组织管理系统.docx
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组织管理系统
第一部分
部
门
职
能
部门职能
董事会
部门名称：
董事会
下属部门：
总经理
部门本职：
公司经营计划和投资计划
主要职能：
1、决定公司的经营方针和投资计划。
2、决定公司年度财务预算方案、决算方案。
3、决定公司利润分配方案和弥补亏损方案。
4、对公司增加或者减少注册资本作出决议。
5、聘任或者解聘公司总经理、副总经理、财务负责人，决定其报酬事项。
6、决定公司合并、分立、解散方案。
部门职能
总经理
部门名称：
总经理
直接上级：
董事会
下属部门：
总经办、行政人事部、渠道部、旗舰店、物流部、财务部、
团购部、商超部、采购部
部门本职：
企业的经营管理活动
主要职能：
1、主持公司经营管理工作，组织实施董事会决议。
2、组织实施公司年度经营计划和投资方案
3、制定公司内部管理机构设置方案。
4、制定公司基本管理制度和具体规章。
5、提请聘任或者解聘公司经理级管理人员。
6、拟订公司章程和董事会授予的其它权限。
7、倡导健康并适合企业发展的企业文化。
8、总经理列席董事会会议。
部门职能
总经办
部门名称：
总经办
组成人员：
总经理助理
下属部门：
、行政人事部、渠道部、旗舰店、物流部、财务部、
团购部、商超部、采购部
部门本职：
企业的经营管理活动
主要职能：
1、拟订并执行公司内部管理机构设置方案。
2、拟订并执行公司的基本管理制度。
3、拟订并执行公司年度经营管理计划。
4、提请聘任或者解聘各部门主管。
5、公司品牌规划营运管理。
6、公司管理团队建设及干部队伍培养。
7、公司核心业务流程管理。
8、公司企业文化建设。
9、处理公司重大法律事务。
10、公司重要办公程序和重要行政事务管理。
11、公司知识产权管理。
部门职能
行政人事部
部门名称：
行政人事部
直接上级：
总经理助理
直接下级：
行政人事专员、后勤厨师
部门职责
1、组织规划管理。
2、招聘管理：
人员招聘、录用、辞退。
3、培训管理，培训计划组织及开展，培训调查反馈及评估。
4、薪酬管理：
薪酬结构及薪酬管理制度，晋升管理体系搭建。
5、绩效考核管理：
激励机制及绩效考核方案制订。
6、劳动关系管理，劳动用工风险规避及保险申报。
7、办公设备及用品管理，办公用品管理及维护
8、会议管理，会议组织及管理
9、办公秩序管理。
10、奖惩管理。
11、档案管理、文件的拟发收存。
兼管职能
·职工后勤生活管理。
·公司安全保卫管理。
·配合总经办做好企业文化建设。
部门职能
财务部
部门：
财务部
部门负责人：
财务部经理
直接上级：
总经理助理
直接下级：
财务收银员、往来会计、财务出纳
部门职责：
1、发货单据入账管理。
2、采购单据入账管理。
3、报销管理。
4、区域回款管理。
5、相关财务报表编制。
6、财务管理与分析、财务预算管理及费用管理。
工作内容：
1、每月初定期核对应收及应付款上月系统与账面数据。
2、每月初出具客户对账单及发送。
3、每月上旬出具财务相关报表。
4、日常现金收银及费用报销。
5、跟踪客户回款进度。
部门职能
物流部
部门：
物流部
部门负责人：
物流部主管
直接上级：
总经理助理
直接下级：
仓管员、检验员、物流员、司机、文员、产品售后员
部门职责：
1、仓库规划、制度优化及团队建设；
2、消防安全检查和监督；
3、人员的培训和分工定岗；
4、收发货管控和车辆管理及运行路线核查；
5、物流信息数据的收接，整理和更新；
6、管控库存产品的数据和提报滞销产品清单；
7、控制部门物流费用成本。
工作内容：
1、全面负责物流运作，确保物流体系的正常运作。
2、负责安排和审批物流配送计划，控制送货成本以符合公司要求。
3、负责监督物流服务所需基础设施和工作环境的控制，确保公司服务需求。
4、负责审查岗位作业合符物流作业流程操作规范和岗位数据报表。
