业财一体信息化初级 工作领域一操作步骤 658页.docx

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业财一体信息化初级工作领域一操作步骤658页

工作领域六月末处理及会计档案管理

工作任务1月末业务处理

任务1.1采购月末结账

【业务操作】

采购月末结账就是将当月发生的所有采购业务单据的数据进行封存，业务数据不再发生变化，便于对当月的采购数据进行核算并记入相关账表。

月末结账后，不能再录入结账月的单据。

1.操作员007刘艳登录业财一体信息化平台，从【业务工作】—【供应链】—【采购管理】—【月末结账】—【月末结账】进入如图6-1所示的采购管理结账界面。

图6-1采购结账

2.在会计月份列表中选择要结账的月份，本例是3月份，结账月份必须连续选择，上月未结账，本月不允许结账。

点击〖结账〗按钮，弹出如图6-2所示的月末结账是否关闭订单界面。

图6-2关闭订单

3.点击〖是（Y）〗按钮，弹出如图6-3所示的采购订单列表界面，录入查询条件，找到要关闭的订单，关闭订单。

关闭订单后重复前二步的操作，继续进行月末结账处理。

图6-3采购订单列表

4.若没有要关闭的订单，点击〖否（N）〗按钮，系统自动进行月末结账，出现如图6-4所示的结账界面。

点击〖退出〗按钮返回。

图6-4结账

月末结账后，可逐月取消结账，选中已结账最后月份，单击〖取消结账〗，则取消该月的月末结账。

任务1.2销售月末结账

【业务操作】

销售月末结账就是将当月发生的所有销售业务单据的数据进行封存，业务数据不再发生变化，便于对当月的销售数据进行核算并记入相关账表。

月末结账后，不能再录入结账月的单据。

【操作流程】

1.操作员012姜刚登录业财一体信息化平台，从【业务工作】—【供应链】—【销售管理】—【月末结账】—【月末结账】进入如图6-5所示的销售管理结账界面。

图6-5销售结账

2.在会计月份列表中选择要结账的月份，本例是3月份，结账月份必须连续选择，上月未结账，本月不允许结账。

点击〖结账〗按钮，弹出如图6-6所示的月末结账是否关闭订单界面。

图6-6是否关闭订单

3.点击〖是（Y）〗按钮，弹出如图6-7所示的销售订单列表界面，录入查询条件，找到要关闭的订单，关闭订单。

关闭订单后重复前二步的操作，继续进行月末结账处理。

图6-7销售订单列表

4.若没有要关闭的销售订单，点击〖否（N）〗按钮，系统自动进行月末结账，出现如图6-8所示的结账界面。

图6-8结账

月末结账后，可逐月取消结账，选中已结账最后月份，单击〖取消结账〗，则取消该月的月末结账。

点击〖退出〗按钮返回。

任务1.3库存月末结账

