物资供应管理制度.docx
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物资供应管理制度
物资供应管理制度（草案）
第1章总则
第一条为了加强和规范公司物资供应管理工作，落实计划与采购、监督与检查、指导与协调、服务与管理职能，实现物资供应管理工作的制度化、规范化、标准化、信息化目标。
制定物资供应管理办法。
第二条物资供应管理办法包括：
计划管理、采购管理、供应商管理、仓库管理、废旧物资管理、物资统计报表管理。
第二章管理体制及职责
第三条管理体制
一、实行公司、采购供应部两级管理体制。
二、内部风险控制部负责对物资供应工作给予监督、检查及考核。
三、公司成立采购供应部，对供应商实行统一管理。
四、公司各部门负责需求计划的汇总上报工作。
第四条采购供应部门工作职责：
一、负责贯彻、落实公司物资供应管理工作的方针、政策。
二、负责审核汇总各部门物资需求计划，并报内部风险控制部审批。
三、负责设备、配件、材料的统一采购、供应工作，并负责对各部门物资供应工作给予指导、管理，服务生产，保障供应。
四、负责定期布置、安排、总结物资供应管理工作。
五、负责各部门废旧物资管理和仓库管理工作，积极推行代储代销工作。
六、负责物资统计报表和建立并完善供应管理信息系统。
七、完成领导交办的其它工作。
第五条流程
一、各部门上报计划：
根据月作业计划及材料、配件消耗定额，由各部门材料员和工程技术人员负责编制，并报采购供应部。
二、调整汇总：
采购供应部门对各部门上报的材料、配件计划进行审核、调整并汇总。
三、利库调整：
采购供应部门汇总各部门使用计划后，进行利库，对计划进行核对，形成汇总计划。
四、审批：
采购供应部将各部门上报的物资需求计划审核汇总后，上报内部风险控制部审批。
五、采购计划：
采购供应部按照物资采购权限，确定物资采购方式，编制采购计划，报内部风险控制部审批。
六、招标采购：
招标采购物资计划，经招标办审批后，实施招标采购。
其它物资由采购供应部组织采购。
七、签订合同：
按规定程序进行招标比价后，与供应商签订合同。
八、到货验收：
到货后，由使用部门组织有关部门或技术人员进行验收。
九、入库：
验收完毕后，办理入库手续，登帐上卡。
十、保管：
按照不同物资的保管保养要求，对设备、材料、配件进行保管。
十一、出库：
按各部门使用计划发放出库。
第三章计划管理
第十条材料配件计划的编制
一、计划编制的原则：
实事求是、保障供应、统筹兼顾、经济有效，严禁错报、漏报和虚报。
二、计划编制的依据：
物资采购计划要根据年度消耗量、前期库存量（含代储代销物资）结合合理储备来确定，年度消耗量的确定要依据生产任务、生产条件、消耗定额、工程计划等综合要素测定，并与年度各部门生产成本、工程资金计划中有关预算指标相统一。
第十一条物资需求计划按计划提报的时间可分以下四种：
一、年度物资需求计划；
二、月度物资需求计划；
三、应急物资需求计划；
四、临时急用物资需求计划；
第十二条计划编制上报时间
一、年度物资需求计划：
是各部门年度物资总需求计划，需要在上年度11月15日前上报采购供应部，同时要注明具体到货时间和要求。
二、月度物资需求计划：
月度计划是采购执行计划，要求上月的20日前上报。
由于生产任务、工程或计划变动和计划不周，使用部门对材料及配件计划提出补充（追加），应在当月的20日前上报，追加计划每月最多不超过两次，补充量不得超出本部门当月正常计划量的10％。
三、应急物资需求计划：
面对突发性生产安全事件及季节性灾害应急抢险救灾物资的需求，使用部门提出申请，经采购供应部核准，先组织到货再补办相关手续。
四、临时急用物资需求计划：
对生产临时急用的物资，使用部门在急用报告上必须有部门主要负责人签字，写清物资的使用地点，急用原因，型号规格、物资编码、要求到货时间等。
