文档编写规范.docx
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文档编写规范
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校 对：
年 月 日
审 核：
年 月 日
批 准：
年 月 日
修改记录
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目录
1.Word10版本文档编写规范1
2.Word10版本文档编写模板1
3.Word10版本模板使用1
3.1.模板的使用1
3.1.1.使用本模板格式1
3.1.2.使用其他模板格式2
3.2.标题的设置与使用3
3.3.正文的一些技巧3
3.3.1.删除行首行尾空格3
3.3.2.去掉分页符3
3.3.3.图片分栏3
3.3.4.PPT的文字 拷入WORD里3
3.3.5.WORD间距3
3.3.6.去掉标题之前的黑点3
3.4.屏幕截图4
3.5.自动编号与取消自动编号4
3.6.公式的制作5
3.6.1.公式插入5
3.6.2.公式的自动编号5
3.7.表格的制作6
3.7.1.表格模板6
3.8.为图片添加题注8
3.9.交叉引用9
3.10.页眉页脚9
3.10.1.页眉技巧9
3.10.2.页脚技巧11
3.11.页码11
3.12.列出段落12
3.13.目录的制作12
附录A：
书写要求13
1.Word10版本文档编写规范
文档编写规范见附录A。
2.Word10版本文档编写模板
本文档对文档标题（设置为五级）、正文、图、表、题注等格式进行设定，使用时可以在本文档模板上自行修改。
1）模板的使用
2）标题的设置与使用
3）自动编号与取消自动编号
4）正文
5）题注
6）交叉引用
7）页眉页脚
8）页码
9）列出段落
3.Word10版本模板使用
3.1.模板的使用
3.1.1.使用本模板格式
如果边写文档对模板没有严格要求，可根据实际情况添加修改本模板。
以下有三种方法调整：
1）把要更改的段落使用格式刷刷一下与之相同的格式即可，见图3.1格式更改图左；
2）选中段落，通过点击样式中与之相应的样式即可，见图3.1格式更改图左；
3）选中段落，右键选择相应的选项进行调整，见图3.1格式更改图左。
图3.1格式更改
3.1.2.使用其他模板格式
如需在本格式基础上对样式进行更改，则选中对应的样式->修改->等。
见图3.2样式与图3.3修改样式。
选择之后更新该格式对应的所有内容。
图3.2样式
图3.3修改样式
3.2.标题的设置与使用
3.3.正文的一些技巧
3.3.1.删除行首行尾空格
由于网页排版中的“低两格”都是通过插入空格来实现的，所以我们从网上拷贝下来的文章段落在Word 2000中进行段落重排时，由于我们已经设置了自动“首行缩进”两个汉字，再加上这两个全角空格，就成了段首四个汉字空格，手工进行删除实在是太麻烦，这时我们可以选中要去掉行首行尾空格的段落，然后按下工具栏中的“居中”按钮，使段落的对齐方式为居中，这时行首行尾的空格就都被去掉了，最后再按“左对齐”按钮，使段落恢复原来的对齐方式。
3.3.2.去掉分页符
先在工具――>选项――>视图――>格式标记，选中全部，然后就能够看到分页符，delete就ok了。
3.3.3.图片分栏
问：
word中图片的分栏如何处理？
假如有：
12图34这样的结构，我想实现：
13图（要横跨两栏）24但是，试了半天总是：
12图34怎么办呀？
help！
答：
设置图片格式――版式――高级――文字环绕――环绕方式选上下型――图片位置――对齐方式选居中――度量依据选页面，要先改文字环绕，然后才能改图片位置。
3.3.4.PPT的文字 拷入WORD里
另存就可以了。
只要以.rtf格式另存即可。
3.3.5.WORD间距
问：
用word写东西时字距老是变动，有时候自动隔得很开，有时候进入下一行的时侯，上一行的字距又自动变大了，这是为什么？
怎么纠正啊？
答：
是因为自动对齐的功能，格式――>段落――>对齐方式可以选。
还有允许断字的功能如果check上，就不会出现你说的情况了。
3.3.6.去掉标题之前的黑点
问：
在使用WORD的样式之后，如标题1、标题2之类的，在这些样式前面总会出现一个黑黑的方块，虽然打印的时候看不到，但看着总是不舒服，有没有办法让它不要显示呢？
