发票钩稽.docx

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发票钩稽

发票钩稽

销售发票的钩稽主要是指发票与销售出库单的钩稽。

对于分期收款和委托代销销售方式的销售发票只有钩稽后才允许生成凭证，且无论是本期或以前期间的发票，钩稽后都作为钩稽当期发票来计算收入；对于现销和赊销发票，钩稽的主要作用就是进行收入和成本的匹配确认，对于记账没有什么影响。

下面详细介绍钩稽及反钩稽的具体操作方法：

销售发票的钩稽、反钩稽的处理与其他单据一致，钩稽就是在已审核的发票单据界面

（1）使用工具条上的【钩稽】按钮；

（2）选择〖查看〗→〖钩稽〗；系统会自动钩稽该张单据，并给予相应提示信息；另外，对已钩稽的发票选择〖查看〗→〖反钩稽〗，系统会自动反钩稽该发票，并给予相应提示。

另外在发票序时簿上，也可以进行发票的钩稽、反钩稽操作。

方法是：

1）使用工具条上的【钩稽】按钮；

（2）选择〖编辑〗→〖钩稽〗；（3）在右键菜单中选择“钩稽”来进行钩稽，下面详细介绍钩稽及反钩稽的具体操作方法：

小提示：

在第一次进入“钩稽”界面时，系统会要求用户先进行业务单据显示隐藏列的设置，主要是建议用户屏蔽掉在钩稽界面中不需用的字段，只显示必须显示的列，一方面提高钩稽效率，另一方面提高系统响应的速度。

这个操作只在第一次使用钩稽功能时会自动提醒，以后使用钩稽会直接进入钩稽界面。

如果需要继续修改，可以通过“钩稽”界面，选择〖文件〗→〖显示隐藏列〗→〖销售发票/销售入库〗，调整显示的列，每次调整，系统都会在退出时保存。

首先说一下销售发票可以进行钩稽的先决条件

Ø        1、当期或以前期间的销售发票；

Ø        2、发票必须为已业务审核、未完全钩稽的发票；

Ø        3、钩稽人必须具有销售发票的钩稽权限。

满足上述先决条件的销售发票，如果想同出库单进行钩稽，还需要满足以下条件：

Ø        一张销售发票可以与多张销售出库单钩稽，多张发票也可以与一张销售出库单钩稽，同样，多张销售发票可以与多张销售出库单钩稽。

Ø        客户必须一致；

Ø        销售方式的判断：

分期收款销售、委托代销的发票必须和相同销售方式的出库单钩稽，现销和赊销两种方式之间可以混合钩稽。

Ø        单据状态必须是已审核且未完全钩稽（即钩稽状态是未钩稽或者是部分钩稽）；

Ø        两者单据日期必须为以前期间或当期；

Ø        两者的物料、辅助属性以及钩稽数量一般必须一致

小提示：

如果关联单据生成的发票勾稽时，系统一般会直接勾稽，但若数量不一致，系统会出现如下类似提示：

[销售出库单]中的物料数量与[销售发票]中该物料的数量不一致。

分别是[产品代码：

XXXXXXX产品名称：

XXXXXXX，差异数量：

N]，请确认是否钩稽？

（是：

直接钩稽；否：

选单钩稽）

直接勾稽：

即发票和关联的单据直接勾稽掉；

选单勾稽：

即选择其他条件匹配的单据参与勾稽。

钩稽界面功能介绍

界面上方显示当前所选销售发票，下方显示销售出库单。

由于销售发票钩稽涉及到销售方式的匹配，在右上角还显示了销售方式。

1、【发票】与F8

钩稽界面上的【发票】与“查看”菜单下的“选择发票”及快捷键F8执行都是同一操作，选择其他发票来和当前的发票一起做为一组来进行钩稽，即按照钩稽界面上的客户将符合钩稽条件的相同客户的销售发票过滤出来，在该发票过滤界面可以选择多张单据返回；

注意，此处还需考虑销售方式的匹配，界面上原有销售方式如果是现销或赊销，则F8只能过滤出现销或赊销的相同客户的发票；如果是委托代销、分期收款，则只能过滤出相应销售方式相同客户的发票。

2、【重选】与F7

钩稽界面上的【重选】与“文件”菜单下的“重新选择”及快捷键F7执行都是同一操作，重新选择一张发票来钩稽，即过滤出所有符合钩稽条件的销售发票，在该发票过滤界面不能选择多张单据返回。

