Excel中日期与时间的快速处理.docx

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Excel中日期与时间的快速处理

Excel中日期与时间的快速处理

1. 任意日期与时间的输入

数字键与“/”或“-”配合可快速输入日期，而数字键与“：

”配合可输入时间：

如输入“3/25”，然后回车即可得到“3月25日”。

又如输入“9:

25”，回车即得到“09:

25”。

2.当前日期与时间的快速输入

选定要插入的单元格，按下“Ctrl”键与分号键“；”，然后回车即可插入当前日期。

而要输入当前时间，同时按住“Ctrl”键、“Shift”键与分号键，然后回车即可。

3.日期与时间格式的快速设置

如果对日期或时间的格式不满意，可以右击该单元格，选定“设置单元格格式→数字→日期”或“时间”，然后在类型框中选择即可。

让你的excel更具生命力

制作一份Excel数据表格，似乎是一件很简单的事，不知你发现了没有，一份单纯的数据表格很难给人留下深刻的印象，如果我们在制作表格的时候适当地添加一些图形，不但会使我们的表格更具生命力，而且也会让别人感到一目了然、印象深刻。

下面就让我们通过一个实例来说明：

在如图1所示的表格中，单元格C9中的数据是最为重要的销售总额，从某种程度上说也是别人最为关注的数据，我们可以把这个数据显示在一个自选图形中，从而使其更加醒目。

图1

1、首先在工具栏上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“绘图”，接下来在Excel窗口的下方将会出现“绘图”栏，单击“自选图形”按钮，在弹出的菜单中选择“星与旗帜”项，然后选择一个爆炸的图形。

2、单击鼠标选中该图形，这时在图形的四周将会出现八个小圆圈，把鼠标移到小圆圈上即可调整图形的大小，然后拖动图形至合适的位置。

图2

3、接下来在Excel顶部的编辑栏中输入“=$C$9”，按下回车键，即可看到单元格C9中的数据已经显示在我们选中的图形中了（如图2），如果所引用的存储单元格内容有变动，图形上的数据也会跟着变动。

4、如果想要让自选图形更加醒目的话，您可以用鼠标双击图形，打开“设置自选图形格式”对话框，在这个对话框中，您可以改变目前所使用的格式，例如设置图形边框颜色和样式、文字水平或垂直的位置、文字的字体颜色等。

Excel技巧

文章来源：

互联网

　　无可见边线表格的制作方法

　　对Excel工作簿中的表格线看腻了吗？

别着急，Excel的这些表格线并非向人们想象的那样是必需的，它也是可以去掉的，我们也可以使整个Excel工作簿变成“白纸”，具体步骤为：

　　1.执行“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框。

　　2.单击“视图”选项卡。

　　3.清除“网格线”选项。

　　4.单击“确定”按钮，关闭“选项”对话框。

　　快速输入大写中文数字的简便方法 

在与朋友开发表格模板时，为做一个能在Excel中构造数字的汉字写法（中文大写）的一段VB函数花了不少时间。

事后仔细想来，其实实现数字读法的方法实际上至少有三种，即VB编程法、自动更正法及工作表函数的替换法。

用VB编程实际上是最复杂的一种方法（但也是一劳永逸的方法），在很多时候完全可以用较简单的方法实现。

以下分别介绍这几种方法。

自动更正法

使用自动更正功能，可以简化用户对大写汉字的输入操作，例如可以将“1//”定义更正为“壹”，那么当要输入“壹”时，就可通过键入“1//”来实现。

另外，这种定义以后不仅在Excel中有效，在Word中也同样有效，因为“自动更正”程序是Office组件所公用的。

用“自动更正”是最简单易行的，用户可自由、方便地输入要写的大写读法。

然而它的局限性也很明显，即它虽然给使用者提供了输入大写数字的方便手段，但终究还是需要人工输入，不能自动、实时地依当前的实际数字结果进行更新。

工作表函数替换法

要做到数值的自动更新，一般都会想到用VB构造函数法，但其实我们可采用一个简单的方法，即工作表函数的替换法。

顾名思义，所谓“工作表函数的替换法”，就是将原来的结果换去一部分。

那么换什么，又怎样换?

