办公室操作手册Word下载.doc
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2.6劳动合同管理规定………………………………………………………………………40
第三章招聘录用管理规定……………………………………………………………………………41
第四章员工婚丧喜庆福利给付办法…………………………………………………………………46
第五章员工异动管理规定……………………………………………………………………………48
第六章员工个人绩效考核管理制度…………………………………………………………………52
第七章公司来宾参观接待规定………………………………………………………………………54
第八章公司保密制度…………………………………………………………………………………55
第九章宿舍管理制度…………………………………………………………………………………57
第一章
岗位职责
2009年07版
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综合管理部主任
一、工作区域：
行政办公区、现场办公区、其他
二、汇报对象：
总经理
三、工作内容：
人力资源：
1、负责公司各部门人员招聘管理体系的建立和完善，保证招聘质量和效率，依据招聘效果提出合理化建议
2、根据公司目标确定的所需员工条件，通过规划、招聘、考试、培训、测评、选拔、获取企业所需人员。
3、监督指导各用人部门对试用期员工的培训，评价工作，审核试用期员工转正评价。
4、组织公司劳动合同管理和人事档案管理工作，根据员工异动情况及时进行更新，并在每月8日前完成工资的审核，员工社会保险缴纳。
5、建立和完善公司薪酬管理体系，设计公平合理，有竞争力的员工薪酬方案，负责员工薪酬定级、晋升和降级管理。
6、建立和完善健全的绩效考核制度，负责员工月/半年和年度绩效考核工作。
7、组织公司各部门进行绩效考核并予以指导和监督，协助总经理对各部门负责人及员工考核，做好考核结果汇报、审核和归档管理工作。
8、建立完善的员工培训体系，根据个人、工作、企业的需要制定培训计划，选择培训的方式和方法，对培训效果进行评估；
制定和实施公司年度培训计划并监督。
不断改善内部管理工作，提高员工综合素质和部门工作绩效。
9、负责帮助员工制定个人发展计划，使个人的发展与企业的发展相协调，满足个人成长的需要。
10、负责劳动合同管理、劳动纠纷处理和劳动者工作心态建设。
11、依据综合部行政文员核定的价格及供应商信息，完成各类物资的采购工作。
12、定期汇总、编制人力资源管理的相关统计表和统计报告。
13、修订、制定公司各项人力资源管理制度和管理办理办法，建立制度化、规范化的人力资源管理体系。
14、编制、修改和完善各部门、岗位职责说明书，合理规划岗位职责。
15、负责对分公司人力资源管理情况进行检查、监督和指导工作。
项目拓展：
1、在总经理领导下负责企业具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况；
2、在公司经营计划、销售策略、资本运作等方面向总经理提供相关解决方案；
3、协助总经理调查研究、了解企业经营管理情况并提出处理意见或建议，供总经理决策；
4、协助总经理制定战略计划、年度经营计划及各阶段工作目标分解
5、搜集新项目信息及项目素质初步评判，对项目实地考察及调研，完成新项目的可行性研究；
6、负责前期合作条件谈判、新项目的规划、政策风险评估及建议；
7、从城市规划、经济、投资、人口、未来发展等方面展开持续的跟踪、研究，对当地市场主要的竞争对手展开分析；
8、负责签约及获取项目权属、规划手续的完善等。
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总经理助理
