Word撰写论文的方法和技巧.docx
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Word撰写论文的方法和技巧
Word撰写论文的方法和技巧
使用Word写作论文的方法和技巧
使用Word写作论文的方法和技巧
事半功倍：
Word编写论文十大技巧现在正是大学毕业生完成毕业设计、撰写毕业论文的时候，大家往往要苦熬一个多月才能完成自己的毕业论文。
现在大家主要都是用MicrosoftWord来编辑论文（不论各位用哪个版本，基本功能都是一致的，以下简称Word）。
如果不能充分Word的一些强大功能，大家在撰写和编辑较长篇幅的科技论文的时候，
可能经常要为不断地调整格式而烦恼。
在这里我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下，以求抛砖引玉。
一篇论文应该包括两个层次的含义：
内容与表现，内容是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，表现则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。
相同的内容可以有不同的表现，例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同的表现，例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。
这两者的关系不言自明。
笔者认为，论文"表现"的编辑，是一个非常费时费力的工作。
如果在写论文之前，做了各方面的准备，并按照一定的规律来编写和排列，会起到事半功倍的效果；否则，会给你带来无穷无尽的痛苦。
笔者根据自己写硕士论文的体验，向各位提供如下建议，供大家参考。
1、用好样式
编写论文，一定要使用样式，除了Word原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样式。
如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。
对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式，这样做能大大减少工作量和出错机会。
如果要对排版格式（文档表现）做调整，只需一次性修改相关样式即可。
使用样式的另一个好处是可以由Word自动生成各种目录和索引。
一般情况下，不论撰写学术论文或者学位论文，相应的杂志社或学位授予机构都会根据其具体要求，给论文撰写者一个清楚的格式要求。
比如，要求宋体、小四，行间距17磅等等。
这样，论文的撰写者就可以在撰写论文前对样式进行一番设定，这样就会很方便的编写论文了。
如笔者用MicrosoftOfficeWord2003进行样式设计如下图：
2、使用交叉引用设置编号
一定不要自己敲编号，推荐使用交叉引用，否则手动输入的编号极可能给你文章的修改带来无穷的后患。
标题的编号可以通过设置标题样式来实现，表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。
在写"参见第x章、如图x所示"等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。
这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。
并且可以自动生成图、表目录。
3、对齐
一定不要用手动敲空格来达到对齐的目的。
只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。
所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。
如果发现自己手动打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免。
同理，一定不要通过敲回车来调整段落的间距。
4、绘图技巧
论文中会用到很多图表，笔者强烈建议论文撰写者分清论文中的图形和表格，表格可以使用Word提供的工具进行编写，很简单，这里就不再赘述了。
框图和流程图的编辑，笔者强烈建议使用Office2003中绑定的MicrosoftOfficeVisioProfessional2003画。
如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度，还可以试试SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio难，速度却快多了。
5、编辑数学公式
在论文中编辑数学公式，个人建议使用MathType5.0，其实Word集成的公式编辑器就是它的3.0版。
安装MathType后，Word会增加一个菜单项，其功能一目了然。
推荐使用MathType的自动编号和引用功能，这样首先有良好的对齐效果，还可以自动更新编号。
Word正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了，很不美观，这部分可以通过固定行距来修正。
但是要提醒论文撰写者，如果你计算机上安装了MathType5.0后，撰写公式的速度非常快，占用少量的CPU。
但是，当你准备打印论文的时候，要记得找个按照了MathType5.0的计算机打印，不然，我们的公式就"不翼而飞"了。
6、参考文献的编辑和管理
如果你在写论文时才想到要整理参考文献，就已经太迟了，但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。
