集团合同管理规定.docx

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集团合同管理规定

版次

第一次

页数

17 页

版本号

A/0

修订日期

08-08-25

批准日期

08-08-29

发行日期

08-09-01

批准

审核

张磊

撰稿人

力高集团

集团合同管理规定

（版本号：

REDCO-CBZX-004）

1 总则 ...................................................................1

1.1 目的 .................................................................................................................................................1

1.2 适用范围 .........................................................................................................................................1

1.3 合同管理原则 .................................................................................................................................1

1.4 合同管理的内容 ..............................................................................................................................2

2 合同订立 ...............................................................2

2.1 订立合同的基本要求 .....................................................................................................................2

2.2 合同分类管理 .................................................................................................................................3

2.3 合同风险防范 .................................................................................................................................3

3合同审查、审批 ........................................................3

3.1 合同审查要点 .................................................................................................................................3

3.2 合同会签管理 .................................................................................................................................4

3.3 合同分级批准权 .............................................................................................................................5

3.4 合同编号规定 .................................................................................................................................5

4合同履约过程管理 ......................................................6

4.1 合同管理负责人 .............................................................................................................................6

4.2 合同管理台帐与合同文件备案管理 .............................................................................................9

4.3 合同结算管理 .................................................................................................................................9

5合同变更、转让和解除 .................................................11

5.1 合同的变更管理 ...........................................................................................................................11

5.2 合同的转让管理 ...........................................................................................................................12

5.3 合同的解除管理 ...........................................................................................................................12

5.4 变更、转让和解除合同文件形式 ...............................................................................................12

6合同索赔与纠纷管理 ...................................................12

6.1 合同的索赔管理 ...........................................................................................................................12

6.2 索赔的原因 ...................................................................................................................................12

6.3 索赔管理基本程序与方法 ...........................................................................................................13

7合同档案管理 .........................................................13

8合同执行评估及奖惩 ...................................................14

8.1 合同执行评估 ...............................................................................................................................14

8.2 奖惩 ...............................................................................................................................................14

9附则 .................................................................15

力高集团合同管理规定编号：

REDCO-YFZX-004

版号：

A/0

生效日期：

08-09-01

集团合同管理规定

1 总则

1.1 目的

《集团合同管理规定》（以下简称“本规定”），是为加强合同管理，减少错误成本。

确保公司的利益，避免风险而制定的管理规章制度。

1.2 适用范围

本规定，适用于力高（中国）地产有限公司及所属子公司对外签署的各类合同，包

括所有房地产开发合同、行政类合同、人事类合同等。

总部各部门及下属公司必须严

格执行本合同管理办法。

1.3 合同管理原则

1.3.1 分类分级管理原则

指按集团管理层级、地区管理层级进行分类分级审批，同时分专业进行合同管理

的原则。

合同分类：

地区合同分为项目类合同及非项目类合同,项目类合同按一、二、三级

成本科目来归并，非项目类按人事、行政、投资三大类来归并；集团合同按人事、行

政、资讯、品牌、顾问、金融六大类来归并。

合同分级:

共分四级，一级由董事长审批,二级由集团总经理审批,三级由总部职能

部总经理审批，四级由地区/专业公司总经理审批。

1.3.2 程序与实体管理并重原则

主要体现在既注重合同事前审查，即严格合同签订审批程序和合同内容审查，同

时又注重合同履约管理。

每个部门负责人是每一份合同的法定管理负责人，负责按相

关合同管理规定，完成或指导下属完成合同全过程管理。

1.3.3 集体谈判与程序化决策的原则

指按照招投标或不招投标的相关管理规定，以工作团队形式进行合同过程谈判，

并通过按审批规定程序决策，确定合作对象和形成合同条约的管理原则。

1.3.4 实行专业归口、法人委托的二级管理原则

集团总部由集团总经理负责，各分管职能部具体操作，行政综合归口管理部门为

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集团行政管理部（编号、盖章、财务审核），业务归口管理为集团成本管理中心（合同

