财务管理制度草案.docx

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财务管理制度草案

莱州大洋矿业投资有限公司

财务管理制度（草案）

为了加强公司财务管理和会计监督，规范财务行为，根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、《公司法》等有关法规、政策、制度,结合本公司的实际情况,制定本制度。

一、财务管理原则

（一）、授权管理

1、公司财务部对公司内的经济活动事项拥有查询权、参与权和建议权。

2、公司财务部会计对料场会计核算员、统计员及料场管理员的工作拥有管理、监督、检查的权利和义务。

（二）、计划管理

1、公司各部门的各项资金使用和费用列支均须事先制定月、季、年的“资金预算计划”，并纳入公司总体资金预算计划中，严格按所订计划实施执行。

2、公司财务实行“计划”为特征的总经理负责制：

属已经总经理审批的计划内的支付，由相关部门根据总经理的书面授权，财务负责人监核即可办理；属计划外的，必须有公司总经理的书面授权

3、公司各部门应根据已生效合同和部门业务需求制定出科学合理的部门预算计划，并于每个月、季、年度之前报财务部。

（三）、监控管理

1、公司董事会、股东会、监事会对公司总体资金使用有监控权。

2、财务人员对本公司业务实行具体会计监督。

财务人员对不真实、不合法的原始凭证不予受理；对记载不准确不完整的原始凭证予以退回，并要求更正、补充。

3、财务人员发现账簿记录与实务款项不准确或不规范时，应及时向部门经理和主管领导书面报告，并请求查明原因，做出处理。

财务人员对上述事项无权自行处理；

4、财务部每半年和年终定期会同办公室人员进行公司资产清理盘点，做到账实相符。

二、财务审批权限和程序

（一）审批权限

1、正常经营管理费用支出：

对于正常的经营管理费用，生产所需的材料、配件、油料、维修等费用，严格按已经审批的资金使用计划执行，计划外的按总经理书面签批意见执行，包括固定资产购置，五万元（含五万元）以内由公司总经理签字后支付，五万元以上须董事长签字后才能支付并入账。

2、非正常业务支出：

公司对外捐赠支出和非正常支出需经总经理签字认可报董事长审批后拨付。

3、固定资产购置由使用部门报购置计划，总公司总经理审批后由公司统一购买。

（二）审批流程

（1）十万元以内：

经办人→部门经理→财务部经理→财务总监→总经理

（2）十万元以上报董事长审批。

三、资产管理

（一）资产管理的一般性原则

公司的资金实行统一管理制度，由公司财务部统一调度和统筹安排使用。

公司的所有资金必须纳入法定会计账册核算，不得坐收坐支，严禁账外循环和违规设立“小金库”。

公司的会计和出纳不能由同一人担任，开具银行支票所需的印章必须分由两人或两人以上保管，银行支票印章的保管人员不得在空白或内容填列不全的支票上盖章。

网银支付方式必须由两人或两人以上分别掌握密钥操作，授权人应妥善保管各自的操作密码，不得相互泄露。

各项资金的支付必须严格按规定权限和程序审批。

对于未经规定程序审批或超越权限审批的款项，出纳人员不得支付资金，其他财务人员不得办理有关财务事项。

付款申请需提交相关证明材料。

如果公司领导出差在外，可用邮件签字打印纸质作为付凭据，或者发短信请示，保存短信回复，待公司领导回来后再签字。

公司的所有银行账户必须由所在公司的财务部门统一管理，其他部门不得以任何名义开立银行账户。

银行账户必须以本单位的名义开立，不得违反规定以其他单位或个人的名义开立，严禁将公款私存、出租或出借银行账户。

财务部门应定期对银行账户进行清理，对于长期不使用、不需用的银行账户应及时予以注销。

公司会计、出纳员的资金收支必须及时入账，做到日清月结,并将货币资金结存日报表及时报送集团公司专用邮箱。

各料场会计核算员、统计员及料场管理员（仓管员）每日应编制存货进、销、存日报表，并于当日下午18时前以电子邮件的形式发送到公司财务部专用邮箱LZDY201205@126.COM。

