OA系统培训讲义.docx
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OA系统培训讲义
第一章快速使用指南
登陆系统前使用注意事项
⏹IE浏览器版本必须是8.0及以上版本；
⏹需要关闭上网助手（3721）、GOOGLE、MSN、XX等工具的广告拦截功能；
⏹需要在登陆界面上安装辅助程序—OFFICE插件，以便在系统中调用和查看office文档。
一.1.新建协同事项
⏹操作说明：
给其他用户发送带有附件的协同
⏹操作步骤：
第一步：
点击一级菜单【协同工作】，选择【新建事项】，进入新建事项页面，输入标题和正文内容。
第二步：
点击【插入】菜单，打开上传文件对话框，选择所要的附件上传。
第三步：
点击流程输入框，弹出选人界面，选择事项的相关人员，确定流转方式是并行还是串行。
第四步：
点击【发送】菜单，即完成协同事项的发送。
流程到达节点会收到系统消息提醒。
图新建协同事项
一.2.处理协同事项
⏹操作说明：
处理发送给自己的协同
⏹操作步骤：
第一步：
当屏幕右下角出现【A6协同系统消息】提醒框时，表示有新的事项要求进行处理，直接点击协同事项标题，即可进入处理页面。
也可以在个人空间的【待办事项】列表中，点击事项标题进入处理页面。
第二步：
点击【处理】按钮，在呈现的文本输入框中填写处理意见。
第三步：
点击【提交】，即完成事项处理。
图处理协同事项
一.3.查看跟踪事项
⏹操作说明：
查看设为【跟踪】的协同、公文事项
⏹操作步骤：
第一步：
在个人空间的【跟踪事项】列表中，点击跟踪事项标题，打开相关的查看页面。
第二步：
点击【流程】按钮，查看流程处理状态。
第三步：
拖动垂直滚动条，查看协同正文下方的已处理人意见。
图-查看跟踪事项
一.4.发出会议通知
⏹操作说明：
召开会议时，向需要参与会议的人员发送会议通知
⏹操作步骤：
第一步：
点击一级菜单【日程/计划/会议】，选择【会议管理】
第二步：
点击【新增】按钮，填写会议主题、开始时间、结束时间，选择与会人员、主持人、记录人。
第三步：
在正文处，填写会议内容，点击【发送】菜单，即完成会议通知的发送。
各参会人员会收到系统消息提醒。
图发出会议通知
一.5.提交会议回执
⏹操作说明：
对发给自己的会议通知进行回执，是否参加该会议
⏹操作步骤：
第一步：
在【A6协同系统消息】提醒框中，直接点击会议标题，即可进入会议查看页面。
也可以在个人空间的【待办事项】列表中，点击会议标题进入会议查看页面。
第二步：
在会议内容下边，选择【参加、不参见、待定】，并填写回执内容点击【提交】按钮。
图-提交会议回执
一.6.建立工作计划
⏹操作说明：
建立工作计划，将计划发送给与自己工作相关的人员，如领导、部门同事等
⏹操作步骤：
第一步：
点击一级菜单【日程/计划/会议】，选择【我的计划】，点击日计划、或周计划、或月计划页签。
图-建立工作计划
第二步：
点击【新增】按钮，填写标题、计划内容。
第三步：
点击【插入】按钮，选择【本地文件】，上传附件。
第四步：
选择计划的主送人员、抄送人员和告知人员以及选择归档的目录（可选）。
第五步：
点击【发送】，即完成工作计划的建立。
主送人员和抄送人员会收到系统消息提醒。
一.7.回复工作计划
⏹操作说明：
对发给自己的工作计划进行回复，提出自己的意见等
⏹操作步骤：
第一步：
在【A6协同系统消息】提醒框中，直接点击计划标题，即可进入计划查看页面。
也可以点击一级菜单【计划/会议/日程】，选择【计划管理】，在收到的计划列表中，点击要批示的计划标题，进入计划查看页面。
第二步：
快捷意见回复，在计划正文下方的快捷意见回复框中输入快捷意见，点击旁边的【提交】按钮。
第三步：
点击【处理】按钮，在文本框中，填写回复意见，并【提交】。
只有主送和抄送的人员可以对报来的计划进行意见回复，告知人员只可看计划不可回复。
图-计划回复
一.8.公文管理
