法律事务总部业务流程优化方案.docx

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法律事务总部业务流程优化方案

一、业务流程中的几个控制点：

1、双人签字制度：

为保证部门工作的质量，凡经我部审查的合同、出具的法律意见等，必须经经办人员与部门领导共同签署方可对外提供。

部门领导不在期间，必须坚持双人签字制度，即必须由两个以上业务人员共同签字并经公司分管领导批准后方可对外提供。

2、业务登记制度：

为科学衡量每人工作量、为业绩考核打好基础，凡各业务人员经办业务，原则上应在业务秘书处登记备案，业务秘书也应定期向各人统计、汇总有关数据并上报部门领导。

3、书面备案制度：

凡经我部审查的合同、出具的法律意见等，除口头咨询外，必须由相关部门以书面形式正式报送，并经其部门领导签字。

凡经我部以书面形式出具的各类意见，作为部门档案留存，业务秘书作为部门档案保管的责任人。

4、保密制度：

业务经办人员应注意对经办业务中涉及到的公司商业机密、个人隐私等保密，凡有违反且情节严重者，按公司有关制度处理。

二、主要业务流程：

1、合同审查：

●指重大合同在订立、变更或正式解除前均应由我部进行法律风险评估和审查。

●部门之间流程：

凡加盖公司合同专用章的合同应按照公司合同审查盖章流转程序，由经办部门负责人签字后直接报送风险控制办公室，经风险控制办公室评审后，再由其转到我部业务秘书处。

以公司名义对外签署的合同，合同正本一经签署，应交我部分类保管，我部再定期移交公司档案部门。

（该部分需要与风险控制办公室协商确定）对采用我部公告的标准文本的合同，我部原则上豁免审查，风险控制办公室可直接将其转至下一合同盖章流程；但对于修改标准文本中部分条款的合同或未经我部确认、公告的合同，不能豁免审查，必须经我部审查后方可转至下一合同盖章流程；我部将定期公告予以豁免审查的标准合同文本；对于以各种方式规避我部审查的，由经办部门（人）自行承担责任。

凡不需加盖公司合同专用章而又需要我部审核的分公司、营业部合同，由所在分公司、营业部负责人签字后直接报送我部，我部审查后将意见直接反馈至分公司、营业部；该类合同也可通过经纪业务总部转至我部，我部则将意见直接反馈回经纪业务总部。

●部门内部流程：

业务秘书登记后根据各人分工及工作量进行分配。

业务人员对合同的法律风险进行审查，并直接和经办人员联系，达成一致且经我部领导签字后再由业务秘书把修改好的合同转到总裁办，进入盖章程序，或直接将意见反馈回经纪业务总部、分公司、营业部。

2、出具法律意见：

●指应公司领导、总部各部门、分公司、营业部要求，我部就公司业务活动中某一问题的法律风险及可行性出具书面的独立意见。

●部门之间流程：

凡只需我部就公司业务活动中的法律问题出具法律意见的，应由经办部门负责人签字后直接向我部报送有关报告、请示、意见征询等；凡要求我部出具的法律意见还涉及其他部门的，应分别向有关部门报送有关报告、请示、意见征询等，我部原则上不负责转送。

为增强法律服务的及时、有效性，我部除在出具法律意见前主动与有关部门联系、加强事前沟通外，还需要相关部门积极主动地介绍有关情况、提供背景材料。

●部门内部流程：

业务秘书登记并向部门领导请示后根据各人分工及工作量进行分配，或部门领导直接交办。

业务人员出具相应意见（采用统一格式）且经我部领导签字后由业务秘书及时反馈报送部门，或按报送部门需求及视具体情况上报公司领导或报送其他部门。

3、法律咨询：

●指应公司领导、总部各部门、分公司、营业部要求，我部具体业务人员就公司业务活动中某一问题的法律风险及可行性、非必需我部审查的合同进行口头咨询，仅代表个人意见而不作为部门意见向外提供。

●部门之间流程：

凡只需我部提供法律咨询的，应直接与业务秘书联系，或直接与业务人员联系。

●部门内部流程：

直接与业务秘书联系的，业务秘书登记后根据各人分工及工作量进行分配，业务人员再进行解答；直接与业务人员联系的，业务人员在解答咨询后，应及时在业务秘书处登记。

4、法律研究/业务研究：

●指通过对国家立法动态、最新法律法规、公司各种业务领域、创新业务等领域的分析研究，准确把握国家立法动态及内容、新的立法对公司业务的影响及公司应做的调整、业务创新涉及的法律障碍及风险规避等。