【业务操作】

库存管理月末结账是将当月的所有出入库单据逐笔封存，便于统计核算，同时将出库数据记入相关账表。

月末结账后，不能再录入结账月的出入库单据。

1.操作员008刘明登录业财一体信息化平台，从【业务工作】—【供应链】—【库存管理】—【月末处理】—【月末结账】进入如图6-9所示的库存管理结账界面。

图6-9库存结账

2.在会计月份列表中选择要结账的月份，本例是3月份，结账月份必须连续选择，上月未结账，本月不允许结账。

点击〖结账〗按钮，弹出如图6-10所示的库存管理月份结账不能修改期初数据提示界面。

图6-10提示框

3.点击〖是（Y）〗按钮，弹出如图6-11所示的库存管理结账界面。

图6-11结账

任务1.4存货月末结账

【业务操作】

当采购、销售和库存管理模块日常业务全部完成后，方可进行存货核算模块的期末处理，期末处理的主要功能是按约定的成本计算方式进行成本的核算。

1.操作员008刘明登录业财一体信息化平台，从【业务工作】—【供应链】—【存货核算】—【记账】—【期末处理】进入如图6-12所示的存货核算期末处理界面。

图6-12存货核算期末处理

2.点击〖检查〗按钮，对所选对象进行期末处理前的检查核对，弹出如图6-13所示的存货核算检测成功界面。

点击〖确定〗按钮，返回期末处理界面。

图6-13检测成功

3.检查正确后，方可点击〖处理〗按钮，进行期末处理操作，系统弹出存货核算期末处理完毕界面。

图6-14期末处理完毕

4.点击〖确定〗按钮，选定的处理对象移动到右侧的已期末处理仓库栏，如图6-15所示。

图6-15期末处理

期末处理并不等于月末结账，月末结账操作才对本月账簿做结账标志月末结账后，只能做下月的工作，本月工作宣告结束。

5.从【业务工作】—【供应链】—【存货核算】—【记账】—【月末结账】进入如图6-16所示的存货核算结账界面。

图6-16结账

6.点击〖月结检查〗按钮，弹出如图6-17所示的存货核算检测成功界面，点击〖确定〗按钮返回。

图6-17检测成功

7.点击〖结账〗按钮，弹出如图6-18所示的存货核算月末结账完成提示界面，点击〖确定〗按钮返回。

图6-18月末结账完成

任务1.5应收应付月末结账

【业务操作】

1.应收款管理

当本月的各项应收款管理工作全部处理完毕，方可以执行月末结账功能,月末结账后，将无法进行当月的业务处理。

当应收款管理模块与销售管理模块集成使用时，必须在销售管理模块结账后，应收款管理模块才能进行结账处理。

（1）操作员004柳源登录业财一体信息化平台，从【业务工作】—【财务会计】—【应收款管理】—【期末处理】—【月末结账】进入如图6-19所示的应收款管理月末处理界面。