公文是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的具有法定效应和规范体系的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
A6公文管理系统提供完备的电子公文管理功能，包括：
公文应用设置、收文管理、发文管理、签报管理、流程管理、公文查询、公文督办、公文内部交换、公文统计、公文档案。
一.8.1.发文管理
⏹操作说明：
用于完成对外公文的拟文、审核、审批（或会签）、签发、复核、封发和归档的处理过程，形成待交换的公文单与正式公文。
所有这些处理节点的名称和操作权限，用户均可自行定义，由此保证了系统的灵活性。
同时提供公文的催办、督办等操作，保证公文流转的严肃性。
公文元素和公文单的设置请参看系统管理员界面中的“公文设置”
⏹功能键说明
【拟文】具有发文拟文权的用户才显示【拟文】按钮，进行公文文稿的起草
【待发】编辑的公文暂不发送，保存在待发列表
【已发】列表显示已经发送出去的公文
【待办】列表显示未处理的公文，可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文件的批阅、修改、批示等操作
【已办】列表显示当前节点已经办理完毕的公文
【查询】在工具栏的右侧，可根据不同的条件进行准确的查询
【发送】勾选保存待发的公文，将其发送出去
【删除】将列表中勾选的公文删除
【撤销】将已发的公文撤销到待发列表中，流程已结束和处理时做了归档的公文不允许撤销流程
【归档】将列表中的公文归档到公文档案的预归档目录
【回收】公文已办后，若后续节点没有处理，则当前节点可将公文取回为待办状态
【已封发】显示已封发的公文，如果公文已封发并归档，则只显示在已归档处。
【已归档】显示已归档的公文。
【搜索】在工具栏的右侧，可根据不同的条件进行准确的查询。
【高级】系统提供公文属性的组合式查询，输入多项条件，系统根据条件进行查询。
【配置列表】单击即可在提供的配置列头中自定义显示列表显示字段；如图：
⏹操作步骤
第一步：
点击一级菜单【公文管理】，选择【发文管理】，进入发文管理界面，如图
第二步：
拟文：
填写文单、正文、添加附件、设置流程等。
其中流程可以调用流程也可以自建流程。
拟文完毕后，根据所用流程进入下一环节。
详细操作请见5.3.1.1拟文
第三步：
公文流转：
公文流程中各节点根据节点权限处理公文，详细操作请见：
5.3.1.2处理公文
第四步：
公文封发后，进入公文交换步骤。
至此，公文发文管理完毕。
5.3.1.1拟文
⏹操作说明：
新建公文的发文流程、起草公文内容、以及填写公文文头信息。
公文起草的权利需要单独由单位管理员授权，具备公文发起权后才能进行公文的新建/发送等操作。
功能键：
【发送】将公文发送出去。
【暂存】将编辑的公文进行保存，不进行发送，公文事项进入【待发】列表中，用户通过待发事项中对公文进行修改，发送。
【模板】直接调用已经建立好的系统模板。
【流程】图形的方式查看流程，可以允许直接进行流程的建立。
【插入】上传公文中要处理的附加文件，支持本地文件的插入。
【格式】选择正文的格式，包括标准正文、Word正文、Excel正文、wps文字、wps表格，其中Word正文和Excel正文需要客户端安装office软件，wps文字和wps表格需要客户端安装WPS软件。
【正文】点击正文按钮，弹出正文的编辑界面。
【补充】发起者添加正文补充，流程中节点处理人可以看到所增加的补充说明；
⏹操作步骤：
点击一级菜单【公文管理】，选择【发文管理】，进入发文管理界面，再点击【拟文】如图
注意：
拟文时调用的公文单需要系统管理员在系统后台的“公文基础设置—公文单定义”中预先设置好需要的公文单格式
第一步：
点击一级菜单【公文管理】，选择【发文管理】，点击【拟文】，自动调用系统设置的缺省公文单，此处还可以选择系统中已经设置好的其他公文单。
