工程物资设备采购管理方案.docx
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工程物资设备采购管理方案
1.采购管理
1.1采购原则和策略
1.1.1概述
项目采办部全面负责合同范围内的工程建设所需物资的采购、供应、服务以及相关事务的组织和管理工作，并向业主提供所需管理文件，包括：
采办部组织机构规划、岗位职责、采购进度计划、采购执行计划及实施方案、质量保证体系和质量保证措施、HSE管理体系、采办合同管理程序和措施、驻厂监造和出厂验收管理方案、催交催运管理办法、现场物资收发存管理程序、现场仓库和露天堆放场地的管理办法等。
1.1.2采办分包商的工作原则
采办分包商将本着竭诚为业主服务的思想，以业主的利益为出发点，严格控制采购工程所需产品的质量，保证满足业主的技术要求；确保在采购过程中的安全；保证满足工程进度的需要；选择合格的供应商，保证提供的产品满足业主的要求；积极支持和协助业主的免税和退税工作，为业主节约资金，最大限度的维护和保证业主的利益。
1.1.3采办分包商的工作策略
根据中俄原油管道漠河-大庆段工程和物资采办供应管理工作的需要，采办分包商按照精干高效，职责明确的原则设置，并在工程PC项目部的领导下，根据项目部的总体部署和施工计划，对工程所需物资（包括业主提供物资）的采办、催交、检验、运输、清关、储存、调拨、结算、核销等工作统一安排、统一协调、统一管理。
其主要职责包括：
（1）负责物资供需计划的编制和供应进度计划的编制；
（2）负责物资采购资金使用计划编制及资金控制管理；
（3）采办分包商设物资采购招标办公室，负责大宗、关键物资供货厂商询价、资格预审、招标文件的编制发售、招标会议组织、技术和商务谈判、合同签订以及物资采办招标的日常管理工作；
（4）负责工程建设物资的质量监控信息反馈工作；
（5）负责PC非招标物资的竞争性询价、采购工作；
（6）负责工程物资抵达中转站后的物资保管工作及物资现场管理和办理物资供应的收发交接手续等工作；业主应为免税和退税工作提供各种相应的文件支持；
（7）负责物资供应有关管理、组织、协调等工作；
（8）负责组织供货厂商的售后服务和现场调试工作；
（9）负责物资核销和剩余物资的回收工作；
（10）负责物资采购竣工资料的编制、管理、归档工作；
（11）负责编写物资采购完工报告。
1.2.组织机构
1.2.1采办分包商的组织机构
1.2.2关键岗位职责
（1）采办经理
采办经理由PC项目经理批准、任命。
采办经理在PC项目经理领导下，负责采购及其相关的全面工作。
（2）综合计划及管理
根据工程物资材料汇总表编制物资采购计划。
进行市场调查及询价，编制采购资金使用计划。
根据施工工期的安排，编制采购进度计划。
对采购计划、采购进度计划进行管理和调整。
掌握采购合同的执行情况。
编写采购工作报告。
（3）采办工程师
接受材料请购文件，包括：
请购单、数据表、采购说明书、询价图纸等。
根据请购文件编制商务询价文件，包括：
询价函、报价须知、订货合同的基本条件、运输、包装要求等。
确定询价厂商名单，负责询价、报价工作。
组织报价评审，组织召开厂商协调会。
确定供货厂商，发出订单，签订订货合同。
（4）督办（催交）工程师
负责编制督办（催交）计划，及时了解供货厂商的生产进度，督促供货厂商按合同规定的交货进度组织生产、运输，保证按期交货。
负责编制采购状态报告和定单状态报告。
（5）管理与统计管理员
参与采办所签订的物资采购合同的评审工作，负责合同的审查和盖章。
建立物资采购合同台帐，对采购合同进行归档管理。
定期了解合同执行情况，编制和按规定报送合同执行进度报表和物资收、发、存报表。
参与对其他竣工资料的收集、整理及存档。
（6）文控管理员
负责采办所涉及的所有文件资料的接收和传递工作，对接收和传递的资料进行编号、登记，以及整理、归档工作。
（7）质量、HSE管理员
