《文件和资料控制程序》九月整理doc.docx
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《文件和资料控制程序》九月整理doc
1.目的
为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。
2.适用范围
适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。
3.定义
3.1文件分类：
3.1.1红头文件：
包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。
3.1.2一级文件（A）：
公司章程、体系手册等公司纲领性文件。
3.1.3二级文件（B）：
管理控制程序、业务流程性文件。
3.1.3三级文件（C）：
管理规章制度、操作规程、作业指导书。
（D）：
检验标准、产品规范。
3.1.4四级文件（管理表单）：
用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。
3.1.5临时性文件（E）：
包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。
3.1.6外来文件（F）：
包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。
3.2文件分为受控文件及非受控文件：
3.2.1受控文件:
即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。
包括:
管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等。
3.2.2非受控文件:
若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。
4.工作职责
4.1文件的审查、批准权限为：
文件类型
编写/识别
审核
批准
A类：
红头文件
部门经理
部门分管领导
总经理
A类：
管理手册
行政部经理
部门分管领导
总经理
B类：
程序文件
部门主管
部门经理
部门分管领导
C类：
规章制度、操作规程、作业指导书、MSDS、岗位职责书
技术人员
主管/经理
部门经理
人力资源部经理
部门分管领导
D类：
各类检验标准、产品规范
部门主管
部门经理
部门分管领导
E类：
临时性文件
部门主管
部门经理
部门分管领导
F类：
外来文件
文控中心
对应部门主管
对应部门经理
/分管领导
记录表单
部门主管
部门经理/分管领导
4.2文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。
4.3文件使用管理：
各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。
5.工作程序图：
6.程序说明
体系文件的制定（编号、内容框架、格式要求）、发布应严格控制，禁止无编号、内容不全、格式不按要求制定的非受控文件在工作现场使用。
6.1文件制定的要求：
6.1.1A类文件：
公司章程按工商行政管理局的相关条文制定、体系手册按最新的QEO体系标准要求制定。
6.1.2红头文件：
⑴文件编号说明：
由公司名简称、年份、流水顺序号组成；
编号举例：
银农科技（2017）001号
流水顺序号
年份
⑵格式要求：
（样式如附件1）
1文件排头：
（公司标志）公司名称，黑体，红色、一号字体，居中；
2文件名称：
宋体，黑色，小二号字体，居中；
3文件正文：
宋体，黑色，四号或五号字体（根据内容选择字号）；
④文件落款/日期：
字体与字号与正文一致，居右下方；
6.1.3B类程序文件：
⑴部门编号说明：
序号
部门
编号
1
董事会
01
2
总经办
02
3
人力资源部
03
4
财务部
04
5
生产供应链部
05
6
行政部
06
7
研发部
07
8
商务运营部
08
9
作物与产品支持部
09
10
信息管理部
10
⑵文件编号说明：
由部门编号、文件类型、流水顺序号组成
编号举例：
06B001
流水顺序号
文件类别
部门编号
⑶格式要求：
（样式参照本程序文件）
1文件须含审批、会签及修订记录；
2正文标题格式为：
宋体、四号、加粗字体，要求包含内容有（1.目的、2.适用范围、3.定义、4.工作职责、5.工作程序图、6.程序说明、7.相关文件、8.记录表单）；正文格式为：
仿宋、四号字体；
3序列号设置为：
a一级：
如1、2、3、……；
b二级：
如1.1、1.2、……2.1、2.2、……；
c三级：
如1.1.1、1.1.2、……2.1.1、2.1.2……；
d四级：
如⑴、⑵、⑶、⑷……；
e五级：
如①、②、③、④……；
f六级：
如a、b、c、d……；
6.1.4C、D类文件：
文件排版及要求参照B类文件，文件结构应为：
⑴规章制度类：
文件内容应包含[1、目的，2、适用范围，3、定义，4、工作职责，5、相关规定，6、记录表单，7、附件（若有）]；
⑵设备操作规程：
文件内容应包含（1、目的，2、适用范围，3、技术参数，4、操作步骤，5、注意事项，6、维护与保养）；
⑶作业指导书类：
①SOP类：
文件内容应包含（1、基本信息，2、使用物料，3、图片说明，4、作业步骤，5、作业说明，6、安全技术要求）；
②规范类：
文件内容应包含（1、目的，2、适用范围，3、工作职责，4、作业指导，5、注意事项，6、记录表单）；
⑷检验标准类：
文件内容应包含[1、目的，2、适用范围，3、检验工具/物料特性，4、检验标准/指标控制，5、检验方法/抽样规则，6、其他（包装、标志、运输、贮存等），7、记录表单（若有）]；
⑸产品规范类：
文件内容应包含[1、目的，2、适用范围，3、定义，4、规范要求，5、检验方法，6、判断规则，7、其他（若有）]。
6.1.5E类临时性文件：
⑴公司各类通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件采用06B001-1《内部业务信息联络单》发出，如涉及内容需要保存1年以上的文件，需原件交往文控中心留存；