我们知道，在Excel中，提供了多种数字的显示格式。

其中文版实际上也包括数字的大写读法显示格式，但遗憾的是这个功能对一般用户来说基本上不能用，因为Microsoft在实现这个数字显示格式时犯了一个小小的错误，例如“33.56”这个数，它显示出来的是“叁拾叁.伍陆”。

很显然，没有将小数点作有效处理。

虽然这个显示格式是错的，但其劳动成果还是能为我们所用?

?

只要能设法将其小数点作有效处理。

做到这一点也并不难，可以先将数字以其内置的中文大写显示格式转变为文本格式，即使用TEXE（ ）函数将其结果转化为字符串，然后将小数点“.”用汉字“点”换掉（使用SUBSTITUTE（ ）函数，见图1）。

例如，若要将B1单元格内容重写为大写，则可以在单元格中输入如下公式:

=SUBSTITUTE（TEXT（B1，″G/通用格式″），″.″，″点″） 

使用这样一个小小的公式应当说并不复杂，不过，这样做仍不能满足某些情况下的要求，因为使用大写表示数额一般只应用于财会方面，其他很少这么用。

在上例中，对数字“33.56”，往往要求结果写为“叁拾叁元伍角陆分”。

那么，如何将“33.00”写为“叁拾叁元整”呢

实现这一功能的逻辑也不太复杂。

我们可以看到，Excel显示格式的小数点前的数字读法是没有错的，可将其取出来作为一个字符串；小数点后面的数字则麻烦些，必取出来，再以低位是否都为“0”来判断是要写“整”还是“零”。

还要将“元”、“角”、“分”等字串适当地插入，最后把几个字串连接起来就行了。

我们仍将B1单元格内容作格式转化，则具体实现如下:

=TEXT（INT（B1），″G/通用格式″）＆″元″＆IF（（INT（B1＊10）－INT（B1） ＊10）=0，″ ″，TEXT（INT（B1＊10） － INT （B1） ＊ 10 ，″G/通用格式″） ＆″角″）＆IF（（INT（B1＊100）－INT（B1＊10） ＊10）=0，″整″，TEXT （INT （B1＊100） － INT （ B1＊10） ＊10，″G/通用格式″）＆″分″） 

写这么一长串的公式看来似乎有些吓人，但是，如果在常要修改数据的表中或在模板里以这个方法实现大写汉字显示的话，则以后不但省事而且不易出错。

VB编程法的思路

可以用VB写一个函数，以后可像Excel的内部函数一样直接被调用，不过这需要熟悉VB编程。

在编程过程中可用一般的方法调用VB函数，也可以借用我们前面所列“代换法”中的函数。

但前面的公式中用的大多是Excel的工作表函数，在VB中不能直接使用，若非要用，也只能通过层次关系调用它（即用“Application WorksheetFunction”方式调用）。