应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。
手工整理参考文献是很痛苦的，而且很容易出错。
Word没有提供管理参考文献的功能，用插入尾注的方法也很不地道。
我建议使用ReferenceManager，它与Word集成得非常好，提供即写即引用（Citewhileyouwrite，简称Cwyw）的功能。
你所做的只是像填表格一样地输入相关信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记，它会为你生成非常美观和专业的参考文献列表，并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的。
这除了可以保持格式上的一致、规范，减少出错机会外，更可以避免正文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。
并且从长远来说，本次输入的参考文献信息可以在今后重复利用，从而一劳永逸。
7、使用分节符
如果希望在一篇文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节符，并给每一节设置不同的格式。
上述七点都是关于排版的建议，还是要强调一遍，作者关心的重点是文章的内容，文章的表现就交给Word去处理。
如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作，一定要停下来学一下Word的帮助，因为Word早已提供了足够强大的功能。
8、使用子文档
学位论文至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大。
如果所有的内容都保存在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险。
建议论文的每一章保存到一个子文档，而在主控文档中设置样式。
这样每个文件小了，编辑速度快，而且就算文档损坏，也只有一章的损失，不至于全军覆灭。
建议先建主控文档，从主控文档中创建子文档，个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。
9、及时保存、多做备份
设置自动保存，还有一有空就Ctrl+S。
不但Word不可靠，Windows也不可靠，每天的工作都要有备份才好。
Word提供了版本管理的功能，将一个文档的各个版本保存到一个文件里，并提供比较合并等功能。
不过保存几个版本后文件就大得不得了，而且一个文件损坏后所有的版本都没了，个人感觉不实用。
还是多处备份吧。
另外提醒一下，插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。
否则，哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉，哭都来不及了。
10、大纲视图与文档结构图
使用大纲视图写文章的提纲，调整章节顺序比较方便。
使用文档结构图让你方便地定位章节。
有人说，硕士写毕业论文就像干一个月苦力搬运工一样，累死累活，写不了多少东西；博士写毕业论文就像生孩子，挑灯夜战也得一个春秋。
上面的建议并不全面，但相信比较管用，希望各位论文撰写者能从中有所收获。
如果还有疑问，自己花些时间研究一下Word的帮助，相信会有事半功倍的效果。
word实用技巧大全
1.问：
WORD里边怎样设置每页不同的页眉？
如何使不同的章节显示的页眉不同？
答：
分节，每节可以设置不同的页眉。
文件——页面设置——版式——页眉和页脚——首页不同。
2.问：
请问word中怎样让每一章用不同的页眉？
怎么我现在只能用一个页眉，一改就全部改了？
答：
在插入分隔符里，选插入分节符，可以选连续的那个，然后下一页改页眉前，按一下“同前”钮，再做的改动就不影响前面的了。
简言之，分节符使得它们独立了。
这个工具栏上的“同前”按钮就显示在工具栏上，不过是图标的形式，把光标移到上面就显示出“同前”两个字来了。
3.问：
如何合并两个WORD文档，不同的页眉需要先写两个文件，然后合并，如何做？
答：
页眉设置中，选择奇偶页不同/与前不同等选项。
4.问：
WORD编辑页眉设置，如何实现奇偶页不同?
比如：
单页浙江大学学位论文，这一个容易设；双页：
（每章标题），这一个有什么技巧啊？
答：
插入节分隔符，与前节设置相同去掉，再设置奇偶页不同。
5.问：
怎样使WORD文档只有第一页没有页眉，页脚？
答：
页面设置－页眉和页脚，选首页不同，然后选中首页页眉中的小箭头，格式－边框和底纹，选择无，这个只要在“视图”——“页眉页脚”，其中的页面设置里，不要整个文档，就可以看到一个“同前”的标志，不选，前后的设置情况就不同了。
6.问：
如何从第三页起设置页眉？
答：
在第二页末插入分节符，在第三页的页眉格式中去掉同前节，如果第一、二页还有页眉，把它设置成正文就可以了。
在新建文档中，菜单—视图—页脚—插入页码—页码格式—起始页码为0，确定；
菜单—文件—页面设置—版式—首页不同，确定；
将光标放到第一页末，菜单—文件—页面设置—版式—首页不同—应用于插入点之后，确定。
第2步与第三步差别在于第2步应用于整篇文档，第3步应用于插入点之后。
这样，做两次首页不同以后，页码从第三页开始从1编号，完成。
7.问：
WORD页眉自动出现一根直线，请问怎么处理？
答：
格式从“页眉”改为“清除格式”，就在“格式”快捷工具栏最左边；选中页眉文字和箭头，格式－边框和底纹－设置选无。
8.问：
页眉一般是——，上面写上题目或者其它，想做的是把这根线变为双线，WORD中修改页眉的那根线怎么改成双线的?
