销售发货业务流程.docx
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销售发货业务流程
销售发货业务流程
一.目的为了更好地促进订单执行工作，进一步提高发货效率，特此制定本流程。
二.适用范围适用于公司对外的销售业务，从敲定销售订单到客户收到货物后的整个过程管理。
三.部门职能营销中心：
负责订单处理和内外协调的业务部门，包括市场部、内贸部、外贸部、采购部，由营销总监统一管理运作。
计财中心：
负责销售过程中的货款查验、发票、帐务处理，由财务总监和各驻厂财务会计组成。
生产中心：
负责产品的生产、包装、储存、质量、以及安全装车。
物流中心：
负责货物的安全运输、调配、货物单据以及XX库管理。
四.步骤
I.合同
△业务谈判：
业务员收到客户询盘后，参照公司基价，结合公司相关规定给客户报价，确定合同具体事项，直至确定合同各项条款。
△合同审批，业务员将商定的合同各项条款报领导审批，按照基价要求，逐级审批，通过后提交销售产品订单。
△合同制作与确认：
内贸业务：
业务员向市场部合同专员提交销售产品订单，由其制作、传真，保存合同，合同确认后通知业务员制作内部订单；
外贸业务：
业务员在订单获得批准后，制作、传真合同，由单证部审核后监督执行并保存合同，合同确认后业务员制作内部订单。
△合同执行：
执行合同过程中，所有经手人员不得直接更改已经生效的合同。
II.内部订单受理
a）内部订单分发步骤，业务员根据合同各项条款填写《内部订单》，市场部合同专员/外贸部内勤据知权范围，将《内部订单》分为四式八联，发给送各部门相关负责人，步骤入下：
•物流中心——物流经理和物流内勤物流内勤根据《内部订单》制作《发货明细》给驻厂物流调度。
若是涉及到XX仓库发货，物流经理要和营销总监助理沟通发货事宜，开具《内部货物调配单》给工厂及时备货。
•生产中心——工厂客服、生产调度和厂长，质量部，工厂客服根据《内部订单》的要求和先后顺序排定货物发货顺序并查款制作《发货通知单》；生产调度和厂长按照《内部订单》要求安排生产。
质量部在产品入库和发货装车前按照《内部订单》查验货物是否符合客户要求。
•计财中心——驻厂会计
按照《内部订单》查款，开具《发票》、《出库单》
•营销中心——营销总监和总监助理。
如果有贸易产品采购由营销中心采购部和外贸部采购组统一配合执行。
在准备发货期间，若遇到客户临时取消合同，业务员在经过部门经理同意后，第一时间通知工厂客服取消订单，并以红色订单冲销原订单，该订单号不得取消。
b）货款及交易风险管控第一、内贸预付款合同，由财务内勤通知工厂客服到帐情况，内贸货到付款合同，财务内勤要核对该客户以往是否欠款，欠款有无恶意拖延现象，提交《账龄分析》报表，给营销中心判断，由部门经理及营销总监审批是否同意发货。
第二、外贸预付款合同，由单证查款到帐情况，并通知财务和业务员，非预付款合同，由单证提交应收账款情况，通知业务员催款，有付款风险的客户，必须经过营销总监同意方可发货。
III.发货作业
1生产备货：
在生产中心收到《内部订单》之后，生产调度按照订单要求统筹安排生产，货物生产包装入库之后，仓库库管要及时通知工厂客服，在遇到供货紧张时要和营销中心总监沟通，排定货物生产备货的先后顺序，如果计划停产或者突发停产要及时通知营销中心各部门知晓；
XX仓库备货：
由物流经理和营销总监助理合议，确定XX仓库备货明细，由单证部副经理开具《XX库货物调拨通知单》给工厂仓储客服，客服开具《XX库备货通知单》，一式四联分别为存根、物流、仓库、生产，交相关部门，依据本《发货流程》发货到XX库。
