生产类采购管理制度.docx
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生产类采购管理制度
一、目的
为规范产品类的采购申请，降低成本，提高各部门工作效率，特制定此制度
二、范围
适合产品类物料采购申请作业。
三、定义
产品类：
11
FERT成品
12
HALB半成品
13
BUY外购件
14
PART零部件
15
SCFL生产材料辅料
16
WXJ外协件
26
CPBZ成品包装
四、规范
第1章采购规划与计划管理工具4
一、采购战略规划工具4
采购战略规划管理制度4
二、采购计划管理工具7
1、采购计划管理制度7
2、采购计划审批制度9
第2章采购预算管理工具11
一、采购预算管理制度11
1、采购预算管理办法11
2、采购预算编制制度14
第3章采购价格评估管理工具17
一、采购价格管理制度17
1、采购价格管理制度17
2、采购价格控制办法21
第4章采购质量控制管理工具24
一、采购质量保证体系建立工具24
供应商认证与实施管理制度24
二、采购物资验收控制工具24
1、采购验收实施细则24
2、采购质量问题处理办法28
三、采购质量控制与改善工具31
采购质量保证协议31
第5章采购订单与交期管理工具34
一、采购订单管理制度34
1、采购订单管理办法34
2、订单跟踪管理办法36
第6章采购谈判与合同管理工具39
一、采购谈判管理工具39
采购谈判议价管理制度39
二、采购谈判与合同管理制度41
1、采购合同管理制度41
2、采购合同评审制度47
第7章采购库存与成本管理工具50
一、采购成本管控工具50
1、采购成本控制制度50
2、采购成本控制考核方法53
二、采购库存管控工具55
1、库存成本控制办法55
2、库存周转管理制度60
第8章采购风险与监督管理工具62
采购风险控制办法62
一、采购监督与稽核管理制度66
1、采购付款稽核制度66
2、采购腐败处理办法69
第9章供应商管理工具72
一、供应商管理制度72
1、供应商调查办法72
2、供应商绩效改进办法75
第10章采购招标管理工具76
一、采购招标管理制度76
1、采购招标管理细则76
2、招标公告管理办法82
第11章采购结算管理工具86
一、采购结算管理制度86
1、采购结算管理办法86
2、采购付款管理办法89
第12章采购方式管理工具91
一、项目采购管理工具91
1、项目采购管理办法91
2、项目采购结算办法94
第13章采购人员管理工具96
一、采购人员工作规范96
1、采购人员道德管理办法96
2、采购人员培训管理制度99
二、采购人员管理方案........................................................................................................103
1、采购人员反贿赂承诺书................................................................................................103
2、采购人员保密协议........................................................................................................104
附录：
企业采购招标手册设计107
第1章采购规划与计划管理工具
一、采购战略规划工具
1、采购战略规划管理制度
以下是某企业的采购战略规划管理制度，供读者参考。
制度名称
采购战略规划管理制度
受控状态
编号
执行部门
监督部门
编修部门
第1章总则
第1条目的
为有效指导采购战略的制定工作，为本公司制定长远的采购发展目标，确保采购战略能够支持公司的总体规划与布局，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于公司采购战略制定过程的调研、目标设计、职责划分、成本、控制策略制定等环节。
第3条岗位职责
采购战略规划涉及的主要岗位职责如下表所示。
采购战略规划岗位职责一览表
岗位
具体职责
采购总监
1．主持采购战略的规划和制定工作，并审核采购规划的科学性
2．组织制定采购管理的流程和制度，确保采购工作规范化
3．组织选择合适的采购方式，制定成本控制和风险控制策略等
采购经理
1．在采购总监的领导下，负责采购规划的制定工作
