关于开展既有住宅物业小区共用部位和共用设施设备登记造册专项行动的实施方案模板.docx
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关于开展既有住宅物业小区共用部位和共用设施设备登记造册专项行动的实施方案模板
九住建办字〔2019〕106号
关于开展既有住宅物业小区共用部位和共用设施设备登记造册专项行动的实施方案
中心城区各区住建部门、各物业服务企业：
为规范既有住宅物业小区共用部位和共用设施设备管理工作，建立完善的物业小区共用部位和共用设施设备档案，加强共用部位和共用设施设备的维护和保养，防止共用部位和共用设施设备被侵占和挪用。
经研究决定，在中心城区开展既有住宅物业小区共用部位和共用设施设备登记造册的专项行动。
具体实施方案如下：
一、工作目标
全面规范既有住宅物业小区共用部位和共用设施设备管理行为，建立完善物业小区共用部位和共用设施设备的基础数据，建立物业小区共用部位和共用设施登记查询制度，实现物业小区共用财产的全部登记造册，便于业主对物业服务行为进行有效监督，促使共用部位和共用设施设备使用的透明公开。
二、组织领导
为加强专项行动的组织领导和统筹协调，确保此次专项行动取得明显实效。
成立市既有住宅物业小区共用部位和共用设施设备登记造册专项行动工作领导小组。
各区分别成立相应的领导机构。
专项整治阶段，市工作领导小组将分设三个小组，划片实施检查各区专项行动情况。
组长：
王帮志市住建局党委委员副局长
副组长：
章世华市住建局物业监管科负责人
余燃市物饰办负责人
朱涛浔阳区住建局党组成员副局长
张捍无濂溪区住建局党组成员副局长
石文娟经开区建设环保局副局长
蔡报罕八里湖新区房管办主任
成员：
张黎明市住建局物业监管科副科长
库胡云市物饰办副主任
王已兵浔阳区住建局物管办主任
彭文彬濂溪区住建局物管办主任
周新林经开区物管办主任
方俊杰八里湖新区物管办主任
三、工作职责
市住房和城乡建设局:
负责全市中心城区既有住宅物业小区共用部位和共用设施设备登记造册专项行动的组织协调、联络沟通、情况汇总和监督检查等工作。
区住建部门:
负责本区既有住宅物业小区共用部位和共用设施设备登记造册专项行动的组织实施、联络沟通、情况汇总和检查指导。
指导本辖区物业服务企业对小区共用部位和共用设施设备的登记造册工作，发现问题督促整改。
同时，建立本辖区既有住宅物业小区共用部位和共用设施设备备案制度，建立既有住宅物业小区共用部位和共用设施设备档案。
街道社区：
具体指导监督本辖区物业服务企业对小区共用部位和共用设施设备的登记造册工作，对未成立业主委员会或筹备委员会的物业小区，督促社区承担业主委员会或筹备委员会职责，会同物业服务企业，共同对物业小区共用部位、共用设施设备进行核查。
业主委员会（或筹备委员会）：
负责会同物业服务企业，共同对物业小区共用部位、共用设施设备进行核查，并督促物业服务企业按要求完成登记造册并建档。
物业服务企业：
按照国家、省、市有关规定和物业服务合同的约定，对物业小区共用部位、共用设施设备进行登记造册，并建立相关档案，档案一式两份，其中，一份报区住建部门备案，一份留存。
四、登记内容
（一）相关资料
1.竣工验收资料。
包括物业管理区域建设工程规划总平面图、竣工总平面图，单体建筑、结构、水电、设备等竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图，《建设工程竣工验收备案表》，《房屋白蚁防治合同》或者其他实施房屋白蚁预防的证明文件（如房屋白蚁预防工程质量验收表）等资料。
2.技术资料。
包括共用设施设备清单，消防设施合格证，电梯准用证，机电设备出厂合格证和保修卡、保修协议，设备设施的安装、使用和维护保养等资料。
3.供水、供电、供气、通信、有线电视等准许使用文件。
4.《住宅使用说明书》与《住宅质量保证书》，以及前期物业服务合同和临时管理规约等备案证明文件。
5.物业管理所必需的其它资料。
如临时管理规约、业主及房屋面积清册、已购房屋缴纳住宅专项维修资金资料，以及未售出或预留自用房屋资料等。
（二）共用部位及共用设施设备
1.共用部位。
一般包括建筑物的基础、承重墙体、柱、梁、楼板、屋顶以及外墙、门厅、楼梯间、走廊、楼道、扶手、护栏、电梯井道、架空层及设备间等。
2.共用设备。
一般包括电梯、水泵、水箱、避雷设施、消防设备、楼道灯、发电机、变配电设备、给排水管线及空调设备等。
3.共用设施。
一般包括道路、绿地、人造景观、围墙、大门、信报箱、宣传栏、路灯、排水沟、渠、池、污水井、化粪池、垃圾容器、污水处理设施、机动车（非机动车）停车设施、休闲娱乐设施、消防设施、安防监控设施、人防设施、垃圾收集转运设施以及物业管理用房等。