负责采办的质量、HSE管理，熟悉并认真执行有关质量和HSE管理文件；遵纪守法；努力作好本职工作，实现本工程的质量和HSE目标；按质量和HSE管理文件要求填写各种记录；接受有关培训；执行相关规定，接受各相关方对项目部的质量和HSE管理运行情况进行检查监督。
（8）现场调度
负责物资到达的接收工作，做好到货记录，安全、及时组织装、卸车，指挥现场作业，发现问题及时处理并向有关部门汇报。
统筹安排物资装卸、倒运、堆码工作，按规定存放货物。
组织物资发放，配合保管员现场监装，做到24h保生产。
每天做好调度记录，各种资料齐全、准确、规范。
（9）仓库管理员（保管员）
仓库管理要认真执行国家物资工作法令、法规和EPC项目部制定的采购文件，保证本工程建设的物资需要，做好物资的接收、保管与发放工作。
运用科学的保管保养办法建立各种标识和记录，使所收物资记录清楚、标识正确、码放有序、资料存档合理；所管物资不腐、不损、不丢；所发物资手续正确、数量准确、时间准时、记录清楚、可追溯性完整。
运用现代化的管理手段和操作规程，提高工作效率和管理水平，确保物资完好供应到位。
最大限度的提高相关方的满意程度和降低事故的发生。
1.3采购程序
1.3.1采购工作依据
（1）业主批准或确认的设计材料表、图纸及资料。
（2）业主批准或认可的采购计划和采购进度计划。
（3）业主确认的更改计划。
（4）业主或采办监督部门审核批准的临时采购批准单。
1.3.2采购申请和审批
（1）编制采购申请
根据采办计划和项目进度，采办部应准备每份订单的采购申请。
设计规范、相应的数据表和工程请购单等文件得到业主批准后由设计部返回给采办部。
工程请购单包括日期，产品名称、设计规范、参考规范图纸、供货商数据要求、材料清单、备件要求等。
接到工程请购单文件后，采办部立即准备采购申请。
①采购申请内容
A.业主批准的技术规格
B.商务要求
C.设备材料清单
D.业主批准的ER文件
E.邀请投标商清单
F.询价函
②采购申请格式
采购申请封面应包含项目名称，承包商名称和地址，采办经理和PC项目经理的签字。
③检验技术规格书和数据表
采办部应该检验设计部门提交的技术规格书和数据表，并严格按照业主已经批准的技术规格书和数据表进行采购活动。
④采购申请的批准
当采购申请内容完整并包含了所有要求相关附件后，采办部将向业主提交采办申请，业主予以批准和签字。
（2）询价单
在向业主提交采购申请的同时，采办部将向供货商发布询价单。
采办部确保考虑业主关于采购申请的所有意见并及时将意见传达给供货商。
供货商接到采办部反馈的意见后应传真给采办部以确认意见收到，不适宜以传真或邮件的形式传达的意见应通过快递或信件方式。
在发布询价单之前，采办部应审核询价文件内容以确保技术和商务文件的完整性。
询价单里包括产品规格、参考规范、图纸、数据表等。
询价单中应要求供货商报两年运行备件价格。
采购询价单将根据采购申请书来提出。
根据业主提供的《合格供应商名单》及项目采办部推荐的、由业主批准的供货商名录选择投标者。
无论招标还是议标采购，每一类材料设备至少选择三个投标者，以确保获得在商务和技术上都最具竞争力标书。
当出现下列情况而至使采办分包商无法根据供货商名录进行采购时，如：
①列出的供货商没有投标（没有响应）和/或不能保证最少三个投标者。
②要求的设备或材料不在任何一家供货商产品目录中。
③列出的任何一家供货商不能满足技术规定和数据表供货的能力。
采办部将以书面形式向业主推荐可选项、供货商或技术规定，提请业主批准，在继续实施采购活动之前，应取得业主对所提建议的书面回复。
业主将对每一个这样的建议逐一予以考虑。
除现场采购材料和议标采购外，询价将采取邀请招标形式，报价采用密封标书。
传真报价只适用于现场采购材料和议标采购。
（3）单一资源推荐
如果某项特殊设备材料需要推荐单一资源，需遵守以下准则：
①准备一份详细的清单——唯一资源论证资料，并由业主批准。