答：
按以下步骤操作去做：
选中页眉的文字，包括最后面的箭头；
格式－边框和底纹；
选线性为双线的；
在预览里，点击左下小方块，预览的图形会出现双线；
确定；
上面和下面自己可以设置，点击在预览周围的四个小方块，页眉线就可以在不同的位置。
9.问：
Word中的脚注如何删除？
把正文相应的符号删除，内容可以删除，但最后那个格式还在，应该怎么办？
答：
步骤如下：
（1）切换到普通视图，菜单中“视图”——“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑栏。
（2）在尾注的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除。
（3）再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。
（4）切换回到页面视图,尾注和脚注应该都是一样的。
10.问：
Word里面有没有自动断词得功能？
常常有得单词太长了，如果能设置一下自动断词就好了。
答：
在工具—语言—断字—自动断字，勾上，word还是很强大的。
11.问：
如何将word文档里的繁体字改为简化字？
答：
工具—语言—中文简繁转换。
12.问：
怎样微调WORD表格线？
WORD表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条线，可是一拖就跑老远，想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办？
答：
选定上下两个单元格，然后指定其宽度就可以对齐了，再怎么拉都行press“Alt”，打开绘图，其中有个调整坐标线，单击，将其中水平间距与垂直间距都调到最小值即可。
打开绘图，然后在左下脚的绘图网格里设置，把水平和垂直间距设置得最小。
13.问：
怎样微调word表格线？
我的word表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条线，可是一拖就跑老远，我想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办？
答：
可以如下操作：
按住ctl键或是shift，双击这条线；
打开绘图，设置一下网格（在左下角）。
使水平和垂直都为最小；
单击“Alt”。
14.问：
怎么把word文档里已经有的分页符去掉？
答：
先在工具——>选项——>视图——>格式标记，选中全部，然后就能够看到分页符，delete就ok了。
15.问：
Word中下标的大小可以改的吗?
答：
格式—字体。
16.问：
Word里怎么自动生成目录啊？
答：
用“格式——样式和格式”编辑文章中的小标题，然后插入——索引和目录。
17.问：
Word的文档结构图能否整个复制？
论文要写目录了，不想再照着文档结构图输入一遍，有办法复制粘贴过来吗？
答：
可以自动生成的，插入索引目录。
18.问：
做目录的时候有什么办法时右边的页码对齐？
比如：
1.1标题...............................11.2标题..............................
答：
画表格，然后把页码都放到一个格子里靠右或居中，然后让表格的线条消隐就可以了，打印出来就很整齐。
19.问：
怎样在word中将所有大写字母转为小写？
比如一句全大写的转为全小写的。
答：
格式->更改大小写->小写。
20.问：
在存盘的时候，出现了问题，症状如下：
磁盘已满或打开文件过多，不能保存，另开新窗口重存也不管用。
如何解决？
答：
把word文档全选，然后复制，然后关掉word，电脑提示你粘贴板上有东西，要不要用于别的程序，选是，然后，再重新打开word，然后粘贴，然后，保存。
21.问：
WORD中的表格一复制粘贴到PPT中就散掉了，怎么把WORD里面的表格原样粘贴到PPT中？
答：
（1）比较好的方法是：
先把表格单独存为一WORD文件，然后插入－－>对象，选由文件创建，然后选中上面的WORD文件，确定；
（2）还可以先把表格复制到excel中，然后复制到PPT中，这个也是比较好的办法；（3）可以先做成文本框，再粘贴过去；（4）复制粘贴，但是在PPT中不能粘在文本框里面；5）拷屏，做成图片，再弄到PPT里面。
22.问：
有没有办法将PPT的文字拷入WORD里面？
答：
另存就可以了。
只要以.rtf格式另存即可。
23.问：
用word写东西时字距老是变动，有时候自动隔得很开，有时候进入下一行的时侯，上一行的字距又自动变大了，这是为什么？