公司会计根据各料场会计核算员、统计员及料场管理员报送的日报表审核并汇总后于当日20时前发送至董事长及总经理的固定邮箱。

会计人员应按月编制银行存款余额调节表和盘点现金，保证账实相符，出现账实不符情形的必须及时查明原因，分清责任，及时纠正或追究有关人员的责任。

（二）支票管理规定：

公司业务部门，因业务需要在办妥付款审批手续后到财务部领取支票，签发支票必需注明日期、收款单位，金额、用途。

支票领用人应牢记支票号码，妥善保管，如因丢失支票给公司造成的一切损失，均由经办人承担一切经济责任。

财务开出的支票或电汇单上的收款单位名称应与合同约定的收款单位和发票的收款单位名称一致。

特殊情况，实际收款单位若与合同不符，应取得权利人的书面授权，经公司总经理报批。

（三）现金管理规定：

为了加强现金管理，做到日清月结，准确核对库存现金，每日下班后保险柜的库存现金不得多于2000元，超出部份下班前应存入银行。

报销时必须持有税务局监制的正式发票，填写费用报销单。

收据或白条一律拒绝报销。

公司现金使用范围有员工工资、津贴、奖金；个人劳动报酬；接待费、差旅费及1000元以下的零星费用。

因工作需要，公司如遇到特殊情况需用大额现金时（超过5万元），经办人应提前1天填写借款单并通知财务部，财务部积极配合及时备款，保证工作顺利开展。

公司提倡采用转账结算，零星支出在1000元以上的应采用转账结算。

（四）、资金支出的管理

1、内部借款要求

公司员工因经营活动需要，在本制度的规定范围内可预先借支一定额度的款项。

借款范围为，购配件款、零星材料款、油料款、维修备用金和必要的日常行政支出。

任何形式的借款，均应事先填写借款申请单，注明款项用途、借款金额，缺少以上信息的，财务部有权不予受理。

借款申请单填写明确后，经部门负责人、财务部经理、总经理审核后方可预支。

借款程序和范围：

（1）借款人→部门负责人→财务经理→总经理。

（2）借款要遵循“前帐不清，后帐不立”的原则。

（3）借款金额严格按总经理签批的资金使用计划执行。

（4）因公出差,出差人凭部门经理签字、总经理审批的“出差申请单”、“借款单”根据所制定的费用标准，按实际出差人数及天数确定借款额度，预支差旅费。

（5）必须以现金支付的日常行政支出借款，应同时附上用款计划。

（6）不接受部门长期备用金借款。

（7）借款清还时间：

`

A.费用发生后，借款人应当在事先约定的还款日期前，填写相对应的报销单，凭发票充抵借款；

B.若所报费用大于借款额，财务予以补付现金，报销差额部分；若所报费用小于借款额，借款人需结清余款归还公司；

C.未按约定还款日期进行报销充抵的，或报销后借款余额未及时结清的，财务按实际欠款金额从经办人当月工资中扣除；待借款结清后，再予以补发；

D.遇特殊情况，需延长借款期限的，需填写延期还款请示，注明事由，申请延期，经总经理审批同意后，报财务部备案。

E.两次借款未结清者，不得再借。

（特殊情况除外）

F.每年年末，财务进行借款清理工作时，借款人应当将借款全额归还公司。

原则上年末个人不留借款余额。

（五）、应收和预付款管理

公司相关部门应对应收款项和预付款项设立台账逐笔登记发生时间、欠款单位或个人、欠款原因、欠款金额、到期时间、催收责任人等，定期清理，按时催收。

对于逾期时间较长的应收款项，应作为重点催收对象，由财务、法务、销售、等相关部门共同催收，并注意诉讼时效的保护，采取有效措施确保公司对其拥有合法诉讼权利，避免超过诉讼时效而丧失诉权，致使应收款项无法收回。