第二步：
建立流程。
点击【流程】的文本框，在弹出的选择人员窗口中进行人员的选择；用户也可以点击【调用模板】直接调用公文发文流程模板
第三步：
修改流程设置选择“流程查看”可查看流程图，并且可以修改节点的权限，替换、添加、删除节点，设置流程处理期限，以及启用节点处理时长要求。
第四步：
填写发文单根据设置的文单信息进行填写，如文件标题、选择公文种类、公文文号、文件密级、行文类型、填写抄送单位，主送单位，抄报单位等等文头信息。
第五步：
书写公文内容，点击“正文”，进行公文正文内容的编写。
系统支持word，excel，wps等格式。
第六步：
增加正文补充和插入附件，点击【发送】即可发送到下一个节点的人员。
第七步：
督办和跟踪公文，对已经发起的公文,发起者可以在已发公文中进行跟踪和催办操作，并可查看督办员和催办信息。
公文督办员可以在[公文督办]中进行督办。
5.3.1.2发文处理
⏹操作说明：
进行公文发文过程中文件的核稿，复核，文件签发，套红盖章封发等等一系列的处理，完成公文发文的一系列动作，并形成正式的红头公文文件进入公文交换环节。
功能键：
【扩大区域】点击扩大处理区域，如图：
【回退】退回到上一节点，处理信息一起回退。
【终止】在当前节点终止公文流程，后续节点人员不会收到相关信息。
【正文转PDF】封发节点可以把WORD格式正文转换为PDF格式正文，转换为PDF格式公文必须安装AdobeAcrobat7.0PDF软件。
【高级】包括当前会签、修改文单、文单签批、盖章等功能.
【知会】让他人看到此公文，但只具有阅读权限。
【加签】增加一个节点，并且这个节点的动作，直接影响后面所有节点的操作
【当前会签】将公文流程会签给单人或者多人，在当前节点处形成一个会签组，只有这个会签组里所有成员均处理完公文，该流程才流转到后续节点。
【多级会签】将当前公文会签给一系列子节点，提交处理结果后，当前节点处于待处理状态，当所有的多级会签下的子流程都处理完毕后，流程节点自动回到当前节点，然后进行下一步的处理。
【盖章】对公文正文内容进行电子盖章,手写签名,文字签批操作.操作的内容会显示在公文正文中。
【修改文单】修改公文单上的信息。
【文单签批】对公文单进行电子盖章,手写签名,文字签批等操作.操作的内容会显示在公文单上。
【修改正文】可对正文内容进行修改。
【常用语】回复时引用常用语。
【意见隐藏】如果用户选择意见隐藏，则用户的处理情况将对流程中其他节点人员不可见，但对公文发起者和处理者本人可见。
【插入】用户接收处理事项的过程中，可以上传多个附件。
上传后，系统将显示上传成功，并注明已上传附件的数量，并可直接打开查看附件。
【暂存】保存用户本次输入的意见和态度，暂不发出，流程将在当前用户处暂停，用户可以随时在自己的“待办”中继续处理该事项。
【提交】此节点的操作结束，提交处理意见，公文流程转入下一节点。
【撤销流程】撤销发起的公文流程，到发起者的公文待发送列表中。
⏹操作步骤：
第一步：
公文处理人员，会接收到公文处理提示信息，可以直接点击提示信息进行公文处理，也可以通过首页“待办事项”或是“发文管理”中待办页面中选择公文进行处理。
第二步：
点击公文标题后即可查看公文的相关信息，如公文标题、公文种类、公文文号等。
第三步：
点击【正文】按钮即可显示公文正文内容，进行公文正文的审核，批阅。
如图：
5.3.1.3发文处理—文单签批
⏹操作说明：
在公文处理过程中，用户可以在公文单上进行手写签字和盖章，文单签批功能可以通过单位管理员配置公文节点权限的操作来实现。
在系统初始安装时，审核和审批、会签等节点已默认授权了文单签批的权限。
功能键：
【手写签名】对文单进行核查，可以对文单进行手写签字，添加自己的意见和批注。
【文字签批】对文单进行核查，对文单进行文字批注。
【电子签章】对文单进行盖章操作。
用户可在首页的个人设置中对印章密码进行管理，也可修改印章。