5、负责库区空间的合理利用调整和优化。
6、负责部门所报销单据费用的审查和确认。
7、保持实际库存与系统数据98％以上准确有效，（品牌系列100%准确）
8、负责组织部门晨会召开，学习，培训并传达公司上级下达要执行的目标任务。
9、负责以制度，目标，要求和数据为考核原则，公平，公正，公开的竞争模式，以身作则，多沟通鼓励，以完成目标任务为中心，传递积极向上的阳光心态。
部门职能
采购部
部门：
采购部
部门负责人：
采购经理
直接上级：
总经理助理
直接下级：
采购助理
部门职责：
1、采购管理制度、采购作业流程的执行与完善;
2、考察供货商的产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等方面，在现有供应商基础上不断寻求新的供应商，以确保供应资源的丰富与宽阔的选择范围，负责新增供应商的寻访、调查，并组织相关部门进行评估、审查。
3、按照要求保质保量地组织好原料采购供应工作，并随时掌握合同履行情况，合同中必须注明我公司对产品质量要求的条款，如需更改合同，在请示后，得到批准方可执行;
4、对供应商进行询价、比价、议价，并上报相关信息（交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等）;
5、市场行情的调查、动态资讯收集、整理，及时上报，以便及时调整采购策略;
6、依业务订单适时、适品、适量的采购，并跟催采购进度，确保订购物料按时、按量、保质送达我司仓库，协调销售、生产的有效进行。
订单变更与撤消、品质要求变更与供方之间的及时信息传递，确保供方满足我公司之需求。
7、与供应商采购异常、退、换货、补偿事宜的处理，确保我司利益。
8、加强与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确。
9、做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德，做到诚实虚心、尽职尽责、不断学习业务知识，提高业务工作能力的敬业精神。
10、供应商售后服务管理及质保金协议管理。
工作内容：
1、采购订单的下达；
2、采购订单的交货物流信息跟踪；
3、仓库购货单的审核；
4、仓库退换货的跟踪及处理事宜；
5、核对供应商对账单；
6、供应商发票的核对；
7、及时更新及整理供应商系统资料
部门职能
渠道部
部门：
渠道部
门负责人：
渠道部经理
直接上级：
总经理助理
直接下级：
区域经理、电话营销经理
部门职责:
1、负责公司新老客户及终端市场的开发和维护。
2、负责辖区内经销商订货跟进及发货跟进。
3、负责老客户的维护并协助客户处理好终端市场环境。
4、负责配合财务部根据应收账款。
5、负责与仓库库存结合做好产品销售计划。
6、负责完成公司的销售目标及其他事宜。
工作内容：
1、据公司的战略发展，有针对性的进行市场调研，建立完善的渠道信息收集、信息处理、信息保密系统。
2、定期对符合公司基本要求且有合作意向的客户进行拜访及跟踪。
3、定期对渠道工作进行总结，分享经验，做出改进计划。
4、和客服部门建立对接，确保渠道客户的销售情况更好了解与跟踪市场产品的信息。
5、完成日常客户单据、售后投诉的跟踪。
部门职能
旗舰店
部门：
旗舰店
部门负责人：
店经理
直接上级：
总经理助理
直接下级：
导购员打单员售后服务员
部门职责：
1、销售管理职能
2、顾客服务职能
3、人员培训管理职能
4、商品管理职能
5、门店日管理职能
6、信息收集职能
7、企业形象宣传职能
工作内容：
1、向顾客提供所需商品；完成公司下达的销售目标。
2、为顾客提供优质、热情、体贴的销售服务并及时处理投诉建议。
3、员工的录用、培训、考核、激励管理。
4、门店商品的陈列、优化管理及门店货物流转管理。
5、确保公司各项规章制度在门店贯彻执行。
6、门店购物环境的管理。
7、门店的库存与盘点管理。
