江苏大学继续教育学院档案管理细则.docx
《江苏大学继续教育学院档案管理细则.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《江苏大学继续教育学院档案管理细则.docx（37页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
江苏大学继续教育学院档案管理细则
附件一：
文件材料归档范围一览表
一、党政文书类
序号
预分类
立卷归档范围
保管期限
存放地点
学生个人档案
预立卷分工
继续教育学院
学校档案馆
函授站点
站点法人单位档案机构
1
党政档案
党政档案
上级关于继续教育工作的政策文件需要本校长期贯彻执行的法律、规定、通知、批复、结果等，重要来函及处理结果（包括参加上级会议带回的、上级机关委托有关单位发放或邮寄要本校贯彻落实的）
永久
√
√只存有关联的
行政秘书
行政秘书
2
学校针对本院来文、来函、纪要及贯彻落实情况
10年
√
由校发文部门归档
√只存有关联的
3
社会各界重要来函及处理结果
永久
√
√只存有关联的
4
学院党务、行政发文
30年
√
√只存有关联的
5
学院颁发的条例、办法、规章制度（含汇编、手册）
永久
√
√只存有关联的
6
院长办公会、学院党政联席会、支部委员会、民主生活会、专题会等重要会议记录、纪要
永久
√
√只存有关联的
7
党代会及直属党支部召开重要会议材料
永久
√
8
组织发展材料
10年
√
发展党员、预备党员转正名册等交组织部，由组织部归档
9
学院规划、总结、专项（题）报告，继续教育改革发展材料
永久
√
√只存有关联的
继续教育检查评估材料，各类统计报表
永久
√
√只存有关联的
继续教育学科、专业设置材料
永久
√
10
重要公告；招生录取、学籍管理、收费等公示或公告
永久
√
√只存有关联的
11
重大活动、重大事件、重要会议、重大庆典、重要的对外宣传报道等（纸质、同纸质电子版、音像光盘、照片及文字说明及其他有价值的实物、材料）
永久
√
12
集体、个人荣誉扫描或拍照制成的电子版（市级以上）
永久
√
上述需纸质材料及同纸质电子版
用印（含院长签名章）登记表
30年
√
13
党政档案
-其他
学院内部考核、评先评优
10年
√
14
评先评优推荐、考核结果等公示
10年
√
15
学院各类档案归档移交交接单
10年
√
16
资产清查登记
10年
√
资产管理
17
党政档案-各类合同、协议
与外单位签订的学历继续教育联合办学、建站、校企合作等合同、协议书
永久
√
√只存有关联的
继续教育管理
18
非学历继续教育培训投标书、协议书、任务书
永久
√
√
19
采购合同
永久
√
注：
1.保管期限：
永久、定期30年、定期10年。
学院存的通常为复制件或备份，须移交学院档案室。
2.党政档案需有同纸质对应的电子版或扫描件。
二、教学类（高等学历继续教育）
序号
预分类
立卷归档范围
保管期限
存放地点
学生个人档案
预立卷分工
继续教育学院
学校档案馆
函授站点
站点法人单位档案机构
1
教学-招生
招生简章、专业介绍相关宣传材料、工作总结
永久
√
招生录取
2
招生计划申报、审批
10年
√批复
3
自主招生选拔办法、规则等
永久
√
4
自主招生报名表、汇总表
30年
√
5
招生录取名册（含自主招生录取名单）
永久
√
自主招生选拔（含面试）成绩登记表（纸质、电子）
30年
√
成绩管理
/招生录取
6
录取通知书（样稿）
10年
√
招生录取
7
录取通知书邮寄存根
10年
√
8
教学-学籍
教学-学籍
注销新生（未报到）名单表
永久
√
√
9
新生报到登记表（考生签名）、建立学生档案
30年
√
10
学年未注册学生登记表
30年
√
√
学籍管理
学籍管理
11
专升本学生入学资格复查表及材料（复查表只报资格复查不过的学生）
永久
√
12
新生复查未通过学生退学通知书（样张）及邮寄存根、开除学籍名单及决定书（或告知书样稿）及邮寄存根
30年
√
13
学生证办理登记
5年
√
√
14
学籍异动、奖惩等汇总表
永久
√
√
15
转学（跨校、跨站点）申请表
永久
√
√
16
留级、降级学生名单及告知书
永久
√
√
17
休学、复学申请表
永久
√
√
18