②单一资源供货商应从批准的供货商目录中选择。
③没有业主批准之前禁止进行单一资源招标活动。
1.3.3具体采购方式
（1）招标采购
招标采购的程序：
①确定招标文件纲要。
根据需要招标的物资的名称、数量、规格、技术标准、交货期限等，编制招标文件纲要。
②确定标底和确定评标原则。
标底的计算和中标原则的确定应根据采购计划，由专业人员制作。
标底应对投标人严格保密。
③发投标邀请/招标公告。
根据需要确定业主批准的《合格厂商名录》中的投标人范围，并对其分别发投标邀请函。
④资格预审或资格审查。
在招标开始之前或开始初期，由招标机构对申请参加投标的卖方企业的资格进行审查。
审查内容包括：
经验和以往承担类似项目的业绩；为承担招标的项目将配备人员、设备和工厂设施的能力、财务状况、企业资质，以认定其投标资格。
这一程序是保证招标质量的前提和必备手段。
具体步骤是：
A.通知资格预审。
可与招标通告同时寄发资格预审通告，通知投标人进行资格预审。
B.编制及发售资格预审文件。
C.进行投标人资格审查。
由资格审查部门按照预定的考核指标对收回的资格预审文件进行全面、客观、公正的审查评定，如需要还应到卖方企业验证核实，以保证投标人资格的真实性。
D.确定合格投标人名单。
投标人如果完全通过以上审查，并且按规定出具了各种有关的资信证明，则可被认为是合格投标人，最终确定出一份合格投标人名单。
⑤编制招标文件。
招标文件是招投标双方的行动准则与约定，是投标人编制投标文件的依据，是最终合同签订的基础。
它应由以下几部分构成：
A.投标邀请函。
B.投标人须知。
C.物资需求一览表。
D.投标书格式。
E.质量标准及技术规范。
F.合同条款、合同格式及签订时间、地点、方式。
⑥印制、包装、定价并发售招标文件。
发售时间、地点及定价应在投标邀请函中专门通知。
⑦需要时对投标人进行资格审查和企业实地考查。
⑧最终确定合格投标人名单。
⑨投标人按照招标文件的要求编制投标书，并在有效期限内向招标机构报送投标文件。
⑩开标。
在截止投标后指定时间内，由招标机构主持公开开标。
按照招标机构规定的时间、地点，通知所有投标人自愿参加开标仪式。
开标过程应有监督人员现场监督。
⑾评标。
即由采办分包商组织的评标委员会对投标书的交易条件、技术条件及法律条件进行评审比较，选出最佳投标人的过程。
评标工作应在投标有效期内完成。
⑿定标。
各项投标的问题已经澄清、条件的评估已经完毕之后，由评标委员会进行综合分析，写出评标报告，交招标主管部门审定，最后根据审定意见确定中标人，这个过程称为定标。
招标机构将把招标项目的合同授予中标人。
⒀通知中标。
经过对投标文件的评审，确定中标人后，招标机构应立即以传真方式在投标有效期内通知中标人，后以正式书面通知递交中标人。
中标通知是招标文件的一部分，具有法律效力。
同时也应对未中标人发出通知告知评标结果并退还其投标保证金。
⒁签订并履行合同。
按照招标文件有关规定签订并履行合同。
（2）竞争性询价采购
竞争性询价采购的基本程序：
①评定合格供货厂商；
A.评定合格厂商的原则：
a.产品制造资格或专利技术；
b.装备能力；
c.有无质量保证体系；
d.地理位置及运输条件；
e.主要产品的名称和规格系列范围是否符合采购要求，产品的年生产能力；
f.产品的主要用户和产品的使用情况及售后服务情况；
g.近三年在同行业的销售情况；
h.产品近三年的价格情况。
B.编制供货厂商调查提纲
为了系统地了解和确定供货厂商，采办分包商将编制成供货厂商调查提纲，请其填写。
调查提纲的内容包括：
a.厂商名称、地址；
b.主要产品名称、规格系列范围、产品制造资格或专利技术、年生产能力以及外协件比例情况；
c.产品的主要用户、近三年的销售业绩；
d.有无质量保证体系；
e.运输保证能力；
f.售后服务的规定，
g.产品近三年的价格情况。
C.确定合格厂商
将供货厂商反馈的调查提纲，各同类的厂商按照确定合格厂商的原则进行横向比较，从中选择符合要求的厂商。