填写计划类别时，报送时间超过当月5号的选择当月的“追加计划”，若超过当月的20号的选择下个月的“正常计划”。
第十三条上报计划的审核汇总、审批：
采购供应部要及时审核汇总各部门申报的物资中请计划，报内部风险控制部审批。
要本着实事求是的原则，既尊重申请部门提报的申请量，又要充分考虑当前库存结构及特殊物资的储存情况。
在审核过程中，对需求变更或有疑问的申请计划，采购供应部要在收到计划后的2个工作日内反馈给上报部门，上报部门确认、修改后，在1个工作日内上报采购供应部。
采购供应部审核、汇总物资需求计划后，上报内部风险控制部审批。
第十四条计划的执行：
采购供应部要严格按照审批后的计划组织进货，保证生产物资需求，组织进货时，材料、备件、小型设备的通用部分10个工作日内到货，需省外组织货源的，15个工作日内到货，
特殊材料、大型、非标及加工周期长的设备、备件，根据供需双方约定的时间供货。
第十五条为保证计划的准确性和严肃性，年度、月度计划的生产物资（品种、金额）准确率要分别达到80％和90％以上。
第十六条为杜绝计划的盲目性和随意性，要求年度计划和月度计划在规定上报时间内一次性上报采购供应部。
第十七条有下列情况之一的，采购供应部有权不予受理计划，或视所申报的计划为无效计划，由此造成的贻误生产、人为积压以及其他经济损失，由计划申报部门负责承担，并追究有关人员的责任：
1、上报申请计划不按规定期限及拖延时间较长的。
2、漏报、错报、虚报申请计划的。
3、在计划审核过程中，计划申报部门对需要变更或有疑问的计划拒不确认、修改，或确认修改后不按时上报采购供应部的。
4、随意变更已经审核、审批的需求计划的。
5、补充计划每月超过两次，采购额度超过月度计划5％的。
6、不按统一格式编制计划或在编制计划时故意空项、标注不明的。
7、不按规定期限报库存物资明细报表，所报内容不符合实际库存的。
第十八条采购供应部对各部门申报的申请计划未经审批实施采购或无计划采购，每次扣罚100-300元，由此造成的资源浪费，人为积压以及其他经济损失由采购供应部负责承担，并追究有关人员的责任。
第十九条各部门要增强物资计划的准确性，严肃性，可执行性，任何部门不得无计划订货，无计划结算，无计划发货，违者严肃追究相关人员的责任。
第四章采购管理
第二十条物资采购遵循的原则：
透明、公开、公平、公正，坚持技术先进、质量可靠、经济合理和货比三家的原则。
第二十一条采购方法及方式
物资的采购可采用招标采购方式、竞争性谈判方式、单一资源商务谈判方式以及比价方式，所有采购方式在执行过程中要实施集体性，精细性商务谈判，通过阳光化的采购过程确定物资供应商（厂）及采购价格。
一、采用招标方式采购：
单项合同估算价在10万元以上的物资的采购采用招标方式，来确定采购物资的供应商（厂）及价格，招标过程按公司规定的招标办法进行，由采购供应部牵头，内部风险控制部和财务部参与。
二、采用竞争性谈判方式采购
（一）招标后没有供应商投标或者没有合格的或者重新招标未能成立的；
（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
（三）采用招标所需时间不能满足安全生产紧急需要的；
竞争性谈判由采购供应部牵头，内部风险控制部、财务部参与，共同确认供应商（厂）及价格。
三、采用单一资源商务谈判方式采购
（一）只能从唯一供应商处采购的；
（二）必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求，需要继续从原供应商处采购的：
（三）发生了不可预见的紧急情况不能从其它供应商处采购的：
（四）国家及地方法律法规政策有特殊要求的；
单一资源商务谈判：
单项合同估算价在5万元以下的由采购供应部商谈价格，报内部风险控制部审批；单项合同估算价在5万元以上的，由采购供应部牵头，内部风险控制部、财务部共同参与，确定物资供应商（厂）及价格。