学生受处分材料（包含开除学籍）
永久
√
√
√
19
学生评先评优材料：
优秀学生审批表、优秀毕业生审批表
永久
√
√
√
20
教学-
学历/学位
毕业生电子注册名册
永久
√
毕业审核
21
毕业证明书注册名册
永久
√
22
学位授予审批表名单库（纸质、电子稿）
永久
√
23
毕业证书发放到函授站登记表
30年
√
毕业/学位证书发放
24
学位证书发放到函授站登记表
30年
√
25
毕业证书发放到学生登记表
30年
√
26
学位证书发放到学生登记表
30年
√
27
学生学籍登记表
永久
√
√
28
毕业生登记表
永久
√
29
教学-管理
教学-管理
专业教学计划
永久
√
√
√
√
教学管理
教学管理
30
教学大纲、教学改革方案、总结
永久
√
√
√
31
自编、主编教材的正本，出版合同
永久
√
√
√
32
教材采购合同、教材出入库账册
10年
√复印件
√
33
实习指导书、实习讲义
30年
√
√
34
各专业教材使用目录
30年
√
√
35
典型讲义及教案
10年
√
36
教学任务书
5年
√
37
教学日历
5年
√
38
教学进度表
10年
√
39
课程表
10年
√
40
自学进度表
5年
√
41
学生手册
30年
√
√
√
42
学生出勤情况统计表
5年
√
43
函授学生面授签到表
5年
√
44
聘用教师登记表
5年
√
45
聘用教师汇总表
5年
√
√
46
学生评教表
5年
√
47
听课评议表
5年
√
48
班主任考核表
5年
√
49
教师考核表
5年
√
50
教学-论文（设计）
毕业设计安排表
10年
√
√
论文（设计）管理/成绩管理
51
毕业论文（设计）任务书
5年
√
52
学生毕业论文（设计）
5年
√
53
教学-成绩
教学-成绩
毕业论文（设计）评分（评审）表
学生毕业后2年
√
√
54
毕业论文（设计）答辩（评审）成绩汇总表（纸质、电子）
学生毕业后2年
√
√
55
学位授予学生成绩汇总表（纸质、电子）
永久
√
学位审核
56
学生学位外语成绩（库中输出纸质、下载的电子数据）
永久
√
57
学生学习成绩登记表（纸质、电子）
永久
√
√
成绩管理
/毕业审核
58
未获得毕业证书
学生成绩登记表（或成绩单）
永久
√
59
学生统考（省、校）课程成绩登记表（库中查询输出纸质、下载的电子数据）
永久
√
60
毕业生成绩汇总表（纸质、电子）
永久
√
√
61
学生课程考试（查）成绩登记表
学生毕业后2年
√
成绩管理
62
学生课程补考成绩登记表
学生毕业后2年
√
63
学生作业完成情况统计表
学生毕业后2年
√
64
教学-考务
考务手册
10年
√
考务管理
65
自主招生选拔考试试卷及标准答案
10年
√
66
校统考课程试卷及学生考试答卷
10年
√
67
试卷样卷及标准答案、送审意见、试卷送审汇总表
10年
√校统考
√
68
考试安排、补考安排、考场情况登记表
学生毕业后2年
√
69
自主招生、校统考课程考试学生答卷
学生毕业后2年
√
70
学生考试答卷
学生毕业后2年
√
71
试卷分析表
学生毕业后2年
√
72
站点、专业建设
评估标准
永久
√
√
教学管理
73
评估总结、表彰
永久
√
√
74
评估反馈意见
永久
√
√
75
评估整改复查报告
永久
√
√
76
站点年审结果（合格、暂停、撤销等）公布文件
永久
√
√
77
专业设置备案材料及站点增设/撤销申请、审批材料
永久
√
√
78
撤站遗留事项处理报告（含档案交接）
永久
√
√
79
其他重要往来材料
永久
√
80
学费收支
收费政策依据；按层次、专业的收费标准设置审批材料
永久
√
√
收费管理
81
订单删除、线下汇管理费及缴费订单修改、分成、转出/退费等申请审批材料
永久
√
√
82
毕业生电子注册数据统计表
5年
√
毕业审核
83
教学收入及费用分类汇总统计
10年
√
函授站点
84
其他
学历教育其他有价值的文件及材料、上报的各类统计报表；学籍证明存根；毕业生材料用印报审表等
30年
√
相关人员
注：
1.保管期限：
永久、定期30年、定期10年，定期5年，学生毕业后2年。
学院、函授站存的作为工作备考，可不移交专门档案管理机构。
2.有电子档案材料的，须与其纸质档案材料同步归档。