8、门店的消防安全管理。
9、收集顾客需求信息；收集竞争对手信息，并及时制定对应策略。
10、通过店面整体形象包装和员工的身体力行，宣传公司企业文化。
部门职能
商超部
部门名称：
商超部
部门负责人：
商超经理
直接上级：
总经理助理
直接下级：
促销员
部门职责：
1、KA系统商场销售、货款回收。
2、KA系统与商场的市场网络开发。
3、公司产品在KA系统与商场的销售。
4、货款的及时回收。
5、KA系统与商场的客情关系维护。
6、新品在KA系统与商场的推广。
7、达成公司下达的销售目标。
8、残、滞商品的管理控制。
9、自有品牌及代理品牌的宣传推广。
部门职能
团购部
部门名称：
团购部
部门负责人：
团购经理
直接上级：
总经理助理
直接下级：
团购业务员
部门职责：
1、会员客户的开发。
2、自有品牌、代理品牌商品推广销售。
3、会员客户的跟踪服务。
4、商品售后服务及客户投诉处理。
5、收集市场信息、对公司的经营方向提供参考意见。
6、达成公司下达的年度销售目标。
7、政府资质招投标管理。
8、招投标表述制作及参加招投标。
第二部分
岗
位
描
述
岗位描述
总经理助理
岗位名称：
总经理助理
直接上级：
总经理
本职工作：
协助总经理开展经营管理工作，完成总经理委派分管部门任务。
直接责任：
1、协助总经理执行年度预算和实现年度利润指标。
2、协助总经理实施公司的年度经营计划。
3、协助总经理制定公司基本规章制度。
4、协助总经理做好公司管理团队建设及干部队伍培养工作。
5、完成总经理委派分管的部门各项工作任务。
6、总经理出差出访期间代总经理主持工作。
7、完成总经理交办督办的其他工作。
岗位描述
行政人事部经理
岗位名称：
行政人事部经理
直接上级：
总经理助理
直接下属：
行政人事专员、后勤厨师
本职工作：
负责公司办公、行政、人力资源管理工作
直接责任：
1、全面主持行政人事部工作。
2、拟定并执行公司行政人事管理条例。
3、拟定并执行公司薪资管理办法。
4、指导各部门制定绩效管理办法并汇集成册。
5、拟定公司会议管理制度，作好公司会务管理。
6、根据公司人力资源需求计划，招录合适人才。
7、协调政府主管部门关系
8、拟定并执行员工培训计划
9、提出员工奖罚
10、拟定并执行公司员工后勤生活管理方案
11、负责公司内部安全管理。
12、主持本部门工作例会，传达上级指示。
领导责任：
1、对公司的办公秩序和办公形象负责
2、对公司的信息安全负责
3、对人员招聘的数量和质量负责
4、对薪资发放的及时性负责
5、对下属的工作质量和工作后果负责
主要权限：
1、对公司管理各部门的监督检查权。
2、对本部门员工的调动权。
3、对公司人事条例、薪资办法、绩效办法的执行权力。
4、代表公司与政府职能部门办事人员联系的权力。
岗位描述
财务经理
岗位：
财务经理
直接上级：
总经理助理
直接下级：
财务收银往来会计财务出纳
岗位职责：
1、负责公司的店面财务会计工作。
2、负责制定并完成店面的财务会计制度、规定和办法。
3、定期检查店面库存现金和银行存款是否帐实相符。
4、定期抽查应收及应付账款是否与系统账账相符。
5、每月制定合理的区域回款指标并完成。
6、完成相关报表的编制。
7、领导安排的其它财务相关工作。
工作内容：
1、负责店面日常财务管理工作。
2、每月初编制相关财务报表。
3、应收应付款的管理及核查。
4、管理区域客户回款进度及信用发货把控。
5、部门内部财务工作安排事宜。
岗位描述
往来会计
岗位：
往来会计
直接上级：
财务经理
直接下级：
岗位职责：
1、应收应付单据核对及入账。
2、每月初客户对账工作。
3、每月回款跟进。
工作内容：
1、负责每日应收应付单据核对及入账。
2、每月初进行系统账面核对及出具对账单。
2、每月初出具上月销售及回款汇总表。
3、客户回款跟进。
岗位描述
财务出纳
岗位：
财务出纳
直接上级：
财务经理
直接下级：
