会计师事务所代理高校科研院所科研经费使用管理规范指引试行.docx
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会计师事务所代理高校科研院所科研经费使用管理规范指引试行
会计师事务所代理高校、科研院所科研经费财务管理规范指引（试行）
江苏省注册会计师协会
二○一八年十二月
会计师事务所代理高校、科研院所科研经费财务管理规范指引（试行）
为了深入贯彻实施创新驱动发展战略和中央“放管服”改革要求，落实省委十三届三次全会推动“六个高质量发展”的要求，创新科研经费管理和使用方式，规范高校、科研院所（以下简称“高校院所”）科研经费管理，充分释放和激发科研人员创新动力，形成规范而灵活的资金管理和运行机制。
我省决定开展科研经费使用管理改革（第三方服务）试点，并制定了《关于开展高校、科研院所科研经费使用管理改革（第三方服务）试点的实施方案》，实行科研财务助理制度和第三方代理服务制度。
为了积极配合推广科研经费使用管理第三方服务，规范会计师事务所代理服务行为，达到职责明确、管理精细、核算准确的目标，结合我省实际，制定本规范指引。
第一章总则
第一条本指引根据《会计法》、《预算法》、《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》（国发〔2018〕25号）、《关于深化科技体制机制改革推动高质量发展若干政策》（苏发〔2018〕18号）以及《代理记账管理办法》、《会计基础工作规范》等法律法规和有关规定制定。
第二条实施本指引，旨在实现以下目标：
（一）规范会计师事务所代理高校院所科研经费使用管理的业务程序；
（二）协助高校院所加强高校院所科研经费使用管理，充分提高科研经费的使用效率和效益，保证科研经费会计信息真实、准确、完整。
第三条本指引所述科研经费是指高校院所为开展科研活动所取得的各类经费，包括以下类别：
（一）纵向科研经费。
指上级主管部门或机构批准立项的各类科技计划（规划）、基金项目经费。
纵向科研项目包括：
1.国家级项目。
一般指国家科学技术部、国家发展和改革委员会、国家财政部、国家自然科学基金委员会、国家社会科学基金委员会等下达的项目；
2.省部级项目。
一般指省科技厅、省发展和改革委员会、财政厅、自然科学基金委员会下达的项目，以及除上述第一项以外国家其他部委等下达的部级项目；
3.市级和省厅局级项目。
一般指市级项目以及省厅级、局级项目。
（二）横向委托项目经费。
是指科研院所、高等学校等事业单位以市场合同委托方式取得并依法纳税的科研项目委托经费。
（三）校（院、所）级科研经费。
指高校院所科技发展基金经费、重点实验室开放课题经费、引进人才启动基金及其他由校（院、所）内资金资助的科研项目经费。
第四条高校院所取得的各类科研经费，不论其资金来源渠道，均为科研收入，都必须全部纳入高校院所财务管理范围，严格按合同统一管理，按项目和资金来源分别单独核算，专款专用。
不得设立账外账、“小金库”，不得违反国家科研经费管理政策支出。
第五条会计师事务所承接代理高校院所经费使用管理服务有以下两种模式：
（一）科研财务助理。
负责协助科研项目课题组负责人完成课题申报、预算编制执行、结题验收等工作。
（二）第三方代理服务。
负责统一凭证制单和财经政策宣传等程序性、规范性工作。
第六条高校院所负责设计、执行和维护必要的内部控制，以使科研经费管理不存在由于舞弊或错误导致的重大错误；
项目（课题）负责人负责科研经费各项单据的合法、真实、完整；
会计师事务所承接代理高校院所经费使用管理服务，不能减轻或免除以上相关方的责任。