四、单项合同估算价在10万元人民币以下的可采用比价方式采购。
凡未通过招标、竞争性谈判确认供应商、价格的物品的采购，每次采购必须有三家以上供应商提供报价，在比质比价比服务的基础上进行综合评估，单项合同估算价格在5万元以下的，由采购供应部商谈价格，报内部风险控制部审批；单项合同估算价在5万元以上的，由采购供应部牵头，内部风险控制部、财务部共同参与来确定供应商（厂）及价格。
五、常规材料、标准备件的物资采购要由内部风险控制部和采购供应部共同参与，确定出一段时间内（半年或一年）的供应商、价格，签订供货协议，并遵循“挂账两个月付款”的赊销政策，在物资采购合同中约定。
第二十二条物资采购合同管理
一、合同的签订：
工业品的买卖合同是规定和约束双方权利和义务的法律之本，可保护双方经济利益，最大限度的减少经济纠纷，供应商及材料价格确认后必须签订合同，签订合同由采购供应部起草，报内部风险控制部审核后，方可签订。
采购供应部及部门要妥善保管已签订合同及其技术资料、变更文件或通知，要建立合同台帐，按类别、日期进行整理和保管。
二、合同履行：
合同生效后，按合同交货进度，由采购供应部门及时催促卖方按时发货。
收到货物后，按验收程序及时进行，验收合格的货物办理入库手续。
三、问题处理：
（一）如发现货物品种、数量或重量与合同不符的，经检测，质最与合同约定标准不符的，可拒绝接收或将货物退回卖方并及时告知卖方，就退货，经济补偿，赔偿和罚款事宜按合同规定进行谈判。
（二）如发现缺货、供货延迟等问题，应及时上报物资供应部处置，寻找替代品或供应商，并保留追究经济赔偿的权力。
第二十三条采购的付款与结算
一、采购付款：
1、采购部门根据物资采购计划，物资采购合同，编制“采购资金支付计划”，财务部根据物资采购计划、物资采购合同和公司赊销政策审核“采购资金支付计划”，报总经理审批。
2、采购部门根据物资采购合同的规定，填写“资金支付申请单”，报内部风险控制部审核后，按审批程序办理采购资金支付手续。
二、采购结算：
采购部门应根据物资采购发票、物资验收单与相应的物资采购合同、审批价格进行核对，核对相符后，填写“材料报销单”，报内部风险控制部审核合格后，交财务复核，总经理签批后，方可办理物资采购结算。
第二十四条在采购招标、采购询议价、合同签订和采购过程中，内部风险控制部全程参与。
采购人员要自觉接受内部风险控制部对采购活动的临督和质询，对采购人员在采购过程中发生的违犯采购管理制度的行为，内部风险控制部有权对有关人员提出经济处罚、降级处罚、开除的处理建议，直至追究法律责任。
第五章供应商管理
第二十五条供应商的准入
一、准入的方式
（一）供应商的准入要与物资要求状况相结合，因供应商库内无满足要求的供应商或可供物资供应商的产品质量、技术性能等不能满足采购需要时，可新增供应商。
（二）各部门推荐新增供应商时必须有推荐报告，报告中应有使用部门的试用评价（或调研报告）及部门批示，方可进入采购供应部审查程序，对供应商全面资质认定后，进入备选供应商库。
（三）原厂配件供应商实行直接准入制度。
二、通过准入方式进入的供应商必须具备以下条件：
（一）具有法人资格或具有独立承担民事责任的能力；
（二）注册资金50万元以上。
（三）遵守国家法律、行政法规、具有良好的信誉。
（四）具有履行合同的能力和良好的履行合同的记录；
（五）具有良好的资金财务状况；
（六）具有良好的售后服务条件和能力。
（七）根据采购项目的特殊性，对供应商的其它特定要求条件。
三、供应商的准入程序
（一）通过准入方式进入的供应商，携带相关物资证件（按归档资料）填写供应商基本资料调查表。
（二）对备选供应商进行调查，对供应商采取历史（业绩）评价、样品评价、现场订价的方式进行。
A、对供应商以往提供的类似产品或其它产品存公司的使用情况及其他情况
