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文件管理办法

第一章总则

一、根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/9704-2012），为了规范文件管理，提高文件处理效率和质量，结合公司的实际情况，特制定本办法。

二、文件管理内容主要包括：

上级、平级、下级以及本单位内部的各种文件和资料。

三、公司公文是公司实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。

四、公文处理工作是指公文拟制、办理和管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

五、公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

六、公司综合办公室是公文处理工作的管理机构，并对公司各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

七、公司各部门应当配备专职或兼职人员负责公文处理工作。

负责公文处理工作的人员，应当忠于职守，勤勉高效，具备相关专业知识。

公文处理人员应当保持相对稳定，以保证公文处理工作的连续性；确需调换时，要做好工作交接，并报综合办公室备案。

第二章公文种类和形式

一、公文种类主要有：

（一）决议.适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定.适用于对重要事项或者重大行动做出决策和安排、奖励、变更或者撤销所属单位不适当的决定事项。

（三）公告.适用于宣布重要事项或者法定事项。

（四）通知.适用于印发规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求所属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和调配干部。

（五）通报.适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（六）报告.适用于向上级单位或有关主管部门汇报工作、反映情况、提出建议、请求备案，答复上级单位或有关主管部门的询问。

（七）请示.适用于向上级单位请求指示、批准。

（八）批复.适用于答复所属单位的请示事项。

（九）意见.适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十）函.适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要.适用于记载会议情况和议定事项。

二、公司公文的主要形式为文件式公文、信函式公文、传真文件、专用文件、签报及部门信函式公文等。

三、各类公文的适用范围：

（一）文件式公文。

用于向各股东单位及相关单位呈报请示、报告和意见；传达贯彻国家路线、方针、政策；印发公司制定的规章制度和规范性文件；做出重要工作安排；奖惩有关单位和人员；公司及所属单位有关人事任免；答复所属单位报请审批事项；通知重要事项；转发上级有关重要文件等。

（二）信函式公文。

用于向不相隶属单位请求批准和答复审批事项，商洽工作、征询意见或答复问题；转发上级有关事务类文件；向所属单位布置事务类工作等。

（三）传真文件。

用于紧急情况下发送的公文。

（四）签报。

用于公司各部门向公司领导请示问题或报告工作等。

（五）部门信函式公文。

用于各部门依据部门职责，对职权范围内的事项与部门之间商洽工作、征询意见或答复问题，向所属单位的相关部门布置事务类工作、征询意见或答复问题等。

第三章公文格式、规则、拟定

一、范围

根据《党政机关公文格式》（GB/9704-2012），对制发通用公文的构成要素、公文的排版形式予以明确规定。

二、公文的构成要素

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

三、公文的排版形式

排版形式指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。

（一）公文用纸幅面尺寸：

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：

210mm×297mm。

GB/T9704—2012公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。

（不含页码）。

（二）字体和字号

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。

特定情况可以作适当调整。

（三）行数和字数

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。

特定情况可以作适当调整。

（四）文字的颜色

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

（五）印制装订要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90º，无毛茬或缺损。

骑马订或平订的公文应当：

1、订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；

2、无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；

3、骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。

包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

（六）信函式公文

发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。

每行居中排28个字。

发文机关名称及双线均印红色。

需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

首页不显示页码。

版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

四、公文各要素及排版形式

公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。

（一）眉首

置于公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首。

眉首包括：

公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。

份号：

公文印制份数的顺序号，如需标注份号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

密级和保密期限：

如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

密级分为绝密、机密和秘密；保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。

置于版心右上角第一行，两字之间空一字。

3、紧急程度：

是对公文送达和办理的时限要求。

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，根据紧急程度，标注“特急”、“加急”；紧急电报分为“特急”、“特急”、“加急”、“平急”。

置于版心右上角第一行，两字之间空一字。

公文同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。

如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

。

4、发文机关标识：

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

5、发文字号：

发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。

由发文机关代字、年份和序号组成。

置于发文机关标识下空两行，居中排布。

年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

联合行文使用主办机关的发文字号。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

6、签发人：

签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。

只用于上行文。

平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

（二）公文主体部分

置于公文首页红色反线（不含）以下至抄送机关（不含）之间的各要素统称主体。

包括：

标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。

1、标题：

即对公文主要内容准确、简要的概括。

由发文机关名称、事由和文种组成。

除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。

位于红色反线下空两行，用小2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2、主送机关：

是指要求公文予以办理或答复的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

标识在标题下空一行，左侧顶格3号仿宋体字标识，回行时仍顶格。

最后一个主送机关名称后标全角冒号。

3、正文：

公文正文表述公文的具体内容。

通常分导语、主体和结束语。

在主送机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不回行。

正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。

文中结构层次序数依次可以用“一、”“

（一）”“1.”“

（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4、附件说明：

公文附件的顺序号和名称。

公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

.×××××”）；附件名称后不加标点符号。

5、发文机关署名：

署发文机关全称或者规范化简称。

6、成文时间：

指公文生效的时间。

署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。

联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期。

标识在正文之下，空两行右空4字。

7、印章：

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。

加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中、下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空７字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。

只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。

两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。

主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

8、附注：

是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、使用时注意的事项、联系人及联系方式等。

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

9、附件：

公文正文的说明、补充或者参考资料。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

（三）公文版记部分

置于抄送机关以下的各要素统称为版记。

包括：

抄送机关、印发机关和印发日期。

1、抄送机关：

指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。

公文如有抄送，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。

左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。

既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

；

2、印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

3、版记中的反线。

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

（四）页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

单页码居右空1字，双页码居左空1字。

附件：

发文稿纸

封发

日期

发〔〕号（年月日）紧急程度密级

签发

会签

主送

抄送

主办部门

拟稿人

电话

主办部门

领导审核

办公室

核稿

印数

校对

标题

附件

附件：

文件传阅单

收文时间

原文编号

收文编号

文件名称

收文份数

综合办公室批发

主管领导批示