⑵文件编号由文件类别、年份、部门编号、流水顺序号组成
编号举例：
E2017（06）001
流水顺序号（以部门为单位年度内流水编号）
部门编号
年份
文件类别
6.1.6F类外来文件：
⑴外来文件一律由文控专员收文，登记06B001-2《外来文件清单》后报行政经理或以上领导审批处理；涉及机密的文件（如：
产品研发、财务、董事会、股东会等机密文件）由相应部门负责人收文并处理；
⑵文件编号说明：
由文件类别、年份、部门编号、流水顺序号组成
编号举例：
F2017（06）001
流水顺序号
部门编号
年份
文件类别
6.1.7管理表单：
⑴记录的格式：
记录原则上采用表格方式（特殊情况除外），各部门根据程序文件和作业指导书编制所需要的质量、环境、职业健康安全记录表格,同类记录表格的格式应统一。
设计表单样式时，由部门经理审批后交文控中心检查并登记06B001-3《记录一览表》中；
⑵记录的填写：
①按记录项目逐项填写，不得缺项；某些项目不需填写时，用“/”明示；
②填写记录时，需使用签字笔/圆珠笔，不可使用铅笔；填写字迹要清晰、整齐，能准确识别；
③记录的内容要完整、齐全，提供的数据、资料要准确，语言要简练；填写人员对记录的真实性、完整性负责；
④各项管理记录和各种报告要及时填写，不得后补、伪造；
⑤记录一经填写完成，原则上不允许任何人涂改，以保持其原始性。
如是笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性，同时修改人必须在修改处旁边签名，或经原审批人在修改处旁边签名后才能生效，凡私自涂、贴、刮等方式改动的记录一律无效；
⑶记录的修改：
记录表单在运行过程中，如需要更改表格结构或内容的，须重新提交给部门经理审批，并交文控中心办理文件授控手续后方可使用；
⑷记录编号说明：
由标准文件编号、本文件内的表格流水顺序号组成（如有外部标准表格，则可采取外购形式，无需编号）；
表格编号举例：
06B001-1
记录表单流水号
标准文件编号
⑸记录存档：
按规定期限保存记录，记录使用及管理按《档案管理规定》执行。
6.1.8文件版本/版次规定：
⑴版本号：
用一位英文大写字母表示,初次发行为A.变更后依次为B、C、D……Z；版次号（或修订号）:
用一位阿拉伯数字表示,初次发行为0，变更后依次为1、2、3……9；
⑵文件第一次制定时的原文为A/0，A为版本号，0为版次（修订）号；文件修订时,当修订内容不超过原文件内容的1/3时,变更版次（修订）号,依次为1、2、3……9;当版次（修订）号超过9、或文件修订内容超过原文件内容的1/3时、或文件有重大或原则性修改时,变更版本号,依次为B、C、D……Z,同时版次（修订）号恢复为0；
⑶记录表单的版本/版次修订规定同上。
6.1.9文件的制定及修订：
当文件新制定或修订时，由文件归属部门按4.1的文件审批权限办理签批手续，如有需要其他部门会审的，经本部门分管领导审核，并授意邮件方式发给相关人员会审，会审无异议的，方可交文控中心办理文件发布手续。
6.2文件的发布及发放：
6.2.1所有文件的发布手续，由文控专员办理（包含：
检查排版、手签原稿扫描上传系统共享盘、发布通知、纸档文件入档保存，并登记06B001-4《受控文件一览表》。
）
6.2.2文件发放的范围：
⑴管理手册：
发放至董事会、总经办、各部门经理；
⑵程序文件：
发放至总经办、各部门经理；
⑶三级文件：
发放至文件使用部门经理/主管；
6.2.3文件发放手续：
⑴文件电子档以只读方式上传管理系统共享盘中，开放全员查阅的权限。
（索取发放范围之外的文件，须经文件制定部门经理同意后由文控专员办理手续）。
⑵发放纸质版文件时，由文控专员打印并加盖“受控文件”印章后发放，同时登记06B001-5《文件领用记录表》。
6.3文件的定期评审：
公司在每次内审时,由各部门分管领导组织相关人员对本部门现行文件进行全面评审,当发现文件有不适合时,应予以修订或作废。
6.4文件的作废：
⑴文件评审确定为无效文件时，由部门经理向文控中心索取原文件，部门分管领导在纸档文件上手签作废说明后交回文控中心，由文控中心回收已发出去的所有受控文件及删除共享盘中的电子档。
⑵文件修改后，新版本文件发布之时，原版本文件同时废止，废止的旧版纸质文件与电子版文件统一由文控专员回收。
⑶所有作废的文件，原稿移转至“废止文件专用档案夹”，并编制06B001-6《文件废止清单》，废止文件要求保存1份原件并加盖“作废”印章，保存期不低于1年。
7.相关文件
7.1《BG/T19001-2008质量管理体系要求》。
7.2《GB/T24001-2004环境管理体系要求及使用指南》。
7.3《GB/T28001-2011职业健康安全管理体系要求》。
8.记录表单
8.106B001-1《内部业务信息联络单》。
8.206B001-2《外来文件清单》。
8.306B001-3《记录一览表》。
8.406B001-4《受控文件一览表》。
8.506B001-5《文件领用记录》。
8.606B001-6《文件废止清单》。
附件1：
红头文件样式
06B001-01/B1
内部业务信息联络单
文件编号
主题：
发布部门
接收部门
内容：
批准人
发布日期
拟制人
06B001-2/B1外来文件清单
序号
文件编号/名称
登记日期
处理方式
负责人签字
备注
06B001-3/B1记录一览表
序号
记录名称
编号
归口部门
保存期限
备注
06B001-4/B1受控文件一览表
序号
文件编号/名称
归口部门
发放范围
备注
06B001-5/B1文件领用记录表
序号
文件编号/名称
领用部门
领用人
备注
06B001-6/B1文件废止清单
序号
文件编号/名称
废止日期
废止原因
原发放文件
是否收回
文件修订变更记录
版本
版次
修订摘要
修订日期
生效日期
备注
A/0
A/1
制定/日期：
审核/日期：
审批/日期：
会签记录：
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