务1—1

电话支持

产品供货期：

O随时：

3

—1个月内

6个月内

主要业绩（可另附页）：

企业领导签字及加盖公章：

签字：

日期：

以上内容由供方填写

评定产品及结论意见：

参加评定的部门及其人员签字：

日期：

注：

该表在每年初做合格供方评价时使用，该表及附件以纸质方式提交审批通过后业务管理部存档

供方调查表

（适用类型：

生产商）

侖号：

序号:

企业名称

法人代表

企业注册资金

营业执照证书号

通讯地址

邮编

联系电话

传真

联系人

企业网址

电子邮箱

主要产品（可另附页）：

注：

需附上产品合格证明文件。

质量管理状况（是否通过质量管理体系认证）：

□通过认证匚1认证中二拟认证

注：

通过认证企业需附上认证证书复印件。

产品符合国家相关安全和环保要求：

1—符合1—1部分符合—1不符合

交货方式：

□送货上门二产品自取

技术服务方式：

1―1现场服务电话支持

产品免费质保期：

11保修1年丨保修1至3年1

保修3年以上

生产设备状况及生产能力：

产品检测手段（可另附页）：

产品主要业绩（可另附页）：

企业领导签字及加盖公章：

签字：

日期：

以上内容由供方填写

评定产品及结论意见：

参加评定的部门及其人员签字：

日期：

注：

该表在每年初做合格供方评价时使用，该表及附件以纸质方式提交审批通过后业务管理部存档

供方调查表

（适用类型：

外包方及其他）

侖号：

序号:

企业名称

法人代表

企业注册资金

营业执照证书号

通讯地址

邮编

联系电话

传真

联系人

企业网址

电子邮箱

主要产品（可另附页）：

注：

需附上产品合格证明文件。

质量管理状况（是否通过质量管理体系认证）：

□通过认证匚1认证中二拟认证

注：

通过认证企业需附上认证证书复印件。

产品符合国家相关安全和环保要求：

□符合o部分符合口不符合

交货方式：

□送货上门二产品自取

技术服务方式：

1―1现场服务电话支持

产品免费质保期：

11保修1年丨保修1至3年1

保修3年以上

生产设备状况及生产能力：

产品检测手段（可另附页）：

产品主要业绩（可另附页）：

企业领导签字及加盖公章：

签字：

日期：

以上内容由供方填写

评定产品及结论意见：

参加评定的部门及其人员签字：

日期：

注：

该表在每年初做合格供方评价时使用，该表及附件以纸质方式提交审批通过后业务管理部存档