5.3.1.4发文处理--修改正文
⏹操作说明：
对起草的公文正文进行核查，通过修改正文进行文件的修改完善。
修改正文包括以下操作：
正文编辑、手写批注、文字批注、文档清稿、显示痕迹、隐藏痕迹等操作。
【文字批注】输入文字进行文件修改，系统保留修改文字的痕迹。
用户可以按【显示痕迹】按钮，把文字批注的痕迹以其他颜色显示，并记录相应的修改人员。
【手写批注】是模拟手写文字进行文件修改，点击【手写批注】，此时鼠标变成铅笔形状，用户可以直接在正文内容区书写。
用户可以更换不同颜色进行书写。
【文档清稿】文档清稿是进行修改文字的整理，点击【文档清稿】，页面会分成上下两个部分，上面是带有文字修改痕迹的稿件，下面是未修改的文字原稿。
用户需要对照上面修改的文字，在原稿上重新整理文件。
文档清稿后，修改痕迹会被清掉，形成最终文稿。
⏹操作步骤：
第一步：
打开需要处理的公文，点击【处理】按钮，出现公文处理页面，在处理页面点击【高级】按钮，在该页面中选择【修改正文】按钮。
第二步：
选择所需要修改正文的方式，以下为方式中的4种：
1.文字批注：
即点击“文字批注”，可以用键盘输入文字，进行文件修改，系统提供修改文字的痕迹。
用户可以按“显示痕迹”按钮，把文字批注的痕迹以其他颜色显示，并记录相应的修改人员。
点击【手写批注】后，再点击【文字批注】进行文字修改。
2..手写批注：
模拟手写文字进行文件修改，点击“手写批注”，此时鼠标变成铅笔形状，用户可以直接在正文内容区书写。
用户可以更换不同颜色进行书写。
如下图所示：
注：
用户使用了手写批注，就不能进行文字的修改，要进行文字的修改需要先清稿。
3.显示痕迹：
显示修改痕迹；
4.文档清稿：
文档清稿是进行修改文字的整理，点击“文档清稿”，页面会分成上下两个部分，上面是带有文字修改痕迹的稿件，下面是未修改的文字原稿。
如图：
.
第三步：
完成正文的修改，填写处理意见，点击【提交】完成发文处理。
如图
5.3.3收文管理
⏹操作说明：
用于完成外来电子公文的自动登记、纸制公文的手工登记，以及拟办、批示、承办、办理、阅读、归档的处理过程。
所有这些处理节点的名称和操作权限，用户均可自定义。
公文元素和公文单的设置请参看系统管理员界面中的“公文设置”
功能键：
【登记】具有收文登记权的用户才显示【登记】按钮，登记公文
【待发】暂时不想发送的公文被保存在这个列表中
【已发】已经发送出去的公文保存在这个列表中
【待办】列表显示未处理的公文，可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文件的批阅、修改、批示等操作
【已办】已经办理了公文操作的文件保留在这个列表中
【已归档】显示已归档的公文。
【待登记】对公文交换中已签收的公文进行登记
【搜索】在工具栏的右侧，可根据不同的条件进行准确的查询【高级】系统提供公文属性的组合式查询，输入多项条件，系统根据条件进行查询。
【配置列表】单击即可在提供的配置列头中自定义显示列表显示字段；如图：
5.3.2.1登记公文
⏹操作说明：
将来文转化为本单位文件，并做记录，主要功能：
新建收文流程、登记公文信息，收文转发文。
公文收发员具有公文登记的权限。
登记交换公文具体操作：
⏹操作步骤：
点击一级菜单【公文管理】，选择【收文管理】，进入收文管理界面，如图
第一步：
登记。
点击一级菜单【公文管理】，选择【收文管理】，通过待登记公文列表,选择公文，点击【登记】，进行公文登记。
第二步：
收文处理：
文件登记发送后，下一个进行公文办理的人员会收到公文的提示信息，在系统的首页的【待办事项】中显示该公文。
办理人员可以直接点击打开进行办理，同时在公文管理中【收文管理】的待办事项中也列出了所有要办理的公文。
办理者可以对文件内容以手写批注，手写批注等方式进行文件的批阅，批示等操作。
新建收文流程具体操作
⏹操作说明：
除了选择“待登记列表”中的公文进行收文登记以外，也可以在收文管理中直接选择“登记”新建收文。
