工程资料标准化管理规定.docx

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工程资料标准化管理规定

第一章总则

第一条为了促进公司管理的规范化，同时能有效地指导各项目工程资料的收集与整理，编制此管理规定。

适合公司各在建项目应用。

第二章工程资料档案培训制

第二条严格要求资料员持证上岗或有一定经验的准入制度，充分发挥资料负责人的指导作用。

第三条工程资料竣工档案归档培训

各新上项目，应当在人员上场后即由项目总工组织，邀请建设单位及当地档案馆专业人员到现场对全体技术人员进行相关测量、试验和工程资料收集整理的培训。

明确当地档案馆对竣工资料的归档要求，结合业主、监理的要求进行系统的收集整理。

第四条培训时要有签到表，签到表样式宜符合本规定附录1的要求，以备公司检查。

第五条项目资料填写培训

分项工程开始前，为保证资料编写的规范性和及时性，应对该分项的资料表格填写进行规范培训或交底，并留有交底或培训记录，以备查验。

第三章两方案一计划的建立

第六条两方案

（一）分部分项划分方案

（1）、新上项目，进场两个月内，即由项目总工牵头，制定该方案并通过协同平台上报公司技术质量部审批。

（2）、根据分部分项划分，统一分部分项划分作为资料编写和收集的依据。

（二）制定试验检测方案

明确项目试验检测的取样频率，指导项目试验检测资料的填写和资料的评定。

第七条一计划

（一）制定资料管理计划。

（1）、根据当地档案馆、工程业主及监理方的相关要求，明确需要移交竣工资料的综合文件；材质证明及试验报告；测量、施工、隐蔽检查记录；工程竣工图；工程建设声像、照片、电子文件五大类进行在过程中如何收集、组卷和归档进行责任划分，明确责任人。

（2）、为保证归档资料的质量要求，制定资料编制必备的办公设备配置计划。

包括《***市***专业施工技术用表填写范例》、《***市建设工程档案编制验收标准》等等相关书籍和资料软件、打印机、裁纸机、电脑、复印扫描仪、数码照相机、各类办公耗材等等，使档案质量更加规范化。