2．协助采购总监规划采购部门组织职能，制定相关流程和制度
3．对采购方式选择、成本控制、风险控制等事项提出宝贵的意见
采购人员
1．负责收集采购与供应市场的信息和相应的趋势
2．负责编制采购规划过程中的各类相关文件
第2章采购战略规划分析
第4条公司采购战略规划分析
1．在制定采购战略规划之前，采购人员需准确了解公司长期的发展规划，主要应包括未来5～10年公司主要的发展方向。
2．采购人员还需分析公司战略成本，从中长期发展的角度来判别公司的成本构成情况和趋势。
第5条采购环境分析
采购环境分析的工作要点
第6条确定采购战略目标
1.在通过对公司战略规划和采购环境的分析之后，采购总监需在采购经理的协助下，确定公司采购的中长期战略目标。
2.采购战略目标包括采购作业目标，采购质量目标，采购数量，采购方式，采购人员和组织，采购价格与成本目标等内容。
3.战略目标制定后，应及时上报总经办审核，审批通过后，需作为采购工作规划的指导性纲领。
第3章采购战略规划的制定
第7条采购流程优化设计
1.采购总监、采购经理应根据下级人员提交的现有采购流程状况进行分析、整合，找出需要进行流程优化的步骤。
2.采购规划人员应在对现有流程进行充分论证的基础上，与相关作业人员一起制定出新的采购流程，提高采购工作效率。
第8条确定采购相关标准
1.制定采购标准。
采购规划人员应当及时制定采购标准，包括采购交期标准、物资接收标准、供应商质量标准等，并形成相应的标准文件。
2.物资接收标准。
物资接收标准将作为公司统一的物资管理指导性文件，其中应该描述以下六个方面的内容。
（1）收货质量检验方法、检验程序。
（2）采购物资的验收标准和政策。
（3）第三方加工的程序和管理办法，物资返工、返回和报废处理的原则。
（4）危险物资的管理办法。
（5）收货差异的处理方法。
（6）收货质量问题的解决方法等。
3.供应商管理标准。
采购规划人员需确定本公司的供应商管理标准和政策，并及时编制相应的指导文件。
第4条确定合理的采购方式
采购规划人员应当确定合理的标准，明确规定在满足何种情况下采用何种采购方式，具体内容如下。
1.确定招标采购需满足的采购规模，对于在此规模以上的采购项目，原则上均采用招标采购方式。
2.确定采购外包需满足的条件，并严格控制外包商资质。
3.确定集中采购和分散采购的物资类型。
4.确定内部、外部采购需满足的条件，并确定在何种情况下必须采用内部采购。
第5条确定采购风险及成本管理措施
1.制定采购成本控制策略。
采购规划人员需制定新规划期内的采购成本控制策略、成本控制计划，并确定主要责任人和实施要项，以指导规划期内采购成本控制工作。
2.制定采购风险规避措施。
采购规划人员还需根据过去工作中出现的采购风险制定相应的采购风险规避措施，确定完善的供应商维护策略，从采购质量、交期、价格、售后服务、财务等方面规避采购风险。
第6条形成完善的采购战略
做好采购战略规划的各步骤之后，采购人员应及时编制各类文件，形成完整的采购战略规划书，作为规划期内采购活动的指导纲要。
采购人员需不断根据实际情况修改采购战略规划，使战略适应公司内外部环境。
第4章附则
第7条本制度由总经办负责制定与解释。
第8条本制度报董事会审议批准后，自颁布之日起执行。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
二、采购计划管理工具
1、采购计划管理制度
以下是某企业的采购计划管理制度，供读者参考。
制度名称
采购计划管理制度
受控状态
编号
执行部门
监督部门
编修部门
第1章总则
第1条目的
为加强采购计划的管理，保证公司各部门的采购工作按时、按质地完成，确保公司生产经营活动顺利有序地进行，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于公司所有物资采购计划的执行和管理工作。
第3条职责划分
1.采购部负责组织编制年度、季度、月度采购计划，并严格监督与控制其执行情况。
2.公司总经理负责审批采购计划。
第2章采购计划的编制与审批
第4条采购计划的编制依据
采购计划人员制订采购计划时，应考虑经营计划、需求部门的采购申请、年度采购预算、库存状况和公司现金流状况等相关因素。
第5条编制采购计划应注意的事项
1.采购计划应避免过于乐观或保守。
2.采购计划编制过程中，应考虑公司年度目标达成的可能性。
3.分析销售计划、生产计划的可行性和预见性。
4.注意物资需求计划与物资清单、库存状况的确定性。