岗位职责：
1、管理日常库存现金。
2、审核费用原始单据。
3、按制度进行相关报销手续。
工作内容：
1、负责公司日常费用报销。
2、登记费用日记账并对库存现金进行盘点。
3、每月初编制费用汇总表。
4、对控制费用成本提出合理性建议。
5、领导安排的其它事宜。
岗位描述
财务收银
岗位：
财务收银
直接上级：
财务经理
直接下级：
岗位职责：
1、每日营业现金管理。
2、市内账、省内账、团购账及相应发货单据管理。
3、每月初对账工作。
工作内容：
1、负责日常收银及出具资金表。
2、银行存款日记账的登记。
2、市内及省外账的登记入账。
3、每月初出具上月应收账款明细表，并督促导购催收账款等。
岗位描述
仓管员
岗位：
仓管员
直接上级：
物流部经理
岗位职责：
1、遵守仓库管制度，严格执行“先进先出，从零到整”的收发货原则；
2、严格执行无单任何货物不得进出仓库的规定；
3、遵守收发货作业流程和管理规定，确保准确无误；
4、库区用以分区，分类，定点，定位的标示线保持完整，产品标识明确；
5、库区产品摆放同一个产品的摆放不得超过2个以个的库位；特殊情况必须做好暂放标识（内容：
品名，规格，数量，产品的存放性质，日期及位置）
6、定期对责任库区数据进行维护和清理核对，确保数据100%准确；
7、定期对责任库区的所有产品进行盘点，同时对差异原因进行分析查找并总结；
8、做好库区6S管理工作，产品摆放要求整齐，规范，不压线，不出线，横要平，竖要直，不超高，不变形且库容整洁；
9、库区消防通道，主通道，过道严禁占用或堵塞，必须保持畅通；
10、领销售出库单备货时，先登记签字审核（登记内容：
日期，单号，拿单人），后拿单，做好先审单再备货；
11、备货过程中，严格按照单据上标明的库位进入库区作业，且拿货完毕必须填写实物卡；
12、有多页或多个单品的单据，每备完一个单品需在单据上做标记，并核对所拿产品是否正确，以防漏，错，多，混；
13、同一个产品有多种颜色的单品，备货时必须搭配，如库存有二次良品或老货，客户列特殊要求，应优先发货；
14、备货过程中，每备完一个单品应把外箱及时归位，杜绝不足整箱产品原包装空出拿走，剩余产品裸露在外，并随手带走现场产生的垃圾；
15、每一份单据备货完毕，需在单据上签名确认备货完成，并连同单物一起整齐有序的摆放在指定的备货区域，以便检验人员验货，在备货中出现的异常须及时处理；
16、负责对来货产品清单与采购订单的核对，防止超收或漏收；
17、负责卸货时产品的轻拿轻放，按产品的品名，规格，进行分类整齐有序的摆放，严禁野蛮作业，乱丢乱放，确保产品在搬运过程中不损坏；
18、仓管员清点数量时必须与送货人员进行现场确认，无误后方可签收，（签名，写实收数，日期）如有异常及时与采购人员联系并跟踪结果；
19、在收货过程中，认真清点来货产品的件数，检查外箱有无破损，仔细核对产品的品名，规格，数量及日期，如有异常必须现场核实或汇报；
20、收货产品的摆放要求：
产品正放且标识统一向外，堆码件数每层相同，易清点便核对；
21、收货单据的签收，经确认无误后，字迹要工整，内容完整，规范；（日期，大写件数，收货人姓名及复核人姓名），
22、如在收货过程中因产品标识有误或标识不完整，应及时现场确认并通知采购处理，并做好该厂商来货异常记录；
23、对已收货待入库的产品的标识不完整或标识有误的产品，该库区仓管员必须确认清楚或补充完整后方可入库；
24、收货完毕，产品检验完成，应在一个工作内完成产品归位和单据签审交接工作；
25、负责定期对库存产品的质量进行抽查，做好产品的防护工作，确保产品在保管过程中质量；
26、负责库存产品的质量或包装有破损或变质的检查，有异常及时与检验人员确认后进行更换或退回（不良品），并开破损申请单，由仓库主管签字确认后交于文员开列调拨出库单出库，如是来货破损及时把清单传给相关采购人员并跟踪处理结果；
27、对其他责任库区的货物摆放有不合理，不规范，标识不明确的提出良好的建议。