五、工作步骤
本活动自8月20日开始，2020年6月结束，分四个步骤实施。
分两种情况进行，第一种情况：
2010年（含2010年）之后交付使用的物业服务住宅小区共用部位和共用设施设备登记造册；第二种情况：
2010年之前交付使用的物业服务住宅小区共用部位和共用设施设备登记造册（该种情况由各区自行组织，2020年6月由市局进行总结验收）。
第一种情况具体步骤及时间安排如下：
（一）动员部署（即日起至8月31日）。
各区住建部门结合实际制定具体实施方案，明确具体步骤，确定工作重点。
并召开动员部署会，迅速动员本区域物业服务企业开展既有住宅物业小区共用部位和共用设施设备登记造册工作。
（二）排摸自查（2019年9月1日至10月31日）。
物业服务企业根据登记内容会同业主委员会或筹备委员会或社区，对比验收原始数据组织开展排摸工作，同时，按照“边排摸、边整治”的要求，抓紧进行自查自改。
整改结束后，逐一完成登记造册建档，并填报《共用部位、共用设施设备和物业及其承接资料登记表》，予以签字确认。
登记造册的档案全部实现扫描电子数据化，并将扫描电子数据上报区住建部门备案。
（三）规范管理（2019年11月1日至12月31日）。
各区住建部门要根据物业服务企业上报登记造册档案情况，组织街道社区对照验收原始数据进行现场核查，对发现的问题，及时下发整改通知书，整改完毕后，准予备案。
难以解决的问题，形成专题报告，集中会商解决。
（四）总结验收（2020年1月1日至1月30日）。
市局组织各巡查小组，采取交叉检查的方式，集中时间对各区登记造册情况选取10%组织现场巡查，对各区专项行动开展情况进行检查验收，认真总结经验做法，查找短板不足，研究建立常态长效治理机制，切实巩固和深化专项行动工作成效。
六、工作要求
（一）加强组织领导。
各区住建部门、各物业服务企业要充分认识此次专项行动的重要性和必要性，各区住建部门强化组织领导，细化工作方案，通过工作例会、督导检查、定期通报等形式，切实加强对专项行动的指导和督促。
确保各项措施和责任落到实处。
（二）注重工作质量。
整个专项行动过程中要始终坚持做到高起点进入、高标准推进、高质量落实。
对排摸自查、规范管理等关键环节要精心组织、严密实施，对质量不高有走过场现象的，要责令返工，直至整改合格。
（三）突出行动成效。
通过本次行动，基本达到中心城区既有住宅物业小区共用部位和共用设施设备档案的建立要求，完善物业服务项目的基础数据，切实提高物业服务水平提供支撑。
对工作中发现整改不到位的、工作开展不力的物业服务企业必要时进行约谈。
约谈后，改观不明显的，将在市主要媒体进行曝光，并将企业记入诚信黑名单，不得参加市（区）组织的物业服务项目招投标活动。
附件：
《共用部位、共用设施设备和物业及其承接资料登记表》
2019年8月15日
九江市住房和城乡建设局办公室2019年8月15日印发
附件
共用部位和共用设施设备和物业及其承接资料登记表
（推荐文本）
项目名称：
物业服务企业：
（公章）
街道社区（签名）：
业委会或筹委会代表（签名）：
区住建部门代表（签名）：
登记备案日期：
年月日
九江市住房和城乡建设局制
一、物业承接登记资料汇总表
物业承接登记资料目录
序号
名称
数量
（份/套）
备注
一
项目建设资料
1
房地产开发企业证照（企业信用代码证和资质证书）
2
房地产开发项目批准文件（建设条件意见书）
3
建设用地规划许可证以及附图
4
建设工程规划许可证以及附图
5
建设工程施工许可证以及附图
6
规划总平面图、建筑红线图
7
规划验收证明
8
消防验收证明
9
环保验收合格证明
10
建设工程竣工验收备案表
11
前期物业管理落实情况证明（如招投标、外地企业入浔备案等）
12
住宅专项维修资金交纳明细
13
新建物业质量保修金缴交证明
14
《房屋白蚁防治合同》或者其他实施房屋白蚁预防的证明文件（如房屋白蚁预防工程质量验收表）
15
《住宅质量保证书》、《住宅使用说明书》
16
施工单位签署的工程质量保修书
17
供电、供水、供气等工程的合同或验收合格证明
18
有线电视，光纤、电话、网络等通讯工程的合同
19
其它相关资料
二
物业产权资料
1
不动产权证书（房屋、土地等）
2
业主资料（业主及其家人姓名、房号、联系方式等）
3
销售资料（销售面积明细表、测绘面积明细表、公摊面积明细表）、房屋分户产权办理情况说明
4
公共设施、设备及其固定附着物清单
5
其它相关资料
三
建筑工程技术资料
1
地质勘察报告
2
工程招、投、定标书
3
工程施工合同
4
工程开、竣工报告
5
图纸会审记录
6
工程设计变更通知（包括质量事故处理记录）
7
隐蔽工程验收签证
8
沉降观察记录
9
竣工验收移交使用证明书
10
主要建筑材料质量保证书（钢材、水泥等）