答：
“视图”－－>“显示段落标志”，把前面的勾去掉。
其实这个很有用，可以便于知道哪个是标题段落。
3.4.屏幕截图
使用插入屏幕截图能够将其他窗口内容快速截图到Word当中。
见图3.4屏幕截图。
图3.4屏幕截图
1）打开需要截图的窗口，切换到Word，单击【插入】-【屏幕截图】。
如果我们需要截取整个窗口，选取“可用视窗”即可。
2）假设我们只需要截取图片的部分区域时，使用“屏幕剪辑”即可快速完成需要的剪辑。
3）拖动鼠标选中截取部分并释放鼠标。
（红色方框为选择截图区域）。
4）双击即可完成截图。
3.5.自动编号与取消自动编号
WORD2010的自动编号是一个很让人烦功能，WORD2010的自动编号会打乱整个WORD2010文档的布局，因此，很多人都想把这个功能关闭。
在WORD2010中点击文件菜单，选择选项中校对下面的自动更正选项，找到键入时自动套用格式标签，去掉“自动项目符号列表”和“自动编号列表”两个选项前的勾，确定之后WORD2010就不会再为用户自动编号了。
见图3.4取消WORD2010自动编号。
图3.5取消WORD2010自动编号
3.6.公式的制作
3.6.1.公式插入
（公式3.1）
见公式3.1。
3.6.2.公式的自动编号
1）安装mathtype6.0或是6.5以上的编辑器，设置公式自动编号的显示格式；
2）点击上面后，弹出如下公式格式设置对话框，按着对话框来设置就差不多了；
3）点击插入公式；
4）所有公式插入完了以后，全选，点击update，就可以自动更新公式的编号了；
5）后续如果要添加新的公式，或是删除公式按着相同的方法就可以实现公式的自动编号和更新。
3.7.表格的制作
3.7.1.表格模板
3.7.1.1.表格的自动编号
在Word中插入表格，我们通常会在表格中加入编号，那么怎么快速进行编号呢，本教程就为大家介绍自动编号方法。
操作步骤：
1）打开Word2010，在“插入”功能栏中选择“绘制表格”，然后绘制好表格。
2）然后把鼠标定位在第一单元格，在“开始”功能栏中的“段落”组里选择“编号库”按钮。
3）然后选择“剪贴板”中的格式刷。
然后在第二个单元格处按住鼠标左键向下拖动，直到最后一个单元格出松开鼠标，此列就插入自动编号。
图3.10表格的自动编号
表3.1表格的自动编号
1.
2.
3.
4.
3.7.1.2.表格技巧
问：
怎样微调WORD表格线？
WORD表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条线，可是一拖就跑老远，想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办？
答：
选定上下两个单元格，然后指定其宽度就可以对齐了，再怎么拉都行press"Alt"，打开绘图，其中有个调整坐标线，单击，将其中水平间距与垂直间距都调到最小值即可。
打开绘图，然后在左下脚的绘图网格里设置，把水平和垂直间距设置得最小。
问：
怎样微调word表格线？
我的word表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条线，可是一拖就跑老远，我想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办？
答：
可以如下操作：
●按住ctl键还是shift，你haveatry●doubleclicktheline,tryit:
）●打开绘图，设置一下网格（在左下角）。
使水平和垂直都为最小，试一把！
？
●press"Alt"
表格1
表3.2
表格2
表3.3
3.8.为图片添加题注
第一步：
选中图片，点击右键，选择“插入题注...”菜单，弹出“题注”对话框。
在“题注”对话框中点击“新建标签...”按钮，输入标签名称，如“图”，点击“确定”按钮。
在“题注”对话框中点击“编号...”按钮，弹出“题注编号”对话框。
在“包含章节号”复选框上画勾，然后点击“确定”按钮返回“题注”对话框，再点击“确定”按钮，返回word中。
此时图片下面出现“图 1‑1”字体，然后可以再自己添加图片说明，如“图 1‑1 第一个图片”，如下图3.6插入图注和图3.7题注：
图3.6插入图注
第二步：
在下一个图片上点击右键，选择“插入题注...