但笔者认为最好自己用VB函数写，因为这样的话，较通用且可移植性好。

若只用VB函数，具体方法与代换法也有类似之处，但小数点前的处理要复杂得多，相应的代码也太长。

　　Excel具有将用户输入的小写数字转换为大写数字的功能（如它可自动将123.45转换为“壹佰贰拾叁点肆伍”），这就极大的方便了用户对表格的处理工作。

实现这一功能的具体步骤为：

　　1.将光标移至需要输入大写数字的单元格中。

　　2.利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字（如123.45）。

　　3.右击该单元格，并从弹出的快捷菜单中执行“设置单元格格式”命令。

　　4.从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡。

　　5.从“分类”列表框中选择“特殊”选项；从“类别”列表框中选择“中文大写数字”选项。

　　6.单击“确定”按钮，用户输入的123.45就会自动变为“壹佰贰拾叁点肆伍”，效果非常不错。

　　在公式和结果之间进行切换的技巧 

　　一般来说，当我们在某个单元格中输入一些计算公式之后，Excel只会采用数据显示方式，也就是说它会直接将计算结果显示出来，我们反而无法原始的计算公式。

广大用户若拟查看原始的计算公式，只需单击“Ctrl-`"键（后撇号，键盘上浪线符~的小写方式），Excel就会在计算公式和最终计算结果之间进行切换。

不过此功能仅对当前活动工作簿有效，用户若拟将所有工作簿都设置为只显示公式，则应采用如下方法：

　　1.执行“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框。

　　2.击“视图”选项卡。

　　3.选“窗口选项”栏中的“公式”选项。

　　4.单击“确定”按钮，关闭“选项”对话框。

　　Excel中自动为表格添加序号的技巧 

　　Excel具有自动填充功能，它可帮助用户快速实现诸如“第1栏”、“第2栏”…“第10栏”之类的数据填充工作，具体步骤为：

　　1.在A1、B1单元格中分别输入“第1栏”、“第2栏”字样。

　　2.用鼠标将A1:

B1单元格定义为块。

　　3.为它们设置适当的字体、字号及对其方式（如居中、右对齐）等内容。

　　4.将鼠标移至B1单元格的右下角，当其变成十字形时，拖动鼠标向右移动，直至J1栏为止。

　　5.放开鼠标，则A1-J1栏就会出现诸如“第1栏”、“第2栏”…“第10栏”的栏号，且它们的格式、排列位置都完全相同，从而满足了用户为表格添加栏号的要求。

当然，我们也可采用同样的办法在Excel表格中自动设置F1、F2或第1行、第2行之类的行号，操作十分方便。

　　让Excel自动打开用户工作簿的技巧 

　　XLSTART目录是Excel的专用启动目录，Excel每次启动时都会检查该目录，如果有文件就自动执行（或打开）该目录中的所有文件，否则就直接启动并创建一个新的工作簿供用户使用。

利用这一功能，我们只需为常用的工作簿在XLSTART目录中建立一个快捷方式即可达到让Excel在启动时自动打开这些工作簿的目的。

如某用户每次启动Excel时都要处理C:

My Documents目录中“奖金”工作簿，则可使用鼠标将C:

My Documents目录中的“奖金.XLS"文件右拖到Program FilesMicrosoft OfficeOfficeXLSTART目录中，然后在弹出的快捷菜单上选择“在当前位置创建快捷方式”命令，为“奖金”工作簿在XLSTART目录中创建一个快捷方式，此后每次启动时，Excel都会自动打开“奖金”工作簿供用户使用，非常方便。

　　更改Excel系统启动目录的技巧 

　　上面提到，我们只需将有关文件保存到XLSTART目录中，Excel启动时就会自动运行该文件，不过经常对系统目录进行操作可能会对系统安全造成的影响（XLSTART目录是一个系统目录，一般情况下我们不应将过多的文件存放在该目录中）。

别着急，除了专用启动目录之外，Excel还提供了替补启动目录功能，即允许用户将任意一个目录指定为Excel的替补启动目录，然后在启动时自动打开该目录中的文件，从而增强了我们日常操作的灵活性。

为Excel指定替补启动目录的步骤为：

　　1.在硬盘的合适位置建立一个常用Excel工作簿保存目录（如在“C:

My Documents"下再建立一个 "Excel"目录），将常用的Excel工作簿文件都保存到该目录中。

　　2.启动Excel。

　　3.执行“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框。

　　4.单击“常规”选项卡。

　　5. 在“替补启动目录”对话框中输入常用Excel工作簿所在目录（如C:

My DocumentsExcel）。

　　6.单击“确定”按钮。

　　此后Excel就会以“C:

My DocumentsExcel"目录作为替补启动目录，它在每次启动时都会自动打开该目录中的所有工作簿，方便了用户的使用（“替补启动目录”与XLSTART目录并不冲突，当我们设置了“替补启动目录”之后，Excel将同时打开XLSTART目录和“替补启动目录”中的所有文件，二者共同发挥作用）。