图6-19应收月末处理

（2）双击选择要结账的月份，点击〖下一步〗按钮，弹出如图6-20所示的应收款管理处理情况提示界面。

图6-20应收款业务处理情况提示

（3）点击〖完成〗按钮，弹出如图6-21所示的应收款管理3月份结账成功的提示界面。

点击〖确定〗按钮返回。

图6-21结账成功

2.应付款管理

当本月的各项应付款管理工作全部处理完毕，方可以执行月末结账功能,月末结账后，将无法进行当月的业务处理。

当应付款管理模块与采购管理模块集成使用时，必须在采购管理模块结账后，应付款管理模块才能进行结账处理。

（1）从【业务工作】—【财务会计】—【应付款管理】—【期末处理】—【月末结账】进入如图6-22所示的应付款管理月末处理界面。

图6-22月末处理

（2）双击选择要结账的月份，点击〖下一步〗按钮，弹出如图6-23所示的应付款管理处理情况提示界面。

图6-23应付业务处理情况提示

（3）点击〖完成〗按钮，弹出如图6-24所示的应付款管理3月份结账成功的提示界面。

点击〖确定〗按钮返回。

图6-24结账成功

任务1.6固定资产月末结账

【业务操作】

当本月的固定资产相关业务全部处理完毕，且已经完成本月的折旧计提工作，方可进行月末结账处理，结账后当期的数据不能修改。

1.操作员005孙秀登录业财一体信息化平台，从【业务工作】—【财务会计】—【固定资产】—【期末处理】—【月末结账】进入如图6-25所示的固定资产月末结账界面。

图6-25固定资产月末结账

2.点击〖开始结账〗按钮，弹出如图6-26所示的与总账对账结果界面。

点击〖确定〗按钮返回。

图6-26与总账对账结果

3.点击〖确定〗按钮，弹出如图6-27所示的固定资产月末结账成功完成界面。

图6-27固定资产月末结账成功完成

4.点击〖确定〗按钮，弹出如图6-28所示的固定资产界面，提示系统的可操作日期已转成下一会计期间。

点击〖确定〗按钮返回。

图6-28信息提示框

任务1.7薪资月末结账

【业务操作】

当本月的薪资相关业务全部处理完毕，且已经完成本月的工资计提及费用分摊工作，方可进行月末结账处理，结账后当期的数据不能修改。

1.操作员006黄成登录业财一体信息化平台，从【业务工作】—【财务会计】—【薪资管理】—【业务处理】—【月末结账】进入如图6-29所示的薪资月末处理界面。

图6-29薪资月末处理

2.点击〖确定〗按钮，弹出如图6-30所示的薪资月末处理提示界面。

图6-30月末处理提示

3.点击〖是（Y）〗按钮返回，弹出如图6-31所示的选择清零提示界面。

图6-31清零提示

4.点击〖否（N）〗按钮，弹出如图6-32所示的薪资处理完毕界面。

点击〖确定〗按钮返回。

图6-32信息提示框

工作任务2月末财务处理

任务2.1期间损益结转模板定义

【业务操作】

一个会计期间结束，必须将损益类科目的余额结归集到本年利润科目中，准确反映企业当期的盈亏情况。

期间损益结转主要是对本期管理费用、销售费用、财务费用、主营业务收入、营业外收支等科目的余额进行结转。

期间损益结转是每个会计期间都要进行的常规工作，企业通常是采用定义模板公式的形式完成的。

1.操作员003黄玉玲登录业财一体信息化平台，从【业务工作】—【财务会计】—【总账】—【期末】—【转账定义】—【期间损益】进入如图6-34所示的期间损益结转设置界面。

图6-34期间损益结转设置

2.将光标移动到界面右上方的本年利润科目栏，点击栏目右侧的〖参照〗按钮或按下[F2]功能键，弹出如图6-35所示的科目参照界面。

图6-35科目参照

3.在科目参照界面找到并选择本年利润科目，点击〖确定〗按钮，本年利润科目4103填入本年利润科目栏内，点击〖确定〗按钮返回。

任务2.2期间损益结转

【业务操作】

月末，对本期的损益类科目进行结转的时候，我们可以利用已经设置好的期间损益结转公式进行损益类科目的归集。

1.操作员003黄玉玲登录业财一体信息化平台，从【业务工作】—【财务会计】—【总账】—【期末】—【转账生成】进入如图6-36所示的转账生成界面。

图6-36转账生成

2.在转账生成界面左侧的转账生成项目中选择期间损益结转，如图6-37所示，在右侧的栏目中显示所有的损益类科目。

图6-37转账生成科目

3.在类型栏中有三个选项，全部、收入和支出，可以选择其中一个类型进行，本例选择全部，然后点击〖全选〗按钮，再点击〖确定〗按钮，弹出如图6-38所示的支出类结转的记账凭证界面。

图6-38记账凭证

4.点击〖保存〗按钮或按下[F6]功能键，凭证左上角出现已生成字样，凭证保存成功。

同样的操作过程和方法可以生成收入和支出类的凭证，如果已经生成了全部类型的凭证，就无需生成收入和支出类凭证；生成了收入和支出类型的凭证，就无需生成全部类型凭证，两种方案只结转一个即可。