第七条会计师事务所承接代理高校院所经费使用管理服务，必须严格执行国家有关法律法规、财务制度和本指引的各项规定。
第二章科研财务助理模式
第八条高校院所重大课题采用“课题组自行聘用+财务备案培养”模式，由课题组负责人自主聘任，通过高校院所财务部门培训考核后上岗并备案；中小型课题，采用“财务招聘培养+课题组使用”模式，高校院所财务部门负责选聘、培训科研财务助理，建立科研财务助理队伍，由课题负责人提出申请，财务部门会同科研部门审核后进行选聘并备案。
鼓励多个课题组联合聘用科研财务助理。
会计师事务所可以接受高校院所委托并签订协议，委派具有一定经验并经过相关培训的专职人员担任科研财务助理。
会计师事务所对委派的科研助理专业胜任能力负责。
第九条科研财务助理协助科研人员管理科研经费，将科研人员从经费管理中解脱出来，专心从事科学研究。
第十条科研财务助理主要负责协助课题负责人编制、审核科研项目经费预算，并根据实际需要办理预算调整手续；跟踪并及时办理科研项目经费到账、使用和结报手续；及时催还、清理各类预借款；定期分析科研项目经费管理和预算执行进度，并向负责人报告；编制科研项目中期和年度财务报告、财务决算报告等。
第三章第三方代理服务模式
第十一条会计师事务所接受高校院所的委托，签订代理服务协议，承担科研经费管理和账务处理工作中重复性、事务性工作（凭证制单等），单独建立或利用高校院所账务处理系统进行专项核算工作。
第十二条会计师事务所提供的代理服务主要职能：
完善预审、制单工作流程，逐步实现审核关口前移；对财务报销凭证进行制单记账；发现并梳理汇总相关问题；协助单位财务部门对财经政策、业务指南、业务流程、办理进度、宣传培训等进行规范并公示，逐步实现财务报销制度化、信息化。
第十三条代理服务流程：
（一）科研财务助理将课题执行过程中产生的费用单据分类，交给代理机构的预审岗，由经验丰富、熟悉政策的预审人员对凭证进行预审；
（二）财务部门复核或稽核岗对原始凭证进行复核或稽核；
（三）财务部门出纳岗根据复核或稽核后的凭证进行款项支付；
（四）代理机构的记账人员对预审后的凭证进行制单记账，并反馈汇总疑难问题。
第四章代理服务业务承接
第十四条会计师事务所承接代理服务业务时，应初步了解委托单位及其环境并进行风险评估。
第十五条针对高校院所的具体情况，对以下内容进行了解和记录：
（一）高校院所科研经费基本情况、监管环境以及其它外部因素；
（二）高校院所内部对科研经费管理的规章制度及内部控制流程；
（三）高校院所科研经费会计核算的特点及其对会计核算的要求；
（四）高校院所科研经费管理风格及其对管理报表的要求。
第十六条代理服务必须以会计师事务所的名义承接，会计师事务所对其从业人员的业务活动承担责任，严禁任何个人以会计师事务所的名义私自承接、执行代理服务业务。
第十七条承接代理业务的会计师事务所与委托人达成业务意向后，应当签订业务约定书并同时签订委托承诺函。
代理科研经费使用管理业务约定书至少应包含以下内容：
委托目的和业务范围；委托双方的权利和义务；完成委托业务的时间要求（包括委托人提供原始资料及凭证的时间）；服务收费及支付方式；违约责任及处理方式。
第五章科研经费内部控制
第十八条会计师事务所承接代理服务业务应当由高校院所牵头拟定科研经费管理内部控制规范并提请实施。
第十九条应当建立健全高校院所科研经费预算管理内部控制制度，明确预算编制、预算调整、预算执行的程序、要求和相关控制措施。
第二十条应当建立健全高校院所科研经费收入管理内部控制制度，明确审批人和经办人的权限、程序、责任和相关控制措施。
第二十一条应当建立健全高校院所科研经费支出管理内部控制制度，明确支出计划编制、申请、报销、审批等各环节的要求和相关控制措施。