第四章工程资料归档

第八条归档的原则

项目总工为第一责任人，项目施工员、试验员、测量员负责编制资料按周汇总移交给资料员，资料员负责日常资料的收集、整理、组卷、签字。

第九条归档文件的编目

（一）卷内目录的编制应符合下列规定，如当地档案馆、业主和监理方另有要求的，以档案馆、业主和监理方为主。

（1）、卷内目录样式宜符合本规定附录3的要求。

（2）、卷内目录每页14行。

（3）、序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

（4）、责任者：

填写文件的直接形成单位和个人。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

（5）、文件题名：

填写文件标题的全称。

（6）、日期：

填写文件形成的日期。

统一采用8位数字着录。

如：

2011年10月8日，应着录为；

（7）、卷内目录排列在卷内文件首页之前。

（二）案卷目录的编制应符合下列规定，如当地档案馆、业主和监理方另有要求的，以档案馆、业主和监理方为主。

（1）、案卷目录式样宜符合本规定附录2的要求。

（2）、要求案卷目录每页10行。

（3）、案卷题名要有具体名称，字数控制在50个字内。

（4）、保管期限：

若文件需归档提交档案馆为永久、若无需归档提交档案馆则为临时。

（三）归档文件卷盒、案卷脊背

（1）、案卷装具一般采用卷盒

1、卷盒采用蓝色塑料资料盒。

参照下图1。

2、卷盒的外表尺寸为318mm×238mm，厚度为50mm。

（2）、脊背标签及内容。

1、脊背标签式样宜符合本规定附录4的要求。

2、标签尺寸为16mm×40mm。

3、标签内容字体为初号、隶书加黑，竖排排列。

（四）归档文件移交

（1）每周相关人员要将文件资料移交给资料员，资料员负责收集并督促相关人员做好移交工作，移交资料应符合以下内容。

图1

1、移交文件要整洁、齐全、填写完整。

2、文件内容要有完整的单位或个人签章手续。

3、文件移交时要填写资料移交记录表，双方签字。

资料移交记录表式样宜符合本规定附录5的要求。

（五）归档文件室

（1）专用资料室

1、各项目配置适宜存放工程资料的专门资料室（以一间标准活动板房面积为宜），配备温、湿度计以及防盗门、干粉灭火器、空调各一个。

2、制定资料室管理制度，并将制度张贴于资料室醒目位置。

3、资料室管理制度宜符合附录6的要求。

管理制度的制作宜符合公司CI制作统一要求。

（2）专用资料柜

1、资料室里要配备统一的专用五节铁皮资料柜。

资料柜外观尺寸为900mm×400mm×2050mm。

参照下图2。

2、资料柜标签使用红色标签贴，贴于资料柜左上角贴标签处。

尺寸为23mm×33mm。

参照下图3。

3、资料柜均需编号，且只需编号，按阿拉伯数字顺序编号。

不得在资料柜上标注任何关于资料的信息，便于防盗。

4、归档资料要按照综合卷、试验卷、测量卷、施工记录以及检验批卷、竣工图卷等分类存放。

图3

图4

（3）、借阅管理

阅览室应建立借阅登记表。

借阅登记表式样宜符合本规定附录8的要求。

（4）、资料室效果图

1、资料室式样宜符合本规定效果图。

2、资料室里配置严格按照效果图配置。

效果图1

效果图2

效果图3

效果图4

第五章文件发放及签收

（一）文件的发放

（1）、建立发文登记表。

若当地档案馆无归档格式要求，发文登记表式样宜符合本规定附录8的要求。

（2）、下发图纸、规范、设计变更、会议纪要及函件等资料文件时，要及时记录并签字。

（二）文件的签收

（1）、建立收文登记表。

若当地档案馆无归档格式要求，收文登记表宜符合本规定附录9的要求。

（2）、接收图纸、设计变更、监理通知单、业主会议纪要以及各函件时，要及时登记并签字。

（三）内部文件发放编码规则

内部发放的图纸、设计变更等应进行编码以予以区别，编码采取如下规则：

岗位

编码

岗位

编码

项目经理

01

总工程师

02

生产经理

03

商务经理

04

协调经理

05

安装经理

06

合约法务部

07

技术质量部

08

生产安全部

09

物资设备部

10

测量组

11

试验室

12

劳务1队

13

劳务2队

14

劳务3队

……..

第六章工程资料的过程检查和考核

检查分项目自查和公司季度检查。

（一）项目自查

（1）、建立考核小组，每月由考核小组检查资料，每月通报检查情况，月度进行奖罚兑现，并建立考核痕迹。

（2）、物资部资料收集

原材料进场后，物资部人员首先应向材料供应商索要质量证明文件及产品合格证，并审阅实物与证明文件是否相符，且需及时注明规格、数量、进场时间、使用部位、抄件人、原件或（抄件人）存放处。

如果没有或提供了不符合要求的质量证明文件或产品合格证，我方物资部人员应拒绝收货。

（3）、试验资料考核。

1、资料提交时间

试验人员在收到物资部人员提供已注明了规格、数量、进场时间、使用部位、抄件人、原件或（抄件人）存放处的质量证明文件及产品合格证后，应及时向监理单位进行原材料报验，送样后一个月内将所有的原材料试验报告、委托单、及材料质量证明文件或现场施工试验报告按子单位工程划分收集归档，并保证试验报告、委托单、材料证明文件配套、内容准确、台账清晰并及时更新电子版试验台账，便于各部门查阅。

