学籍管理使用方法.docx
《学籍管理使用方法.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《学籍管理使用方法.docx（33页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
学籍管理使用方法
四川省中小学学生学籍信息化管理系统
（学籍系统教育局版）
用
户
手
册
浙江大学网络信息系统有限公司
ZhejiangUniversityZDSoftNetworksCo.,Ltd.
2008年5月
第一章教育局信息设置
一.1教育局基本信息设置
菜单位置：
【教育局信息设置】－＞【教育局基本信息设置】
功能描述：
维护教育局基本信息。
进入模块，维护教育局基本信息后保存,其中“单位名称”和“单位机构代码”不能修改。
图1.11教育局基本信息设置
一.2全局学年学期设置
菜单位置：
【教育局信息设置】－＞【全局学年学期设置】
功能描述：
维护全局学年学期设置。
进入模块，显示学年学期列表，点击“新增”，维护学年学期信息。
下级教育局只能查看不能修改。
图1.21新增学年学期信息
一.3号码规则设置
菜单位置：
【教育局信息设置】－＞【号码规则设置】
功能描述：
下载和查看省局设置的学籍号和会考号的生成规则。
进入模块，选择学籍号或会考证号，点击同步数据，可下载省教育局设置的学籍号和会考证号的规则；查看规则选择学段即可。
全省的学籍号规则和会考证号规则由省局设置，各地市教育局只能下载和查看。
图1.31学籍号规则列表
一.4学区设置
菜单位置：
【教育局信息设置】－＞【学区设置】
功能描述：
设置各教育局下属的学区。
进入模块，选择教育局，查看该教育局下的学区设置。
点击“新增”增加学区。
学区信息可以维护或删除。
图1.41学区设置
一.5学校规模设置
菜单位置：
【教育局信息设置】－＞【学校规模设置】
功能描述：
设置各学校的学生规模和班级数。
进入模块，选择学段，在学校列表中设置学校的“学段办学规模”和“班额”；“学校最大人数”为“学段办学规模”乘“班额”,由系统自动填写。
如果大部分学校的设置相同，可先设置第一行的学校规模，点击“应用”，将第一行的设置复制到下面的学校。
设置完成后，点击保存。
如果需要修改某所学校，可输入学校名称查询。
如图1.51。
市教育局的学校列表是分区显示的，先选择区域，再点击搜索，就会显示所属区域的学校列表。
图1.51学校规模设置
注意：
1.小学、初中的学校规模由学校直属上级教育局自行设置，高中的学校规模由市教育局统一设置。
2.“班额”设置每个班级的学生数，学校在新增学生、学生异动和学生重新分班时，每个班级的最大人数不能超过该值。
3.区教育局只能管理小学初中的办学规模。
第二章新生业务管理
教育局在该模块进行招生管理工作。
在新学年初，教育局先设置并发布招生主题，分派初中、高中的新生。
然后学校进行小学新生的新增和初中、高中新生的分派确认工作。
经学校确认的新生信息还需经过教育局审核后才能正式入学籍库。
小学、初中和高中的招生流程有所区别，具体请参见【附录一：
新生招生流程】。
二.1招生主题
菜单位置：
【招生业务】－＞【招生主题】
功能描述：
制定并发布招生主题。
制定招生主题是招生流程的第一步。
只有发布了招生流程，才能进行招生工作。
进入模块，选择学段，设置“招生主题”的“结束日期”并启动招生主题。
招生主题启动后，需设置下属学校的招生规模。
在学校列表中设置学校的“学段招生最大人数”。
如果大部分学校的设置相同，可先设置第一行的学校规模，点击“应用”，将第一行的设置复制到下面的学校。
设置完成后，点击保存。
如果需要修改某所学校，可输入学校名称查询。
设置完成后，点击“发布招生通知”，发布成功后，下属学校才能开始招生工作。
如图2.11。
