环境标志产品程序文件.docx
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环境标志产品程序文件
程序文件
依据《环境标志产品保障措施指南》编制
文件编号:
TT-EP
版本:
A/0
受控状态:
受控
编制：
各部门
批准：
王荣建
生效日期：
2019/03/01
序号
文件编号
文件名称
备注
1
TT-EP-01
文件和资料控制程序
2
TT-EP-02
记录控制程序
3
TT-EP-03
管理评审控制程序
4
TT-EP-04
环境因素识别与评价控制程序
5
TT-EP-05
法律法规及其他要求控制程序
6
TT-EP-06
内外部沟通与信息交流控制程序
7
TT-EP-07
人力资源控制程序
8
TT-EP-08
设计开发控制程序
9
TT-EP-09
采购控制程序
10
TT-EP-10
供方评审控制程序
11
TT-EP-11
包装、搬运和储存控制程序
12
TT-EP-12
三废运行控制程序
13
TT-EP-13
应急准备与响应控制程序
14
TT-EP-14
内部审核控制程序
15
TT-EP-15
检验试验控制程序
16
TT-EP-16
环境监测控制程序
17
TT-EP-17
合规性评价控制程序
18
TT-EP-18
不合格控制程序
19
TT-EP-19
纠正与预防措施控制程序
20
TT-EP-20
产品认证一致性控制程序
文件和资料控制程序TT/EP-01
1目的
保证文件和资料的充分性、系统性、协调性和适宜性，确保环境标志产品实施运行场所使用有效版本的文件和资料。
2范围
适用于本公司环境标志产品实施所涉及的所有文件和资料的控制。
3职责
3.1管理部是文件和资料控制的主要职能部门，负责文件和资料的统一编号、发放、更改、归档等活动；
3.2总经理负责批准《手册》、《程序文件》；
3.3各相关部门负责本部门有关的专用文件和资料管理。
4工作程序
4.1文件和资料的分类：
a.《手册》和《程序文件》；
b.技术性文件：
如规范、产品标准、工艺文件；
c.与环境标志产品实施有关的管理性文件，包括其它作业文件、应急预案等。
4.2文件和资料的编制
4.2.1《手册》、《程序文件》由总经理指定人员编写。
4.2.2技术性文件由技术质量部负责组织编写或收集。
4.2.3其他管理文件由各相关部门负责组织编写或收集。
4.2.4编制的文件按规定要求进行统一编号。
手册编号：
TT---SH
手册代号
公司代号
程序文件编号：
TT-EP-□□
序号
管理程序代号
操作文件编号：
TT----WI-□□
序号
操作文件代号
记录文件编号：
TT-ER-□□
序号
管理记录代号
4.3文件和资料的审批
4.3.1《手册》由管理者代表组织编制、审核，总经理批准。
4.3.2《程序文件》由主要职能部门负责人审核，管理者代表批准。
4.3.3技术性文件由各授权人审核，技术质量部主管批准。
4.3.4其他操作文件由责任部门负责人审核，管理者代表批准。
4.4文件和资料的发放
4.4.1受控文件和资料的发放经批准后，按“受控文件清单”的规定分发文件和资料。
4.4.2文件和资料使用者在“文件发放、回收记录”上签名后，领取注有发放编号和加盖受控状态印章的文件。
4.4.3受控文件和资料未经批准不准翻制、复印或借用、不准出公司，公司内部不得使用未加盖“受控”印章的《手册》、《程序文件》和其他受控文件，一经发现应立即由管理部收回销毁。
4.4.4当被使用的文件和资料严重破损，影响使用时，文件和资料使用人应办理交换手续，新文件和资料的发放号仍沿用原文件和资料发放编号，破损的文件资料由管理部销毁处理。
4.4.5当被使用的文件和资料丢失后，文件和资料使用人应及时报告管理部做作废处理（对该文件发放编号作废），如需再次领用按本程序4.4.4条重新申请领用手续（在领用申请中应作出丢失说明），新领文件和资料应给予新的发放编号。