审核、分析汇集上报、存档）。

各项目由地区总经理负责，行政综合归口管理为地区综合管理部（编号、盖章、

诉讼）；业务归口管理部门为成本控制部（综合审核、统计、分析汇集上报、存档）。

各法人及委托人具体负责各自授权范围内的合同签订、履约工作。

1.4 合同管理的内容

合同管理的主要工作内容：

合同策划、合同审查（评标与谈判）、合同执行（合同

分析、合同交底、合同监督、合同支付、合同跟踪、合同变更、合同索赔）、合同评估

与奖惩等工作环节相关管理

力高（中国）地产有限公司总部各职能部代表集团进行合同全面监督管理，按照

职责对所有合同依据《合同管理办法》进行参与、审查、监督和纠偏等管理工作，承

担各类合同的归口备案管理，通过审查监督合同订立、合同执行与变更，确保合同的

科学性、合理性及合同执行的严肃性。

2 合同订立

2.1 订立合同的基本要求

2.1.1 必须遵守国家的法律、法规及各地方法规的规定,避免签订无效合同。

2.1.2 必须以维护集团合法权益和提高经营效率为宗旨。

2.1.3订立合同条款文字的表达必须准确、清晰，各方当事人权力和义务的规定

必须明确、具体，内容要素包括（但不限于）：

1） 签约各方的名称、地址、法定代表人及联系方法

2） 合同标的

3） 数量要求

4） 质量及技术标准要求

5） 价款或报酬

6） 履约期限、地点和方式

7） 违约责任

8） 解决争议的规定

9） 合同生效约定

10） 合同编号和签约日期

2.1.4 本集团要求对外订立的正式合同，一律采用书面（纸质）的合同文本形式，

并参照集团提供的各类合同示范文本订立合同。

2.1.5对外订立合同，除法定代表人外，必须是持有委托书的法人委托人，法人

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委托人须在授权范围内行使签约权。

超越代理权限和非法委托均无权对外签约。

2.1.6签约方必须使用具有法律效力的印鉴（如企业公章或合同专用章等），不得

使用不合格印鉴（如财务专用章、部门印鉴等）。

2.1.7 归口管理部门对违反国家和集团管理规定的合同条款有最终否决权。

2.2 合同分类管理

合同除综合归口管理部门外，合同履约实施过程由合同管理负责人和专业分管部

门负责。

各专业分管部门须对从合同招标、履约过程中的监督、控制直至履约顺利完

成负责。

合同的分类详见附件《合同审批权责一览表》

2.3 合同风险防范

1） 注重主体资格的审查。

特别是对合同签订主体是否具有法人资格及是否有经营

权进行事前审核。

2） 注重资信调查。

审查当事人的商业信誉和资信状况对履约能力的支撑。

3） 对合同代理人的资格审查。

确定代理人是否有法人委托及其代理权。

4） 采用集团各类合同范本，避免合同条款漏项、漏洞或无效等引起的合同纠纷，

防范合同风险。

5） 设立各种保证条款，如担保、抵押、定金等。

6） 及时办理法律规定的合同批准、登记、备案等手续。

3合同审查、审批

3.1 合同审查要点

1） 合同是否具备《合同法》规定的必备条款；

2） 合同中是否存在法律（主要是《民法通则》和《合同法》）所禁止的内容，是

否存在无效条款或可以撤销的条款；

3） 合同中是否存在对方规避法律的内容；

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4） 根据本合同的具体情况，是否需要进行合同公证；