货到XX库之后，由XX库负责保管出库。
XX库出库：
根据物流经理及营销助理决定，由XX库发货给客户时，由工厂客服开具《发货通知单》注明XX库发货，一式三联，分别为存根、财务、物流（XX库），将物流联通过传真、或邮件、或扫描形式通知XX库出货，财务开具《出库单》交仓库登记台帐。
涉及到液体产品糠醇糠醛亏库的问题，参照公司的亏涨称处理规定处理。
2XX库作为公司二级库，既XX仓库等同于工厂仓库，具体发货流程按本发货流程规定操作。
3工厂发货：
◆确认发货
内贸货物
内贸款到发货客户，工厂客服根据驻厂财务的《到款通知》，结合《内部订单》之要求，事前确认仓库存货情况，并且和业务员联系，若具备发货条件则确认发货；若是内贸货到付款客户，则工厂客服只需按照《内部订单》之要求，事前确认仓库存货情况，并且和业务员联系，确认发货。
外贸货物
工厂客服根据单证部的《入货通知/订舱确认单》，结合《内部订单》之要求，事前确认仓库存货情况，并且和业务员联系，若具备发货条件则确认发货；
◆通知发货工厂客服开具《发货通知单》给工厂物流调度员找车，同时将《发货通知单》给财务和仓库各一份，财务作为开具《出库单》的依据，仓库作为备货的依据。
车到厂后，再开具《发货程序》和《收货确认单》给物流调度，并通知业务员发货和预计到货时间。
同时，客服在装车前通知财务开具《出库单》交仓库。
◆物流执行物流调度在收到《发货通知后》找车，确定运输车辆后结合物流内勤给的《发货明细》和司机签订《运输协议》，同时开具《装车单》、《运费结算凭证》，合并将《收货确认单》、其他票据或者物件一起交给司机，要求司机按《内部订单》要求送货，并监督车辆送货货途中的交货情况。
◆货物装车仓储部经过核对《出库单》与《装车单》无误后，按《装车单》要求装车；货物监装过程由质量部、物流调度及司机一起执行。
质量部按照《内部订单》之要求查验质量是否符合，不符合则必须征求业务员意见再做不合格处理。
物流调度和司机必须指导装卸工装车，同时负责核对产品包装和数量，出厂数量不对，工厂概不负责。
◆货物出库、出厂及送达物流调度带领司机一起到仓库，凭《装车单》和《发货程序》到仓库装车；仓库库管查验单据后装车，装车完毕，仓库库管在《装车单》上签章，其中一联作为《出门证》给司机出厂，每天早晨9点前财务收回出门证并核对，发现错误及时处理；货物按规定送抵客户后，司机要返回《收货确认单》给工厂客服留存，《运费结算凭证》则由客服签章后交给物流结算运费。
4外贸贸易产品发货，合同签订后，贸易产品采购组按照合同要求进行采购，若是我司原材料则按照发货流程执行。
纯贸易产品，如果需要我司自行倒包和贴唛头，则按照发货流程，将货物拉至我司仓库（XX仓库）按合同要求处理。
贸易产品可以直接发港口的合同，由外贸业务员和单证操作进行操作，具体流程参照《单证业务流程》
5外贸发货详细流程补充
5.1）外贸部单证订舱、准备单据
5.1.1）据付款方式不同，如L/C付款，需要催证、审证、改证。
5.1.2）订舱订好船后，传《订舱委托书》给货代。
5.1.3）准备单据
去外管局申领《核销单》，海关购买《报关委托书》《出口报关单》，如是危险品去商检局办理危包证》，如是法捡产品还要领取《换证凭条》，据客户要求在商检局办理《重量证》《品质证》
《产地证》，或者贸促会办理《一般产地证》。
自己制作《发票》、《装箱单》。
5.1.4）危险品申报、报关将《核销单》、《报关委托书》、《出口报关单》、《发票》、《装箱单》、《合同》、《危包证》、《换证凭条》寄与货代进行危险品申报、报关。