领用时执行本程序4.4.2条要求。
4.5文件和资料的更改
4.5.1当体系，过程或产品质量发生重大变动时，由管理者代表组织相关部门对环境标志产品实施的文件和资料进行评审，以确定其是否适宜，协调和充分，是否需要更新或更改。
4.5.2文件和资料需更改时，由原文件和资料编制部门填写“文件更改通知单”，文件和资料更改由原审批人进行审批，当原审批人无法审批时，其他审批人员应得到原审批时的有关背景材料。
由管理部文件管理员负责具体更改。
4.5.3文件和资料具体更改可采用“更改”、“换页”、“换版”的方式进行。
无论何种形式的更改，均应做相应的更改记录。
4.6文件和资料的换版和作废
4.6.1文件和资料经多次更改或需进行大幅度修改时，应及时进行换版,原版的文件和资料同时作废止，换发新版本,确保在环境标志产品实施有效运行起重要作用的各个场所，都能得到相应文件和资料的有效版本。
4.6.2作废的文件和资料由管理部按“文件发放、回收记录”收回并记录，作废的文件和资料加盖“作废”印章予以标识，需要时，由文件管理人员提出申请，经管理者代表批准后统一销毁。
4.6.3为法律和（或）积累知识的目的需要作保留的任何已作废的文件和资料，申请人应提出申请，经管代批准后由文件管理人员注明“保留”予以标识，方可留用。
4.7文件和资料的管理
4.7.1文件和资料经审批后，文件和资料原件由管理部管理人员予以保存。
4.7.2需临时借阅的文件和资料，经管代或总经理批准，在管理部填写“文件借阅、复制记录表”方可借阅。
借阅后应及时归还，到期不归还由文件管理人员强制收回。
文件和资料原件一律不外借。
4.7.3文件需要复制时，应经总经理或管代批准后，由管理部统一办理。
4.7.4外来文件和资料的管理
直接引用的外来文件和资料由管理部予以标识和管理，外来文件和资料的发放见4.4条。
技术质量部每年应从标准管理部门查询使用的外来标准（国际、国家、行业）是否是有效版本，并识别其对产品的适宜性和有效性，必要时予以更新。
4.8文件和资料的保存应有适宜的条件。
4.9电子媒体的文件应予以备份，以免不慎丢失。
5记录
5.1受控文件清单
5.2文件发放、回收登记表
5.3文件借阅、复制记录表
5.4文件更改通知单
记录控制程序TT/EP-02
1目的
对记录进行控制和管理，提供产品、过程符合规定要求和环境标志产品实施有效运行的证据，为采取纠正和预防措施以及为保持和改进环境标志产品实施提供信息。
2范围
适用于与环境标志产品有关的所有记录。
3职责
3.1管理者代表负责记录表式的批准。
3.2管理部是记录控制的主要职能部门，负责记录表式的审核、编号。
3.3各职能部门负责本部门记录的使用、收集、编目、保存、归档和查阅。
4工作程序
4.1记录的范围
4.1.1与产品质量有关的记录：
如采购产品检验报告，半成品、成品检验报告，不合格品的报告等。
4.1.2与环境因素识别管理有关的记录。
4.1.3与环境标志产品实施运行有关的记录：
如内审报告、管理评审记录等。
4.1.4与过程控制有关的记录：
如过程监视和测量记录等。
4.2管理部应编制“记录控制清单”，以明确记录的编号、保存期、归档部门等具体内容
4.3记录可以是文字的，也可以是磁盘、照片等其他媒体，某些产品的样品也可作为记录。
4.4记录填写要求
4.4.1需用钢笔或圆珠笔填写，字迹清晰，严禁用铅笔填写。
4.4.2应及时，严禁补填。
4.4.3应准确、完整,填写人应签全名。
除有特殊说明外,不留空格。
4.4.4严禁涂改，确属笔误，更改人应在更改处签全名。
4.5记录表式的编制、审核、批准
4.5.1记录表式由要求涉及的主要职能部门负责编制，记录表式应充分反映控制对象的特征和状态。
4.5.2管理部对记录表式的适用性予以审核，并给予编号。
