文件归档管理规定.docx
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文件归档管理规定
档案管理规定
第1章总则
第一条依据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》及公司其他相关管理规定，为加强档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。
第二条本规定所称的档案是指在过去和现在公司各级部门及员工的日常工作活动中从事业务经营、企业管理、公关宣传等活动所直接形成的对企业有办存价值的各种证件、合同、协议、设计图纸、报表、文字、图表、账册、凭证、照片、声像、胶卷等各类文件材料、技术资料、电子文档、电脑盘片、荣誉实物等不同形式的历史记录。
第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务。
第四条档案工作实行统一领导、统一监督，分级保管、责任到人、分级查阅的原则进行科学化管理。
第五条各部门各项档案在工程竣工、项目终结后统一移交综合办公室。
档案移交手续要完备。
第2章档案机构及其职责
第六条公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。
第七条档案工作由公司总经理统一领导，综合办公室主任负责监督、指导、检查本公司各部门的档案接收、收集、整理、立卷、保管工作。
第八条凡需归档的案卷、文件资料必须收集齐全、完整，装订整齐、牢固，书写字迹清楚、工整，图面清晰，图幅符合要求，签署手续完备，建立电子版和物理版档案目录，注明序号、编号、归档资料名称、归档资料相关单位名称、签发时间、备注。
文稿及签名必须用蓝黑或碳素墨水书写。
第十条归档的照片、底片整理成册，并附有文字说明，注明序号、编号、项目名称、概况、施工单位、时间、地点、人物、事由、专业技术活动。
第十一条各部门取得的各种批复或外单位往来文件原件必须及时归档。
第十二条各类经济合同签订时至少需要一式四份，财务部、办公室各留一份原件。
份数可按照各部门实际需要增加，但一式不得少于四份。
第十三条我公司盖章外发的各类文件及各种申请或填报的表格等，在办公室保存一份原件或一份复印件。
第十四条综合办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。
第3章档案的管理
第15条按照各部门工作性质的不同归档文件分类整理方法如下：
1、综合办公室档案分类方法及台帐科目：
合同/协议书、项目工程合同/协议书、项目前期合同/协议书、项目前期手续、证件、公司会议纪要、工程会议纪要、监理会议纪要、公司内部会签、集团发文/通知、集团审报、公司对外发文、监理来文、监理发文/回文、施工单位来文、工程发文/回文、工程图纸、申请单、报告、规划方案、项目咨询、通知单（书）、统计局报表、公司项目月报、数字/模拟文档、采购出入库、公司管理规定、其它。
2、财务部档案分类方法：
会计凭证、会计账薄、会计报表、合同/协议书、项目工程合同/协议书、拆迁补偿协议、劳务合同、证件、产权证待存、社保、记录单、用印审批表、其它。
3、经营部档案分类方法：
合同审批表、付款审批表、结算审批表、工程招投标文件、监理招投标文件、工程合同/协议书、监理通知、施工单位通知、洽商会签记录、审核意见书、报告审批、电子版招标文件、预算书、其它。
4、设计部档案分类方法：
设计单位发文/回文、设计单位来文、技术文件、其它。
5、工程部档案分类方法：
项目工程合同/协议书、施工单位来文、公司发文/回文、会签记录、洽商会签记录、工程图纸、监理规划计划、监理通知、施工单位通知、进度控制、报告审批、监理工作总结、竣工验收文件、设计变更、基坑验收单、过程验收单、其它。
（工程技术档案可以按工程技术种类的不同进行细分类）。
6、客服部档案分类方法：
销售合同（成套按楼号、楼层、门牌号排序），合同协议书、销售合同会签单、客户档案。
7、拆迁部档案分类方法：
个人资料、拆迁补偿协议、其它。
各部门将本部门所涉及的档案按照以上方法分类，制作全宗名称，内附目录成册。
根据分类和成立时间整理后，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。
工程类文档要将已竣工工程整理成卷，未竣工工程资料整理成册。
各类文档应该区分不同价值确定保管期限：
永久、长期、短期。
第十六条过程管理：
1.属于公司保管的档案，各部门或个人要及时到综合办公室归档，并完成交接手续。