5.1.5）原材料采购采购部据订单及生产计划采购原材料。
5.2）物流中心发货外贸部单证收到《入货通知单》后，传给工厂客服，签发《发货程序》，驻厂财务开具《出库单》，仓库出货，驻厂运输调度确定运输车辆，并与之签订《运输合同》，质量部监装，合格后准予出厂，车辆拿出门证出厂。
由营销总监或助理决定是否在XX仓库备货。
车辆运往XX仓库或危险品仓库。
5.3）集港、结关在结关前进行危险品申报、报关。
5.4）海运在船开之前外贸部单证确认提单，如贸易术语是CIF需要投保。
船开之后，给客户发《装船通知》，贸易术语是FOB，CFR的，通知客户投保。
5.5）外贸部单证交予单据将各种单据据付款方式的不同邮寄单据或交银行。
如付款方式是电汇、T/T预付，提单副本，全额预付，电放将单据邮寄客户，如付款方式是L/C，D/P，D/A，CAD，OA将单据交予银行。
5.6）客户清关
5.7）客户验货验收合格，入库，不合格，进入投诉处理程序。
5.8）客户付款据付款方式不同付款。
5.9）核销、退税银行收到款后，出具记帐联供财务下账，核销联供核销用，核销前需要银行在海关退下来已用核销单上面批注到款日期，金额和盖章。
拿核销单、出口报关单、发票和核销联去外管局核销。
核销完毕后，拿核销单的核销联、出口货物报关单黄联、发票交予财务申请退税，收到退税款后出口手续完毕。
五.单据
5.1、销售产品订单
此单一式一联，由业务员填写，按规定经过内部逐层审批同意之后，内贸提交给市场部合同专
员制作合同，此单由市场部留存。
外贸提交给单证部合同专员制作合同，此单由单证部留存
样式
销售产品订单
年月日
客户名称
产品名称
产品规格
产品数量
产品包装
价格
出厂价
到货价
付款方式
交货期限
开票情况
□增值税发票
□普通发票
运输要求
备注
业务员：
主管：
领导复核：
5.2、内部订单合同确立之后，当天由业务员填写，统一交给内贸内勤或者外贸内勤，分发给各职能部门，本单四式八联，一联给物流经理和物流内勤确认留存，二联给驻厂财务会计确认留存，三联给生产厂长和调度确认留存，四联给工厂客服、营销总监及总监助理确认留存。
物流中心，物流经理和物流内勤，物流内勤再根据内部订单给驻厂物流调度出具发货明细一份，此单只注明物流须知的信息；
生产中心，生产厂长和调度各一份，由他们组织生产；计财中心，驻厂会计一份，只留财务须知。
工厂客服，销售总监、销售总监助理，各一份，此联是内部订单的全部信息。
详见附件1《内部订单》
5.3、发货通知单由工厂客服开具，目前是《包装通知单》，分别给生产、财务、仓库，作为货物生产和储备之凭据。
一式四联，一联存根，二联财务确认并留存，三联生产确认并留存，四联仓库留存
如下附件
物管部：
编号
货物
名称
发货
日期
到货
地点
总数量
（吨）
桶的数量
（只）
包装物
类别
包装规格（kg）
备注：
请按下列要求安排车辆包装装车通知人：
日期：
年月日
一联：
存根（黑色）二联：
物流（红色
三联：
仓库（绿色）四联：
财务（蓝色
5.4、发货程序由工厂客服开具，作为物流装车及送货的凭证，并具备对仓库的提货凭证之功能，一式两联，给物流一份，留存一份。
如下附件：
发货程序（内贸）
序号：
客服：
货物名称：
订单号：
数量：
包装：
标签：
发货时间：
物流部：
1．车号：
，司机：
，
联系方式：
。
2．物流公司：
，联系方式：
。
经办人:
仓库：
1．出货数量：
吨，件数。
2．运输车辆状况。
经办人：
质量部：
1．经抽查货物的质量和数量；
2．是否有标签，如果有标签，粘贴是否规整牢固；
3．出运货物的包装物是否合格；