市教育局的学校列表是分区显示的，先选择区域，再点击搜索，就会显示所属区域的学校列表。
图2.11招生主题
点击“维护历年数据”中，可以清除历史的招生数据。
注意：
1.新生招生流程见附录一。
2.小学和初中的招生由区教育局发布，高中学段的招生主题由市教育局统一发布。
3.系统时间超过招生主题的结束日期后，学校的招生工作也随之结束。
4.“学段招生最大人数”控制教育局招生审核时，审核通过的最大人数。
二.2招生分派
菜单位置：
【招生业务】－＞【招生分派】
功能描述：
进行初高中招生信息的导入导出和分派。
初中、高中的新生由教育局统一分派。
初中学段的新生分派数据由直属教育局导入，高中学段的新生分派数据由市教育局统一导入。
分派界面如图2.21。
图2.21招生分派
新生数据只能通过导入的方式添加。
导入界面如图2.21。
图2.22分派数据导入界面
导入前，先在导入界面下载导入模板，如图2.21，并根据模板帮助的导入字段格式要求制作导入文件。
完成后再进行导入。
导入完成后，系统会显示提示信息，如果出现错误数据，请下载后查看，根据提示修改导入文件，并再次导入。
导入文件字段格式请参见模板帮助。
图2.23下载分派导入模板
分派的新生信息有两种来源，主要来源是系统内的小学六年级或初中三年级的毕业生，还有少量的外来学生（即学籍信息不在本系统的学生）。
制作导入文件时，如果是本系统内的毕业生，必须维护该学生的学籍号（即教育局统一编号），否则当作外来学生处理。
导入时，系统会自动根据是否存在学籍号来进行判断。
导入结束后，可以在“查看导入记录”查看导入信息。
分派数据导入成功后，在“未分派”列表中显示学生信息。
如图2.21。
分派有两种方式：
“全部分派”，会把该教育局“未分派”下的所有学生都进行分派（注：
“解除分派”的学生不会分派）；“分派”，则只对选择的学生进行分派。
将新生分派到各个学校后，学校在新生招生中可以看到分派信息。
已分派的数据在“已分派”中查看。
如果学生分派错误，如学校退回（学校审核为“未报到”，教育局审核通过）的学生；以及学校审核“已报到”，教育局审核不通过的学生，在“解除分派”列表中显示。
可以删除，或修改学校代码及重新分派给其它学校。
如图2.25。
图2.24修改分派信息
“已经入库”是教育局已审核通过的学生。
注意：
1.需先完成当前学年的招生主题的发布。
2.初中学段的招生信息由区教育局分派。
高中学段的招生信息由市教育局统一分派。
3.区教育局只有初中招生分页。
二.3招生审核
菜单位置：
【招生业务】－＞【招生审核】
功能描述：
审核下属学校的招生信息。
小学的新生信息由学校添加，然后提交教育局审核。
初中、高中的新生信息由教育局统一分派，需学校确认并提交教育局审核。
教育局分别在本模块的小学、初中和高中TAB页中处理。
如图2.31。
图2.31招生审核
进入模块，选择学段，列表显示需要审核的学校，点击“点击进入审核”进入审核办理页面。
如图2.32。
点击记录进入单个学生的审核界面，可以操作通过或不通过，不通过时必需填写审核意见。
也可以在学生列表选择多个学生进行批量审核。
图2.32招生审核学生列表
小学学段的招生信息，审核通过后，学生就正式入学籍库，学校可进行新生分班。
审核不通过的学生，学校可以在新生招生的“审核未通过”中重新提交审核。
初中学段招生信息的审核根据“校审状态”为“已报到”和“未报到”来分别处理。
“校审状态”选择“已报到”，即学校审核为“已报到”的新生，教育局如“审核通过”，则学校可进行新生分班；如学生“校审状态”为“已报到”且教育局“审核不通过”，或“校审状态”为“未报到”且教育局“审核通过”，则进入教育局“招生分派”的“解除分派”中，可修改学校代码并重新分派；而“校审状态”为“未报到”且教育局“审核不通过”的学生则会退回学校的待审核中，学校可重新对其审核。