公文登记页面的操作同发文拟文，请参见发文章节
收文转发文具体操作
⏹操作说明：
在收文管理的待办列表中，选择
可以将待办收文转为发文，收文正文内容作为附件显示在发文单的附件栏里，发文名称自动转为《关于转发****的通知》。
5.3.4公文交换
⏹操作说明：
公文交换用于完成向主送、抄送、抄报单位发送公文，以及接收单位对外来公文的签收，只有部门收发员或单位收发员才具有此功能菜单。
⏹功能键说明：
【待发送】已经封发但尚未发送的公文。
【待签收】对单位内部待交换的公文进行签收，进入公文登记环节。
【文件签收】上传保存在本地的送文单，进行手工签收。
【送文单】显示已发送出去的公文，可查看详细内容和回执信息等。
【重复交换】将已发送的公文进行重复交换。
【签收单】显示已经做了签收工作的公文。
5.3.7.1公文发送
⏹操作说明：
封发后的公文排列在公文交换待发送列表中，公文收发员选择要发送的公文，填写发送单，将公文发出去。
【送往单位】选择公文送往的单位，可以选择本单位部门，也可以选择外单位。
如果是送往外单位，需要通过公文交换中心进行交换。
【查看公文】选择[查看公文]，可以查看该送文单对应的原始公文信息。
⏹操作步骤：
点击一级菜单【公文管理】，选择【公文交换】，进入公文交换界面。
第一步：
公文发送方选择待发送中的公文，点击【发送】按钮。
公文交换要求接收方已设置了公文收发员。
发送后，公文进入已发送页签中。
如图
第二步：
查看回执信息，发送员进入【已发送】页签中，查看已发送公文的回执情况，对未签收公文可进行撤销操作，也可将公文重复交换。
如图：
5.3.7.2公文签收
⏹操作说明：
单位或部门的公文收发员在公文交换处进行公文的签收，签收公文是指收取从发文单位发送的公文，进行确认，核对，注明登记人等信息。
功能键：
【查看公文】选择[查看公文]，可以查看该送文单对应的原始公文信息。
由系统后台公文开关控制。
【拒签】拒绝签收公文，将未签收公文返回发送方已发送状态。
⏹操作步骤：
第一步：
接收方在首页待办或公文交换的待签收页签中打开接收到的公文，输入签收编号、保存期限，设置登记人，点击【签收】按钮。
签收后，公文进入已签收页签中。
如图：
第二步：
签收公文时设置的登记人进入【收文管理】|【待登记】，勾选待登记公文后，点击【登记】按钮，进入收文编辑界面，进入收文流程。
一.9.文档管理
文档管理是帮助使用者管理个人、单位和项目的文件、公文以及审批流转的各种信息，并提供相应的编辑，借阅，共享，转发等操作，可以进行显性知识和隐性知识的捕获、积累、共享、利用和创新，使知识成为生产力。
⏹功能菜单：
包括【我的文档】、【单位文档】、【公文档案】、【项目文档】、【综合查询】五个子菜单。
其中【单位文档】、【公文档案】、【项目文档】下的文件夹只有具备相应权限才能查看。
⏹操作步骤：
点击菜单【文档管理】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。
一.9.1.我的文档
⏹操作说明：
存储个人的文档，提供文档的新建、修改、移动、查询等操作；支持文档发送到个人空间，支持转发协同和邮件。
其包括的功能键说明如下：
【新建】包括新建文档和文档夹功能；支持在线新增5种类型文档，分别为：
1.Html文档；2.Word文档；3.Excel文档；4.WPS文字；5.WPS表格;6.ET文档。
其中，Word文档、Excel文档、WPS文字、WPS表格需要Office控件的支持，并且客户端需要安装相应的Office或WPS软件。
【上传】从本地硬盘上传文档到服务器。
【发布到个人常用文档】推送文档到个人空间的【常用文档】中。
【发布到文件夹】推送文档到执行的文件夹中。
【转发】将新增的文档、归档的协同转发协同，关联协同和邮件。
【转发协同】在线新增的文档作为正文，上传附件作为附件，转入协同编辑界面。