5.考虑保障生产与降低库存之间的平衡。
6.注意物资采购价格和市场信息的可能变化。
第6条采购计划的编制步骤
1.明确公司经营计划
（1）采购计划人员需要明确掌握公司于每年年底制订的下一年度的经营计划。
（2）采购计划人员需掌握年度经营目标、客户订单意向、市场预测等资料，进行较准确的销售预测。
2.明确公司生产计划和库存状况
（1）采购部应及时掌握生产部制订的生产计划，以及生产部根据库存状况制订的物资需求计划。
（2）采购部应掌握各部门根据年度目标、经营计划和生产计划等预测的各种消耗物资的需求量。
3.编制采购计划
采购部需要汇总各种物资的需求和请购单据等，据此编制采购计划并上报采购经理、总经理审批。
第7条采购计划的审批
采购计划由采购部根据审批后的“采购申请单”制订。
相关人员在授权范围内对各类采购计划进行审查和批准后，将采购计划报送财务部审核。
采购计划审核的主要内容如下。
1.采购计划是否符合企业的生产经营计划。
2.采购目标是否合理、得当，采购的物资是否遵循成本最优的原则。
3.物资消耗定额、物资采购批量是否准确，库存储备量是否存在过高或过低的现象。
4.采购计划表中的内容是否符合规定要求。
第3章采购计划的执行与调整
第8条采购计划的执行
1.采购计划的分解。
采购计划主管将审批后的采购计划按照时间和职位进行分解。
2.采购任务的下达。
对采购计划进行分解后，采购经理需要将采购任务分配到各个岗位并落实责任，向采购人员说明采购的品种、数量、价格、期限和供应商的情况等内容。
3.采购任务的执行。
采购部负责做好采购过程中采购数量和交货情况等信息的记录，采购计划主管对采购部执行计划的过程进行监督。
第9条采购计划的变更管理
1.若计划执行过程中出现异常问题，采购部应对计划做出调整。
2.对于已经审批的采购物资，请购部门如果需要变更物资的规格、数量或撤销采购申请，必须立即通知采购部，以便采购部及时根据实际情况更改采购计划。
第10条采购计划的增补管理
1.各需求部门在发现采购物资不能满足业务需求时，应编制“增补需求计划申请表”。
2.采购部需编制相关的说明文件，说明增补物资需求的原因以及已采购物资的使用状况，附在“增补需求计划申请表”之后。
3.申请表经需求部门经理审批签字后，递交采购部。
4.如果增补需求的申请符合公司相关规定，则采购计划人员应着手编制采购计划增补方案；如果增补需求的申请不规范或申请原因不充分，采购部有权驳回相关部门的申请。
5.采购计划增补方案经采购经理、财务部、总经理分别审批通过后，便可作为增补采购计划的依据。
6.增补采购计划制订完成后，采购部应将其发送至需求部门，作为采购增补实施的依据。
第4章附则
第11条本制度由采购部负责制定与解释。
第12条本制度报总经理办公室会审议批准后，自颁布之日起执行。
修订
记录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
2、采购计划审批制度
以下是某企业的采购计划审批制度，供读者参考。
制度名称
采购计划审批制度
受控状态
编号
执行部门
监督部门
编修部门
第1章总则
第1条目的
按照“权责分明、相互制约、相互监督”的原则，公司在实施采购计划控制时必须明确计划审批机构、计划制订机构和计划执行机构，并按照岗位分工控制原则赋予三大机构在采购计划控制中的相应职责和权限，为实现上述目的，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于采购计划在编制、执行、调整以及考核的工作中的审批事宜。
第3条责任部门
1.公司采购计划的审批人员:
总经理或采购总监。
2.公司采购计划制定人员:
采购计划主管。
3.采购计划执行机构:
采购部及各请购部门。
第2章采购计划编制的审批
第4条采购计划编制的审批
采购计划由采购部根据审批后的“采购申请单”制订。
相关人员在授权范围内对各类采购计划进行审查和批准后，将采购计划报送总经理审批。
1.年度采购计划由总经理审批。
2.季度、月度采购计划由采购经理审核、采购总监审批。
第5条采购计划审批的内容
1.采购计划是否符合企业的生产经营计划。
2.采购目标是否合理、得当。
3.物资消耗定额、物资采购批量是否准确。
4.库存储备量是否存在过高或过低的现象。
5.采购的物资是否遵循成本最优的原则。
6.采购计划表中的内容是否符合规定要求。
第3章采购计划执行与调整的审批
第6条采购计划执行的审批
1.年度采购计划审批通过后，采购计划主管将其分解下发。