4.5.3管理者代表批准记录表式使用。
4.6记录的收集与保存各职能部门根据“记录控制清单”，指定专人负责本部门记录的收集、编目、整理和归档。
4.6.2所有记录应妥善保存，防火、防蛀、防潮。
4.6.3电子媒体的记录应予以备份,以免不慎丢失。
4.7记录的处理
记录超期或无保存价值销毁时，由记录保存部门提出申请，经管理者代表批准销毁。
5相关文件
5.1文件和资料控制程序
6记录
6.1记录控制清单
管理评审控制程序TT/EP-03
1目的
为了确保环境标志产品实施的适宜性，充分性和有效性，对环境标志产品实施现状进行评审，达到环境标志产品实施的改进。
2范围
适用于最高管理者对环境标志产品实施的评审。
3职责
3.1总经理组织管理评审活动，批准管理评审报告。
3.2管理者代表负责：
a.向总经理报告环境标志产品实施运行情况；
b.管理评审计划的落实及组织协调工作；
c.编制管理评审，督促评审后改进工作的落实和验证工作。
3.3管理部保管管理评审记录。
3.4各相关部门配合。
4工作程序
4.1评审时机
4.1.1管理评审一般每年进行一次,通常安排在内审后进行。
4.1.2在下列情况下，可以增加评审次数：
a.公司内部组织结构发生重大变化；
b.社会环境，市场需求出现重大变化；
c.出现重大质量、环境事故或顾客投诉较多；
d.环境标志产品实施文件需要重大修改；
e.总经理认为需要时。
4.2评审准备
4.2.1管理者代表根据审核或通过其他渠道获得的与环境标志产品实施运行有关的信息包括预防措施的评审信息，准备管理评审草案，草案应包括前一阶段环境标志产品实施运行情况报告和拟在管理评审中提出的主要问题。
4.2.2管理者代表向总经理报告管理评审草案，确定是否需要管理评审。
4.2.3管理者代表编制“管理评审计划”，并组织准备以下材料：
a.内审和外审报告；
b.合规性评价情况；
b.纠正和预防措施实施和评价报告，包括以往管理评审的跟踪措施实施报告；
c.管理目标的实施评价报告；
d.顾客满意度的测评报告；
e.产品质量分析报告。
所有报告应针对问题点提出需改进的建议。
4.2.4管理者代表在评审前一周通知有关部门和人员参加管理评审。
4.2.5参加管理评审的相关部门应收集、整理评审所需的记录、反馈信息等。
4.3评审内容
a.评价管理体系的适宜性、充分性和有效性；
b.公司规定的管理方针和目标是否适宜;
c.环境标志产品实施运行情况是否有效，且是否正在不断地改进；
d.对顾客的意见提出有针对性的建议，改进环境标志产品实施；
e.对重大质量、环境和安全事故制定有效措施。
4.4评审实施
4.4.1评审会议由总经理主持，管理者代表、各职能部门负责人、内审员、员工代表及总经理指定人员出席并签到。
4.4.2管理者代表对评审内容作详细介绍。
4.4.3与会代表对评审内容进行充分的讨论。
4.4.4总经理根据评审情况作出相应的评定意见，应包括：
a.环境标志产品实施及其过程有效性的改进；
b.与顾客要求有关的产品的改进；
c.资源要求。
4.4.5管理者代表指定人员负责评审会议的记录。
4.5评审结果的处理：
4.5.1管理者代表负责评审记录的整理，编写“管理评审报告”，提交总经理审批后，按确定的发放范围进行发放。
4.5.2“管理评审报告”包括：
目的、依据、范围、评审内容综述、出席人员、评审报告发放范围。
“纠正和预防措施实施表”可作为报告的附件。
4.5.3管理者代表负责对评审中确定的纠正和预防措施的实施进行跟踪验证并记录，同时对措施的效果进行评价。
4.5.4管理评审所引发的记录经管理者代表整理后，交管理部予以保管。
5相关文件
5.1纠正与预防措施控制程序
5.2文件和资料控制程序
5.3记录控制程序
5.4内部审核控制程序
6记录
6.1管理评审计划
6.2管理评审报告
环境因素识别与评价控制程序TT/EP-04
1目的