行政管理：
1、负责行政部的各项管理工作，对各部门的工作是否按照《工作手册》执行进行监督、指导、考核。
2、协助总经理对公司运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系，起到承上启下的作用；
3、负责完善公司管理条款及规章，建立标准化管理流程；
4、负责各类通用公文的撰写及管理制度的拟定、下发及督导；
负责外部文件的收取、专递的准确及时有序。
5、拟订公司工作计划（年度、月度、季度）、总结、制度等各类文件的起草与审核。
6、每月依照各部门工作计划及会议决议落实情况对各部门主管人员检查、考评。
7、协助经理、总经理处理日常工作，协助各部门认真及时地贯彻落实公司的各项工作决策和指令。
8、各项规章制度的制定及执行情况的落实情况的监督与检查。
9、对外来文件及内部文件进行签署意见交由总经理阅批定稿。
10、负责固定资产的管理，建立资产台账和出入库登记帐；
配合财务部按季度对公司资产进行盘点；
11、根据公司档案、文件管理制度，定期按类别对公司所有文书、档案建立档案归档；
每年1月对档案及现行制度进行修订汇编；
12、负责公司所有办公、经营设备及用品的计划、购置、发放和使用管理。
负责采购物资的供应商筛选及采购价格的核定，提供成本控制，做到计划有序，使用节约、账目清晰、程序规范。
13、负责公司会议、各类活动的策划，组织及文案工作；
负责公司对外的联络和外单位的接待工作；
14、负责公司内部各类数据（支出费用、物资、固定资产、行政督查、业态、采购、库存情况等）汇总分析；
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※权限与责任：
一、权限：
1、对公司管理方案具有提案权、建议权；
2、对年度培训计划、人事安排具有提案权；
3、对公司各项管理制度及方案有执行及考核权；
4、依据公司制度及工作标准有奖惩权。
二、责任：
1、将公司的各项规定及政策落实到各部门；
2、协调各部门之间的关系；
3、负责上级公司及相关部门的联络与沟通。
前台文员
行政办公区、现场办公区、
办公室主任
1、来电、来函、来访的接待工作；
组织安排公司的各类工作会议；
2、通用公文的撰写及行政制度的修订工作；
文件、文档的管理工作；
3、公司日常的行政督察工作；
各部门电脑的维护与保养工作；
4、负责各部门工作的协调、沟通，处理各类日常行政事务；
5、负责各部门办公用品、设备等的申购、核价；
6、按照企业年度费用预算，严格控制各项行政费用支出，控制费用成本；
7、每月23日收各部门办公用品的申领单，审核用量情况；
并于28日下发。
8、负责综合部库房的管理，包括物资的分类，办理物资的出入库，进出台帐，定期盘点等；
9、公司相关供应商的选择与维护工作；
10、每周六下午汇总各部门周工作总结，以及每周会议纪要的记录与下发；
11、每日下午4点以后的文件收发工作；
每日、每周、每月应完成的工作：
1、每日对前台文员编写的各类文件检查、修改；
2、每周至少两次检查商管部人员工作执行情况，并出据检查报告；
3、每周一做好工作会议的会议记录，并在周二将《会议纪要及会议决议落实表》下发给各部门负责人；
4、每季度与财务部、总经办、商管部人员对公司的物资与空铺、广告位进行清查工作；
5、每月对照各部门负责人的工作计划及会议决议落实情况进行检查，并出具检查结果交总经理审核；
6、每月审核各部门办公用品使用情况；
7、做好办公设备领用和日常的维护；
8、每月对现场业态进行盘点。
9、每月对商管手册，租户手册，租赁合同，维修情况进进行盘点，汇报。
10、每月编辑内部期刊一份。
每周需完成工作事项:
1、每周二:
行政检查
2、每周五:
行政检查（早上）收各部门本周工作总结;
3、每周六:
会议纪要发给杨总审核后，下发各部门主管.
