时间管理工具箱.docx
《时间管理工具箱.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《时间管理工具箱.docx(8页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
时间管理工具箱
行动1:
时间管理能力测试
请为每一项选择最适合你的修饰语:
是“总是”,还是“经常”,或是“很少”?
总是经常很少
1我觉得我可以工作得更努力
2我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时
3我把事情留到最后一分钟才做
4对我来说,开始一项工作很难
5我对下一步要做什么不很确定
6我要开始做某件事之前,要拖延很长时间
7我不知道我做的是否足够多
8我在不同的任务之间频繁地换来换去
9我在某些地方的工作效率比在其他地方的高
10我在某些时间的工作效率比在其他时间的高
11我工作起来没有规律,往往在某件事上花费很多时间后又置之不理
12我不可能完成我想做的全部事情
13我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情
14到这门课程结束之前,我不敢肯定自己是否会一直执行任务并坚持到底
15我工作时没有任何计划
行动2:
如何制订一份合理实用的计划表?
请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级,按优先级把它们重新排序,然后根据这些事件,制订一个周末的时间安排表。
假设现在是星期一的晚上,你要计划未来五天的日程,面前是这五天要做的事情:
1.你从昨天早晨开始牙疼,想去看医生。
2.星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡。
3.你有好几个月没有回家,也没有写信或打电话。
4.有一份夜间兼职不错,但你必须在星期二或星期三晚上去面试(19点以前),估计要花1小时。
5.明晚8点有个1小时长的电视节目,与你的工作有密切关系。
6.明晚有一场演唱会。
7.你在图书馆借的书明天到期。
8.外地一个朋友邀请你周末去玩,你需要整理行李。
9.你要在星期五交计划书之前把它复印一份。
10.明天下午2点到4点有一个会议。
11.你欠某人200元钱,他明天也将参加那个会议。
12.你明天早上从9点到11点要听一场讲座。
13.你的上级留下一张便条,要你尽快与他见面。
14.你没有干净的内衣,一大堆脏衣服没有洗。
15.你想好好洗个澡。
16.你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会,预计1小时。
17.你身上只有5块钱,需要取钱。
18.大家明天晚上聚餐。
19.你错过了星期一的例会,要在下星期一之前复印一份会议记录。
20.这个星期有些材料没有整理完,要在下星期一之前整理好,约需2小时。
21.你收到一个朋友的信1个月了,没有回信,也没有打电话给他。
22.星期天早上要作一次简报,预计准备简报要花费15个小时,而且只能用业余时间。
23.你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐,但家里什么吃的也没有。
24.下个星期二,你要参加一次业务考试。
时间表可以参照下页的格式:
时间星期二星期三星期四星期五星期六
每天上班时间为8点-18点(含往来交通时间,中午有1小时休息)
08.00
08.30
09.00
09.30
10.00
10.30
11.00
11.30
12.00
12.30
13.00
13.30
14.00
14.30
15.00
15.30
16.00
16.30
17.00
17.30
18.00
18.30
19.00
19.30
20.00
20.30
21.00
21.30
22.00
22.30
23.00
请把你的回答写在下面:
哪些事情被放弃不做?
为什么?
·哪件事情有最高的优先级?
为什么?
·你会高兴地执行这个计划吗?
为什么?
行动3时间管理树型图
拿出一张白纸,画出一棵树,如下:
在树根处写上你认为最重要的价值,在树干处写上你的目标,在几个主枝中写上你的主要任务,在叶子和细枝旁写上各种次要任务,完成这幅图。
你可以按照下面的步骤进行:
1.树根。
写上你认为最重要的价值。
如果你对这一点比较模糊,不能清楚地说出自己最想要的是什么,请试一试这个办法——
重新拿一张纸,写下所有想要的东西,如健康、金钱、幸福的家庭、爱情、事业、自由自在、旅行、安定……写完之后,划去你认为最不重要的一项,再在剩下的项目中划去一个最不重要的,一直划下去,直到只剩下一项,它就是你最重视的东西。
2.树干。
写上你的人生目标。
注意,你的人生目标应与你的价值观是一致的,如果不一致,你写下的树根确实是你最珍视的东西吗?
或者,你写下的人生目标真的是你最大的希望吗?
3.主枝。
写上几个主要任务。
这些主要任务应是直接为你的目标服务的,实现这些任务有助于达到目标。
如果不是这样,请思考是否有必要在这个任务上面投入时间和精力。
4.树叶。
写上次要任务。
有些次要任务是实现主要任务的手段,有些次要任务用来维持现在的生活。
次要任务是不可缺少的,没有树叶的树无法生长,但它们不应占据你的主要精力。
行动4:
1.请按照紧急与重要性组合分类对行动2重新排序
行动5:
下面是一份用于每日计划的表格,每天在固定的时段(如睡觉前)填写,第二天用这份表格提示自己。
运用计划的循环,坚持一个星期,提高管理时间的能力。
今天要做的事
日期:
____________________
必须做的事情
1.
2.
3.
4.
5.
应该做的事情
1.
2.
3.
4.
5.
可以做的事情
1.
2.
3.
4.
5.
行动6:
时间效率自评
记录你的模式准备合适的工具,如笔、空白时间表(最好以一刻钟或半小时为一刻)、计时器,详细记录自己的活动情况,坚持一周。
如果全天记录有困难,可以分段记录,比如今天记录整个上午的情况,明天记录下午和晚上的情况,后天记录上午和中午的情况,等等,然后把它们综合起来。
记录中要包括以下几点:
活动的开始时间、结束时间、地点、自我感觉效率、是否按计划完成(或者:
是否是计划安排的事情)、中途中断的次数、原因和长短。
下面是一份记录的空白样表:
______年___月___日星期__
项目地点效率自评计划中断说明
6:
30
7:
00
7:
30
8:
00
8:
30
9:
00
9:
30
10:
00
10:
30
11:
00
11:
30
12:
00
12:
30
13:
00
13:
30
14:
00
14:
30
15:
00
15:
30
16:
00
16:
30
17:
00
17:
30
18:
00
18:
30
19:
00
19:
30
20:
00
20:
30
21:
00
21:
30
22:
00
22:
30
23:
00
23:
30
填定说明:
项目:
这段时间所做事情的说明;
地点:
进行活动的地点;
效率自评:
对完成效率的自我评价,可以用ABC或123为标记,如果效率有较大波动,则标出来,如A-B(由高效率变为中等效率),或1-3-2(由高效率变为低效率再变为中等效率)。
计划:
用百分数表示计划的完成比例,100%表示完成这段时间应做的事情,50%表示只做完了一半,N/A表示这件事是计划以外的事情。
中断说明:
注明中途中断的次数、原因、持续时间。
你的时间的主人是谁?
是家人?
上司?
电视?
手表?
你的胃?
或者你的意志?
在你没有仔细规划自己的时间以前,你的时间是“公共资源”,任何人、任何事都可以随意占用,而你甚至没有感觉。
不管是否得到合理使用,时间都在无可挽留地流入记忆之川。