2.请购部门提出的请购要求必须经部门经理审批签字。
3.采购部负责审核请购需求是否在年度采购计划之内，不在计划之内的必须上报总经理审批。
第7条采购计划调整的审批
1.对于已经审批的采购物资，请购部门如果需要变更物资的规格、数量或撤销采购申请，必须报采购部审批，以便采购部及时根据实际情况更改采购计划。
2.需要增补需求计划时，各需求部门应编制“增补需求计划申请表”，经需求部门经理审批签字后递交采购部审核，通过后，编制采购计划增补方案。
3.采购计划增补方案分别经采购经理、财务部、总经理审批通过后，采购部应将其发送至需求部门。
第4章采购计划分析与考核的审批
第8条采购计划执行总结
采购计划主管定期编制计划执行情况报告，上交采购经理、采购总监、总经理审阅、分析。
第9条采购计划分析
各上级领导对采购计划主管提交的计划执行情况报告进行分析，编制计划执行情况分析报告。
第10条采购计划执行奖励
1.采购总监根据分析结果编制奖惩方案，交总经理审批。
2.公司根据审批通过的奖惩方案，及时对相关部门进行奖惩，以调动相关部门及人员的积极性。
第5章附则
第11条采购部负责本制度的制定、解释及修订工作。
第12条本制度报总经理办公会审议通过后，自公布之日起执行。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
第2章采购预算管理工具
一、采购预算管理制度
1、采购预算管理办法
以下是某企业的采购预算管理办法，供读者参考。
制度名称
采购预算管理办法
受控状态
编号
执行部门
监督部门
编修部门
第1章总则
第1条目的
为了达到以下目的，特制定本办法。
1.加强公司对采购预算的管理，确保公司生产经营活动顺利、有序地进行。
2.提高资金的利用率，有效地降低采购成本。
第2条适用范围
本办法适用于公司物资采购预算的编制、审批、执行、调整、评价等管理工作。
第3条职责划分
1.采购部负责组织编制年度、季度、月度采购预算，并严格监督与控制其执行情况。
2.财务部协助采购部制定采购预算，整合公司整体预算。
3.公司总经理负责审批采购预算。
第2章采购预算的编制
第4条形成采购需求
采购计划人员参与生产计划的制订和变动调整工作，形成物资需求计划。
第5条编制月度采购预算
采购预算专员每月1日根据以下资料，结合采购预算结果、月底物资库存量、安全库存量和采购提前期等因素，编制月度采购预算。
1.各需求部门递交的年度采购计划调查申请。
2.阅读材料、备件、固定资产需求计划。
3.仓储部门递交的收发存报表。
4.物资需求计划等。
第6条提交月度采购预算
采购预算专员根据历史交易价格和供应商提供的到货信息，在月度采购预算表上填制价格信息和预计到货日期后，提交正式的月度采购预算，经采购经理审核确认后，提交总经理审批。
第7条预算审批控制
对于预算计划内外的采购，都必须先经采购经理、总经理审批后，再送至财务部进行核准并划拨款项，然后由采购部进行具体实施。
第3章采购预算的执行
第8条采购预算执行方式的选择
采购部应根据采购物资的使用情况、需求情况、采购频率、价格稳定性等情况选择最佳采购方式。
第9条采购预算执行的要求
在采购预算执行过程中，必须遵循以下三项要求，在保证采购质量的同时控制采购支出。
1.采购人员必须对供应商的产品质量、性能报价、交货期限、售后服务等做出评价，以供选择时参考。
2.采购时，必须以合理的价格购取得较高质量的物资。
3.采购人员须按照使用部门的需要日期及需要数量联络供应商及时供应，降低公司的缺货成本。
第10条采购预算执行
1.对于经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保留；如确有需要，下期补办相关手续。
2.对于未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，追加补办相关手续。
3.采购预算由使用部门严格执行，其他部门予以监督。
第4章采购预算的调整
第11条采购预算需要调整情况
当发生下图所示的五种情况之一时，采购预算需要进行调整。
采购预算调整的五种情况示意图
第12条采购预算的调整要求
1．采购预算调整审批程序与采购预算编制的审批程序一致，不得更改。
2．遇到下列情况之一的，采购预算需要进行调整。
（1）公司经营方向发生变更。
（2）受重大自然灾害的影响。
（3）公司内部发生重大政策调整。