识别、评价公司能够控制的，以及可以期望对其施加影响的环境因素，并确定、更新重要环境因素，以对其进行管理。
2范围
公司活动、产品、服务中环境因素的识别、评价、更新与管理。
3职责
3.1管理者代表负责重要环境因素的批准。
3.2各部门负责本部门环境影响的初步评价。
3.3管理部组织环境影响的评价活动。
4工作程序
4.1公司进行初始环境评审，以了解公司的环境、环境管理状况。
评审的内容主要有：
a．明确适用的相关法律、法规及其他应遵守的要求；
b．评价环境形状与上述要求的符合程序，包括污染物排放，化学品使用及存贮，资源能源、消耗情况等。
c．环境因素识别和重大环境因素的确定；
d．对所有现行环境管理活动与程序的审查；
e．对以往不符合要求事件调查所取得反馈意见的评价，包括环境事故、环境处罚等的调查。
f．公司用地及所在工业区的相关背景资料，包括土地使用历史沿革，污染物排放管网位置分布，功能区划分等；
g．相关方提供的报告，记录等背景资料，包括环保报告，验收报告等，初始环境评审的过程和结果，由管理部整理为书面报告，提交管理者代表。
4.2环境因素识别与评价的时机：
a．以公司的全体部门为对象，每年初在设定目标、指标前进行；
b．公司的体系建立之初进行初始环境评审时；
c．在相关法律法规变更或追加，涉及到新的开发和新的或修改的活动、产品或服务，以及相关方要求等情况下，可适时进行环境影响评价。
4.3环境因素识别与评价的步骤。
4.3.1各部门使用环境影响评价清单，选择和确定（可能）造成环境影响的活动、产品或服务，其中活动的选择可涉及采购、生产、检验、包装、储存、运输、维修、动力供应等多方面。
4.3.2在识别环境因素及其影响时要考虑以下几个方面：
a．由于公司的活动、产品、服务过程及其排出的水、气、声、固体废弃物等，以及资源能源的消耗给公司、周围居民、地区等造成的影响。
b．公司所必需的原材料、外协等的供给者、废弃物处理者以及产品运输者等相关的活动所产生的环境影响。
c．正常运行条件、异常运行条件（如启动、关闭与检修等情况）以及不能预见的情况或紧急状态（如火灾、爆炸等事故）所伴随的潜在重大环境影响；
d．以往发生过的环境问题，现场的、现在的污染、环境问题，以及产品交付后、公司计划中的活动可能带来的环境问题和将来潜在的法律、法规和其他的要求。
4.3.3各部门使用环境影响评价清单，确定对应环境评价对象的输入、输出及其环境因素项目和影响：
a．输入主要有：
原材料、辅助材料、能源、消耗品、工具辅具、包装材料及其他；
b．环境影响因子主要有：
大气污染、水污染、土壤污染、噪声、振动、固体、废物、资源消耗、有毒有害化学品使用、臭氧层破坏、电磁辐射、光热辐射及其他因子；
c．输出栏对应环境影响填写相应的产品、过程等。
4.3.4各部门按照环境影响评分基准，通过现场观察、询问、讨论等方式，对所在部门的环境影响进行初步的评价，经部门负责审核后，将评价结果提交管理部。
初步评价按以下评价因子分别评分和计算；
4.3.5管理部按照环境影响评分基准确认各部门的评分结果，并进行综合评价，确定重要环境影响因素，登录于“重要环境因素清单”，该清单报管理者代表批准后发至各职能部门。
4.3.6对公司的用地、用地边界（含周围地区）、共有环境设施设备、建筑物及其周边地带的环境影响由技术质量部进行评价。
4.4环境因素的更新：
在法律、法规变更或追加，涉及到新的开发和新的或修改的活动，产品或服务，以及相关方要求等情况下，要及时进行环境影响评价，更新环境因素。
4.5重要环境因素的管理
对登录在“重要环境因素清单”中的重要环境因素应尽量体现在相关目标和指标以及环境管理方案中，或通过制定管理程序、应急预案的方式来加对控制，对因经济状况、技术条件等原因暂时无法实施的，要制定具体的实施计划。
4.6记录
环境影响评价过程中的相关记录由管理部统一保存。
5记录