将选择确定合格厂商编成《推荐厂商名录》报业主审批，批准后方可使用。
并实行动态管理，定期测评，加入新评审合格的厂商，剔除测评不合格的厂商。
②确定询价厂商
A.询价厂商的确定原则
a.业主《合格厂商名录》中的厂商。
b.承包商推荐并得到业主批准的厂商。
B.确定询价厂商的选择范围。
询价厂商应在已确定的《合格厂商名录》中选择，若要向目录之外的厂商进行询价，则应首先进行评定，报业主批准后方可进行。
C.确定询价厂商的数量。
采办分包商在为工程询价采办物资时，询价厂商的数量将不低于三家。
③编制询价文件
询价文件包括以下的内容：
A.询价函
B.报价须知
C.商务报价表
D.合同基本条件
E.制造产品应执行的标准或质量要求、技术规格说明
F.检验要求
G.包装要求
H.运输要求
④询价文件的发出和报价的接收
A.发出询价文件
B.落实询价厂家是否收到询价文件
C.询价文件的澄清
D.报价接受和进行报价登记
⑤报价评审
A.报价中价格所包括的范围
B.物资的交货期（包括技术文件的交付日期）
C.货款的支付要求
D.各种杂项费用
E.交货地点和双方责任
⑥采购厂商的确定
采办人员根据报价评审的结果，对参加报价的厂商做出“优先推荐”、“推荐”或“不推荐”的建议。
采办经理根据建议确定采办厂商。
⑦商务、技术谈判。
⑧签订订货合同。
1.3.4现场采购工作程序
（1）总则
采办人员在施工实施当地进行的现场采购活动，以确保工程的需要。
（2）岗位职责
①现场采购
现场采购负责在项目施工实施地点对项目所需的短周期、临时的、零散材料、设备的购买、运输和货物的现场存储，以满足工程施工的需求，保证工程项目的顺利进行。
现场采购工作职责：
A.根据项目所需的非长周期的工厂设备/材料的供应和服务，编制现场合格供货商名册。
B.购买项目建设需要的非长周期的设备、材料、供应和服务。
C.负责安排、督促、检查所有现场采办以及材料运输。
D.负责项目所有材料的接收，包括所需的材料报告，不合格、过期、缺少和损坏报告。
E.负责填写损坏赔偿保险和协调报告。
②现场采购人员
现场采购工程师向采办经理报告工作情况，具体负责现场采购、现场运输、现场仓储管理等工作，并负责与施工、设计、控制部门和业主现场代表联络。
现场采购工程师的其他职责有：
A.全面负责现场物资供应管理工作；
B.开展现场采购工作；
C.现场采购文件的编制；
D.市场调查；
E.设备材料现场采购计划及采购工作的实施；
F.负责现场检查、督办、质量控制、安全环保和现场服务等。
（3）工作程序
①指南
现场采购必须符合采购程序手册的规定，现场采购程序将对现场采购工作的实施提供指导。
②供货厂商选择
现场采购应与采办程序手册要求一致。
所有工程非临时设备/材料的采购供货商应从业主批准的《合格厂商名录》中选择。
对于临时设备、材料、工具、供给和消耗品的采购，如果在业主批准的供货商名册中找不到合适的供货商，则需现场采购人员提出至少3家供货厂商并附资质审查文件资料报业主审批，如果需要单一资源采购的需事先得到业主的批准。
③采购
现场采购必须严格按照相关的采购程序展开工作，现场采购工程师将按以下步骤进行现场采购。
④采购申请
采购申请应提交给业主进行审批。
采购申请内容包括：
A.材料/设备清单
B.技术要求
C.商务要求
D.供货厂商清单
E.询价函
⑤采购申请批复
当采购申请内容完整并包含了所有要求相关附件后，现场采购人员将向业主提交采购申请，业主进行审批和签字。
⑥询价单
在向业主提交采购申请的同时，现场采购人员将向供货厂商发布询价单。
采购人员应将业主关于采购申请的有关意见及时传达给供货厂商。
在发布询价单之前，采购人员应审核询价文件内容以确保技术和商务文件的完整性。
⑦与供货商谈判和授予推荐
采购人员将与供货厂商进行商务谈判以获得更低的价格。
供货厂商所有口头答复需立刻以传真或信函的方式确认。