4、随机抽查一天做行政检查。
每月需完成工作事项:
1、每月23日将各部门上交的下月办公用品申领单给办公室主任审核，总经理审批；
2、每月25日通知各部门负责人上交当月工作总结及下月工作计划；
3、每月28日收各部门上月用纸汇总、合同、租户手册使用情况（附明细）；
4、每月30日将各部门的汇总及说明上交给办公室主任；
人事专员
1、管理员工考勤档案，及时办理新员工指纹录入工作；
审核各部门提交的考勤异动单，每月5日前完成全体员工的考勤核对工作；
2、负责管理员工餐券使用，每月1号整理、审核上月员工餐费、夜班补助情况；
3、每月8号前完成上月工资的核算，包括考勤扣款、异动补休情况、行政奖罚、餐费补助、绩效考核等
4、负责公司招聘工作，包括制订招聘计划、发布招聘信息、收集资料、筛选资料，并对面试人员进行初次筛选；
协助办公室主任完成求职者复试、笔试及入职培训工作；
5、负责新进人员的入职、任免、离职等人事手续的办理；
6、负责拟定员工培训、转正、考核、劳动合同签定等人事工作计划，并协助办公室主任在规定日期内完成员工培训、考核等人事工作；
7、负责管理公司员工考勤、差假、奖惩等人事工作的办理；
8、建立公司人事档案；
负责管理和更新公司所有员工的档案，所有的档案均进行编号，有序排放；
9、负责公司员工薪酬、福利、社会保险等工作的综合管理；
严格遵守社保机构劳动保险缴费基数和缴费比例，做好公司所有员工的保险工作，不出现漏人、漏项、错入等情况；
准确及时办理各项保险上缴停缴、补缴等业务工作
10、参与制定、调整、修订薪酬福利政策与考核制度等，并在制度实施过程中追踪完成效果。
11、参与制订员工培训计划，组织员工培训实施，指导、检查各部门的培训计划的实施与考核；
12、负责公司考核制度的具体实施，收集各部门考核、绩效反馈；
13、参与员工做好思想沟通，并建立工作报表，组织各类员工活动；
14、每半个月不定期对员工宿舍进行检查；
15、负责协助行政文员完成各类物资的采购工作；
16、完成上级交付的其他工作任务。
1、根据各部门需求筛选合适的招聘渠道完成人员招聘；
2、根据招聘岗位职责要求，筛选求职者简历及完成初次面试；
3、建立员工档案管理，依据人员变动及时更新员工档案，不能有漏记等现象；
4、协助办公室主任完成求职者复试、笔试及入职培训工作；
5、每月协助办公室主任根据员工动态不定期的与员工进行面谈；
6、审核公司各部门人员的考勤单据；
7、每月5日完成公司上月员工工资表的制作；
8、对员工劳动纪律、着装等的监管；
9、做好采购物资的核价与采购；
10、及时办理员工到期劳动合同续签和中止及退保等手续。
11、每月月底前收集各部门绩效考核表汇总，并对员工进行考核；
12、每半个月不定期对员工宿舍进行检查；
每日需完成的工作事项:
1、每日早上9：
30-9:
40向办公室主任汇报当日工作安排；
2、招聘信息的刷新及简历的查看；
3、邮箱的清理,及企业邮箱的查看；
5、每月1号将考勤机的数据倒出来,另将上月通知汇总打包发至各部门；
6、每月8日将已完成（办公室主任、财务审核过）的上月工资、考勤汇总及相关资料上交经总经理审核；
7、每月15日更新人事档案；
8、每月16日下发上月工资；
9、每月28日准备需开通的短号；
10、每月30日将下月需转正人员、需买社保人员的名单、过生日名单上交给办公室主任。
第二章
工作程序（行政类）
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A、行政类工作
（一）、来电来访的接待工作
1、来电：
1）求职类：
你好，坤业时尚百货商业…
A、对于职位未招满的，“请问你是在哪个网站上看到我们的招聘信息的，请你把简历投到的相关邮箱，我们收到简历审核后通知面试的“。
B、对于职位已招满的，“抱歉，该职位已招满”。
2）推销类：
A、公司可能需要的，“请留下您的电话号码，我们如有需要，会跟您联系的”。
B、公司不需要的，“我们公司有专门负责此业务的合作单位，谢谢！
”
3）公司内部员工找各部门的：
“请稍等，我帮你转接一下。
4）找总经理的的：
“请问您有预约吗？
A、有预约的：
“请稍等，我帮您转接一下。
B、没用预约的：
“您所说有情况我帮您转告，您方便留下您的电话吗，一有结果我会在第一时间回复您的。
2、来访：
1）商户：
找总经理的：
A、有预约的：
“请稍等，我帮您通报一声。
“不好意思，杨总现在不在，如您找她有事，请事先预约。
请问您有什么事我可以帮您转达的吗?