5.1环境影响评价清单
5.2重要环境因素清单
法律法规及其他要求控制程序TT/EP-05
1目的
用来确定适用于公司活动、产品或服务中质量管理、环境因素的法规，以及其它遵守的要求，建立获取这些法规和要求的渠道。
2范围
适用于对与公司质量、环境活动相关的国家的、地方的法律、法规、标准和其他要求的控制。
3职责
3.1管理部负责相关环境法律法规、标准和其他要求的收集，确认外来法规文件的适用性。
3.2管理部负责保存相关法律、法规及要求的原件，负责制定、发放“相关法律、法规和要求一览表”。
3.3各部门负责将相关法律、法规和要求传达给员工并遵照执行。
4工作程序
4.1与公司相关的国家及地方法律、法规和其他要求包括：
a．国际公约；
b．国家环境保护法律、法规、标准及相关部门的规章；
c．本省环境保护法规、规章、标准；
d．本市环境保护法规、规章、标准及规范性文件；
e．执法等部门的通知、公报等其他要求。
4.2获取的方法：
管理部经常与省级、地方级环保主管部门、管委会、消防等部门保持联系，保证获取相关的国家及地方最新法律法规、标准及其它要求；还可以通过政府机构、行业、协会、出版机构、图书馆、专业性报刊杂志，咨询机构、认证机构等渠道补充，以保持对法律和其他要求变化的及时跟踪。
4.3选择、确认、分发：
4.3.1管理部选择、确认所获取的各类法律、法规、标准及要求的适用性，制定“相关法律、法规和要求一览表”，经管理者代表审核后，将一览表发放到公司相关部门，按《文件和资料控制程序》执行。
4.3.2管理部保存环境法律、法规、标准及其他要求原件，当上述外来文件更新或增加时，管理部及时修正“相关法律、法规和要求一览表”，将新的内容补发至相关部门，并对旧的原件做相应标识。
4.4执行（准则）
4.4.1对于污染排放等标准，公司按国家、省地方各级标准中要求最严的执行。
4.4.2各部门按照“相关法律、法规和要求一览表”所引述的内容进行各项质量、环境管理活动。
由技术质量部对各部门执行情况进行检查、确认。
如不符合按《纠正与预防措施控制程序》执行。
5相关文件
5.1文件和资料控制程序5.2纠正与预防措施控制程序
内外部沟通与信息交流控制程序TT/EP-06
1目的
为及时、准确地收集、传递与反馈有关信息，做好信息的管理，确保环境标志产品实施的有效运行，特制定本程序。
2范围
适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方面的信息交流。
3职责
3.1管理部负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理；
3.2各部门负责对应相关方信息的收集、对工作范围内的信息进行传递与交流；
3.3技术质量部负责紧急信息的处理。
4工作程序
4.1信息包括外部信息和内部信息。
4.1.1外部信息包括：
a.地方监测站、环保局、政府机构、技术监督局、消防部门、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；
b.政策、法规等标准类信息，如环境法规、产品标准等；
c.相关方反馈的信息及其投诉等；相关方指：
顾客、采购合同方、服务分包方、废物收购方、运输公司、周边社区等；
d.环境标志认证产品的原料、工艺等发生变更时应及时通知认证机构；
e.其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关部门环境技术等方面的信息。
4.1.2内部信息包括：
a.正常信息，如方针、目标和指标、检验监测记录，内部审核与管理评审报告，以及体系正常运转时的其他记录等。
b.（潜在的）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，检测不合格报告，纠正和预防措施处理单等。