”按钮，弹出“题注”对话框，如下图：
（在这个图中我们看到有很多选项，如“标签”，“位置”等，自己点开看看可以灵活设置）
图3.7题注
3.9.交叉引用
当我们使用上面的方法给插入的表格、图表、公式或其他项目时自动添加题注后，需要在文档中引用题注，以方便他人阅读或查找。
如果是这样我们可以利用Word中的“交叉引用”功能，具体操作如下：
1）点击“引用→交叉引用”菜单命令，打开“交叉引用”对话框（如图3.4交叉引用）。
2）在“引用类型”中，选择相对应的类型，这时“引用哪一个题注”框中就会显示相对应的题注了。
3）选中相对应的题注，点击“插入”按钮即可在相对应的位置引用题注。
图3.8交叉引用
3.10.页眉页脚
3.10.1.页眉技巧
1.问：
WORD里边怎样设置每页不同的页眉？
如何使不同的章节显示的页眉不同？
答：
分节，每节可以设置不同的页眉。
文件――页面设置――版式――页眉和页脚――首页不同。
2.问：
请问word中怎样让每一章用不同的页眉？
怎么我现在只能用一个页眉，一改就全部改了？
答：
在插入分隔符里，选插入分节符，可以选连续的那个，然后下一页改页眉前，按一下“同前”钮，再做的改动就不影响前面的了。
简言之，分节符使得它们独立了。
这个工具栏上的“同前”按钮就显示在工具栏上，不过是图标的形式，把光标移到上面就显示出”同前“两个字来。
3.问：
如何合并两个WORD文档，不同的页眉需要先写两个文件，然后合并，如何做？
答：
页眉设置中，选择奇偶页不同/与前不同等选项。
4.问：
WORD编辑页眉设置，如何实现奇偶页不同?
比如：
单页浙江大学学位论文，这一个容易设；双页：
（每章标题），这一个有什么技巧啊？
答：
插入节分隔符，与前节设置相同去掉，再设置奇偶页不同。
5.问：
怎样使WORD文档只有第一页没有页眉，页脚？
答：
页面设置－页眉和页脚，选首页不同，然后选中首页页眉中的小箭头，格式－边框和底纹，选择无，这个只要在“视图”――“页眉页脚”，其中的页面设置里，不要整个文档，就可以看到一个“同前”的标志，不选，前后的设置情况就不同了。
6.问：
如何从第三页起设置页眉？
答：
在第二页末插入分节符，在第三页的页眉格式中去掉同前节，如果第一、二页还有页眉，把它设置成正文就可以了
●在新建文档中，菜单―视图―页脚―插入页码―页码格式―起始页码为0，确定；●菜单―文件―页面设置―版式―首页不同，确定；●将光标放到第一页末，菜单―文件―页面设置―版式―首页不同―应用于插入点之后，确定。
第2步与第三步差别在于第2步应用于整篇文档，第3步应用于插入点之后。
这样，做两次首页不同以后，页码从第三页开始从1编号，完成。
7.问：
WORD页眉自动出现一根直线，请问怎么处理？
答：
格式从“页眉”改为“清除格式”，就在“格式”快捷工具栏最左边；选中页眉文字和箭头，格式－边框和底纹－设置选无。
8.问：
页眉一般是---------，上面写上题目或者其它，想做的是把这根线变为双线，WORD中修改页眉的那根线怎么改成双线的?
答：
按以下步骤操作去做：
●选中页眉的文字，包括最后面的箭头●格式－边框和底纹●选线性为双线的●在预览里，点击左下小方块，预览的图形会出现双线●确定▲上面和下面自己可以设置，点击在预览周围的四个小方块，页眉线就可以在不同的位置。
3.10.2.页脚技巧
9.问：
Word中的脚注如何删除？
把正文相应的符号删除，内容可以删除，但最后那个格式还在，应该怎么办？
答：
步骤如下：
1、切换到普通视图，菜单中“视图”――“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑栏。
2、在尾注的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除。
3、再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。
4、切换回到页面视图。
尾注和脚注应该都是一样的。
3.11.页码
插入指定页的页码前，要先把指定页以前的页与指定页以后页用分节符分开。
依次这样操作：
如想要从第三页开始插入页码号为“1”，那么把光标放到第二页文档的最后点“页面布置”－－“分隔符”下拉菜单下的“下一页”，见图3.8添加分隔符。
这就分成了两节了。
然后再把光标移动到第三页上。
点“插入”－－“页码”－－“页面底端”－－（随便选一个）OK,已经插入了页码。
但有时页码可能还是会从第一页开始编号，实际上我们是想让第三页开始从“1”开始。
，这时就要先选中第三页的页码，把“设计”菜单下的“链接到前一条页眉”取消勾选。
鼠标选中并指向页码右键菜单下“设置页码格式”－－选中“起始页码”并手动填入“1”（根据你的需要：
如要从几开始就填入几）－－确定，就可以。
当然前面两页的页码，如不需要可删除，不会影响到第三页以后的页码，因为他们是分开的。
图3.9添加分隔符
3.12.列出段落
列出段落格式已选定，可直接套用格式。
3.13.目录的制作
问：
Word里怎么自动生成目录啊
答：
用“格式>>样式和格式”编辑文章中的小标题，然后插入->索引和目录
问：
Word的文档结构图能否整个复制?