【转发电子邮件】将上传附件、在线新增的office、WPS正文作为附件转入邮件编辑界面。
归档的协同也可转邮件，协同的附件作为邮件的附件，协同的office、WPS正文也作为邮件的附件。
其他模块的归档事项不可转发邮件。
【转发关联协同】在线新增的文档作为正文，上传附件作为附件，转为协同的关联信息进入协同编辑页面。
【移动】将文档、文档夹等移动到其他目录中。
【更名】修改文档或文档夹的名字。
【替换】将文档替换为本地其他上传文件。
【删除】删除所选文档；
【树型结构】左侧出现以目录树的形式进行文档目录的展示。
【查询】根据名称、内容类型等对文档进行查询。
【共享】文档夹共享给其他人，共享后出现在对方【我的文档—他人文档】中。
【借阅】文档借给他人，借阅后出现在对方【我的文档—借阅文档】中，借阅到期后自动在借阅文档中消失。
【属性】查看文档属性，填写文档的关键字和描述。
。
图我的文档
各种具体操作
⏹新建文档夹操作：
第一步：
单击【新建—文档夹】，弹出新建文档夹的窗口，输入文档夹名称。
第二步：
单击【确定】，在我的文档中显示新建的文档夹。
⏹新建文档操作：
新建Html文档、Word文档、Excel文档、WPS文字、WPS表格。
第一步：
单击【新建】，出现下拉菜单，选择要新增的文档类型。
第二步：
进入文档编辑界面，填写名称、高级属性、编辑正文，上传本地文件及关联文档，保存退出。
第三步：
编辑要修改的文档，进行修改，保存。
注意：
除Html文档外，其他四种文档（Word文档、Excel文档、WPS文字、WPS表格）需要office插件支持
⏹上传文件操作
第一步：
点击【上传】，弹出上传本地文件对话框。
第二步：
点击【浏览】，选择本地要上传的文件，确定。
⏹发送到个人常用文档操作
第一步：
勾选文档或文档夹，单击功能菜单上的【发布】—【个人常用文档】，或在文档标题后面单击右键操作，选择【发送到—个人常用文档】。
如图发布常用文档。
图发布常用文档
第二步：
提示发布成功后，可在个人空间的常用文档中看到发布的文档，如图常用文档。
图常用文档
⏹发送到文件夹操作
第一步：
勾选文档或文档夹，在标题后面单击右键操作，选择【发送到—文件夹】。
第二步：
点击【文件夹】弹出文档树形目录选择框，选择发送的文件夹点击【确定】，提示发布成功信息提示如图发布文件夹。
图发布文件夹
注意：
发送到文件夹功能与【映射】功能是一样的，下面不在对映射做单独描述。
⏹文档信息转发协同与邮件操作：
在文档中心中，允许将新增或上传的文档和归档协同，以邮件的形式发送到外部，也允许以协同方式发送到内部流转，实现文档信息和邮件、协同三方面的信息互通。
第一步：
勾选要转发的文档或协同，单击功能菜单上的【转发】；或在文档标题后面单击操作，选择【转发】，如图转发。
图转发
第二步：
单击【协同】或【电子邮件】按钮，文档会作为附件进入协同或邮件的编辑界面，如果是选择归档的内部协同信息，那么文档作为邮件或者协同正文进入编辑页面；如果选择【关联协同】那么文档信息作为关联信息进入协同编辑页面，选择需发送的人员或是邮件地址，进行发送。
⏹移动文档或文档夹操作：
第一步：
勾选要移动的文档或文档夹，单击功能菜单上的【操作】-【移动】按钮；或在文档标题后单击右键操作按钮，选择【移动】按钮。
如图移动。
图移动
第二步：
在弹出的选择目标文档夹对话框中，单击选择要移动的位置，确定。
如图选择目标文档夹。
图选择目标文档夹
⏹文档借阅操作：
第一步：
点击需借阅的文件的“属性”，弹出新窗口，选择“借阅”，如图属性。
图属性
第二步：
添加借阅人。
点击“添加”按钮，选择人员后确认。
若删除人员，则勾选需删除的人员，单击“删除”按钮即可。
系统默认借阅期限是从借阅当日起一周，用户可以分别点击起止日期自定义借阅时间。
完成文档借阅设置后，单击“确认”按钮，完成并保存文档借阅设置，如图借阅。
图借阅
注意：
用户必须对当前文档有全部权限。
升级会员 