对于期限较长的预付账款也应及时清理。

公司应形成定期召开应收账款专题会议的制度，由财务、律师、销售等相关部门参加，定期分析、研究应收账款管理工作中存在的问题，共同寻求解决方法。

由于客观原因确实无法收回，符合公司和国家法规规定的坏账确认条件的应收款项，应在取得核销证据后及时按规定程序报董事会审批核销坏账。

公司员工因工作调动、辞退、辞职等原因离开原工作单位的，应结清所欠公司款项，未办妥结清手续的不得办理调动或离职手续。

（六）、固定资产管理：

固定资产是指使用期限超过一年的房屋，建筑物、机器、机械、运输工具以及其它与生产、经营有关的设备、器具、工具等。

单位价值在500元以上，并且使用期限超过壹年的，应当作为固定资产。

公司的固定资产分为四类：

房屋及其他建筑物；运输工具；办公设备；机械设备。

1、机械设备、用具归行政办公室管理。

行政办应指定专人负责对固定资产的采购、保管、领用、盘存、报废、分类编号，填制固定资产卡片等相应工作，建立实物台帐。

2、公司各类固定资产折旧年限为：

房屋及其他建筑物不低于20年；运输工具4年；办公设备3年（电子设备）；机械设备5年。

3、公司各类固定资产的财务管理和计提折旧，由财务部负责。

4、购置固定资产，必须有经批准的购置报告，

5、公司所有固定资产按月计提折旧，每年年终进行一次固定资产盘点，确保账实相符，核算资料准确；对资产清理盘点后不能使用的固定资产的处理，需由资产使用部门提出申请，送实物管理部门确认、财务部核实，报总经理、董事会审批。