任务2.3账务数据核对

【业务操作】

月末结账前，必须对账簿数据进行核对，重点检查数据、记账是否正确和账簿是否平衡。

业财一体信息化平台主要通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账证相符、账账相符的核对工作。

1.操作员003黄玉玲登录业财一体信息化平台，从【业务工作】—【财务会计】—【总账】—【期末】—【对账】进入如图6-39所示的对账界面。

图6-39对账

2.在左侧的选择核对内容栏选择核对内容，通常全部选中，选择是否检查科目档案辅助项与账务数据的一致性。

选择要对账的月份，点击〖选择〗按钮。

3.点击〖对账〗按钮，系统开始自动对账。

4.对账完成后，对账正确结果见如图6-40所示的对账界面。

图6-40对账结果

5.点击〖检查〗按钮，系统开始自动检查总账、辅助账、多栏辅助账和凭证数据，弹出如图6-41所示的总账数据检查界面。

点击〖确定〗按钮返回。

图6-41总账数据检查

若对账结果为账账不符，则对账月份的对账结果处显示“错误”，按〖错误〗按钮显示对账错误信息表，查看引起账账不符的原因，以便修改。

按〖检查〗按钮，检查凭证、明细账、总账及多辅助账各自数据的完整性。

按〖试算〗按钮，可以对各科目类别余额进行试算平衡。

任务2.4月末结账

【业务操作】

结账是每个会计期间都要进行的常规工作，各账户记录暂告一个段落，将各账户余额结清或结转下期，并对当期的会计工作做以总结。

1.001吴波登录业财一体信息化平台，从【业务工作】—【财务会计】—【总账】—【期末】—【结账】进入如图6-42所示的结账界面。

图6-42结账

2.选择结账月份，在对应的是否结账栏出现字母“Y”，点击〖下一步〗按钮，打开如图6-43所示的结账核对账簿界面。

图6-43核对账簿

3.点击〖下一步〗按钮，打开如图6-44所示的结账月度工作报告界面。

图6-44工作报告

4.点击〖下一步〗按钮，弹出如图6-45所示的结账界面，点击〖结账〗按钮后返回。

若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账。

图6-45完成结账

上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、复核凭证；

如要取消结账，可同时按下[Ctrl+Shift+F6]键即可执行相关操作。

工作任务3法定财务报表编制

任务3.1资产负债表

【业务操作】

1.从【业务工作】—【财务会计】—【UFO报表】启动UFO报表模块，按下[Ctrl+N]快捷键或点击〖编辑〗按钮，出现如图6-47所示的report1报表界面。

图6-47report1报表

3.点击格式菜单下的〖生成常用报表〗按钮，打开8个包括资产负债表、利润表和现金流量表在内的报表，如图6-48所示。

图6-48常用报表

4.将report2、report3和report5对应的资产负债表、利润表和现金流量按最新的报表格式修改成对应的模板，保存到如图6-49所示报表模板文件夹中。

图6-49保存报表模板文件

5.在UFO报表的主界面，打开报表模板文件夹中的资产负债表模板，如图6-50所示，需要按最新的报表格式修改。

图6-50资产负债表

6.点击左下角的的〖格式/数据〗按钮后，点击菜单【数据】—【关键字】—【录入】，弹出如图6-51所示的录入关键字界面。

图6-51录入关键字

7.录入单位名称：

北京美庭商贸有限公司，年：

2020，月：

3，日：

31等信息后，点击〖确认〗按钮，表格内的数据更新，如果数据没有自动更新，可以菜单【数据】—【表页更新】进行手动更新数据，另存为文件名为“北京美庭商贸有限公司二〇二〇年三月资产负债表”的报表文件。

任务3.2利润表

【业务操作】

1.从【业务工作】—【财务会计】—【UFO报表】启动UFO报表模块，进入如图所示的UFO报表界面。

打开报表模板文件夹中的利润表模板，如图6-52所示。

图6-52利润表

2.点击左下角的〖格式/数据〗按钮后，再点击【数据】—【关键字】—【录入】，弹出录入关键字界面。

录入单位名称：

北京美庭商贸有限公司，年：

2020，月：

3等信息后，点击〖确认〗按钮，表格内的数据更新，如果数据没有自动更新，可以菜单【数据】—【表页更新】进行手动更新数据，另存为文件名为“北京美庭商贸有限公司二〇二〇年三月利润表”的报表文件。

任务3.3现金流量表

【业务操作】

1.从【业务工作】—【财务会计】—【UFO报表】启动UFO报表模块，进入如图6-53所示的UFO报表界面。

打开报表模板文件夹中的现金流量表模板，如图所示。

图6-53UFO报表

2.点击左下角的〖格式/数据〗按钮后，再点击菜单【数据】—【关键字】—【录入】，弹出录入关键字界面。

录入单位名称：

北京美庭商贸有限公司，年：

2020，月：

3等信息后，点击〖确认〗按钮，表格内的数据更新，如果数据没有自动更新，可以菜单【数据】—【表页更新】进行手动更新数据，另存为文件名为“北京美庭商贸有限公司二〇二〇年三月现金流量表”的报表文件。