c.紧急信息，如出现火灾、洪涝灾害等情况下的信息与记录。
d.其他内部信息，如员工的建议等。
4.2信息的收集与处理
信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备，通讯等方式予以传递。
4.2.1外部信息的收集与处理
a.管理部负责地方监测站、环保局、质量技术监督局、政府机构、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，传递到公司相关部门；当检测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正与预防措施控制程序》的要求进行处理。
b.政策法规、标准类的资料信息由管理部负责收集、更新、整理、保存和传递。
详见《文件和资料控制程序》
c.公司各部门分别负责与服务合同方、废物收购方、顾客等相关方进行信息沟通，对其质量、环境行为施加影响；市场部门负责与顾客的信息联络，以满足顾客要求；对来自上述相关方投诉的处理，详见《纠正与预防措施控制程序》，当对方有要求时，应在一周内给予解决或答复，上述相关方反馈的其他信息可由对应部门以“信息联络处理单”的形式传递给管理部组织处理。
d.各部门直接从外部获取的其他类信息，如管理技术、环境技术、环境管理信息等，在一周内以“信息联络处理单”反馈到管理部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。
4.2.2内部信息的收集与整理
a.正常信息的处理：
各部门根据相关文件的规定直接收集并传递日常信息，管理部按照相应的程序文件的规定传递方针、目标和指标、管理方案，内部审核结果，更新的法律法规等信息。
b.（潜在）不符合信息的处理详见《预防与预防措施控制程序》
c.紧急信息由发现部门迅速传递给技术质量部组织处理，可采用电话、口头、信箱等方式，参见《应急准备与响应控制程序》。
d.其他内部信息，提供者可以“信息联络处理单”反馈给管理部进行处理。
4.3对体系运行过程中各类记录的控制，详见《记录控制程序》。
4.4各部门健全收发文制度，对接受、传递的信息予以记录。
5相关文件
5.1文件和资料控制程序
5.2纠正与预防措施控制控制
5.3记录控制程序
5.4应急准备与响应控制程序
6记录
6.1信息联络处理单
人力资源控制程序TT/EP-07
1目
依据人员的教育、意识、培训、技能（业务能力）和经历等因素，确保从事影响环境标志产品实施要求及产品质量工作的人员都具有履行其职责的能力。
2范围
适用于本公司所有从事影响产品质量、影响环境工作的人员能力的保证。
3职责
3.1管理部负责确定各岗位人员的能力准则，编制全公司人员的培训计划或采取其他措施的要求，组织对人员的培训和考核。
3.2总经理负责审批人员的培训计划和措施的要求。
3.3管理者代表负责组织对培训和其他措施的有效性进行评价。
3.4相关部门配合实施。
4工作程序
4.1能力准则
4.1.1管理部依据公司设置的岗位和岗位的要求，确定各岗位人员的能力准则，编制《岗位任职要求》。
《岗位任职要求》经管代审批后作为本公司人员配置的依据。
4.1.2确定人员能力准则以下方面：
a.学历的要求；
b.本岗位必须的培训要求，包括必要的资格证书的要求；
c.人员实际应拥有的业务技能；
d.相应的工作经历要求。
4.1.3管理部依据能力准则，对各岗位人员的能力进行验证，以确定其是否满足岗位的要求。
验证的方法可以采取以下几种方式，如：
a.审查个人履历；
b.考核工作业绩；
c.面谈或问卷调查。
4.2培训计划
4.2.1依据人员能力验证结果，由管理部确定为满足人员能力所需的培训或采取的其他措施，编制“年度培训计划”
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