工作联系单及制度.docx

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工作联系单及制度

关于《工作联系单》的介绍

《工作联系单》是部门之间发生工作联系而又没有相应流程及程序文件支持时，用于跨部门工作衔接时使用，有相应流程及文件时必须使用相应流程及文件（如：

报销单、采购申请单、盖章申请表、培训申请表、会议申请表等）。

接单部门根据《工作联系单》要求结合本部门实际情况对《工作联系单》给予相应反馈。

为保证工作联系顺畅，特对《工作联系单》使用做出如下规定：

1、《工作联系单》由发单部门负责此项工作的经办人，根据工作联系内容填写，由部门主管签字确认后发往相关部门，当部门主管因特殊原因不能签字时，可提请主管总经理助理或总经理（或授权人）签字确认。

2、发单部门必须注明需要接单部门完成工作的背景因素（即为何进行此项工作）、实现目标（即完成到什么程度或结果）、相应的技术指标、合理的反馈时间及工作验收标准。

3、发单部门必须对《工作联系单》内容填写清楚、要求明确；如接单部门不能清楚了解《工作联系单》内容及要求时，接单部门主管应当面或电话咨询发单部门，不能简单的以此作为拒接理由。

4、接单部门在接到《工作联系单》时，接单部门主管必须立即签字接收并指定此项工作经办人。

当接单部门不能按要求完成此项工作或无法完成此项工作时，接单部门主管必须在“A联反馈结果确认”栏注明原因并签字确认，并同时上报主管副总，当主管副总在1小时内不能解决时，必须立即上报总经理。

5、发单部门在发出《工作联系单》后5分钟内得不到接单部门接收确认时，发单部门主管必须上报主管总经理助理，当主管总经理助理在1小时内不能解决时，必须立即上报总经理。

6、接单部门主管因特殊原因无法书面确认《工作联系单》时，必须电话指定本部门具体经办人负责此项工作，并由指定经办人在A联主管签字栏注明“主管电话确认”。

7、发单部门在接收到《工作联系单》B联后，必须对工作完成情况按事先填写的验收标准进行验收并由验收人在A联“反馈结果及确认”栏填写验收情况后，与部门放宽共同予以签字确认，并将确认后的A联交与接单部门。

工作联系单1

201年月日

申请部门

负责人签字

接收部门

负责人签字

维修内容

建议完成时间

商议完成时间

处理意见

负责人签字：

年月日

备注

（处理跟踪记录）

*********制

部门工作联系单2

填单部门

编号

被联系部门

填单日期

联系事由：

具体内容、要求、及经费预算：

审核人：

填单部门负责人：

被联系部门负责人签收

签收日期

完成情况及费用支付确认

填单部门负责人：

年月日

被联系单位负责人：

年月日

抄送：

经理办公室（据以考核部门工作）财务发展部（做为核算成本费用的依据）

部门工作联系单3

工作联系报单

编号

025

工程名称

************工程

日期

20**年**月**日

致：

****************设管理处（单位）

抄送：

******************监理公司（单位）

事由：

关于图书馆和国学馆外线施工事宜

内容:

一、国学馆雨、污水施工能否按照原设计图纸施工，能否作为施工的依据。

二、国学馆南侧、西侧的出入口处的做法，希望甲方要求设计出示设计变更图，以便我公司明年的施工。

三、国学馆北侧的5#和10#化粪池，希望甲方要求设计出示设计变更图，以便我公司明年施工。

四、图书馆南广场施工场地不满足，其中中建一局的办公楼东侧和后勤的锅炉房的西侧附属小房阻碍了图书馆南广场的施工，希望甲方协调此事，以便我公司明年能够施工。

发出单位名称：

**************有限公司单位负责人：

*********

注：

重要工作联系单应加盖单位公章，相关单位各存一份

工作联系单4（A联）

工作单编号：

发单日期：

年月日

工作发单部门

经办人

主管

工作接单部门

要求结果反馈时间

年月日时分

联系内容要求

工作接单部门经办人（签字）

主管（签字）

反馈结果确认

结果及说明：

实际反馈

时间

B联接收人

（签字）

主管

（签字）

A联发单部门留存，接单部门须将B联按要求返回，发单部门对结果确认后将A联交接单部门

工作联系单4（B联）

工作单编号：

发单日期：

年月日

工作发单部门

经办人

主管

工作接单部门

要求结果反馈时间

年月日时分

联及

系要

内求

容

工作接单部门经办人（签字）

主管（签字）

反及

馈说

结明

果

实际反馈时间

实际经办人

主管

备

注

A联发单部门留存，接单部门须将B联按要求返回，发单部门对结果确认后将A联交接单部门

《工作联系单4》使用说明

《工作联系单》仅限于部门之间发生重要接口工作而又没有制式文件进行相互联系，工作衔接时使用（制式文件如：

报销单、采购申请单、盖章申请表、培训申请表等等），分为A、B两联同时使用，A联发单部门留存，接单部门须将B联按要求填写完毕后返回发单部门，发单部门以此作为该工作处理结果的依据；发单部门对反馈结果书面确认后将A联交于接单部门，接单部门以此联作为对该工作已处理的确认。