●部门之间流程：

凡需要我部提供法律研究/业务研究的，应直接与业务秘书联系，或直接与业务人员联系。

●部门内部流程：

直接与业务秘书联系的，业务秘书登记并向部门领导请示后根据各人分工及工作量进行分配，或部门领导直接交办；业务人员完成研究报告后直接报送部门领导，经部门领导审核通过后业务人员方能通知业务秘书根据需求方要求进行下一步处理。

直接与业务人员联系或业务人员自主研究的，业务人员应及时在业务秘书处登记，并按上述流程进行。

5、诉讼仲裁管理：

●指我部对公司的诉讼仲裁实行统一管理，随时掌握公司诉讼仲裁的整体情况。

●部门之间流程：

凡发生或可能发生以公司、分公司、营业部为原告、被告或第三人的诉讼仲裁事项时，相关部门、分公司、营业部应及时向我部报送有关报告。

●部门内部流程：

我部在收到有关部门的相关材料后，业务秘书登记并向部门领导请示后根据各人分工及工作量进行分配，或部门领导直接交办。

业务人员根据案件的复杂程度，从便于解决纠纷的角度出发，决定部门自己代理或由相关部门自行聘请律师代理，出具相应意见（采用统一格式）且经我部领导签字后由业务秘书及时反馈报送部门，或按报送部门需求及视具体情况上报公司领导或报送其他部门。

6、聘请律师管理：

●指我部对公司的聘请律师实行统一管理。

●部门之间流程：

凡需要以公司名义聘请律师或涉案标的超过人民币100万元的部门或分公司、营业部，应事前报经我部审批，相关部门、分公司、营业部应直接向我部报送有关报告和相关文件。

凡需要以分公司、营业部名义聘请律师且涉案标的不超过人民币100万元（含100万元）的部门或分公司、营业部，可自行决定律师的聘请，但应在聘请有关律师后及时报我部备案。

●部门内部流程：

我部在收到有关部门的相关材料后，业务秘书登记并向部门领导请示后根据各人分工及工作量进行分配，或部门领导直接交办。

业务人员根据具体案件情况及拟聘律师的情况，及时作出是否同意或调整的指导性意见，经部门领导签字后由业务秘书及时反馈报送部门，或按报送部门需求及视诉讼标的上报公司领导或报送其他部门。

7、涉及公安、检察、法院查询等有关事项的办理：

●公安部门、检察院、法院等到公司办理查询、冻结等有关事项时，在接待部门不明时，我部负责对外接待，并按公安部门、检察院、法院等的要求带其到相关部门或代为办理有关事项。

负责接待公安部门、检察院、法院等的部门，应按法律法规要求办理相关事宜；对没有把握或不能确定的事项，应及时与我部沟通，由我部提供法律支持。

8、部门资料库的建设：

●指内部图书资料库和内部网络数据库的建设，主要包括建立法律专业书库，收集法学类、证券类、境外法律及证券法、金融等方面的工具书及理论书籍，对新出现的法律法规、证券市场中的案例、及有价值的研究文章亦及时收集摘录。

同时，进一步完善内部网络数据库《法律园地》，将其作为无纸化办公工具。

●部门内部流程：

业务秘书是部门内部图书资料库和网络数据库建设的责任人，负责以上两库的日常维护和管理；部门其他人员应积极配合业务秘书工作，主动配合更新有关内容，及时把研究报告、交流心得、培训资料等交给业务秘书保存或挂在网上。