区教育局下属高中学段的审核操作与初中类似，但流程略有不同。
对区教育局“审核通过”的学生，还需市教育局复审；如区教育局“审核不通过”的学生，则直接退回市教育局或学校，不需市教育局审核。
只有在学校审核为“已报到”的学生、区教育局“审核通过”且市教育局也“审核通过”时，才会入学籍库，学校可进行分班；否则进入市教育局的“解除分派”或学校的“待审核”中。
详见附录一。
市直属学校高中学段的审核流程与初中相同。
注意：
1.区教育局下属学校的高中招生在区教育局“审核通过”时，还需市教育局复审。
2.区教育局下属学校的高中招生在区教育局“审核不通过”时，则不需市教育局复审。
3.各学校审核通过的总人数不能超过招生主题中设置的该校学段最大招生人数的。
第三章学生业务
三.1学生信息维护
菜单位置：
【学生业务】－＞【学生信息维护】
功能描述：
教育局的学籍管理员可以在此维护下属学校的学生信息。
进入模块，选择学校下的某个班级，界面显示班级学生列表。
点击某个学生，进入学生信息维护界面。
可以维护学生的基本信息、家庭成员、考评信息、奖励信息、处分信息和学生简历等。
如图3.11。
图3.11学生信息维护
三.2学生信息导入
菜单位置：
【学生业务】－＞【学生信息导入】
功能描述：
教育局学籍管理员统一导入学生数据。
导入前请先点击“模板下载”下载导入文件模板。
在“模板下载”界面选择需要导入的字段，点击“导出模板”。
然后根据模板下载界面的字段格式说明维护学生数据。
维护完成后在导入界面选择导入文件，点击“开始导入”导入学生数据。
导入结束后，系统会出现是否成功的提示，如果出现错误，请根据界面提示或点击“错误数据”按钮下载错误数据文件，根据提示信息修改导入文件后，可以重新导入。
由于一个地市教育局下属学生数据量太大，请尽量分多个文件导入。
三.3数据导出
菜单位置：
【学生业务】－＞【数据导出】
功能描述：
导出学生名册。
进入模块，选择数据格式、年级，然后选择教育局和下属单位，导出表民可以根据选择的信息自动变化，选择需导出字段，点击“导出”保存导出文件。
红色字段为必需导出字段，可以点击“全选”导出所有字段。
如果只选择教育局，而不选择学校，则可导出该教育局所有直属学校的学生信息。
如果该教育局还存在下级教育局，则勾选“导出所有下属单位数据”后，可以导出包括下级教育局下属学校的所有学生数据。
如图3.31。
选择教育局导出时，由于数据量很大，会比较慢，请耐心等待。
建议尽量缩小导出数据的范围。
图3.31数据导出
第四章异动业务管理
四.1直属学校异动审核
菜单位置：
【异动业务】－＞【直属学校异动审核】
功能描述：
教育局审核学校提交的异动申请。
系统严格控制了学校对学生的异动操作，学生的异动处理都需要提交教育局审核。
具体的异动流程描述请参见【附录三：
异动审核流程】。
该模块有四个分页，“待审核”、“审核通过”、“审核未通过”和“审核结果”。
如图4.11。
可以通过“学校”、“异动类型”等条件查找异动记录。
图4.11异动审核
“待审核”分页显示所有本教育局未审核的异动信息。
在“待审核”分页，选择需要审核的学生，输入审核意见后，点击“审核通过”或“审核不通过”进行批量审核。
也可点击记录行的“审核”，对单个申请处理。
点击记录行的“查看”，可看到该申请的处理步骤和当前状态。
见图4.12异动审核进度。
图4.13异动审核进度
“审核通过”分页列出本教育局审核通过但流程未结束的记录；“审核未通过”分页则是本教育局审核不通过的记录。
在“审核通过”和“审核未通过”分页，可查看异动的详细信息和状态。
“审核结果”列出了与本教育局相关、流程完成且审核全部通过的记录。
在“审核结果”分页，可查看异动的详细信息。
注意：
1.区属高中的异动申请，如区教育局审核通过，还需市教育局复审。
2.异动流程见附录三。
四.2学生修改审核