进行评价；b、将供货商提供的样品进行试用，实际验证评价；c、赴供方所在地对其产品进行评价。
合格后填写新增供应商审批表，经相关人员审批后，确定为合格供应商。
四、供应商的建档
新增的合格供应商，实行一厂（公司）一档
具体归档资料：
1、供应商基本资料调查表；
2、供应商营业执照（复印件并加盖公章）、税务注册登记证（复印件并加盖公章）；
3、生产许可证（复印件并加盖公章）；
4、国家规定的有关入井产品的安全标志等证件（复印件并加盖公章）；
5、质量、环境、职业安全健康管理体系认证和其它有关证件（复印件并加盖公章）；
6、其它有关证件（复印件并加盖公章）；
第二十六条供应商的管理
建立供应商管理库和供应商档案，对供应商库成员实行动态监督，定期对供应商进行综合评价，确定资质等级。
既要做到对优秀供应商的适时准入，还要对不合格供应商进行淘汰，
形成竞争机制。
一、建立健全供应商档案，加强供应商基础信息管理，完善供应商信息数据库。
二、建立对供应商分类管理，根据以往业绩和评价将供应商划分为长期战略伙伴、普通客户及备用客户，进行分类管理，对长期战略伙伴优先提供招标、比价的机会，普通客户次之。
三、每年对供应商进行评价，对存在质量问题、不能满足供货要求的供应商库成员进行质询、淘汰更换。
对长期评价保持优良的可晋升为战略合作伙伴关系。
四、所有的投标商都必须在合格供应商库中选取，如果供应商库中确实不能满足需要时，可以通过网上了解和实地考察增加投标商。
五、参于招标、比价的供应商必须资质证件齐全，涉及到井下安全生产的产品必须有相应的生产许可证等。
六、选取供应商时，优先选取生产厂。
如果供应商库中确实没有生产厂的，可以选择代理商，但代理商必须有生产厂代理证书，否则不予选取。
七、对供应商实行专业化管理，明确供应商的供货范围，取消“万能供应商”。
第二十七条供应商评价
一、供应商评价工作由采购供应部牵头组织，招标办、内部风险控制部及使用部门共同参与。
二、通过评价划分长期战略合作伙伴、普通客户及备用客户。
长期战略合作伙伴必须是制造商，免于评价。
三、所有中间供应商要进行评价。
四、年度内有不良记录的厂家要进行评价。
五、每年进行一次供应商总评，对上年度供货的合格供应商进行综合评价，主要评价其产品的质量、合格、履约能力、安全、环境、售后服务等，评价结果分为四个等级优、良、合格、差、经评价，合格的继续保留、差的淘汰。
第二十八条供应商的退出
一、凡因供应商品质不良或交期延误而造成的损失，由供应商负责赔偿，并取消其合格供应商资格。
二、评价结果差的供应商直接淘汰。
三、凡有下列行为之一者，应立即终止供应商供货资格。
1、产品相关证件无效，未及时补办的。
2、进入合格供应商名单后连续三年未发生业务的。
四、凡有下列行为之一者，应立即终止供应商供货资格，三年内不得进入合格供应商名库。
1、质量管理和技术水平下降，不能保证所供产品质量；
2、提供的相关证件及资料有造假现象，所供物资以次充好，以假充真等商业欺诈行为的；
3、代理商用其他产品冒充所供应厂家产品的；
4、报价不实事求是，采取低价策略进入后不能履约的；
5、涉及各种违法行为，特别是经济犯罪行为的（包括在其他部门涉案，并列入检察机关通报的供应商）。
第六章仓储管理
第二十九条仓库布局与建筑
仓库平面布局和货物流程合理，仓库建筑坚固适用，符合采光、通风、防尘、防潮、防火要求、库区、料棚平整，道路畅通。
第三十条物资验收
一、物资验收依据
物资入库验收就是依据与供应商签订的合同或协议及供应商所附有关质量证明书、合格证、技术图纸、装箱单、磅码单、发货明细表等，按有关验收标准对物资进行晶名、规格、
质量、数量、性能等指标的检验和确认。
二、验收的准备工作
（一）熟悉精通验收标准，验收凭证等验收资料。
（二）配备、会用并经常保养好验收需用的器具，对所有的验收器具，必须事先检查、校对、保证准确。