如此项工作未能或无法按要求完成，则必须在要求反馈时间向上一级主管领导反馈。

A联填写说明：

1、工作发单部门：

发单部门填写，即派出《工作联系单》的部门。

2、经办人：

发单部门填写，即负责此项工作的人员。

3、主管：

发单部门填写，发单部门的主管或部门负责人对经办人填写的此《工作联系单》给予认可。

4、工作接单部门：

发单部门填写，即《工作联系单》内容由哪个部门负责解决。

5、工作接单部门经办人（签字）：

接单部门填写，即接单部门负责处理此项工作的具体人员按发单部门的完成要求对接收此项工作予以确认。

6、主管（签字）：

接单部门填写，即接单部门主管按发单部门的完成要求对本部门接收此项工作予以确认。

7、联系内容及要求：

发单部门填写，即发单部门须要接单部门协助解决或单独解决的工作内容。

8、要求结果反馈时间：

发单部门填写，即发单部门要求接单部门对此项工作处理结果必须在什么具体时间给予明确的书面答复。

9、反馈结果确认：

发单部门填写，即接单部门将B联处理结果填写完毕并返还发单部门后，发单部门对反馈结果及反馈时间予以确认，证明接单部门已处理此项工作及处理程度及提出要求。

10、实际反馈时间：

发单部门填写，即接单部门何时将处理结果反馈。

11、B联接收人、主管：

发单部门填写，即发单部门对接单部门对此项工作的处理时间和结果予以确认，分别由经办人、部门主管签字。

B联填写说明：

1、反馈结果及说明：

接单部门填写，即接单部门对《工作联系单》中发单部门要求的工作内容的处理结果及完成或未完成该项工作的原因给予具体说明。

2、实际反馈时间：

接单部门填写，即接单部门将工作联系内容处理完毕后，将B联实际返还发单部门的具体时间。

3、实际经办人：

接单部门填写，即接单部门实际负责此项工作的人员。

4、主管：

接单部门填写，即接单部门主管对此项工作处理结果予以书面确认。

5、其余内容填写同A联。

工作联系单制度

为了加强与客户方的沟通与协作，畅通交流渠道，以保证公司工作脉络的清晰，工作的有序进行，提高工作的效率和质量，建立工作联系单制度以保证与客户之间的良好沟通。

从而提高我们的服务质量。

一、工作联系单制度内容

1、原则：

根据工作需要，随时按工作联系单的方式与客户进行沟通。

把书面沟通形成我们的工作习惯。

2、管理：

工作负责人需及时把已得到对方公司确认完毕后的《工作联系单》和《工作确认单》交于行政部统一存档管理。

3、分类：

《工作联系单》和《工作确认单》

工作联系单：

当有新的工作内容产生时并需要以书面的形式告知客户时，工作负责人填写《工作联系单》，发传真给客户，得到对方确认并回传。

工作确认单：

当完成某项实际工作内容时，工作负责人要填写《工作确认单》，发传真至客户，得到对方确认并回传。

二、工作联系单执行流程

表单填写

│

瑞英负责人（签字确认）

│

传真

│

甲方负责人（签字确认）

│

沟通

│

公司行政部统一存档

三、工作联系制度的制订

本制度由总经理办公室制订，由行政部门监督实施。

工作联系单

    工作联系单，适用于公司内两个地位相仿的部门或个人之间的工作分配，任务的接受过程是平等、友好和非命令式的。

但你若拒绝受理或逾期不办，它就会显示出其柔中带刚的强硬一面。

这一点使工作联系单很象是武器中的软剑，一旦施展开来，绕指柔顿成百炼钢，教人不好招架。

    正如没多少人敢领教软剑的威力一样，工作联系单也轻易不会遭到拒收。

因为单子上除印上了被联系部门名称、填单部门名称、联系事宜、处理意见等填写项目外，还强调了一点：

对工作联系单，任何被联系部门都不得拒绝处理。

如果拒绝，则必须在“处理意见”一栏上注明“该工作事宜非本部门工作责任范围内”字样。

如果既不处理也不注明，则填单部门可向上级部门投诉。

    该公司技术部的小魏接到了一份来自开发部的工作联系单，请他在3天内提供一项技术方面的援助。

小魏表示他答应接手这项工作的原因，倒不仅仅是担心不这样做会遭到投诉，而是“公司各部门之间总免不了会有工作联系，即总会有一些工作需要在其他部门协助下才能完成。

今天技术部找我联系工作，明天我或许也会有工作需要得到他们的协作。

这种协作是相互的，目的是共同把公司的事情办好！

”

    所以，本文所说的第二种“武器”，也不是工作联系单，而是协作。

在一个提倡协作精神的企业里，许多繁复、涉及面广的工作，通过相关部门的共同参与、积极配合，总是能很顺利地得到解决。

所谓“人心齐，泰山移”，协作的威力就有这么大！

关于启用***《内部工作联系单》的通知

各大区、各职能中心、职能部门：

为贯彻*****“管理年”提倡的规范化管理精神，提高各单位工作效率，明确工作责任，经研究决定自本通知发布之日起，凡属于集团房地产业务范围的工作，需要其他部门配合解决、同步处理或意见咨询等相关问题，请使用统一的***《内部业务联系单》，此前各单位曾经使用过的其他类似表单同时停止使用。

***《内部业务联系单》使用说明如下：

1、可以在各大区、项目公司及*****职能中心的部门之间使用，由发单单位根据需要自行编号，发单时填好发单时间。

2、接单单位接单后最迟在48小时内回复，否则，发单单位的建议可被视为默认或同意。

若因接单单位迟复而引发的问题，由接单单位承担责任。

3、接单单位处理完毕后应填好处理和回复时间，经单位负责人签字后立即反馈给发单单位。

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