原材料及施工试验应按阶段性分门别类进行评定与汇总。

2、奖罚措施

每周检查试验报告收集不全、不及时、报告人为填写错误或与质量证明文件不吻合的给予试验员每人每次50元的经济处罚。

按时移交且资料无误的每人每月给予200元的经济奖励。

（4）、测量资料考核

1、资料提交时间

工程测量资料需在放线后一周内提供。

2、奖罚措施

经检查放线后测量资料未完成的，给予测量员每人每次50元的经济处罚。

按时移交且资料无误的给予每人每月200元的经济奖励。

（4）、质检资料考核

1、资料提交时间

铁路项目的测量、试验、施工检查证、质统表、原始记录以及市政及公路、轨道交通项目的测量、试验、施工记录、隐蔽记录、检验批、分项工程、质量验收记录需在隐蔽验收前提供。

2、奖罚措施：

经检查检验批、施工记录未完成的，给予施工员每人每次50元的经济处罚。

按时移交且资料无误的给予每人每月200元的经济奖励；若每月资料完成情况良好给予生产经理200元的经济奖励，若不能按时完成给予生产经理每次100元经济处罚。

（5）、资料整理情况

1、资料提交后，资料员需及时检查、整理资料，指导施工员改正填写错误的资料，资料整理完善后报给监理签字，每周一将资料报业主签字，资料签认完善后，将电子版进行备份；归档资料目录需按档案管理办法进行资料分类的收集、整理和保管，并及时更新资料台账，目录要清晰明了，以便查阅。

2、开竣工报告、图纸会审、设计变更、工程核定单、验收文件、涉及工程结构或经济的重要函件应督促相关人员完善各方签字盖章后扫描存档并进行分类编目。

2、奖罚措施

经项目三次检查有资料无目录或不全，给予资料员每次50元的经济处罚。

按时收集、整理和归档给予每月200元的经济奖励。

（二）公司半年检查。

（1）根据公司相关规定，每半年对各项目进行检查。

（2）季度检查内容参照附录10要求。

第七章工程竣工资料的验收和移交

（一）竣工资料的验收

（1）在组织工程竣工档案验收前，应提请当地档案馆、业主及监理方对竣工资料进行预验收。

（2）在提请当地档案馆、业主及监理方进行预验收前，应提请公司工程技术部对竣工资料进行初次验收。

（二）竣工资料移交责任状

（1）、项目与公司竣工资料移交责任状。

详见责任状范本附录11。

（2）、项目在各单位工程贯通后，即要与公司签定竣工资料移交责任状，竣工资料移交时间节点为项目完工后3个月内具备移交条件。

（三）竣工资料内部移交

（1）竣工资料验收后应按照《关于规范竣工项目上报竣工资料归档的通知》（中建五隧发[2011]32号）移交；

（2）竣工资料必须在工程竣工验收一个月内报送公司技术质量部。

（四）竣工资料外部移交

（1）竣工资料同建设单位进行验收，属于向当地档案馆报送工程档案的工程项目还应会同档案馆共同验收，由档案馆出具预验收记录。

（2）工程竣工验收前15天内，项目部将整理好的竣工资料《案卷目录》报公司技术质量部进行审查。

审查提出的问题必须在竣工验收前整改完毕。

（3）工程竣工验收后在合同协议书约定的期限内将完整、准确、符合归档要求的竣工资料报送建设单位和当地档案馆。

移交竣工资料时，应有双方的验收手续，并有文字性移交材料证明。

（4）竣工资料移交档案馆时，应遵守当地档案的有关规定。

若推迟报送日期，必须在规定报送时间内向档案馆申请延期报送并申明延期报送原因，经同意后办理延期报送手续。

第八章奖罚

（一）在公司组织的检查中，对资料综合检查排名第一的项目部资料员给予相应的奖励及表彰，项目技术质量部经理奖励500元、项目资料员奖励300元；对资料综合检查排名最后一名的项目资料员处以相应的罚款及批评，项目技术质量部经理罚款500元、项目资料员罚款300元。

（二）公司每年组织一次优秀资料员评选，优秀资料员人数控制在2名以内，对获得“优秀资料员”称号的资料员给予相应的物质奖励。

（三）项目技术质量部经理、项目资料员有责任完成竣工资料的移交归档工作，未按时完成竣工资料移交工作的，公司将限期要求其完成，并不得调离项目另行安排。