怎么纠正啊？
答：
是因为自动对齐的功能，格式——段落——对齐方式可以选。
24.问：
在使用WORD的样式之后，如标题1、标题2之类的，在这些样式前面总会出现一个黑黑的方块，虽然打印的时候看不到，但看着总是不舒服，有没有办法让它不要显示呢？
答：
“视图”－－“显示段落标志”，把前面的勾去掉。
其实这个很有用，可以便于知道哪个是标题段落。
25.问：
文章第一页下面要写作者联系方式等。
通常格式是一条短划线，下面是联系方式，基金支持等。
这样的格式怎么做出来？
就是注明页脚吗？
答：
插入——脚注和尾注。
26.问：
文字双栏，而有一张图片特别大，想通栏显示，应该怎么操作？
答：
可以选择的内容，按双栏排。
选择其他内容，按单栏排。
27.问：
Word里面如何不显示回车换行符？
答：
把视图——显示段落标记的勾去掉或工具->选项->视图->段落标记。
28.问：
有没有方法把WORD里的软回车一下子替换掉？
识别出来的文字全带着软回车，能把他们一次全删掉吗？
答：
查找＋替换，按CTRL+H；软回车在特殊字符里有。
29.问：
在WORD里的框框里怎么打勾？
答：
画个文本框，文本框里写一个勾，然后拖过去；或者先在WORD里插入符号“√”，然后选中“√”，到->格式->中文版式->带圈字符->选“□”。
30.问：
还是不行，这样拷过去的框框字体是windings的，而原来的是宋体的，两者有很大的区别。
答：
根据模板新建专业型传真，里面有框，双击后打勾，复制就可以了。
31.问：
Word中怎么在一个英文字母上打对号？
答：
透明方式插入图片对象，内容是一个√。
32.问：
WORD里怎么显示修订文档的状态？
文档修订后，改后标记很多，但是在菜单里没有“显示修订最终状态”等，怎么调出来？
答：
工具－>自定义－>命令－>类别（工具）－>命令（修订）－>把“修订”等拖到工具栏上。
33.问：
怎样把许多分开的word文档合并成一个文档。
我的论文是按照章节分开写的，但现在图书馆要提交电子版的学位论文，是一个文档的，我找了很多选项但好象不能合并，选择插入文件功能，可以加入内容，但文档中的页眉却插不进去，有谁有高见？
答：
acrobat6可以直接把多个文档打印成一个pdf文档。
可以提交pdf格式的论文，先一个一个word文档转换为pdf格式的，然后在pdf文档菜单的文件菜单中，选上作为pdf格式打开，追加上就可。
34.问：
Word里面要写方程式怎么办啊？
答：
插入－对象－公式编辑器equation，如果没有公式编辑器Equation，要自己从光盘中安装，或者安装Mathtype公式编辑器按右键把它拖出来－－插入－－命令－－自定义－－工具应该是倒过来。
35.问：
想在WORD里面表示矩阵，怎样才能画出那个很大的矩阵括号？
答：
装公式编辑器mathtype好了。
36.问：
Word的公式编辑器怎么安装？
答：
工具－自定义－插入－公式编辑器，把它拖到工具条上即可；或者安装OFFICE后，再次安装，选增加功能吧，会有提示的。
37.问：
Word2000下调用公式编辑器的快捷键？
答：
点击菜单[工具]->[自定义]，点击对话框下方[键盘]，在[类别]里选择[插入]，在命令里选择[InsertEquation]，指定你的快捷方式。
38.问：
WORD中出现公式的行往往要比只有文字的行来得宽，如何把这些行改的跟只有文字的行一样宽？
答：
段落行距设为固定值即可。
这样会有一个问题，比如设置为18磅，有些公式符号（特别是有下标的）不能全部显示打印稿可以显示。
怎么解决这个问题？
这个如何解决还需要考虑。
39.问：
我的文档就是公式多，应该怎么办？
答：
公式多的时候，最好的消除这个问题的办法就是每打几个公式就要存盘，如果连续打太多，就会出现这个问题。
出现问题的时候：
选中所有内容，ctrl＋C；
把WORD所有文档关闭；
最关键：
出现一条信息，务必选择“是”；
重新打开WORD编辑器；
ctrl＋V，粘贴；
ctrl＋S，存盘。
40.问：
怎样在word里面的公式编辑器中输入空格？
答：
ctrl+shift+space。
41.问：
如何使word中公式全都小一号？
一个一个选实在麻烦。
答：
在Mathtype公式编辑器中：
首先，在Mathtype中的菜单Size中选define,定义所需的字号大小；再次，在Mathtype中的菜单preferences中的equationpreference的savetofile存贮所定义的字号文件；返回word中：
在Mathtype菜单中选Formatequation，