第二十二条应当建立健全高校院所科研项目结题财务决算和财务验收内部控制制度，明确决算报告编制人和审批人、财务验收报告编制人和审核人的权限、程序、责任和相关控制措施。
第六章协编科研经费预算
第二十三条科研财务助理协助课题负责人在财务处、科技部门的指导下，按有关规定编制项目经费预算。
严禁编制虚假预算套取科研经费。
项目经费预算编制应当根据项目任务的合理需要，坚持目标相关性、政策相符性和经济合理性原则。
国家级项目直接费用中除设备费外，其他费用只提供基本测算说明，不提供明细。
省级科研项目实行综合预算编制管理，优化省级科研项目直接费用和间接费用预算编制科目。
将直接费用中的预算科目缩减归并为设备费、材料费/测试化验加工费/燃料动力费、差旅费/会议费/国际合作与交流费、劳务费/专家咨询费以及其他支出等五类，将间接费用中的预算科目调整为管理费和绩效支出两类。
编制上述科目预算只需测算总额。
第二十四条项目经费预算一经批复，总预算一般不作调整。
在科研项目总预算不变的情况下，项目负责人可根据科研活动实际需要自主调整直接费用全部科目的经费支出，不受比例限制，由项目承担单位办理调剂手续；项目实施期间，项目负责人可按规定自主组建科研团队，并结合项目实施进展情况进行相应调整；可在预算范围内自主安排经费开支，项目承担单位应改进管理方式、优化审查程序；在不降低研究目标的前提下可自主调整研究方案和技术路线，报项目承担单位备案。
上述安排和调整均可作为项目验收（结题）、评估评审或审计检查等依据。
第七章科研经费收入管理
第二十五条科研经费到账后，科技部门根据国家相关部门经费下达通知、批复的任务书（合同）（纵向项目）、合作协议（纵向合作项目）、科研合同（横向项目），高校院所相关部门文件（校级科研项目）统一办理入账手续。
第二十六条科研经费到账后收款票据的开具：
横向科研经费按国家税法规定开具税务发票；纵向科研经费凭银行结算凭证入账，其中收到国库集中支付的资金，凭《财政直接支付入账通知书》或《财政授权支付额度到账通知书》及相关银行结算凭证入账。
须预开票据的，也按以上执行。
财务处根据科技部门通知和科研立项证明按实际收到的款项确认科研经费收入。
第八章科研经费支出管理
第二十七条代理记账人员根据项目（课题）预算或合同、合法的财务凭证及高校院所有关的财务管理规定确认科研经费支出。
第二十八条纵向科研经费的具体支出范围包括直接费用和间接费用。
（一）直接费用。
指科研项目（课题）研究开发过程中发生的与之直接相关的费用，主要包括设备费（含通用设备）、材料费/测试化验加工费/燃料动力费、差旅费/会议费/国际合作交流费、劳务费/专家咨询费和其他支出。
（二）间接费用。
指承担项目（课题）任务的单位在组织实施项目（课题）过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用。
主要包括管理费和绩效支出两类。
第二十九条高校院所根据拨款单位项目（课题）管理办法或项目合同规定对项目经费提取间接费用；如拨款单位项目管理办法或项目合同没有明确规定的，根据各高校院所的科研经费管理办法执行。
提取的项目间接费用纳入高校院所预算统筹使用。
第三十条横向科研经费支出按预算或合同约定执行，具体支出范围包括管理及资源占用费、研究费用、绩效奖励等方面。
第三十一条科研经费的使用必须符合国家有关规定，按照开展科研活动的实际需要据实列支，应与科研任务具有相关性，必须取得真实、合法票据进行财务报销。
凡有拨款单位项目管理办法或财务管理办法的科研项目，其列支比例按有关规定和预算执行，无拨款单位项目管理办法或财务管理办法的科研项目，执行高校院所相关管理规定。