4．运输车辆是否合格；
经办人：
司机：
1．清点所装货物的件数；
2．检查有无破损的包装件；
3．有关注意事项是否清楚；
经办人：
5.5、装车单
由物流中心驻厂物流调度开具，明确承运车辆装货数量和产品情况，一式三联，留存一联，仓
XXX有限公司装车单
5.6、收货确认单
由工厂客服开具，注明产品名称，数量，包装等基础信息，一式三联，客服留存根一份，客户留存一联，司机带回一联回执，确认客户按质按量货物收讫，如果有随车带的单据、发票或者样品也要在此单上注明。
（尤其是货到付款，或者有账期的客户必须带回回执，以备不时之需，回执返回工厂后由工厂客服妥善保管）
收货确认单
收货单位
联联
客存户根（（绿黑色色
））
联
回
执
（
红
色
）
送货地址
联系人及电话
产品名称
规格
数量
包装
随车票据
注意事项：
以上货物及单据全部收到，或实际收到。
收货人签字/盖章：
收货日期：
5.7、运费结算凭证
由工厂物流内勤开具，一式二联，一联物流存根，二联承运方留存作为运费结算凭证在财务结算运费，在货物送抵客户之后，带回客户回执经客服签字确认之后，经物流统一到财务领取运费。
样式如下
5.7、运输协议由工厂物流调度和运输司机签订，样式如下：
XXX有限公司
货物运输合同
为了提高货运经济效益，明确承、托双方的权利和义务，本着平等互利的原则，经双方协商达成合同如下：
甲方：
货主姓名发货单位电话
乙方：
车主姓名单位身份证号电话车号发动机号车架号驾驶员姓名住址电话驾驶员登记号
一、货物简介：
货名
单位
数量
里程
（公里）
货物总值
合计总运费
合计运费大写：
、装货时间：
年月日
卸货时间：
年月日
卸货地址：
如不能按时到达目的地，一切费用由承运方负担。
三、运费结算方式，
四、运输期间，住宿、过桥、过路、过渡费由乙方负责，油费由乙方负责。
五、乙方在运输过程中因事故或车证不全以及违章所造成的经济的损失，由乙方承担。
六、如在运输过程中货丢失，雨淋损坏造成损失，乙方应全部赔偿甲方货物损失价值。
七、如单方违约造成的一切后果和经济损失，由违约方负责赔偿。
八、合同争议解决方式：
协商解决，协商不成时由甲方所在地法院管辖。
九、本合同一式二份，双方签字生效，具有法律效力。
甲方（签章）乙方（签章）
5.8、XX库货物调拨通知单
XX库货物调拨通知单编号：
填表时间：
货物名称
规格型号
数量
到货时间
包装要求：
唛头要求：
6.1、退/换货受理原则：
货物在合同异议处理期限内，同时货物按照《物质安全数据单》的储运要求操作，产品出现了不符合同规定的情况。
6.2、处理：
客户提出退/换货申请，经过部门经理审批通过，在市场部调查之后，如确系符合公司退/换货标准，如是质量问题，报请公司质量部查找质量责任和制定预防措施；若是其他问题则报请相关部门查找原因，之后协同业务员和客户进行调解。
如调解不成，客户仍坚持退/换货，
经报请公司营销中心，营销总监同意后方可进行退/换货。
同意客户退/换货后，由市场部通知工厂客服准备接收，由客户或者我司寻找物流进行退/换货，货物到厂后，由工厂客服进行拍照留底，化验室取样进行化验比对。
仓库按要求入库，并提交生产返工处理。
附件：
客户退/换货处理单
客户退/换货处理单编号：
填表时间：
客户名称
货物名称
规格型号
包装
数量
订单号
发/到货时间
业务员
联系方式
退/换货原因：
业务部门意见：
市场部调查意见：
领导审核意见：
工厂处理：
相关部门整改措施：
备注
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