　　在多个工作表内输入相同内容的技巧

　　有时，我们会因为某些特殊原因而希望在同一个工作簿的不同工作表中输入相同的内容，这时我们既不必逐个进行输入，也不必利用复制、粘贴的办法，直接利用下述方法即可达到目的：

　　1. 打开相应工作簿。

　　2. 在按下Ctrl键的同时采用鼠标单击窗口需要输入相同内容的不同工作表（如Sheet1、Sheet2......），为这些工作表建立联系关系。

　　3. 在其中的任意一个工作表中输入需要所入的内容（如表格的表头及表格线等），此时这些数据就会自动出现在选中的其它工作表之中。

　　4. 输入完毕之后，再次按下Ctrl键，并使用鼠标单击所选择的多个工作表，解除这些工作表之间的联系关系（否则用户输入的内容还会出现在其它工作表中）。

　　在Excel中插入超级链接的技巧 

　　与Word等其它Office组件一样，Excel也具有在工作簿中插入超级链接的功能，我们可以利用此功能将有关Internet网址、磁盘地址、甚至同一张Excel工作簿的不同的单元格链接起来，此后就可以直接利用这些链接进行调用，从而极大地方便了用户的使用。

在Excel中插入超级链接的步骤为：

　　1. 将光标移到需要插入超级链接的位置。

　　2. 执行“插入”菜单中的“超级链接”命令，打开“插入超级链接”对话框。

　　3. 在“链接到文件或URL"对话框中指定需要链接的文件位置或Internet网址（当用户需要链接同一个工作簿中的不同单元格时，此位置可空出不填）。

　　4. 在“文件中有名称的位置”对话框中指定需要链接文件的具体位置（如Word文档的某个书签、Excel工作簿的某个单元格等）。

　　5. 单击“确定”按钮，关闭“插入超级链接”对话框。

　　这样，我们就实现了在Excel工作簿中插入超级链接的目的，此后用户只需单击该超级链接按钮，系统即会自动根据超级链接所致显得内容做出相应的处理（若链接的对象为Internet网址则自动激活IE打开该网址；若链接的对象为磁盘文件，则自动打开该文件；若链接的对象为同一个工作簿的不同单元格则自动将当前单元格跳转至该单元格），从而满足了广大用户的需要。

　　复制样式的技巧

　　除可对已有的样式进行修改及自定义所需的样式之外，Excel还允许我们将某个工作簿所包含的样式拷贝到其它工作簿中使用，以进一步扩大样式的使用范围，具体步骤为：

　　1. 打开包含有需要复制样式的源工作簿及目标工作簿。

　　2. 执行“格式”菜单的“样式”命令，打开“样式”对话框。

　　3. 单击“合并”按钮，打开“合并样式”对话框。

　　4. 在“合并样式来源”框中选择包含有要复制样式的源工作簿并单击“确定”按钮，源工作簿中所包含的一切样式就会拷贝到目标工作簿中（对于同名的样式，系统将会要求用户选择是否覆盖），然后我们就可以在目标工作簿中直接加以使用了，从而免去了重复定义之苦。

　　利用粘贴函数功能简化函数的调用速度

　　Excel一共向用户提供了日期、统计、财务、文本、查找、信息、逻辑等10多类，总计达数百种函数，不熟悉的用户可能很难使用这些优秀功能，没关系，“粘贴函数”功能可在我们需要使用各种函数时提供很大的帮助。

“粘贴函数”功能是Excel为了解决部分用户不了解各种函数的功能及用法、而专门设置的一种一步一步指导用户正确使用各种函数的向导功能，广大用户可在它的指导下方便地使用各种自己不熟悉的函数，并可在使用的过程中同时进行学习、实践，效果非常好。

