秘书国家职业资格考试四级重点复习资料二.docx
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秘书国家职业资格考试四级重点复习资料二
2015秘书国家职业资格考试四级重点复习资料
（二）
营造健康、安全的办公环境
（一）安全检查的内容
工作环境是由许多方面的因素和条件构成的，诸如工作区的空间、采光、温度、通风、噪音、装修、装饰，工作区的办公桌椅、柜架、各种办公设备、饮水设备、办公用品和耗材，工作所需的文件、资料、档案、书籍，工作中人们的关系、氛围等。
在这些因素和条件中，有些应是用人单位提供给职工的，这是《中华人民共和国劳动法》中的规定。
例如，工作场所的温度是否达到了要求，门窗是否严密安全，照明是否满足工作的必须，噪音干扰、空气污染是否超标，办公家具和设备是否够用等，这些因素和条件同时也是办公环境安全检查的内容。
（二）办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患
（1）地、墙、天花板、门、窗中的隐患。
（2）室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患。
（3）办公家具方面的隐患。
（4）办公设备及操作中的隐患。
（5）工作中疏忽大意造成伤害的隐患。
（6）工作中疏忽大意造成失密的隐患。
（7）火灾或消防中的隐患。
（三）健康、安全办公环境的基本要求
（1）办公区建筑必须坚固安全。
（2）光线应充足。
（3）温度要适宜。
（4）布局应注意通风。
（5）办公室空间及座位空问要适当。
（6）办公室噪音要低。
（7）办公家具要满足工作所需并符合健康、安全要求。
（8）办公设备、办公用品和易耗品要满足工作所需并符合健康、安全要求。
（9）办公设备的安装、操作要符合要求。
（10）办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置。
（11）办公室提供饮水并符合健康、安全要求。
（12）办公区或办公室设置急救包，并定期更换。
（13）建立相应的规章和制度，包括人员进出规定、保密规定等。
（14）室内应有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物。
（四）营造健康、安全办公环境的工作程序
（1）确定安全检查周期，定期检查。
（2）发现隐患，立即报告、排除。
（3）发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决。
（五）注意事项
1.上岗前应了解的办公场所的安全规定
（1）国家或地方有关安全生产和劳动保护的规定，如《中华人民共和国劳动法》。
（2）用人单位制定的安全规定和环保规定，如有关吸烟场地的规定。
（3）组织所租用的写字楼、场地等业主制定的相关规定，如写字楼制定的出现火警情况的疏散程序等。
2.安全隐患表与设备故障表的区别
进行安全检查要包括办公环境和办公设备两部分。
要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用，前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分的隐患，后者是记录办公设备运行中出现的故障。
例如，计算机不能工作了，应填写“设备故障表”;如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照射，非常刺眼，就应该填写“隐患记录及处理表”。
扫描仪的使用
（一）扫描仪的工作原理
扫描仪的工作原理是：
它把输入的图像划分成若干个点，变成一个点阵图形，通过对点阵图的扫描，依次获得这些点的灰度值或色彩编码值。
这样，通过光电部件，就将一幅纸介质的图转换为一个数字信息的阵列，并存入计算机的文件中，然后就可以用相关的软件进行显示和处理。
通过光学字符识别软件，可将扫描进来的文字图像处理、识别成为可以再编辑的字符文本。
（二）扫描仪的种类和作用
扫描仪的种类多种多样，按颜色分有黑白扫描仪和彩色扫描仪;按扫描方式分有手持式、平台式和滚筒式。
（三）扫描仪的选购常识
（1）要考虑扫描仪的分辨率。
（2）要考虑扫描仪的色彩位数。
（3）考虑扫描仪的接口类型。
（四）扫描仪的操作步骤
1.安装扫描仪
（1）关闭计算机以及与其相连接的所有设备。
（2）将扫描仪信号线的一端连接到计算机主机背面接口上，另一端连接到扫描仪上的计算机接口。
（3）将扫描仪电源插头插到合适的电源输出插座上，接通扫描仪电源。
（4）打开计算机电源，等待计算机启动完毕。
（5）如果有扫描仪的驱动软盘或光盘，就把驱动盘放入电脑的软驱或光驱里面，单击“下一步”，此时操作系统会自动找到软盘或光盘里面的驱动程序并且安装好。
（6）驱动程序安装完毕后，再安装扫描软件OCR（文字识别）。
2.扫描图像
（1）在windowS xP操作系统下，单击“开始”→“所有程序”→“附件”→“画图”，
弹出“画图”软件的窗口。
（2）单击“文件”菜单栏上的“从扫描仪或照相机”命令，弹出扫描仪的窗口。
（3）窗口里面有4个选项，对应我们要扫描的原稿类型。
（4）移动、缩放预览框中的矩形取景框至合适大小、位置，选择要扫描的区域。
（5）扫描完成后，图片就出现在“画图”软件窗口中的图片编辑区域，就可以对图片进行修改、保存等操作。
3.扫描文字
（1）扫描文稿。
（2）适当缩放画面。
（3）调正画面。
（4）选择识别区域。
（5）识别文字。
（6）文稿校对。
（7）保存文件。
管理印章和介绍信
（一）印章管理的内容和工作程序
1.单位印章的作用
单位印章的作用有：
（1）标志作用;
（2）权威作用;（3）法律作用;（4）凭证作用。
2.印章的种类
印章种类：
（1）正式印章;
（2）套印章;（3）钢印;（4）领导人签名章;（5）专用章。
3.印章的样式
印章的样式一般由以下几大部分构成：
（1）印章的质料;
（2）印章的形状;（3）印文;（4）图案;（5）尺寸规格。
4.印章的管理与使用要求
印章的管理与使用要求是：
（1）专人负责;
（2）确保安全;（3）防止污损。
5.印章管理的工作程序
（1）印章的刻制程序上级正式机关的批准→制发单位开具公函→附章样到公安部门办理登记→公安部门指定刻制单位→刻制印章→选定启用时间→发出附印样的通知→双人同行取回印章→拆封检验→专人保管。
（2）印章的使用程序
申请一填写用印申请单→专人审核签名→用印→登记。
6.印章的停用与缴销
印章停用、新公章启用后要将旧公章送缴，自行销毁需经上级部门批准;属于机构撤销的，应在撤销决定下达之日起停止使用公章并缴销。
（二）介绍信的管理与使用
1.介绍信的使用要求
介绍信具有介绍和证明双重作用。
出具介绍信要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。
介绍信有时限要求。
2.介绍信的管理
（1）指定专人负责管理。
（2）介绍信的保管应同印章保管一样，牢固加锁。
（3）管理介绍信的人员在使用介绍信时，要在存根上加以记载。
（4）对于开出后未用的介绍信，管理人员应及时催回。
（5）介绍信持有者如将介绍信丢失，应及时报告单位或相关人员。
3.介绍信的使用
（1）严格履行批准手续。
（2）介绍信内容要明确具体。
（3）要填写有效时间。
（4）管理人员要对开出的介绍信负责。
（5）一份介绍信只能用于一个单位。
（6）要填写持信人的真实姓名和身份。
（7）介绍信的存根内容要与介绍信的内容相符。
（8）介绍信的书写要工整，否则视为无效。
（9）填写介绍信要用毛笔（签字笔）或钢笔。
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