采购人员在与供货商谈判之后按商务报价排定供货商的名次，并向业主提交一份授予推荐信供业主审核。
授予推荐信的内容包括：
采购的材料描述、供货商清单、结论等。
业主应在收到授予推荐信后3个工作日内给予答复。
⑧订单
订单应以业主批准的订单格式准备。
数额较小的采购订单可以适当简化，简化的订单格式应经业主审核同意后方可使用。
在向供货商发布订单之前，应给业主提交一份不标价的订单审核。
订单审核应在7个工作日内。
任何业主的意见应包含在订单里。
订单更改，订单回执和订单更改回执，订单签字程序，备件和供货商服务等内容将完全依照采购程序中的规定执行。
1.3.5采购合同管理程序
（1）总则
①为加强合同（协议）的管理，规范和约束中俄原油管道漠河-大庆段工程所需的物资采办的行为，维护业主和PC项目部的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》（以下简称《合同法》）及有关法律法规，结合中俄原油管道漠河-大庆段工程建设实际情况，制定本程序。
②凡采办分包商为中俄原油管道漠河-大庆段工程所签订的物资采办合同均遵守本程序。
（2）采购合同的签约
①为中俄原油管道漠河-大庆段工程所采办的物资除标的额较小（5000元以下）或能即时清结的外，均须签订书面合同；虽能即时清结但属批量、交易额较大，或当时难以监测产品内在质量和技术性能及容易引起纠纷的交易，也应签订书面合同。
②签订采购合同应当使用工商行政管理部门监制的合同统一文本或参照规范文本，具体份数按实际情况确定，买方至少留存三份，合同管理一份、财务一份、承办人一份。
③签订合同的程序和要求
A.市场调查：
对需拟定的合同，要根据其内容对标的物的市场分布、生产厂家、价格及其趋势等进行综合性的分析或论证。
要严格按照“货比三家”“价比三家”“售后服务比三家”的原则做好市场调查。
B.资信调查：
对经市场调查后选定签约对象的民事资格、注册资本、银行存款、技术和生产能力、经营状况、信誉、产品质量等进行审查，以确定是否具有拟签合同的履行能力和独立承担民事责任的能力。
对方签约代表人或代理人要有合法的身份证明，及法定代表人证明书和法人授权委托书，任何代理人无权与上述情况不明的当事人签订合同。
审查人应对审查情况的正确性负责，承担审查责任。
C.谈判和起草：
合同谈判应由具有合同谈判经验并具有相应技术、经济和法律知识的人员负责；重大合同或法律关系复杂的合同应组成谈判小组。
合同起草原则上由我方谈判人员或谈判小组负责，严格遵守法律、法规和有关规章制度，做到标的明确、平等互利、内容齐全、条款完备、责任明确、用语规范严密；一般情况下，力求合同管辖地在对我方有利的地点。
如属对方起草，采办分包商谈判人员或谈判小组应按上述要求进行审查和修改。
D.审查和签字盖章：
所有合同在正式签约前，合同人员应将合同文本和有关资料（如依据的计划、批文、市场调查及有关资信审查资料合同谈判纪要、货比三家资料等）送主管合同的采办经理进行审查。
对审查不合格的合同，合同承办人应及时修改，直至合格。
E.外部有关手续：
法律法规规定需经专门机关批准的合同，合同签订后应由承办部门的经办人办理审批手续；凡是国家规定需经有关部门登记或备案的合同，必须向规定的部门申请登记或备案；凡是按有关规定进行公证的合同必须进行公证。
F.承办人不得采用贿赂、帐外暗中收受或给予对方单位或个人回扣等不正当手段签订合同。
G.所有工程所需的物资采办合同的谈判、签约等过程必须有采办部的两人以上同时参加，严禁一人单独谈判、签约。
（3）合同的履行
①对依法签订生效的合同，采办部必须全面履行，不得擅自单方面变更、自行修改、解除或终止。
经双方协商变更合同的内容，应签订书面协议，按正常合同办理手续，作为原合同的附件进行管理。
②合同虽已签订，但发现显失公平、重大误解或对方有欺诈行为，严重损害我方利益的应及时与对方协商变更或解除合同，并立即采取合法有效的措施，制止危害行为的发生，必要时可请求仲裁机构或人民法院予以变更或撤消。