2）推销：
“请留下您的相关资料，我们如有需要会跟您联系的。
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（二）办公用品管理工作
发放
购买
总经理审批
申购
流程
1、办公用品申购
A、对于一般的常使用的办公用品：
年初由行政部按各部门上年月使用量及参考前年度的办公用品总使用量来计算出本年度的办公用品总量，交由综合管理部主任核实，由总经理审批后统一时间购买。
如下表：
____年度办公用品申购计划表
名称
上年使用数量
本年计划使用量
库存数量
实际需购买的数量
单位
单价
备注
部门经理/主管签字：
总经理审批：
B、对于个别部门特殊使用的办公用品，如计算器、订书机等物品按部门需求分配，由各部门上
交《物资申购单》，其使用经总经理批准后方可申请购买。
物资申购单
编号：
申购人
申购人部门
申购人岗位
物品名称
申购日期
物品类别
拟到位时间
申购原因
品牌型号
供应商（联系方式）
部门经理意见
综合部意见
总经理意见
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2、办公用品的采购：
综合管理部按已批准的《____年度办公用品申购计划表》拟定的详单，安排日期到批发市场统一购买；
3、办公用品申领：
各部门于每月23日上交部门所需的办公用品申领单至行政部，行政部交由综管理部主任核实，然后交至总经理审批。
如下表:
（物资申领单）
部门
数量
金额
用途
申请人
使用人
备注
正常/超量
审核人：
审批人：
4、办公用品发放流程（针对公司现有办公用品）；
4．1部门集体领用的针对易耗品：
中性笔/笔芯、笔记本,行政部依据各部门上交的<
<
物资申领单>
>
和实际使用情况于每月28日下发各部门所需物品；
4.2综合部参照各部门每月办公用品预算及用途来发放相关物品。
备注：
1）所有超过规定数量的物品需由部门主管/经理签字确认后交由杨总签字确认行政部方可发放相关物品;
2）下发的办公用品行政部需<
办公用品台账>
上登记出库、入库，以便日后结算查询；
3）各部门所领用的物品均需在《物品领用登记表》上登记，以便汇总各部门办公用品使用情况。
4）员工离职时须办理相关文具移交手续，如计算器、磁盘、笔筒、订书机等，否则视情况扣除相应工资。
5）财务部月初负责跟据行政部的《物品领用登记表》统计各部门当月办公用品的领用情况，并在月底提供一份“预算执行情况对比表”给部门负责人，由部门负责人进行控制，各部门办公费用如超出全年预算的，由部门负责人进行解释。
5、关于办公用纸的管理办法
5.1办公用纸管理者：
办公用纸的申购与发放由行政人事部文员负责管理。
5.1.1办公用纸由各部门文员负责保管，每位员工都有义务注意勤俭节约杜绝浪费，一般非正式文件宜用双面复印、打印；
打印草稿宜用废纸背面，可重复使用的物品尽量重复使用。
有用纸需求的员工需在《打印/复印登记表》上登记用途及用量后由文员发放纸张,《打印/复印登记表》（格式
如下：
序号
领用日期
入库
出库
打印内容
领用人
所属部门
结算
1
年月日
2
年月日
3
年月日
4
5
6
7
8
9
10
11
年月日
12
13
填写要求：
关于打印内容一项，需要写明细，如“合同：
1F-001转租合同4份”、“通知：
关于………事宜的通知”、“员工手册-用于某某员工”，方便日后填写《办公用纸月度统计表》，如填写不清晰，办公用纸管理者有权不予发放打印纸。
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5.2申领流程：
5.2.1各部门于每月28日将上月用纸汇总表上交给行政部，由行政部审核，按月度定量由发放。
若有特殊原因不够用的，写用纸申请情况说明，待总经理批准后方可下发。
5.2.2各部于每月23在《办公用品申领单》上附上本月办公用纸统计明细及当月《打印/复印纸登记表》、《办公用纸月度统计表》（见下表）内容含领用部门、办公用纸各用途用纸量及用纸明细,并以电子档形式发送至办公室前台处，按下例统计：
办公用纸月度统计表
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