菜单位置：
【学生业务】－＞【学生修改审核】
功能描述：
审核学校提交的学生修改申请。
本系统严格控制了学生姓名和身份证号和性别的修改。
学校确实需要做这些操作时，都需要提交教育局审核。
小学、初中和高中的学生修改流程有所不同，具体请参见【附录二：
学生修改流程】。
进入模块，“待审核”页显示出待审核的学生列表，点击记录行的“处理”，进入单个学生的审核界面，选择审核结果，录入审核意见，然后保存。
也可以在学生列表选择多条记录进行批量审核。
点击记录行的“查看”，可看到该申请的处理步骤和当前状态。
“审核通过”页列出本教育局审核通过但流程未结束的记录；“审核未通过”页则是本教育局审核不通过的记录。
在“审核通过”和“审核未通过”分页，可查看申请的详细信息和状态。
“审核结果”列出了与本教育局相关、流程完成且审核全部通过的记录。
在“审核结果”分页，可查看申请的详细信息。
在各页面可根据学校名称、学生姓名、学籍号等进行简单查询。
图4.21学生修改审核
注意：
1．小学、初中和市直属高中提交的修改申请由直属教育局审核即可。
2．区教育局下属高中提交的修改申请在区教育局审核通过后，还需市教育局复审。
3．学生修改流程见附录二。
第五章综合查询
五.1学校综合信息查询
菜单位置：
【综合查询】－＞【学校综合信息查询】
功能描述：
查询学校基本信息、学期信息和班级信息。
选择学校班级信息、学校学年学期信息或学校班级信息等查询条件，输入学校名称的所含字段，可以查询学校对应的基本信息、学年学期信息或班级信息。
点击具体记录，可查看详情。
五.2在校生档案查询
菜单位置：
【综合查询】－＞【在校生档案查询】
功能描述：
查询下属学校在校生档案。
选择学校，显示学校所有学生列表，选择班级，显示班级学生列表。
也可选择不同的查询条件，如学籍号、姓名和身份证等，可输入字段进行模糊查询。
点击记录可以查看学生的具体信息如基本信息、家庭成员、考评信息、贫困补助、奖励信息、处分信息和学生简历等详细信息，如图5.21。
图5.21在校生档案查询
五.3学籍变动详况
菜单位置：
【综合查询】－＞【学籍变动详况】
功能描述：
查询下属学校学生的学籍变动情况。
学校端在【异动管理】处理过学生异动操作后可在此模块进行查询。
选择学校、异动类型和时间段，点击“查询”按钮查看符合条件的信息。
五.4学籍变动统计
菜单位置：
【综合查询】－＞【学籍变动统计】
功能描述：
统计教育局或学校的学籍变动数据。
输入需要统计学籍变动的时间段，点击“统计”即可统计出需要数据。
五.5离校生档案查询
菜单位置：
【综合查询】－＞【离校生档案查询】
功能描述：
查询下属学校的离校生档案信息。
选择需要查询的学校，列表显示该校的离校学生列表。
点击记录可以查看具体信息。
可以按条件来查询符合条件的学生信息。
操作方式类似【在校生档案查询】。
第六章学籍报表
六.1学生花名册
菜单位置：
【学籍报表】－＞【学生花名册】
功能描述：
查询下属学校在校学生名单列表。
在【学生管理】模块中维护了学生信息后，可在此查询。
选择学校、年级，显示该年级下所有学生花名册。
可以勾选“显示父母姓名及联系电话”来查看学生的家庭信息。
如图6.11。
图6.11学生花名册
注意：
本模块中查询到的学生信息只是当前在校的学生信息。
六.2学生辍学名册
菜单位置：
【学籍报表】－＞【学生辍学名册】
功能描述：
教育局查询下属学校学生辍学名册。
学校端在处理过学生辍学异动操作后可在此模块进行查询。
选择教育局，报表显示教育局直属学校的所有辍学学生花名册；选择学校，显示所属学校辍学学生花名册。
默认是勾选了“全部显示”的，如果想按学年、学期查询，请先取消“全部显示”，然后选择学年、学期查看。
如图6.21。
图6.21学生辍学名册
六.3学生异动报表
菜单位置：
【学籍报表】－＞【学生异动报表】