③采办部负责组织、协调合同规定的我方义务的全面履行，督促检查、验收、确认合同对方义务的履行。
合同承办人应将合同履行的有关情况及时向采办部、项目部领导汇报。
④对应验收的标的物，应由有关部门验收后签署验收证明。
对验收不合格或与合同规定不符的标的物，应由采办部在即日提出书面意见，按国家规定或合同约定的时间向对方提出异议，尽快采取适当措施解决。
⑤采办部应建立简便有效的合同履行督促检查制度，定期对到期合同的履行情况进行检查。
问题较大的应书面上报有关领导。
合同履行完毕，应到合同主管部门办理核销手续。
（4）违约和纠纷的处理
①合同违约必须依法承担违约责任。
②发生合同纠纷后，采办部应首先及时与对方协商解决。
协商不成时，应在规定的期限内以书面形式上报主管领导；并在法定代表人的授权下配合专职法律人员向有管辖权的仲裁机构申请仲裁或向法院起诉，不准私自对外委托有关部门或个人处理纠纷。
（5）处罚
有下列情形之一者对责任者酌情进行处罚：
①违法或违反本程序签订合同的。
②签订的合同条款不全或不规范给合同履行造成障碍或发生纠纷的。
③没有对合同对方进行资信审查，或资信审查不认真、不准确，给业主或EPC项目部造成经济损失的。
④由于采办部及个人的原因造成我方违约的。
⑤对方违约给我方造成损失而未及时给予追究的。
⑥不按时将已签订的合同交合同主管部门备案的。
⑦变更或解除合同时不依法办理，从而发生纠纷造成经济损失的。
⑧因我方不按期履行合同而败诉的。
⑨不负责任、玩忽职守，错签合同或购进伪劣产品的。
⑩与对方蓄意通谋签订合同的。
⑾应采用而未采用书面形式订立合同的。
⑿未按采办部编制的工程采办进度计划所签订合同的。
1.3.6合同管理措施
（1）签订之前的管理
凡是由采办部负责签订的采购合同，根据采购金额的大小采取不同的采购方式，国内采购100万元以上的采购合同，采用招标采购的方式组织采购，特别急需（或国家规定允许非招标采购的物资）的物资经批准可以采用竞争性询价采购。
对于招标采购物资要严格按照国家、业主规定的办法进行。
对于竞争性询价采购的物资应首先在业主提供的合格供货厂商名录中选择，合格供货厂商名录中没有的可以在社会上的供货厂商中选择。
但必须对潜在供货商进行资质审查，审查合格经业主批准后方可列入合格供货厂商备选名单。
在与供货厂商进行商务、技术谈判中，对于金额较大的应邀请审计、财务、法律、合同管理等部门参加，以最大限度的减低采购风险。
在谈判过程中应本着公开、公平、公正、诚实守信和质比三家、价比三家、择优选择的原则选择最终供货厂商。
供需双方初步达成一致意见后，再起草合同草稿。
（2）合同盖章之前的管理
盖合同专用章时，负责采办的人员应向合同管理人员提供供货厂商的资信材料、评价材料、审批材料等，并规定资信材料的真实性由合同承办人把关。
资信材料包括：
①供货厂商的有效营业执照
②税务登记证
③组织机构代码证
④特种行业生产许可证
⑤厂家对代理商的授权委托
⑥厂商对签订人的授权委托
⑦供方报价对比情况或谈判工作总结
⑧供方业绩情况
⑨预付款或定金审批表
⑩根据不同的合同需要提交的其他材料等
上述资料完备并经合同人员审查合格后，才能进行合同内容的实质性审核。
审核内容包括：
①产品的名称、型号、数量、交货时间、交货地点是否明确，是否与订货通知相符。
②所采购的物资是否在供货厂商提供的营业执照规定的经营范围之内。
③产品的执行标准、质量要求、厂商对产品质量负责的条件和交货期限是否明确。
④交货地点、交货方式是否明确。
⑤是否对货物运输方式、运输费用等做了规定。
⑥预付款、定金是否得到采办部和相关领导的审批。
⑦对货物是否提出了包装要求，标准如何。
⑧条款中是否写明开具增值税发票或专用发票。
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