论文要写目录了，不想再照着文档结构图输入一遍，有办法复制粘贴过来吗？
答：
可以自动生成的，插入索引目录。
问：
做目录的时候有什么办法时右边的页码对齐？
比如：
1.1标题..........11.2标题...............2
答：
画表格，然后把页码都放到一个格子里靠右或居中，然后让表格的线条消隐就可以了，打印出来就很整齐。
附录A：
书写要求
一、文档的编排顺序及要求
编排顺序为：
文档封面、修改记录、目录、正文、附录等。
（一）封面
文档封面要按照统一要求格式进行排版（具体格式参见本文档）。
文档题目由项目名称和文档名称组成。
项目名称为主标题，文档名称为副标题，副标题应另起一行。
（二）修改记录
修改记录包括日期、版本、修订说明、文件状态、修订人五项内容，具体格式参见本文档。
修改记录页面不需页码。
（三）目录
目录由文档的章、节等的序号、名称和页码组成。
目录中还应包括附录等。
目录页面无需页码，正文页码采用阿拉伯数字另行编页。
（四）正文
正文是文档的主体和核心部分，正文一般包括各个具体章节。
（五）附录
附录可有可无，因具体文档的编写需求而异，要求附录在段前分页。
二、文档的书写要求
（一）文档字体及字号
封皮主标题：
二号宋体居中放置。
封皮副标题：
小一黑体居中放置。
修改记录标题为三号黑体居中放置，修改记录表格内容为小四号宋体居中显示。
目录标题为三号黑体居中放置，二字中间空两个空格。
目录内容显示级别为三级标题显示，字体为小四号宋体，1.5倍行间距，段前段后为0行。
一级标题：
如“1.×××”用黑体四号加粗字顶格放置。
二级标题：
指章以下的节，如“2.1.×××”用宋体四号字顶格放置。
三级标题：
指节以下的小标题，如“2.1.1.×××”用宋体小四号字顶格放置。
四级标题：
指节一下的小标题，如“2.1.1.1.×××”用小四号字顶格放置。
五级标题：
指节一下的小标题，如“2.1.1.1.1.×××”用小四号字斜体顶格放置。
标题之外的论述部分，一律用宋体小四号字排版，两端对齐，段落首行缩进2个字符，1.5倍行距，上下页边距为2.54cm，左右页边距为1.9，且文中中文字符一律使用宋体（中文正文）、英文一律使用Calibri（西文正文）。
（二）页眉及页码的书写要求
页眉居右放置，采用1磅下划线，页眉名称统一用“项目名称+文档名称”表示、例如项目名称为定位考勤管理系统，文档名称为操作说明书，则页眉名称为“定位考勤管理系统操作说明书”。
页码置于页面底端居中放置。
页眉与页码均为小五号宋体显示。
封皮、附录及目录页面无需页眉和页码。
三、图表的书写要求
（一）文中的图表、公式、参考文献、附注一律采用阿拉伯数字连续（或分章）编号。
如图1.1、图1.2，表1.1、表1.2，公式（1-1），文献[1]，附注：
1。
图序及图名置于图的下方居中，五号宋体显示；表序及表名置于表的上方居中，五号宋体显示。
（二）整个表格尽量放置到一个页面中，如需分页，需在第二页添加表头“续表1.1XXXX”，且居中放置。
（三）图题要与图放在同一个页面上，表题要与表放置在同一个页面上。
（四）文档要求包含对图表的文字说明，一般文字说明在前，图表在后。
四、备注说明
（一）文档中的标题中不可带标点符号，正文标点符号使用中文半角状态下符号。
（二）为方便操作，我们在本模版开始菜单的样式表中将一级标题设置为标题1，二级标题设置为标题2，三级标题设置为标题3，四级标题设置为标题4，五级标题设置为标题5，正文设置为正文，图表设置为图，可作为参考，用户只需选择文本，然后选择对应的样式修改即可。
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