公司各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后的一周内将需要归档的预立卷文件整理成册移交综合办公室保管，任何人不得据为己有。
2.属部门保管的档案，在事件结束后的一周内汇编成册上报办公室。
有需要在各部门长期留用或有关本部门商业机密的档案文件，在项目结束后统一移交综合办公室。
各部门资料员在每年的二月十日前将上一年的档案总目录、当年预立卷材料的目录交办公室。
第十七条监督：
综合办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门档案的管理工作。
第十八条销毁：
须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
第十九条公司档案的分类及编号：
指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。
第二十条借阅：
因公司需要借阅文档的，应填好档案借阅登记表，明确借阅、归还时间。
外部单位需要借阅或收取我公司文档的，相关部门应在会签完成《外部单位档案借阅领取会签单》后，交予外部单位领取人前往本公司综合办公室办理档案借阅领取手续。
员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经综合办公室核准后，方可带出，用毕即归还。
阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
第二十一条分级查阅：
具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。
第4章档案备份制度
第二十二条公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。
第二十三条各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。
对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。
第二十四条备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在综合办公室保存。
第5章处理条例
第二十五条有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1.毁损、丢失或擅自销毁企业档案
2.擅自向外界提供、抄摘企业档案
3.涂改、伪造档案
4.未及时上报归档或管理不善的档案管理者
5.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）
第6章责任
第二十六条本制度适用于天津海泰北塘度假休闲中心有限公司各员工各部门。
第二十七条本制度监督责任部门为公司综合办公室，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。
归档文件内容及原件归档部门（暂定）
公司营业性证件
序号
文件编号
归档文件
原件归档
备注
1
企业法人营业执照
财务部
2
税务登记证
财务部
3
暂定资质证书
办公室
4
商品房预售许可证
办公室
5
组织机构代码证
办公室
6
统计登记证
办公室
公司内部管理文件
序号
文件编号
归档文件
原件归档
备注
1
公司例会会议纪要
办公室
2
公司各项管理规定
办公室
3
公司发文、回文会签记录
办公室留底
4
洽商会签记录
工程部
5
合同审批表
经营部
6
付款审批表
经营部
7
结算审批表
经营部
8
项目转让合同及补充协议
办公室
9
三方协议书
办公室
10
北京福泉投资有限公司
章程
办公室
11
股东会决议
办公室
12
房屋租赁合同
办公室
13
公司内部会签文件
办公室
14
用印审批表
办公室
工程准备阶段文件
序号
文件编号
归档文件
原件归档
备注
一、立项文件
1
可行性研究报告及附件
办公室
复印件
2
可行性研究报告审批意见
办公室
复印件
3
关于立项有关的会议纪要、领导讲话
办公室
无
二、建设用地、征地、拆迁文件
1
选址申请及选址规划意见通知书
办公室
无
2
用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书
办公室
无
3
建设用地规划许可证及附件
办公室
4
国有土地使用征
办公室
三、勘察、测绘、设计文件
1
工程地质勘察报告
办公室
2
建设用地钉桩通知单（书）
办公室
复印件
3
地形测量和拨地测量成果报告
办公室
4
申报的规划设计条件和规划设计条件通知书
办公室
无
5
审定设计方案通知书及审查意见
办公室
复印件
6