3.校本部直属教学点其法人单位是学校，故相关档案必须经校级兼职档案员、学历教育部门兼职档案员共同检查验收后向学校档案馆移交。
三、教学类（高等教育自学考试助学专业）
序号
预分类
立卷归档范围
保管期限
存放地点
学生个人档案
预立卷分工
继续教育学院
学校档案馆
函授站点
站点法人单位档案机构
1
教学-自学考试助学专业
学位授予审批表名单库（纸质、电子稿）
永久
√
自考管理
2
学位申报成绩表（纸质、电子稿）
永久
√
3
学生自考学科成绩登记表
永久
√
4
教学任务书
5年
√
√
5
教学进度表
10年
√
√
6
课程表
10年
√
√
7
教学日历
5年
√
8
论文成绩汇总表
永久
√
9
毕业论文答辩表、论文评分表
学生毕业后2年
√
注：
1.保管期限：
永久定期10年、定期5年、学生毕业后2年。
2.有同纸质对应的电子版或扫描件一并归档。
3.学院、函授站存的作为工作备考，可不移交专门档案管理机构。
学院应存的复制件或备份移交学院档案室。
省教育考试院关于自考助学的政策文件归入“党政文书类”。
四、教学类（自学考试专接本）
序号
预分类
立卷归档范围
保管期限
存放地点
学生个人档案
预立卷分工
继续教育学院
学校档案馆
对接学校档案机构
1
教学-自考学位
学位授予审批名单表（纸质、电子稿）
永久
√
专接本管理
2
学位申报成绩表（纸质、电子稿）
永久
√
3
教学-自考成绩
论文成绩汇总表
永久
√
4
毕业论文答辩表、论文评分表
学生毕业后2年
√
5
文书类-对接协议
与对接学校的协议书
永久
√
√
6
教学-其他
学生入学名单
永久
√
注：
1.保管期限：
永久、学生毕业后2年。
学院、函授站存的作为工作备考，可不移交专门档案管理机构。
2.有电子档案材料的，须与其纸质档案材料同步归档。
五、教学类（工程硕士）
序号
预分类
立卷归档范围
保管期限
存放地点
预立卷分工
1
教学类
工程硕士课程成绩登记表
永久
按研究生院要求移交归档
相关人员
2
工程硕士上课（跟读）名单
永久
按研究生院要求移交归档
3
工程硕士办学点协议书
永久
按研究生院要求移交归档
注：
1.保管期限：
永久。
2.有电子档案材料的，须与其纸质档案材料同步移交归档。
六、非学历继续教育培训
序号
预分类
立卷归档范围
保管期限
存放地点
预立卷分工
继续教育学院
学校档案馆
1
非学历教育培训
培训宣传材料
5年
√
培训发展
2
培训方案、项目手册
30年
√
3
培训报到材料
5年
√
4
培训结业证书颁发登记表（备案表）
30年
√
5
培训学员考勤签到表
5年
√
6
对学员培训考核汇总表
30年
√
7
非学历教育总结报告、各种汇编、单位及个人荣誉
30年
√
8
培训测评结果统计表、培训质量评价、评估总结报告等
30年
√
质量管理
9
非学历教育统计报表
30年
√
继续教育管理
10
非学历教育专项建设材料
30年
√
培训发展
11
非学历教育年审材料
10年
√
注：
1.保管期限：
定期30年、定期10年、定期5年。
学院存的作为工作备考，可不移交专门档案管理机构。
2.党政档案需有相应的电子版或扫描件。
七、教育技术
序号
预分类
立卷归档范围
保管期限
存放地点
学生个人档案
预立卷分工
继续教育学院
学校档案馆
函授站点
站点法人单位档案机构
1
声像档案
自制、购买、交换获得的网络课程视频（配目录及其文字说明）
永久
√
√
录播制作
2
重要活动数码照片、视频（配目录及文字说明）
永久
√
√
3
文书类-信息管理
教务管理信息平台功能与操作说明书、指南
30年
√
√
√
信息技术维护
4
教务管理信息平台技术验收报告、文件
30年
√
√
5
教务管理信息平台权限分配设置审批手续
30年
√
√
√函授站管理员权限分配记载
6
教务管理信息平台初始化（基础设置）依据、审批手续（设置人签字）
永久
√
√
7
网站改版、网络平台改进设计重要记载
30年
√
√
8
网络课程建设（自录、购买、交换等）协议
永久
√
√
教育技术管理
9
网站、网络平台建设与维护协议
永久
√
√
注：
1.保管期限：
永久、定期30年。
上述需存学院档案室复制件或备份。
2.党政档案需有相应的电子版或扫描件。
升级会员 