在Excel中使用“粘贴函数”功能插入各种函数的步骤为：

　　1. 在Excel中将光标移至希望插入有关函数的单元格中。

　　2. 执行Excel"插入”菜单的“函数”命令（或单击快捷工具栏上的“粘贴函数”按钮），打开“粘贴函数”对话框。

　　　　3. 若Office向导没有出现，可单击“粘贴函数”对话框中的“Office向导”按钮，激活Office向导，以便在适当的时候获取它的帮助。

　　4. 在参考“粘贴函数”对话框对各个函数简介的前提下，从“函数分类”列表框中选择欲插入函数的分类、从“函数名”列表框中选择所需插入的函数。

　　5. 单击“确定”按钮。

　　6. 此时，系统就会打开一个用于指导用户插入相应函数的对话框，我们可在它的指导下为所需插入的函数指定各种参数。

　　7. 单击“确定”按钮。

Excel中会变色的数字

　　我们经常使用Excel 2000对数据进行分析和结果显示，有时希望数据根据某种条件而具有不同的颜色，用以表示数据的特性。

对于不同的要求，我们可以采用不同的办法加以解决：

　　一、要求对负数用颜色显示

　　Excel 2000在数值格式的设置中提供了负数以红色显示的格式：

　　1、用鼠标选取数据区域。

　　2、单击右键，在快捷菜单中选择“设置单元格式”；或者选择“格式”菜单中的“单元格”命令。

　　3、在弹出的“单元格格式”对话框中，选择“数字”选项页。

　　4、在“分类”列表中选择“数值”项，右边下方出现“负数”格式设置列表，选择其中的红色的“－1234.10”，见图1。

　　图1

　　5、按[确定]按钮退出。

　　这样数据中的负数就会以红色显示。

　　二、对数据进行简单的颜色分类显示

　　在工作中经常要对数据进行简单分类，希望对数据进行颜色分类显示，比如大于等于100的用红色表示，小于100的用蓝色表示。

这时第一种方法就不能胜任了，那么我们可以选择自定义的方法：

　　1、用鼠标选取数据区域。

　　2、单击右键，在快捷菜单中选择“设置单元格式”；或者选择“格式”菜单中的“单元格”命令。

　　3、在弹出的“单元格格式”对话框中，选择“数字”选项页。

　　4、在“分类”列表中选择“自定义”项，在右边出现“类型”列表。

　　5、在输入框内输入“[<100][蓝色]＃＃＃0.00;[>=100][红色] ＃＃＃0.00”，见图2。

　　图2

　　6、按[确定]按钮退出。

　　这样数据中的大于等于100的数字就变为红色，而小于100的数字变为用蓝色。

　　三、对数据进行复杂的颜色分类显示

　　比如对一组考评成绩（大小在0至100之间）分组：

小于60分的为不及格，用红色表示；60分至85分为一般，用蓝色表示；85分以上为优秀，用绿色表示。

这时第二种方法也不能胜任了，那么我们可以用条件格式的方法：

　　1、用鼠标选取数据区域。

　　2、选择“格式”菜单中的“条件格式”命令。

　　3、在“条件格式”对话框内，“条件1”中第一栏默认为“单元格数据”，第二栏（条件）选择为“小于”，第三栏输入“60”，见图3。

　　图3

　　4、单击[格式]，“单元格格式”对话框中有三页：

“字体”、“边框”和“图案”。

选择“字体”中“颜色”为红色，见图4。

　　图4

　　5、单击下方[添加]，自动出现“条件2”。

第二栏选择为“介于”，第三栏输入“60”，第四栏输入“85”。

　　6、单击[格式]，选择“字体”页中“颜色”为蓝色。

　　7、单击下方[添加]，自动出现“条件3”。

第二栏选择为“介于”，第三栏输入“85”，第四栏输入“100”。

　　8、单击[格式]，选择“字体”页中“颜色”为绿色。

　　9、按[确定]按钮退出（见图5）。

　　图5

　　这样您在成绩数据中很明显地看出优秀、一般和不及格的分布情况。

这种方法的适用性最强，前面两种情况也可使用它。

在见图4中我们看到了格式中包含“字体”、“边框”和“图案”三页，所以这种方法不仅可以改变数字的颜色，而且可以根据条件改变数字的字体大小，甚至单元格的方框颜色，背景颜色和图案，以便更清楚地显示数据大小分布情况。