5） 合同中对违约责任的规定是否清晰，有无必要设定方便我方单方解除合同的条

款；

6） 合同中对发生合同纠纷后所选择的解决方式和司法管辖对我方是否有利。

7） 合同标的的界定是否明晰无歧义；

8） 合同标的是否与招投标文件及相关图纸、工程量清单、设备清单、验收（交货）

标准等合同附件一致；

9） 合同内容是否存在显性或隐性开口，价款是否包死，包死价所包含的风险因素

是否全面、清楚；

10） 合同对双方权利义务的界定是否清晰无交叉、无歧义；

11） 合同不同条款之间是否存在矛盾之处；

12） 合同列举的应当适用的专业技术标准、规范是否有效、清楚、无遗漏；

13） 合同价款是否超过成本标杆标准；

14） 本合同与其他相关合同之间是否存在重叠、交叉等界面不清或不相容的情况。

15） 合同的付款条件是否符合有利公司风险的规避，是否符合项目的资金计划安排。

3.2 合同会签管理

3.2.1 合同会签表填写要求

所有的合同在签约前，须按集团规定的《合同会签表》要求分类别完成内部会签，

订立合同的条款内容牵涉到集团多个专业管理的，须进行内部协商和沟通。

统一平衡

后方能签约。

3.2.2 合同基本会签人职责

经办部门、成本、财务部（分地区和总部），是每个合同必须审核的基本会签人，

经办部门负责人对上报合同的真实性、准确性、完整性负主要审核责任；成本、财务

部主要负责合同金额、付款条件等数据性及与财务相关条款的审核，并负主要审核责

任；根据合同审批权责规定，重要合同需律师会签。

律师负责对合同全部条款的风险

进行审核，并负主要审核责任。

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3.2.3 合同专业技术会签人职责

专业技术审核人（包括建筑师、工程师、造价师、预算员、投资发展部负责人、

规划设计部负责人、营销部负责人、资金部负责人等专业技术部门负责人）必须根据

合同会签需要，选择对与本专业相关的合同条款进行审核，并负主要审核责任。

须会

签的合同类别，见各专业“合同会签表上”的标示。

3.2.4 合同审批人职责

各专业部门负责人、地区总经理、集团总部相关审批人及机构是分别按合同批准

权限的最后把关人，负责对合同进行综合判断决策，持有否定权和决定权，负最终结

果责任。

3.2.5 合同确认盖章要求

没有经过有权审批人签字批准并完成合同编号合同，印鉴管理人不允许对合同确

认盖章。

3.3 合同分级批准权

根据其重要性和专业性，审批权划分为董事长审批层级（一级）、集团总经理审批

层级（二级）、总部职能总经理层级（三级）及地区/专业公司总经理审批层级（四级），进

行分级审批。

3.4 合同编号规定

每一份合同都必须设立编号，不得重复或遗漏，合同编号由合同归口管理部门统一

编号，未经编号的合同，印鉴管理部门不允许盖章发出。

合同编码应方便查找和管理，依据“集团统一编码规则”按以下规则使用英文字母、

拼音字母及数字编制，

合同编码由六部分组成，即：

XX-XX-X-XX-XXXX-X，如：

QZA1B030010B

第一部分：

用代码标注合同区位（地区名称）；代码为地区的 2 个拼音字母，例：

泉州（quanzhou）取：

QZ。

第二部分：

用代码标注合同所属项目的编码，按地区依开发顺序由 A-Q 编码， 例：

泉州 XX 城编码为：

A；泉州 YY 城编码为：

B。

每个开发项目再按分期顺序进行编码,例:

A

项目的第一期编码为 A1,第二期编码为 A2,其它开发期相应后延。

第三部分：

用代码标注合同的具体类别，采用 1 个拼音字母，详见以下 3 级代码表：

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序号合同类别3 级代码备注

1土地合同A

2前期辅助类合同B

3设计合同C

4建筑安装工程类合同D

5售后服务类E

6财务与资金类F

7营销类G

8投资类合同H

9人事类合同I

10行政类合同J

11资讯类合同K

12品牌类合同L

13咨询顾问类合同M

14金融合同N

第四部分：

用代码标注合同具体发生年号，采用 2 个数字，如：

2003 年取——

03。

第五部分：

用代码标注合同流水号（序号），根据各个具体项目合同所属类别按发

生的顺序采用 0000-9999 数字：

流水号：

固定为 4 位数。

前三位数自 001 开始编制至 999；后一位数自 0-9 作为前

三位数的补充号，即：

0 表示主合同，1-9 分别表示补充合同的顺序号。

第六部分：

用代码标注合同级别，按照各个具体项目合同的四级定义，采用一个编

码，具体项目合同级别定义可参见本办法第 3.3 条。

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4合同履约过程管理

4.1 合同管理负责人

4.1.1 合同管理负责人及其职责

合同管理负责人的主要工作职责是：

负责协调与组织合同的履约实施，具体承担合

同的有关事务，保证合同执行按规定全面到位；负责合同履约期间，履约双方往来文

件、签证、信件等相关合同档案的管理，及合同档案的完整移交行政档案管理部门。

总部项目由职能部总经理指定合同管理负责人；地区项目由专业部门高经或其指定

人员担任合同管理负责人。

4.1.2 合同管理执行分析

4.1.2.1 合同执行分析的主要内容

1） 承约方的主要合同责任、范围和权力；

2） 我方的主要责任和权力；

3） 合同价格形式，计量与支付方法安排，补偿条件；

4） 履约期要求和补偿条件；

5） 合同执行过程控制程序，如：

变更、支付、验收、质量控制等；

6） 争执的解决方法与程序；

7） 双方的违约责任、程序、方法；

8） 合同执行时应注意的问题和风险等。

4.1.2.2 基本工作程序与要求

1） 原则上 50 万金额以上的合同签订后五个工作日内，由合同管理负责人对照合

同条款进行管理责任分析。

2） 合同管理责任分析应在透彻了解合同条款真实意思的基础上进行，将合同主要

条款的管理责任落实到人头。

3） 合同管理负责人召开合同交底会进行交底，受交底人没有疑问后，应在合同管

理责任分配表上交底确认栏上签字。

4.1.3 合同条款执行风险分析

1） 原则上 50 万金额以上的合同签订后五个工作日内由合同管理负责人对照合同

条款进行风险分析。

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2） 合同风险分析是对业主（我方）可能遇到的风险进行分析，重点应放在影响价

款突破、质量低劣、合同不能继续履行、引发纠纷等主要方面。

3） 风险预防措施应切实可行，合同管理负责人检查各相关人员执行。

各部门经理

应在日常管理工作中负责将相应预防措施布置落实。

4.1.4 合同履约过程控制管理

4.1.4.1 合同执行漏洞检查工作

合同管理负责人应当在合同开始执行后，应当基于建设性和双赢的态度，必须随时

进行合同执行漏洞的检查工作：

1） 及时寻找和发现我方在执行中的漏洞、失误，以保证自己不违约；

2） 在发出有关施工的指令、做出决策时进行合同责任检查；

3） 及时地寻找承约方（对方）在执行中的漏洞、失误，以防止对方违约，提出警

告或索赔要求；

4） 根据施工状况，寻找各个相关合同的协调漏洞，防止违约事件的产生。

4.1.4.2 合同执行控制

合同管理负责人在合同执行中的控制工作内容：

1） 为项目领导、相关人员提供合同执行情况的沟通、解释、说明、报告；

2） 协助项目领导正确行使合同权力；

3） 对项目的各个合同进行协调；

4） 管理合同执行的所有文件，完成合同台帐的填写工作；

5） 对合同实施过程进行监督，保证与了解相关合同方面的工作满足要求；

6） 协调合同的有关争执行为（合同之间和合同内部各个界面接口）；

7） 充分利用合同赋予我方的权力，处理合同事务；

8） 参加合同的索赔和反索赔事务。

4.1.4.3 合同数据登录

1） 合同数据登录表由合同管理负责人，在合同签订后 10 日内依照合同管理的实

际需要，进行基础数据的填写。

这些数据应是合同中规定的甲、