工作任务4会计档案电子化管理

任务4.1影像采集与上传

【业务操作】

1．系统管理

系统管理员登录网址进入业业财一体信息化平台用友电子会计档案模块，进入用友电子会计档案首页。

依次点击【系统管理】—【单位管理】，进入如图6-55所示的单位管理功能界面。

图6-55单位管理

点击〖新增〗按钮，弹出如图6-56所示的新增单位界面。

图6-56新增单位

单位编码录入6666，单位名称录入北京美庭商贸有限公司，然后点击〖确定〗按钮，返回如图6-57所示的单位管理功能界面。

图6-57新增单位

依次点击【系统管理】—【档案室管理】，进入如图6-58所示的档案室管理功能界面。

图6-58档案室管理

点击〖新增〗按钮，弹出如图6-59所示的新增档案室界面。

图6-59新增档案室

档案室名称录入美庭档案01，档案室编码录入6666601，柜组为01、柜号、门位、层级均为01，格数为91，然后点击〖确定〗按钮，返回如图6-58所示的档案室管理功能界面。

依次点击【系统管理】—【用户管理】，进入如图6-60所示的用户管理功能界面。

图6-60用户管理

勾选黄玉玲记录行，点击

〖授权〗按钮，弹出如图6-61所示的用户授权界面。

图6-61用户授权

勾选美庭商贸有限公司记录行，点击〖

〗按钮，将该记录移至右侧已授权框，点击〖确定〗按钮，返回如图6-60所示的用户管理功能界面。

2．立卷

黄玉玲（具有美庭商贸有限公司的管理员权限）登录网址进入业财一体信息化平台用友电子会计档案模块，进入如图6-54所示的用友电子会计档案首页。

依次点击【档案管理】—【立卷】，进入如图6-62所示的立卷功能界面。

图6-62立卷

点击〖立卷〗按钮，弹出如图6-63所示的立卷界面。

图6-63立卷信息

单位名称选择北京美庭商贸有限公司，全宗号录入“BJMT”，起始年系统自动选择2020年3月，起始案卷号录入1，档案目录自动选择一般企业会计档案，编码录入KJ。

然后点击〖确定〗按钮，返回如图6-64所示的立卷功能界面。

图6-64立卷结果

3．档案上传

需要上传的档案文件包括会计凭证、会计账簿、会计报表、其他会计资料四类，需要将纸质会计凭证或业财一体信息化平台的会计信息电子化形成PDF格式文件，再进行上传操作。

依次点击【档案管理】—【整理】，进入如图6-65所示的整理功能界面。

图6-65整理

点击美庭商贸记录行左侧的蓝色字母“KJ”，弹出如图6-66所示的待装册界面。

图6-66待装册

调整将增加的文件的类型，本例为会计凭证。

点击〖新增〗按钮进入如图6-67所示的数据采集界面。

输入文号为1906001，关键词为采购，摘要为东北旺，责任人为李伟等信息。

图6-67数据采集

将鼠标移至界面左下角虚线框内选择“添加本地文件”功能，弹出如图6-68所示的打开文件界面。

图6-68选择文件

选择文件路径后，选中要添加的本地文件美庭商贸采购电子普票PDF文件，点击〖打开〗按钮返回如图6-69所示的附件采集界面。

图6-69附件采集

PDF文件的文件名自动添加题名栏，重复添加本地文件操作添加其他文件，题名栏内会增加文件名，PDF文件为等待上传状态。

如果系统已经连接好高清扫描仪也可以通过拍照扫描文件功能进行上传文件。

点击〖确定〗按钮返回如图6-70所示的待装册功能界面。

图6-70附件采集结果

刚刚操作的二张电子普票已经上传成功，点击该记录后的功能按钮可以进行查看、新增、封皮、编辑、删除和下载等操作，点击电子普票记录行的〖

〗按钮，返回如图6-71所示的编辑界面。

图6-71附件编辑

将关键词修改为销售，所属日期修改为2020-3-31，点击〖确定〗按钮，返回如图6-72所示的编辑界面，其他记录查看文件有误也可同样修改。

图6-72编辑结果

其他类别的文件上传、修改、编辑的方法相同，这里不再赘述。