功能描述：
查看下属学校异动报表。
学校端在处理过学生异动操作后可在此模块进行查询，选择教育局，显示教育局直属学校当前学年学期的学生异动报表；选择学校，显示所属学校当前学年学期学生异动报表。
选择“学年”、“学期”查看历史异动报表。
可以通过选择“异动类型”缩小查询范围。
如图6.31。
图6.31学生异动报表
六.4学生人数统计表
菜单位置：
【学籍报表】－＞【学生人数统计表】
功能描述：
统计下属学校学生变动数据。
在进行了【新生管理】、【学生管理】、【报到注册】、【异动管理】和【毕业结业】等模块的操作后可在此统计学生人数。
选择需要查询的学校，报表显示出当前学年的学生人数统计表，也可以下拉选择其他学年进行查看。
对于查看的结果可以进行打印并可以导出EXCEL文件。
如图6.41。
图6.41学生人数统计表
六.5报表定义
菜单位置：
【学籍报表】－＞【报表定义】
功能描述：
定义一个报表，供报表查询中使用。
报表定义界面如图6.51。
图6.51报表定义
报表分为“私有报表”、“公共报表”和“系统报表”三种类型。
“私有报表”仅供单位内使用，“系统报表”为系统默认提供，可直接使用，不可维护。
“公共报表”由顶级教育局统一制定，其他单位只能查看。
新增报表时，除了维护“报表名称”等基本信息外，主要要设置“显示列”、“单元合并”、“查询条件”、“排序条件”和“分表条件”。
“显示列”，顾名思义，就是您希望在报表中显示哪些字段，如图6.52。
在可选择列中选择字段，点击“添加”即可。
图6.52设置显示列
“单元合并”可以设置重复的记录合并成一条显示，比如一个学生有多条家庭信息的记录，可以设置将学生的基本信息（如学籍号、姓名等）合并成一条显示，后面的家庭信息分多条显示，这样更一目了然。
其中“分组标志”表示如果选择了分组标志字段，则不同组内容相同单元格不进行合并，如图6.53。
图6.53设置单元合并条件
“查询条件”可以设置查询条件来过滤查询结果，使您得到更准确的结果，如图6.54。
图6.54设置查询条件
“排序条件”设置报表的默认排序条件，例如设置“学籍号”为排序条件，则查看报表时，默认按“学籍号”排序，当有多个排序条件时，先按第一个条件一级排序，然后按第二个条件二级排序，以此类推。
如图6.55。
图6.55设置排序条件
“分表条件”可以更细化报表，使报表按条件形成多张报表，使您得到更想要的结果。
例如设置“性别”为造册条件，在报表查询时，该报表会显示成“男”、“女”两个TAB页，点击“男”TAB页查看时，相当于原来报表设置的基础上再加一个“性别=男”的条件。
一张报表拥有有两张报表的功能，可以使您减少报表的定义。
如图6.56。
图6.56设置分表条件
定义完报表后，可以在报表查询中使用该报表。
报表中的各种条件可以灵活运用，以达到您想要的结果，现举例如下：
例一、查看学生的家庭信息：
在“显示列”选择学生基本信息和家庭信息相关字段，在“单元合并”中，分组标志默认第一个，即“学籍号”，设置合并列为学生基本信息，如学籍号、班级、姓名、性别等。
查询效果如图6.57所示。
图6.57报表查询-例一
例二、查看学生的异动信息：
在“显示列”选择学生基本信息和异动信息相关字段，并将“异动类型”置顶。
在“单元合并”中，分组标志默认第一个，即“异动类型”，设置合并列为“异动类型”。
在“排序条件”选择“异动类型”为排序条件，这样相同类型的异动会排在一起。
查询效果如图6.58所示。
图6.58报表查询-例二
注意：
1.“公共报表”由顶级教育局统一制定，其他单位只能查看。
2.不能维护和删除“系统报表”，不能维护和删除顶级单位定义的“公共报表”。
3．在选中“显示列”、“排序条件”、“造册条件”时，如果想要修改已选择列的排列顺序，可以选中一个或多个列，按页面上的置顶/上移/下移/置底来自由的排列。
六.6报表查询