（4）公司外部发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策调整等。
（5）市场经济形势发生重大变化，使得公司经营目标需要调整。
第5章采购预算的评价
第13条编制采购预算工作总结
采购经理应在采购预算执行后对采购预算执行工作进行总结，并提交采购总监审核。
第14条采购预算执行情况分析评价
采购总监应该通过对采购预算工作总结的分析研究，结合对采购过程的监督和检查情况，并参考总经理和其他相关部门意见，对采购预算执行情况做出评价。
第15条采购预算执行改进
采购部应根据采购总监反馈的评价结果制定相应的采购执行改进方案，并提交采购总监、总经理审批，经批准后执行改进。
第6章附则
第16条本办法由采购部负责制定与解释。
第17条本办法报总经理办公室会审议批准后，自颁布之日起执行。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
2、采购预算编制制度
以下是某企业的采购预算编制制度，供读者参考。
制度名称
采购预算编制制度
受控状态
编号
执行部门
监督部门
编修部门
第1章总则
第1条目的
为达到以下两个目的，特制定本制度。
1．规范采购预算编制工作，加强公司对采购预算的管理。
2．提高资金的利用率，有效地降低采购成本。
第2条适用范围
本制度适用于公司采购预算的编制工作，除另有规定外，均按本制度的规定办理。
第3条职责划分
1．采购部负责根据采购计划编制采购预算，并严格执行。
2．财务部协助采购部制定采购预算，整合公司整体预算。
3．总经理负责审批采购预算。
第2章采购预算编制要项管理
第4条采购预算编制目标
1．采购部根据采购预算进行采购，控制采购费用的支出。
2．财务部根据预算筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性和及时性。
第5条采购预算编制依据
1．生产经营所需的物资数量。
2．预计的物资期末库存量。
3．本期计划未结转库存量。
由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确定。
4．物资计划价格。
由采购部根据物资的当期价格，结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。
第6条采购预算编制原则
采购预算编制原则
第7条制订采购预算编制计划
1．采购部应就采购预算编制时间、重点工作等编制采购预算编制计划。
2．采购部应就编制预算的时间与财务部协商沟通，以获得财务部的帮助。
3．采购部应与各部门加强沟通，索取采购预算编制的相关文件，以便能够对采购物资进行整体把控。
第8条选择采购预算编制方法
采购部根据采购物资的具体内容，选择编制采购预算的方法。
具体的采购预算编制方法如下表所示。
采购预算编制方法一览表
编制方法
内容
固定预算
◇以预算期内正常的、可实现的某一业务量水平为基础来编制的预算
◇适用于固定费用或者数额比较稳定的预算项目
零基预算
◇不考虑以往的情况，一切以零为起点，根据未来一定时期的采购需求，确定采购预算是否有支出的必要和支出数量的大小
概率预算
◇大体估计其发生变化的概率，以判断和估算各种因素的变化趋势、范围和结果，然后进行调整，计算出期望值的大小
滚动预算
◇在编制采购预算时，将采购预算期与会计期间脱离，随着采购预算的执行不断地补充预算，逐期向后滚动，使采购预算期间始终保持在一个固定的长度（一般为12个月）
第9条提出准确预算数字
1．采购部应采用目标数据和历史数据相结合的方式确定预算数字。
2．采购部必须对预算留有适当的余量，以应对可能出现的紧急状况。
第10条编制采购预算草案
1．采购部根据预算数字编制采购预算草案，报财务部审核。
2．采购部应与财务部进行协商，在充分考虑公司的现实状况、市场状况和公司预算的基础上，综合平衡采购预算草案。
第11条改善采购预算草案
采购预算应根据以下三个步骤加以改善。
1．确定预算偏差范围。
采购部根据实际情况选定一个偏差范围。
偏差范围可与根据行业内平均水平或公司的实际经验来确定。
2．计算预算偏差值。
为了控制和确保采购工作的顺利开展，应确定比较采购实际支出和采购预算支出的差距，计算预算偏差值。
3．调整不当预算。
如果预算偏差值超过允许范围，采购部应及时分析原因，对具体的预算提出修改建议，进行必要的改善。
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