有关行政主管部门（人防、消防、环保、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议
办公室
7
政府有关部门对施工图设计文件的审批意见
四、招投标文件
1
施工招投标文件
经营部
2
工程监理招投标文件
经营部
五、开工审批文件
1
建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表
办公室
2
规划审批申报表及报送的文件和图纸
办公室
无
3
建设工程规划许可征及附件
办公室
4
建设工程开工证
办公室
前期其他文件
序号
文件编号
归档文件
原件归档
备注
1
市区建委文件
办公室
2
房屋测绘报告
办公室
3
商品房销售备案表
办公室
4
供电、燃气设施方案及协议书
办公室
5
关于水资源的利用及雨污水排放等规定
办公室
对外来往文件
序号
文件编号
归档文件
原件归档
备注
1
设计单位来文
工程部
2
施工单位来文（JF、YS、YSFW）
办公室
3
建设单位发文、回文（JY、GC）
办公室存底
监理文件
序号
文件编号
归档文件
原件归档
备注
一、监理规划
1
监理规划
工程部
监理实施细则
工程部
监理部总控制计划等
工程部
二、监理会议纪要
办公室
三、进度控制
1
工程开工/复工审批表
工程部
2
工程考工/复工暂停表
工程部
四、质量控制
1
不合格项目通知
工程部
2
质量事故报告及处理意见
工程部
五、造价控制
1
预付款报审与支付
经营部
2
月付款报审与支付
经营部
3
设计变更洽商费用报审与签认
经营部
4
工程竣工结算审核意见书
经营部
六、监理通知
1
有关进度控制的监理通知
工程部
2
有关质量控制的监理通知
工程部
3
有关造价控制的监理通知
经营部
七、合同与其他事项管理
1
工程延期报告及审批
工程部
2
费用索赔报告及审批
经营部
3
合同争议违约报告及处理意见
经营部
4
合同变更材料
经营部
八、监理工作总结
1
专题总结
2
月报总结
3
工程竣工总结
4
质量评价意见报告
竣工验收文件
序号
文件编号
归档文件
原件归档
备注
1
工程图纸会审记录
工程部
2
工程洽商、设计变更记录
工程部
3
甲方分包施工方案
工程部
4
沉降观察记录
工程部
5
基础、主体工程验收记录
工程部
6
幕墙工程验收记录
工程部
7
分户验收记录
工程部
8
水质验收记录
工程部
9
电梯验收记录
工程部
10
规划验收
工程部
11
室内环境监测
工程部
12
人防验收记录
工程部
13
人防备案表
工程部
14
消防验收
工程部
15
勘查质量报告
工程部
16
设计质量报告
工程部
17
总包质量报告
工程部
18
监理质量报告
工程部
19
建设单位验收报告
工程部
20
单位工程竣工验收记录
工程部
21
住宅使用说明书
工程部
22
质量保修书
工程部
23
质量保修合同
工程部
24
城建档案馆预验收记录
工程部
25
电梯质量保修合同
工程部
26
竣工备案记录表
工程部
27
环评报告
工程部
经营文件
序号
文件编号
归档文件
原件归档
备注
1
工程合同
办公室
2
招标文件（电子文档）
经营部
3
批价文件
经营部
4
总包/监理投标文件
经营部
5
总包预算书
经营部
销售文件
序号
文件编号
归档文件
原件归档
备注
1
北京市商品房预售合同
销售部
2
客户档案
销售部
3
5.3m层高夹层补充协议
销售部
4
房地产面积测绘合同及房屋土地测绘报告
办公室
5
印刷、模型、设计、制作合同及协议
办公室
财务文件
序号
文件编号
归档文件
原件归档
保存年限
备注
一、会计凭证类
1
原始凭证、记账凭证、汇总凭证
财务部
15年
2
银行存款余额调节表
财务部
3年
二、会计帐薄类
1
日记帐
财务部
15年
2
其中现金和银行存款日记帐
财务部
25年
3
明细帐
财务部
15年
4
总帐（包括日记帐）
财务部
15年
5
辅助帐
财务部
15年
三、会计报表
1
月、季会计报表
财务部
5年
2
年度会计报表（决算）
财务部
永久
四、其他类
1
会计移交清册
财务部
15年
2
会计档案保管清册
财务部
15年
3
会计档案销毁清册
财务部
25年
五、合同类
1
商品房预售（销售）合同
财务部
2
工程付款合同、协议及结算书
财务部
3
拆迁补偿合同
财务部
4
设备买卖合同、协议及结算书
财务部
5
劳务付款合同协议及结算书
财务部
6
咨询服务合同
财务部
7
房屋租赁合同
财务部
8
银行按揭协议、合同
财务部
9
其他经济合同、协议及结算书
财务部
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