对固定资产遗失、损坏的要查明原因，明确责任，如是人为损坏或遗失，由责任人赔偿损失。

6、对价值在100元以上2000元以下的设备、家具、电器等低值易耗品应由办公室指定专人进行编号、登记管理并定期进行清理盘点、报废等管理工作。

7、公司的财产核销，需由财产使用部门提出核销申请，经办公室、财务部核实，提出处理方案，报总经理、董事会审批后实施。

8、各部门对本单位的固定资产只有使用保养、维修的权利和义务，没有出租、外借、报废、转卖的权力，对本单位固定资产的采购、使用、保管必须严格执行公司的有关规定。

四、收入、成本、费用管理

（一）收入

公司各项收入均应有合法的依据、凭证，并规定全部纳入法定会计账册核算，及时进行确认和反映，依法缴纳各种税费。

（二）、成本

成本、费用的支出应真实、合法，并取得有效的原始凭证。

相关归口管理部门应做好毛料的验收、出料、料场管理和建立毛料的进、销、存台帐的登记管理工作。

（三）费用

费用是指公司及各部门在日常经营活动中发生的机械设备配件采购、维修、零星材料、油料采购等开支。

公司员工有义务本着合理、节约、有效的原则办事，员工的报销凭证必须真实、有效、合法。

1、费用审批权限

报销审批实行逐级签字制度，各项费用的审批以经办人的直接上级作为第一责任人，对费用的合法性、合理性、真实性负责，再按规定程序逐级报批。

（1）机械设备配件、零星材料采购及维修等费用支出，应由经办部门负责人签字确认，送财务部审核，报总经理审批。

（2）日常费用报销，须由财务部审核相关票据，经总经理审批。

（3）凡购置办公用品、消耗品、汽车保险、汽车油料等费用支出，由办公室提出用款计划，按审批流程审批后，由办公室统一办理。

汽车维修原则上在公司指定的维修厂进行，维修费由经办人填单，办公室主任签字确认，财务部审核相关票据，报总经理审批。

（4）办公电话、网络、水电等费用的支付，由部门经办人填单，经办公室主任确认、财务部审核，报总经理审批。

2、费用及标准

（1）办公用品及消耗品：

包括日常办公用品及办公设备的消耗品如纸张、文具、计算机耗材、工具书、卫生清洁用品、劳保用品等。

此类用品由办公室统一计划购置，特殊情况需自行购置的，应提前请示办公室同意后方可自行购置。

办公室对所购物品进行登记入库，统一管理调配。

（2）车辆使用费用：

为公司所属或为公司所使用车辆的汽油费、日常保养性维修费、存车费等，对车辆的油耗状况、维修费用等由办公室进行详细登记，统一管理。

驾驶员出车离开所属地区，车辆的加油费报销，除按费用报销程序审批外，还需有派车单和用车人的签证。

凡公司的汽车油料费、保险费、维修费、办公电话费、网络费、水电费等费用的支付，由部门经办人填单，经办公室主任确认、财务部审核，报总经理审批。

（3）业务招待费：

招待费的开支要本着“必需、合理、节约”的原则。

业务招待费包含宴请客户、赠送礼品、赠送礼金、陪同客户游玩等发生的交际类费用，有业务招待费发生需求的，原则上应严格按照申请在前、列支在后的程序进行。

由经办人填写《接待申请单》、《借款申请单》并附上详细用款计划，经部门经理、主管副总等部门同意后，报总经理审批，方可向财务借支。

对于赠送礼品、礼金等业务招待费用，还必须附上发生时间、客户单位名称、具体金额等明细，并事先征求财务部有关账务处理的专业意见。

宴请接待费用标准：

1）、接待政府局级干部或合作公司总经理，接待标准不超过300元/人；

2）、接待政府科级干部或合作公司副总，接待标准不超过200元/人；

3）、接待政府经办人员或合作公司业务经理，接待标准不超过150元/人；

4）、宴请接待中，我方陪同人员一般为1-2人，最多不得超过3人。

5）、董事长、总经理实报实销。

6）、如有特殊接待超标，需另有申请，由总经理审批。

7）、宴请接待费用中，应分别注明客户和我方陪同人员的数量，按两者人数之和计算接待总费用。

（5）、差旅费：

公司员工因公在所属区外出差，需提前填写“出差申请单“，明确出差地点、时间、事由等，“出差申请单”经审批生效后，才能办理差旅费借支。

出差后凭审批单办理差旅费借支和报销手续。

外出学习、培训、开会等人员应凭总经理批准的书面文件或会议通知进行报销。

差旅费列支范围包括：

铁路、公路、船舶、飞机票费；出差地市内交通费；出差补贴；住宿费；及其他伴随出差发生的正当费用。

出差费用的报销标准：

1）、住宿费用报销标准

A、公司高层（副总、总监及以上，下同）省内出差住宿标准不超过300元/天·人（三星级洒店或商务洒店），省外出差住宿标准不超过400元/天·人；

B、公司中层（部门经理、副经理及以上，下同）省内出差住宿标准不超过200元/天·人，省外出差住宿标准不超过250元/天·人；

C、公司普通员工省内出差住宿标准不超过100元/天·人，省外出差住宿标准不超过150元/天·人。

D.员工到所属企业所在地点出差,食宿由所在地企业负责,不再报销住宿费和出差补助.

E、员工到家庭居住地出差，一般不得报销住宿费用。

F、董事长、总经理实报实销。

2）、出差伙食补贴标准

A、伙食补贴高层管理员按100元/天·人，其他人员按60元/天·人，即中餐、晚餐各按30元/天。

B、凡省内出差,员工统一食用工作餐的实报实销（不超过当曰的补贴标准）,不再享受出差伙食补贴.

C、出差期间如有商务宴请或接待餐，不发伙食补贴，同时宴请应事先申请并按后文业务招待费报销制度相关规定操作。

3）、交通费用报销标准

A、出差期间的交通费按照飞机（经济舱）、火车、轮船、长途巴士等实际发生金额报销；高管人员坐火车、轮船可用软卧，其他人员用普卧。

B、出差地出租车费的报销应当注明行车的起点与终点，并且按实填写报销金额，否则财务不予受理。

因公到省内其他市县、外省出差的员工，有接待应酬时，需扣除相应的中餐或晚餐补贴；出差到家庭居住地的员工不报销住宿费。

出差或外出学习、培训、参加会议等，由集体统一安排食宿的，按其统一标准报销，不享受任何补助。

五、负债和担保管理

公司发行企业债、发行信托资金、银行贷款等对外举债行为需经董事会审批。

公司原则上不得对外担保，公司除为购房客户提供的按揭担保需经总经理同意外，如确需对外担保需经董事会审批。

六、利润分配管理

公司当年的税后利润按以下顺序分配：

如有未弥补的以前年度亏损，弥补以前年度亏损；

按法律规定提取法定盈余公积金；

根据股东大会的决定提取任意盈余公积；

根据股东大会的决定对剩余利润进行分配。

七、会计档案管理

会计档案指会计凭证、会计帐簿和会计报表、会计资料备份软盘等会计核算专业材料。

公司每年形成的会计档案应由财务部按归档的要求，负责整理、立卷或装订成册。

会计档案，由财务部指定专人妥善保管，存放有序，查找方便，同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

保存的会计档案，应为本单位的财会人员提供利用，非财会人员不得借阅和查看。

向外单位提供利用时，须经本单位主管领导及财务总监签字批准，会计档案原则上不得借出。

各种会计档案的保管基础，根据其特点，分阶段永久，定期二类，具体保存时间参照国家有关规定执行。

会计档案保管期满，需要销毁时，由财务部门提出销毁意见。

严格审查鉴定，编造会计档案销毁清册，并报公司董事会、监事会审查，经批准后销毁。

八、本制度规定与国家颁布的财经法规或公司章程相抵触时，以国家财经法规、公司章程的规定为准。