3、【单据】与F9

钩稽界面上的【单据】与“查看”菜单下的“单据钩稽”及快捷键F9执行都是同一操作，重新选择与当前发票客户及销售方式相匹配的出库单，即过滤出所有符合条件的销售出库单，在该出库单过滤界面可选择多张单据返回。

可以与销售发票钩稽的出库单包括：

与所选发票客户相同，物料、辅助属性匹配的、尚未钩稽或部分钩稽、且日期不为以后期间的销售出库单。

4、【删除】

在发票钩稽界面，点【删除】时，会将当前光标所在行的单据从钩稽界面上清除掉。

用户可以通过CTRL或SHIFT键来多选不需要参予钩稽的单据，再点【删除】以一次删除，如果再需要所删除的单，则只能通过重选。

5、【清空】

在发票钩稽界面，点【清空】时，会将钩稽界面所有的销售发票、销售出库单全部从当前界面删除。

6、【钩稽】

在“钩稽”界面，选单完毕后，并将需要参与钩稽的单据和发票上的选择标志列分别打上勾，单击工具栏上【钩稽】、选择〖编辑〗→〖钩稽〗，系统会钩稽发票并将发票与对应入库单钩稽，并提示成功。

钩稽后可以退出钩稽界面、也可以继续钩稽。

钩稽界面的选项

（1）“自动选择单据”

如果选中了钩稽界面的“自动选择单据”选项，销售发票点钩稽后，系统会自动搜寻出与所选发票客户相同，销售方式、物料匹配的已审核、尚未钩稽、且日期不为以后期间的销售出库单显示在钩稽的下界面，并选中。

该选项退出钩稽界面时会自动保存。

（2）“选择关联单据”

如选择“选择关联单据”选项，销售发票点钩稽或在钩稽界面重取发票返回后，系统会自动搜寻出与所选发票关联的出库单，即将记载了该张发票号的所有出库单显示在钩稽的下界面，而不再将所有符合该张发票钩稽条件的出库单都过滤出来，可以缩小钩稽时自动选单的范围。

如果找不到发票对应的上查关联单据，系统会自动再去找该张发票所下拉生成的出库单，并显示在下界面。

注意，此处选出的单据可以包括销售方式与发票并不匹配的出库单，鉴于此种情况，在钩稽时必须加上销售方式匹配的判断，即前面提到的，销售方式为分期收款销售的发票必须和相同销售方式的出库单钩稽，现销和赊销两种方式可以相互之间混合钩稽。

例如：

如果发票A是选择XOUT1，XOUT2，XOUT3三张出库单同时关联生成的，那么在钩稽时，如果选中这个选项，再选择发票A，系统会将XOUT1，XOUT2，XOUT3三张出库单列在下界面，而不再去找其他匹配发票A的出库单；如果发票A没有通过上拉出库单生成，而是直接下推生成了出库单XOUT4，系统在找不到其上游出库单的情况下，则会将记录了该发票号的下游单据XOUT4列在下界面。

该选项与“自动选择单据”选项不能同时被选中，即如果选择其中一个，另外一个应不再可选，但可以同时不选。

如果该选项与“自动选择单据”选项都未选中，则销售发票点钩稽后，系统则不会再去搜索与发票匹配的出库单，钩稽界面的下界面显示为空。

在退出钩稽界面时，系统会将该选项自动保存。

小提示：

如果用户已进入了钩稽界面，在“选择关联单据”、“自动选择单据”两个选项之间切换时，系统不会自动按相应规则再去更新下界面的出库单数据，只有通过F7再重新选择一次发票或下次再进入钩稽界面，系统才会按相应的规则重取相关的出库单。

（3）选项“默认列宽”

查看菜单下的“默认列宽”可以将钩稽界面各列的长度调整为系统预设的列宽，即0.5英寸。

部分钩稽

（1）在选单钩稽界面，允许实现单据与发票的部分钩稽。

自动选择单据状态下，对发票钩稽时，系统自动带出与发票相同客户的出库单据，以供选择，如下图。

销售发票本次数量是25，入库单一共有3笔记录，本次钩稽数量各10，因此只能够将其中2笔记录勾选，然后实现部分钩稽。

（2）发票钩稽的最小单位是分录行，需要实现对应物料的本次钩稽合计数量一一对应，如数量不等只能够通过拆单实现。

但系统允许将两条数量不等的记录对等钩稽。

自动钩稽

销售发票是关联销售出库单生成时发票钩稽时直接在内部完成自动钩稽。

自动钩稽时钩稽的判断条件与非自动钩稽时一致，如果不符合发票的钩稽条件，系统会给出相应不成功的理由，然后再调出钩稽界面，供用户进行手工钩稽。