附：

1、部门现有业务流程

2、部门现行存在的问题及在业务流程中的反映

法律事务总部

9月30日

附件一：

法律事务总部现有业务流程

一、合同审查：

●部门之间流程：

以公司名义对外签署的合同，合同正本一经签署，应交我部分类保管，我部再定期移交公司档案部门。

●部门内部流程：

业务秘书登记后根据各人分工及工作量进行分配。

二、出具法律意见：

●部门之间流程：

●部门内部流程：

业务秘书登记并向部门领导请示后根据各人分工及工作量进行分配，或部门领导直接交办。

三、法律咨询：

●部门之间流程：

凡只需我部提供法律咨询的，应直接与业务秘书联系，或直接与业务人员联系。

●部门内部流程：

四、法律研究/业务研究：

●部门之间流程：

凡需要我部提供法律研究/业务研究的，应直接与业务秘书联系，或直接与业务人员联系。

●部门内部流程：

直接与业务人员联系或业务人员自主研究的，业务人员应及时在业务秘书处登记，并按上述流程进行。

五、诉讼仲裁管理：

●部门之间流程：

凡发生或可能发生以公司、分公司、营业部为原告、被告或第三人的诉讼仲裁事项时，相关部门、分公司、营业部应及时向我部报送有关报告。

●部门内部流程：

我部在收到有关部门的相关材料后，业务秘书登记并向部门领导请示后根据各人分工及工作量进行分配，或部门领导直接交办。

六、聘请律师管理：

●部门之间流程：

凡需要以公司名义聘请律师的部门，应事前报经我部审批，相关部门应直接向我部报送有关报告和相关文件。

●部门内部流程：

我部在收到有关部门的相关材料后，业务秘书登记并向部门领导请示后根据各人分工及工作量进行分配，或部门领导直接交办。

七、涉及公安、检察、法院查询等有关事项的办理：

八、部门资料库的建设：

●部门内部流程：

附件二：

法律事务总部现行业务流程中存在的问题

根据公司要求，我部对照部门现有业务流程，以提高效率、风险控制、资源共享和权责分明等四个问题为切入点，认真查找并分析了部门工作中遇到的问题及在现行业务流程中的表现形式。

现将有关问题归纳如下：

一、法律服务工作事前沟通不够

我部在日常工作中，发现有的部门或分支机构需要我部出具法律意见或审查合同时，只在需要我部签署意见时报送有关材料，且有时材料只和需审批的内容有关，对事情的来龙去脉或语焉不详或干脆就没有必要的解释说明，这很容易产生以下几种后果：

1、效率降低。

我部人员为保证出具意见的质量，不得不和经办人员多次沟通，公文数次往返，降低了办公效率。

2、出具的法律意见有时不能完全适用。

●由于我部人员看到的材料可能只反映了部分情况，我部人员根据这些材料出具的意见就很可能不能完全反映实际状况，对业务的指导性和风险的规避方面也就有待加强。

●由于种种原因使得我部意见不能被完全采纳。

如合同审查时，有时经办人员拿来的合同对方已盖章，我部再提意见经办人员会觉得难以和对方协商解决。

3、法律审核走过场。

有时经办人员声称项目紧急，没给出合理的时间让我部审核，甚至就坐等催办，再加上缺少必要的事前沟通，容易导致法律审核流于形式。

二、合同审查流程有可完善之处

在现行的合同审查流程中，需公司盖章的合同都是先报风险控制办公室，经其评审后再由其转到我部审查，如果是标准文本则风险控制办公室直接将合同转至下一合同审查部门。

存在的问题是需要盖章的部门对哪些合同属于标准文本并没有很明确的认识，有的部门甚至将合同对方提供的文本作为标准文本上报，使得合同审查存在风险隐患。

为解决这一问题，我部将对我部可以豁免审查的标准文本定期予以公告，对符合标准文本的合同，风险控制办公室可直接将其转至下一合同盖章流程；但对于修改标准文本中部分条款的合同或未经我部确认、公告的合同，不能豁免审查，必须经我部审查后方可转至下一合同盖章流程；对于以各种方式规避我部审查的，由经办部门（人）自行承担责任。

三、分公司、营业部的诉讼仲裁事务及外聘律师的管理还不顺畅

在现行的诉讼仲裁事务及外聘律师的管理工作中，对分公司、营业部的管理还没有落到实处，尚未形成统一管理的模式。

为解决这一问题，我部要求凡发生或可能发生以公司、分公司、营业部为原告、被告或第三人的诉讼仲裁事项时，相关部门、分公司、营业部应及时向我部报送有关报告。

凡需要以公司名义聘请律师或涉案标的超过人民币100万元的部门或分公司、营业部，应事前报经我部审批，相关部门、分公司、营业部应直接向我部报送有关报告和相关文件；凡需要以分公司、营业部名义聘请律师且涉案标的不超过人民币100万元（含100万元）的部门或分公司、营业部，可自行决定律师的聘请，但应在聘请有关律师后及时报我部备案。

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