ExcelXP实用技巧10例

文章来源：

互联网

Excel XP是一款功能非常强大的表格处理软件，相信使用它的人一定不少。

笔者在平时的操练过程中总结了一些小的技巧，现奉献给大家，如果您注意使用这些小技巧，会使您的工作方便不少哟。

1、每次选定同一单元格

有时，我们为了测试某个公式，需要在某个单元格内反复输入多个测试值。

但是，每次输入一个值后按下Enter键查看结果后，活动单元格就会默认移到下一个单元格上，必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格，极不方便。

如果你按“Ctrl+Enter”组合键，则题会立刻迎刃而解，既能查看结果，而活动单元格仍为当前单元格。

2、自动打开用户工作簿

我们只要将某个需要自动打开的工作薄（如a.xls）的快捷方式放到C:

Program FilesMicrosoft OfficeOffice10XLStart文件夹中，以后每次启动时，Excel都会自动打开这个工作簿。

3、在同一对应单元格内输入相同内容

在按下Ctrl键的同时，单击需要输入相同内容的不同工作表名称（如Sheet1、Sheet3、Sheet4……），在其中任意一个工作表中的某一单元格（如B8）中输入内容，按下Enter键后，该内容即一次性输入到上述选定的所有工作表的同一单元格（B8）中了 。

4、生成备份工作薄

对新（老）工作薄执行“文件→保存（另存为）”命令，打开“另存为”对话框，按右上角的“工具”旁的下拉按钮，选“常规选项”，在随后弹出的对话框中，选中“生成备份选项”，确定保存。

以后修改该工作薄（a.xls）后再保存，系统会自动生成一份名称为“a的备份.xlk”的备份工作薄，且能直接打开使用。

常江提醒：

如果将上述功能加到某个模板中，则使用该模板建立工作薄后，就不需要进行上述操作，而快速生成备份工作薄。

5、同时打开多个工作薄

有时我们可能需要打开多个工作薄，下面的方法也许对你有所帮助：

①执行“文件→打开”命令，按住“Shift”键或“Ctrl”键，并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个文件，然后按“确定”按钮，就可以一次打开选中的多个工作薄。

②执行“开始→运行”命令，在对话框中输入Excel，空格，后面加所要打开工作薄文件的绝对路径（每个文件之间用空格分隔），确定后也可以打开多个工作薄。

③新建一个文件夹，将需要打开的多个工作薄文件放在里面，然后打开Excel，执行“工具→选项”命令，在“常规”标签中，将替补启动目录用“浏览”的方法指向该文件夹，确定。

以后当你再次启动Excel时，就会把那个目录中的所有文件一起打开。

④启动Excel XP，打开多个工作薄，执行“文件→保存工作区”命令，取名（a.xlw）、确定保存。

以后只要打开该工作区文档，即可打开上述多个工作薄（注意：

工作区文件只是保存设置，并不保存文件，所以你必须对每个文件所作的更改另行保存）。

6、快速选定包含公式的单元格

执行“编辑→定位”命令，在随后弹出的对话框中，按“定位条件”按钮，选中“公式”选项后确定，即可一次性选中包含“公式”的所有单元格。

7、快捷输入函数的参数

如果你只记得函数的名称，而记不清它的所有格式，你可以先在单元格中输入一个等号及函数名，然后按下Ctrl+A键，Excel则自动打开“函数参数”对话框，引导你快速输入函数的参数。

免去了刻意记忆的痛苦。

8、利用IF函数避免出错信息

①当我们在C8单元格输入公式：

=A8/B8，当B8单元格没有输入数据时，C8单元格则会出现“#DIV/0！

”的错误信息。

如果将公式改为：

=IF（B1=0,"",A1/B1），就不会显示错误信息了。

②同样