菜单位置：
【学籍报表】－＞【报表查询】
功能描述：
根据报表查询学生信息。
可选择报表类型和报表名称查询数据。
如图6.61。
图6.61报表查询
上图的报表由于设置了“性别”为分表条件，所以显示男、女两个TAB页。
还设置了学籍号、姓名、性别、出生日期和就读年级等为单元合并条件，所以当一个学生存在多条家庭关系信息时，学生基本信息会合并成一条显示，家庭关系分多条显示。
注意：
1.由于该模块查询的是学生相关信息，所以需先存在学生数据才能查询到结果。
2.选择的单位可以是学区或学校，查询的范围对应就是学区所有下属单位、学校。
3．当报表存在“造册条件”时，请点击造册条件的各TAB页查看数据。
第七章统计任务
七.1统计任务
菜单位置：
【统计任务】－＞【统计任务】
功能描述：
下载省局下达的统计任务和新增本级自己的统计任务。
省级平台下达的统计任务，会自动下载到各地市平台，各地市平台的顶级教育局也可手工下载。
如图7.11所示，点击“远程同步”即可下载省级平台下达的统计任务，并在界面中列出。
省平台下达的统计任务，地市平台不能修改和删除。
远程同步功能只有地市平台的顶级教育局有。
地市平台也可以建自己的统计任务。
点击“新增”，维护“任务编号”、“任务名称”、“统计起始日期”、“统计结束日期”等信息后保存。
远程同步或新建的统计任务，如不是“已锁定”，可以在“统计数据”（见7.2节）中进行统计。
省级平台下达的统计任务，只能由省局来锁定，并自动或手动同步到各地市平台；地市平台自建的统计任务，可直接锁定。
锁定后，系统就只可查看，不能统计了。
在“下达日期”处维护时间信息后，点击“检索”，系统列出所选时间段内的所有任务。
图7.11统计任务
注意：
1、只有地市平台的顶级教育局才能“远程同步”下载到省平台中的统计任务。
2、从省平台下载的统计任务只能查看，不能修改和删除。
3、下级地市平台只有顶级单位可以新建本平台内的统计任务。
4、统计时间只能选择本学年或刚过去的上一相邻学年。
七.2统计数据
菜单位置：
【统计任务】－＞【统计数据】
功能描述：
统计和查看统计任务下的各报表。
本模块，可对省级平台下达或自建的统计任务中各报表进行统计和查看。
如图7.21。
先维护“统计任务”、“报表类型”、“统计报表”、“展示层次”、“统计学段”、“统计范围”等信息，然后点击“统计本表”，即可对单个表进行统计；也可在选择“统计任务”后，直接点击“统计全部”，完成该任务所有表的统计。
点击“显示数据”，可查看统计数据，并可对这些信息进行“打印”和“导出”。
图7.21统计任务
注意：
1.只有顶级教育局，可统计报表；下级教育局和学校只能查看。
2.下级教育局和学校只能查看本级下的信息。
3.学校没有区县情况统计。
4.“统计范围”中的“清空”是清空已选择的统计范围值。
5.展示层次：
根据当前报表的最小展示层次和选择的最小统计范围生成选择列表。
最多共有5级：
1省，2市，3区县，4学校类型，5学校。
6.如果统计任务已锁定，则不允许再重新统计，只能显示数据。
第八章附录
八.1附录一：
新生招生流程
八.1.1小学新生招生流程
小学新生招生流程步骤描述：
①教育局启动招生主题；②教育局设置下属学校规模；③教育局发布招生通知；④学校增加和维护新生信息；⑤学校将新生信息提交直属教育局审核；⑥教育局审核新生；⑦教育局审核通过的新生，系统自动加入学籍库；⑧学校对新生进行分班。
小学新生招生流程图如图8.11：
图8.11小学新生招生流程
注意：
1.小学的“学校规模”、“招生主题”、“审核新生”都是由区教育局来控制的；
2.小学新生的增添由各学校自己完成。
八.1.2初高中新生招生流程
初中、高中新生招生流程步骤描述：
①教育局启动招生主题；②教育局设置下属学校规模；③教育局发布招生通知；④教育局导入分派学生；⑤教育局分派学
升级会员 