28、负责检查该库区的仓库建筑和安全隐患，如发现异常及时把产品转移并向部门主管汇报；
29、负责每月的循环盘点，并把把点结果报表交部门主管审核，如有差异及时查原因并按考核标准处理和承担相应的责任；
30、服从部门主管的工作安排和管理。
工作内容：
1、负责凭公司采购订单收货，卸货，核对来货件数，品名，规格，数量并进行分类摆放；
2、负责整理好收货清单交文员输入系统入库，凭检验员签字后的采购收货入库单按区域划分和产品分类的库位进行产品归位，并如实填写好实物卡的收发存；
3、负责凭销售出库单到库区进行备货作业，并如实填写好实物卡的收发存；
4、负责做好库区日常维护工作：
产品摆放，库区标识，库位维护及库区卫生；
5、负责定期对库区数据进行核对维护，确保卡物随时一致，标识与系统同步；
6、负责每月对库区进行盘点，准确率在98%以上；
岗位描述
司机
岗位：
司机
直接上级：
物流部经理
岗位职责：
1、司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则，遵守公司员工管理手册，安全驾车，同时遵守本公司其他相关的规章制度。
2、应爱惜公司车辆，平时要注重车辆的保养，经常检查车辆的主要机件，每月至少用2小时对自己所开车辆进行检修，确保车辆正常行驶。
3、每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，以保持车辆的清洁（包括车内，车外和引擎的清洁）。
4、定期例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整，出车回来，要检查存油量，发现存油不足一格时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。
5、发现所驾车辆故障时立即检修。
不会检修的，应立即报告部门主管，并提出具体的维修意见（包括维修项目和大致需要的经费等）。
未经批准，不得私自将车辆送厂维修，违者费用不予报销。
6、出车在外或出车归来停放车辆，一定要注重选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危险地段停车，司机离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗，完成工作任务下班后,把车辆停放在公司指定位置,且严禁私自用车，违反本条扣10分，并承担相应的责任。
7、定期对自己所驾驶车辆的各种手续的有效性应经常检查，出车时一定保证手续齐全,有效。
8、晚间司机要注重休息，不准开疲惫车，严禁酒后驾车;违反本条开除处理;
9、酒后驾车或私自用车造成的一切违章或交通事故后果均由司机本人负全责，公司并给予行政处罚。
10、司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车（包括高速、追尾、争道、赛车等）。
对于旁人包括公司领导的指令，司机认为不能做到的，可以提出异议，请求变更指令。
行车途中如发生交通事故，能适用快速处理的，应采用快速处理方式解决；如必须现场处理，应当立即报警后待交警处理，不得逃离现场。
如因违反交通规则而发生事故的，司机应承担全部后果和责任。
11、因违章或手续不全被罚款的，违章造成事故的由当事司机承担责任和后果。
12、原则上公司车辆内不准吸烟，本公司员工在车内吸烟时，应当即有礼貌地制止；公司外的客人在车内吸烟时，可婉转告知本公司陪同人，但不能直接制止。
13、车辆出行驾驶员必须做好记录，具体记录出行时间、里程、起始地、物流员、事由（发货或提货件及回程时间和里程等，出行和回程需由部门主管签字确认，并将当日行车总记录交给部门主管审核签字，当日如无当日出行记录被视为缺勤处理；出行记录将作为考核依据）
14、每月末按司机或部门统计当月行车里程总数，原则上部门合计数应加上每天上下班里程数与当月总行驶里程一致，不一致时多出的公里数油耗则由驾驶员承担多余里程费用。