（1）在MathTypepreferencefile中，选你刚才所定义的文件；
（2）在Range中，选Wholedocument。
最后，选OK，即OK了。
42.问：
如何将WORD中的公式编缉拉到外面？
答：
工具－自定义－命令－插入－右边找公式编辑器，往上拖
43.问：
怎样可以去掉word里面公式，或是图片上方总是出现的灰色的横条啊？
答：
工具－>选项->视图->域底纹，选不显示，或选取时显示，就可以了。
44.问：
整个论文用一个WORD文档，太大，不好编辑，一个地方有增删，后面那么长一个文档版面分布会变得乱七八糟，特别是图表之类的东东。
想让每章的偶数页自动显示自己的章号和题目，WORD里这个能够自动实现吗？
答：
不要整个论文放一个WORD文档，一章一个，然后每章就可以奇偶分开处理了。
45.问：
论文按照章节写的，想把它们合并成一个文件，并保持原有的文件格式。
采用了在文件末尾插入分节符的方法，但插入后有些文件的部分格式发生了变化，请问如何解决？
答：
用主控文档的方法比较好，在大纲模式里设置的；采取插入文件的方式，格式有些变化。
46.问：
WORD里边怎么样显示行号？
答：
在页面设置那里，板式选项，最下面有个行号选项。
47.问：
Word里面怎么插入半个空格？
答：
先在word的工具栏上，点中双箭头那个纽，就可以看到原先看不到的空格，然后再编辑一下这个空格的大小，比如小五或小四什么的。
48.问：
只要一回车，或是改变光标位置的任何操作，都会使上一行的）变成＝，有人遇到过这个问题么？
答：
是不是设置了自动替换啊，符号里的自动替换看看吧！
49.问：
WORD有没有可以按单词的首字母进行排序？
就是从A-Z进行排
答：
表格中的内容可以按照拼音排序，弄到excel里，排序，再回来。
50.问：
怎么在word里面打R^2？
答：
先打R2，然后用鼠标选中2,同时按“Ctrl”，“shift”和“+”。
51.问：
Word中发现空格都是小圆点，是怎么回事情？
每输入一个空格就出现一个小圆点，怎么把它消除掉啊？
这个空格会打印出来吗？
答：
不会打印出来，如果想不显示：
工具－选项－视图格式标记中前面的勾去掉即可。
52.问：
word如何使两个表格能排在一起？
我做的表格每一个都比较小，但是表格数比较多，我想两个表格排成一行，请问该怎么做？
答：
试试在局部分栏，每个分栏中一个表格。
53.问：
为什么换机器打开WORD文档排版变了？
在一台机器上排好板的WORD文档换在另一台机器打开就变了？
答：
是默认的页面设置不一样吧，或者版本不同。
54.问：
Word里面插入表格的问题，同一表格前后两行被分在了不同的页上，想限制他们在同一页怎么做？
答：
转换成图文框可能更容易排版一点，或者加个文本框。
55.问：
怎么在word里画坐标图？
在word里有了坐标图，文字却加不加去怎么办？
答：
作图时直接将文字加上去；word中的绘图工具条，文字环绕里面寻找合适的方案，把图放在文字的底层。
56.问：
WORD文件有密码，怎么办呢？
答：
找破解软件，比如advanced office 2000 password recovery pro_v1.03。
57.问：
怎么给word文档加密？
答：
打开文档，另存为—工具—常规选项—打开、修改权限密码，保存。
58.问：
Word文件怎么转化为postscript文件？
答：
先转化为pdf，然后打印到文件，通过distiller生成ps。
59.问：
Word无法识别origin中的汉字怎么办？
用origin做的图形中有汉字，copy到word中就成了问号，因此我不得不先用export把图形变为jpg文件才能解决这个问题，有没有方便的解决办法？
答：
ORIGIN里面的字体改成宋体或者仿宋。
60.问：
请教怎么把Origin中的图表拷贝到Word？
答：
点origin的Edit菜单里的copypage到word里粘贴就行了。
61.问：
把origin的图复制粘贴到word，总有一大块的空白，这个空白有什么工具可以去掉吗？
还有就是用word自带的图表工具画图时，也是有一大块空白去不掉，这个可以解决吗？
答：
右键选择图片工具栏，点裁减。
62.问：
插入的图片为什么老是处于页面的顶端，想拖下来放到其他地方，却又自动跑到顶端去，就是拖不下来，请问该如何处理？
答：
改变图片的属性，就可以了。
63.问：
如何保证一幅图像固定
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