11
新材料、构配件的鉴定合格证书
12
砂浆、混凝土试块试压报告
13
竣工图（建筑、结构、给排水、电、气、通讯、防雷、消防、强弱电、智能化系统、设备安装、总坪道路、雨污排放等附属工程及隐蔽管线等）
14
其它项目竣工图（绿化、景观、二次装修等）
15
水电、空调、卫生洁具、电梯等设备检验合格证书
16
供水试压报告
17
机电设备订购合同、设备的说明书、试验记录及系统调试记录
18
弱电、安防、智能化系统集成及布线图
19
停车场设施系统图
20
设备试运行合格报告
21
防雷电阻接地实测记录、引下线焊接记录
四
设备资料——供电系统
1
供电系统设备购买、安装合同及维保合同
2
供电系统设备制造、安装单位、维护单位资料
3
供电系统设备产权所有者及用户的名称和地址
4
高低压配电柜、变压器、直流控制屏等设备参数（型号、数量、重量、额定电压、电流、频率等）
5
高低压配电柜、变压器、直流控制屏等设备随机资料（安装使用说明书、技术图纸、机房布置图、产品合格证、安装配件清单等）
6
高低压配电柜、变压器、直流控制屏等设备主要配件资料（生产单位、技术参数、说明书、产品合格证等）
7
高低压配电柜、变压器、直流控制屏等设备试运行检验记录、运行许可证
8
配电箱、电缆、插接母线、电表等资料（生产单位、技术参数、说明书、检测报告、产品合格证、强检资料等）
9
灯具等末端用电器具资料（生产单位、技术参数、说明书、产品合格证等）
10
配套装置、仪表、电度表资料（检验记录、测试报告、原始数据记录、强检资料等）
11
绝缘电阻测试、试验记录、试运转记录
12
发电机随机相关技术资料
五
设备资料——给排水系统
1
给排水系统设备购买、安装合同及维保合同
2
给排水系统设备制造、安装单位、维护单位资料
3
给排水系统设备产权所有者名称和地址
4
水泵等配套设备参数（型号、额定功率、扬程、编号等）
5
设备随机资料（安装使用说明书、维护保养手册、机房布置图、产品合格证、随机配件清单、主要配件资料等）
6
设备运行检验记录、管道水压及闭水试验记录、给水管道的冲洗及消毒记录
7
主要材料和制品的合格证或试验记录
8
配套装置、仪表、水表资料（检验记录、测试报告、原始数据记录、强检资料等）
9
水、暖、卫生器具检验合格证书；
10
其它相关资料
六
设备资料——消防系统
1
消防设备购买、安装合同及维保合同
2
消防设备制造、安装单位、维护单位资料
3
消防设备产权所有者及用户的名称和地址
4
应急（消防）广播、消防栓等设备的位置、数量、参数
5
随机资料（安装使用说明书、维护保养手册、机房布置图、产品合格证、随机配件清单、主要配件资料等）
6
设备、仪表调试运行检验记录、管道冲洗、水压及闭水试验检验记录
7
消防系统主要材料和制品的合格证或试验记录
8
消防验收合格证书
9
其它相关资料
七
设备资料——弱电系统
1
弱电系统设备购买、安装合同及维保合同
2
弱电系统设备制造、安装单位、维护单位资料
3
弱电系统设备参数（系统、型号、规格、数量）
4
弱电系统随机资料（安装使用说明书、维护保养手册、产品合格证、随机配件清单、主要配件资料等）
5
弱电系统设备调试运行检验记录、安装检验合格证书、智能化等设备国家许可使用证明
6
设备试压、试运行合格报告
7
防雷电阻接地实测记录、引下线焊接记录
8
其它相关资料
八
设备资料----电梯系统
1
电梯产品合格证
2
电梯使用说明书
3
电梯订做、施工、安装合同
4
电梯实验报告
5
井道主要部件安装图
6
开箱清单
7
井道布置图
8
质检部门核发的《特种设备注册登记证明》
9
有效期内的《电梯维保合同》
10
有效期内的《年检合格证》和《限速器校验合格证明》。
二、共用设施登记汇总表
序号
设施名称
位置
建筑面积
（㎡）
备注
1
物业管理用房
三、共用设备登记汇总表
序号
设备名称
型号规格
数量
安装位置
功能情况
备注
四、共用部位登记汇总表
序号
公用部门名称
坐落位置
功能情况
备注
五、其他相关资料登记汇总表
序号
资料名称
数量
（份/套）
交接状态
备注
六、未移交资料汇总表
序号
资料名称
数量
（份/套）
约定移交时间
备注
七、未移交共用设施汇总表
序号
设施
名称
位置
建筑面积
（㎡）
备注
1
物业管理用房
八、未移交共用设备汇总表
序号
设施名称
型号规格
数量
约定移交时间
备注
填写说明：
1.除项目建设的报建审批材料以加盖公章的复印件办理承接查验外，其余以原件办理登记。
2.登记资料时请在“数量”栏内如无此项内容，请在“数量”栏内填写“无”。
3.相关图纸、资料。
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