任务4.2电子会计档案归档

【业务操作】

1．装册

装册是电子会计档案模块的核心功能，对待装册的会计凭证、会计账簿、会计报表、其他会计资料等进行预览和装册操作，并加盖签章。

在档案整理功能界面，选择不同类别的档案资料进行分类预览，如图6-73、7-74所示分别显示的会计凭证和科目明细账。

图6-73会计凭证

图6-74科目明细账

点击某记账凭证记录后边的〖

〗按钮，打开如图6-75所示的附件详情界面，仔细核对信息是否有误，此界面右侧如有错误信息，可返回点击〖

〗按钮进行修改。

图6-75附件详情

如需继续增加附件，可点击〖加号

〗按钮增加，增加方法与档案上传的方法相同。

所有上传的档案资料核对无误后，点击〖启动装册〗按钮，打开如图6-76所示的装册界面。

点击〖启动装册〗按钮下方的

图标，可以查看装册的期间信息。

图6-76装册

点击〖启动装册〗按钮，弹出如图6-77所示的装册参数设置界面，每册数据条数默认为100，通常不做修改。

图6-77装册参数设置

点击〖确认〗按钮，返回待装册功能界面，这里我们发现待装册功能界面已经没有数据了，同时会计期间已经变为下一个会计期间。

点击已装册功能，打开如图6-78所示的已装册功能界面。

图6-78已装册

将鼠标移至界面左侧的档案列表下，点击共2册第1册位置，进入如图6-79所示该册的装册列表。

点击列表中的记录后边的对应图标可以分别进行预览和下载操作。

图6-79装册列表

在图6-80所示的界面中，点开月份的下拉菜单，点击3月旁边的〖一键拆册〗按钮，可以将3月所有已装册的档案资料全部拆册。

图6-80一键拆册

也可以点击档案列表目录树下的〖拆册〗按钮，可以对已装册的特定档案册进行拆分，拆分后档案恢复为待装册状态，需要重新装册才能进行归档操作。

2．归档

点击【档案管理】-【归档】，进入如图6-81所示的归档功能界面。

图6-81归档

点击列表中记录的档案编码KJ字母，进入如图6-82所示的待归档功能界面。

图6-82待归档

点开月份的下拉菜单，点击3月旁边的〖一键归档〗按钮，弹出如图6-83所示的是否对档案资料进行归档提示框。

图6-83是否对档案资料进行归档提示

点击〖确认〗按钮，弹出如图6-84所示的归档进度提示框，直至将3月所有已装册的档案资料全部归档完成，并提示已成功对档案资料进行归档，点击〖确认〗按钮退出。

图6-84归档进度

归档后如发现档案资料有错误，需重新归档，可以在如图6-85所示的已归档功能界面，点开月份的下拉菜单选择最后归档月份旁边的〖重新归档〗按钮，该档案变为待归档状态，可重新归档。

图6-85已归档

任务4.3纸质档案管理

【业务操作】

本任务在业财一体信息化平台上操作不多，主要是将纸质档案与业财一体信息平台上的立卷、整理、装册、归档操作同步进行归档，即将纸质会计档案与在平台上进行归档操作确定的目录和在档案室的存放位置一一对应。

任务4.4档案借阅管理

【业务操作】

1.档案上架

目前，我国还没有完全实现全部原始凭证的无纸化管理，会计档案由电子会计档案和纸质会计档案二部分组成，因此，建立电子会计档案同时需同步管理纸质档案，与纸质会计档案索引关系，实现互阅互查。

点击【纸质档案】-【档案上架】，进入如图6-86所示的档案上架功能界面。

图6-86档案上架

点击列表中记录的档案编码KJ字母，进入如图6-87所示的待上架功能界面。

图6-87待上架

勾选要上架的档案，点击〖上架〗或〖批量上架〗按钮，弹出如图6-88所示的选择档案室界面。

图6-88选择档案室

选择档案室名称为美庭档案01后，点击〖确定〗按钮，系统提示操作成功，该档案变为已上架状态。

系统还提供了一键上架的功能，点开月份的下拉菜单，点击6月旁边的〖一键上架〗按钮，弹出如图6-89所示的是否对档案资料进行上架提示框。

图6-89上架提示框