（三）对验收人员要定期进行物资验收知识的培训，使其熟练掌握应用。
（四）确定好物资的存放地点、堆码形式及保管方法。
三、物资验收的期限
物资验收工作要求及时、准确、要求见物、见单后立即验收。
一般物资最迟不超过三天，大宗材料和大型设备不超过七天，验收无误后，要及时签章、登卡、入账。
机电设备需注明
生产厂家和出厂日期。
四、数量的验收
根据合同、协议的规定，对到货入库物资的数量进行清查核实，确保数量准确。
验收方法一般有：
检斤、检尺、点数、复合验收（采用两种或两种以上的方法）
（一）抽样验收：
所有的物资到货，必须首先清点件数和数量。
凡有下列情况之一者，可采取抽样验收。
1、证件齐全，数大、件多、包装完整无疑者；
2、验收易损坏物资或包装破坏后不易恢复的物资，在抽样时，件数必须清点，以生产批次或运输批次抽样5-10%以签别质量性能是否合格，数量是否准确。
（二）理论换算：
按国家规定和合同要求换算方法，换算验收。
（三）重量检斤：
用国家规定的标准器具，称重验收。
（四）检尺验收：
用国家规定的标准器具，按国标规定的检测方法或合同要求进行验收。
（五）点数计重：
统一重量的包装物资（如水泥）可点数计重验收。
（六）求积验收：
进货时，可过磅称重，但验收盘点时，可堆成一形状后，大量求积换算重量。
（七）数量验收误差
1、以个数为计量单位的不准有误差。
2、以重量为计量单位的准许有3‰误差；贵重金属不准有误差。
3、以长度为计量单位的准许有1%误差；坑木木材以m3为计量单位的，准许有1%误差。
4、一切物资验收，均需按合同规定的计量办法验收，在规定误差范围内，按实发数量收帐。
超过上述误差者，则做为数量不符验收。
五、规格质量的验收
（一）规格的验收：
根据技术特征或合同的规定，对验收物资要全部进行尺寸规格的验收。
（二）质量的验收：
根据物资种类和属性，按有关质量标准和合同要求，对到货入库物资进行外观和内在质量检验。
1、进行质量验收首先要对物资外观质量验收，验收人员通过感观对物资的包装、外形是否损坏或污染等进行验收。
2、对一些需要进行物理、化学性质进行验收的物资，验收人员可通过配备的检验设备进行检验，如不具备检验设备等工具，可送交具备资质的专门或指定的检验部门代为检验。
六、物资验收责任的划分
（一）一般性材料和小型设备，由仓库验收组验收。
（二）大型成套，技术性能较强的机电设备和物资（含进口）到货后，应由使用部门报请由采购供应部组织验收。
（三）验收人员对所有物资验收都要做验收记录，并应妥善保管备查。
七、验收中发现问题的处理
（一）货物与凭证不符的不验收。
（二）发现数量不符、质量不合格、短缺、损坏、无质量证明和技术资料不全的不验收。
（三）未经验收或验收不合格，不能动用。
设立“待验收区”和“不合格区”。
（四）对上述情况要认真填写记录及时通知采购供应部，按有关规定及时处理。
八、物资验收合格后，由验收人员或保管员在物资验收单上签字，填写品名、规格、型号、单价、数量、以及来料部门，编号后登记入帐。
九、填写物资验收报告
进行物资验收时，要做好验收记录，验收工作完毕，要及时填写验收报告，验收报告包括以下内容：
（一）检验物资的品名、规格、数量（应收数量、实收数量）
（二）入库时的包装情况
（三）到库的日期与检验日期
（四）供方提供证件情况
（五）实物检验，如有短缺残损时，应写明残损程度与原因
（六）抽验的数量和标号，抽查结果
（七）供货单位名称
（八）处理意见：
验收记录应有验收人签章，并经仓库主管审查核准盖章后，方能生效。
第三十一条物资的保管保养
一、物资进库，按不同类别，不同规格及不同物资化学性质和存放时问长短，分别存放在相应条件的仓库内保管。
在库内货架存放的，每项物资都要悬挂标签和卡片。
二、物资摆放要整齐，上架物资按上轻下重，中间常动进行存放。