15、上班时间内司机未被派出车的，应随时在司机驾驶室休息等候出车。
不准随便乱窜其他工作岗位。
有要事确需离开时，要告知部门主管去向和所需时间，经批准后方可离开；出车外出回来，应及时在发货组现场管理看板报到签字。
16、对发货人员的调车安排，应服从，不准借故拖延或拒不出车，对调车有意见的，先执行再反馈,事后可向部门主管反映。
17、出车送货时，遇到特殊情况不能=时返回的，应及时设法通知管理人员，并说明原因，并做好记录；
18、公司每月给予司机手机补贴50元。
执行工作任务期间，司机必须随身携带手机。
对公司领导或管理人员的呼叫，应立即应答。
情况特殊确实不能应答的，事后一定及时回复并说明原因。
当月三次以上通讯联系不上，取消该月手机使用补贴费。
19、司机未经领导批准和授权，不得随意将自己保管的车辆交给其他人驾驶；如公司领导批准同意将车交给其他驾驶员驾驶，当事司机应负责检查借车人是否具有合法的驾驶资格（包括驾照有效期、车型及驾照真实性）,还车时必须做好交接检查,严禁将车辆交给无证人员驾驶或练习开车,任何人不得利用公司车辆学开车；
20、驾驶员的绩效考核由部门主管负责，考核情况将作为调整岗位工资的依据之一。
对于工作勤奋、遵守制度、表现突出的，可视具体情况给予适当的奖励；对工作怠慢、违反制度、发生事故者，视具体情节给予相应处罚。
21、费用报销；司机所有因公费用（停车费、过路费、加油、修理等等）必须正式有效凭证作为报销凭证，由驾驶员整理粘贴报销凭证后交部门主管审核签字，再交公司财务报销。
原则上一周报销一次,每月末汇报当月报销情况，以及停车费、过路费并注明车牌号和驾驶员,报销过程中,严禁虚假报销,一经发现处罚报销金额的10倍并扣除当月绩效奖;
22、违反本管理规定第1.2.3.4.条款，用车保养不当，予以口头警告处分，两次以上书面警告处分，三次以上记过并扣罚当月奖金。
因保养不当造成重大事故的，另外承担相应责任和后果。
23、违反本管理规定第8.9.10.11.条款，出车违规，予以口头警告处分，两次以上书面警告处分，三次以上记过并扣罚当月奖金。
因出车违规造成重大事故的，另外承担相应责任和后果。
24、违反本管理规定6、19条，车辆管理不当，予以书面警告处分，两次以上记过并扣罚当月绩效奖200元，因车辆管理不当造成重大事故的，由驾驶员本人承担相应责任和后果。
工作内容：
1、车辆日常保养维护，确保安全发车，如实填写车辆“出行登记表”。
2、负责从公司把货物运送到客户指定的物流托运或地址，并完成货物交接和单据签收；
3、负责公司所采购的货物运回及运单交接；
4、负责公司客户有品质异常的退货提回；
5、积极主动的参与到部门团队协作工作；
6、负责积极主动的做好部门团队协作工作。
岗位描述
检验员
岗位：
检验员
直接上级：
物流经理
岗位职责：
1、责对所有来货的产品和包装进行检查，标识进行确认（厂商名，规格，数量，日期）确保来货准确无误，（特殊情况由本公司对标识内容进行补充完整）；
2、负责对来货的新产品进行全面的了解和类似产品之间的区别作记录；
3、根据销售出库单的出单顺序，了解当天出单情况，按销售出库单上的单号，发货时间或缓急对情况对备货区产品的质量，数量进行确认，如有差异及时通知备货人员调换并做记录，同时让责任人对异常情况登记内容签字确认；
4、负责对当天验货情况进行登记，于次日12：
00前交至部门主管处，将作为仓管组当月的考核依据，如无验货记录，视该验货员缺勤处理；
5、验货时产品的摆放必须整齐，合理，有序，规范，便于客户点收，货物验完必须签字确认；
6、验货完毕产品封箱打包时须做到客户收到货时轻便易点，运输过程中不易破损，搬运产品时应轻拿轻放；易碎或易变形的产品必须在外包装上用A4纸做上显
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