堆放物资，垛与垛之间要留通风道，高度不能超过有关规定，做到定量包装，分类存放，五十成行，过目知数。
库存摆放要整齐划一，“四号定位”，即：
库号、架号、行号、列号。
“五五摆放”，即：
上架物资要五五成行、五五成列、五五成垛、便于清查核对。
三、库存物资必须材料不混，品名、规格不错、不串，数量准确，做到无差错、无丢失、无损坏、无霉烂变质和账、物、卡、资金四相符。
四、库内必须有干湿温度计，仓库管理人员根据库内温度变化，随时采取措施调整。
必须做到“十不”，即：
不锈、不潮、不冻、不腐、不霉、不变、不坏、不丢、不漏、不爆。
五、对一些物资的保管要求：
（一）钢材堆放要一头齐，存放环境应干燥，通风良好，场地干净无杂草、杂物，上盖下垫，避免受雨、露、霜、雪的侵蚀。
（二）贵重物资要专柜加锁保管。
火工产品、有毒、有害、高腐蚀产品的存放要符合公安部门的规定和要求。
（三）化工产品要控制进货，定期检查，储存条件应满足化工产品的储存要求。
（四）纤维材料存放在干燥、通风良好的库房内。
（五）水泥码垛不能超过10层，要存放在通风干燥库内，按保质期内用量进货。
六、生产基建及代储代销物资，要分帐保管，积压物资单独建帐，单独存放，新旧物资要分库存放管理。
第三十二条仓库保管员的业务要求
一、每个保管员要做到“四懂”，即：
物资名称规格、物资性能用途、业务流程、业务保安规程。
“五会”，即：
会识货会换算，会保管保养，会使用衡器，量具，会使用消防器材。
“十过硬”，即：
收发过硬、识货过硬、保管保养过硬、四对口五五化过硬、熟悉材料编号过硬、便用衡器和量具过硬、使用消防器材过硬、执行制度过硬、换算过硬、帐目日清月结和编报报表过硬。
二、账务处理规范化，做到“一坚持”，即：
坚持日清月结。
“五不许”，即：
不许草、不许涂改、不许挖补、不许污损、不许丢失。
“八准确”，即：
时间、用料部门、名称、规格、计量部门、单价、数量、金额要准确。
三、收、发等各种单据要按月整理，装订成册，妥善保管。
四、熟悉“四防“知识，即：
防火、防汛、防盗、防破坏。
第三十三条物资发放
一、发放出库要求
（一）核对出库凭证，保管人员在发货前必须审核领料单印签是否齐全，数据是否清楚，核对无误后方可发货。
（二）复核。
保管人员发货计量后，必须进行复核。
（三）点交和清理。
物资经复核后，将物资和有关证件全部当面交给领料人，办理交接手续。
（四）将发货的有关单据核实后及时交有关部门，办理结算手续。
二、一般物资的发放必须坚持先进先出的原则和先发回收复用物资，后发新料的原则，充分利用超储积压物资。
严禁白条发料和无证发料，要做到“五不”出库，即：
没有领料单不出库、超计划定额不出库、用途不明不出库，手续不全不出库、发现疑问不出库。
第三十四条物资的盘点
一、物资的盘点以年终清点查库，定期抽查，永续盘存三种方式进行。
二、每年年末，都要做一次终点盘点，全面进行清仓查库。
三、定期抽查，检金内容包括库存物资的账、卡、物是否相符及保养等有关制度的执行情况。
四、永续盘存，库存物资每发生一次收支时，保管员核对一次，保证帐、卡、物、资金完全相符。
五、年终物资盘点和定期抽查盘点要做到：
盘点有记录，盈亏有原因，问题处理要及时。
第三十五条仓库安全卫生
一、建立仓库安全领导机构，定期对安全消防进行检查，发现隐患及时处理。
二、每个仓库必须设置消防器材，消防水池要有足够的水源，建立消防组织，定期培训，掌握灭火知识，能够熟练地使用消防器材。
三、消防器材要有专人管理，严禁挪作他用。
库区内要有消防道，保证畅通无阻。
四、仓库建立每天巡回检查制度，保管人员下班时，要拉掉电闸，关好门窗、封好门锁，上班时检查门、窗、锁，无异样时，方可开锁进库，发现问题，及
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