第三十二条科研经费不得用于各种罚款、捐款、赞助、投资等国家规定禁止列支的其他各项支出；不得使用假发票；不得虚构经济业务或通过非法手段取得票据套取科研经费，不得将科研经费用于与科研项目无关的活动，不得以实物、有价证券等方式变相谋取私利；科研经费中的大额支出不得违反内部控制制度的要求，严格履行政府采购程序，强化专家论证。
不得违反国家有关法律法规和规章制度。
第三十三条科研经费的转拨必须订立合同，报经高校院所科技部门和财务部门共同审批。
申请转拨经费的项目（课题）负责人应向高校院所科技部门、财务部门提供该科研项目（课题）的预算批复、项目（课题）合同和其他必要的资料。
项目（课题）负责人不得借协作科研之名，将科研经费挪作它用，或转入与项目（课题）负责人有直接经济利益关系的关联单位。
经费转拨业务由财务部门统一管理，不得将款项转拨非协作单位或个人。
各项目之间转账必须要有与项目有关的实质性的业务内容，不得随意相互转让科研经费。
第九章科研经费结余管理
第三十四条所有项目（课题）及科研服务完成后，都应按项目（课题）合同规定的时间及时结题。
科研财务助理及代理记账人员应协助项目（课题）负责人办理各项结题手续，经科技部门确认后通知财务部门。
原则上项目负责人应在科研项目结束或通过验收后一年内办理结题手续。
第三十五条纵向科研项目结题后，结余经费按照科研拨款主管部门的有关规定使用。
横向科研项目结题按照各高校院所财务部门制订的科研经费管理办法有关规定执行，项目结余经费根据科研工作需要，可用于补助仪器设备的维护运转、人才培养及其他研究发展项目的预研和启动等。
第十章会计核算工作实施
第三十六条工作委派。
会计师事务所代理高校院所科研经费会计核算业务应配备预审人员、代理记账会计，合理确定岗位职责，对科研经费会计凭证、会计账簿等会计资料进行全程监控，以保证会计资料的真实、准确、完整。
（一）预审人员。
必须熟悉科研经费管理的法律法规和各高校院所内部控制制度，具有会计胜任能力，负责所管科研项目票据的预审工作，按照有关审批程序逐笔审查确认其支付凭证的有效性，审批手续（经手人、证明人、审批人、审批意见）是否完善。
（二）代理记账会计。
必须具有大专以上学历、初级以上会计专业技术资格。
代理记账会计根据内部控制要求以科研项目（课题）为单位按需设置，负责科研项目会计核算工作。
（三）代理记账会计、预审员，经与高校院所沟通协商定期入驻高校院所办公。
由会计师事务所依法缴纳社保、公积金、发放工资及各项福利等。
（四）会计师事务所派出的科研财务助理、代理记账会计、预审员对在执行业务过程中知悉的商业秘密负有保密责任。
除法律另有规定外，未经同意不得将相关资料外泄。
第三十七条项目实施。
代理服务的会计师事务所应对委托单位的情况进行了解，熟悉该高校院所科研经费适用的会计核算方法及会计制度，确定合理的业务流程、科研项目管理报表的格式，代理委托单位与科研经费相关的涉税事项，形成项目具体工作计划，以保证代理服务项目的顺利实施。
项目实施应至少包含高校院所科研经费内部会计制度（政策）的修订完善、原始凭证移交和审核签收、会计记录（含凭证制作、账簿登记、会计报表生成等）、质量复核、会计档案的装订成册并交接归档等环节。
高校院所发生科研项目（课题）经费支出时，代理记账人员应按合同预算开支科目设置明细账，并按实际发生额登记入账。
第三十八条科研经费应当实行单独核算、专款专用。
第三十九条监督复核。
代理会计核算的会计师事务所应建立监督复核制度。
预审员应对所管高校院所科研项目负责人或其助理提交的相关票据和资料进行复核。
代理记账会计应对预审员提供的原始凭证清单及原始凭证附件进行复核。
高校院所财务部门对代理记账会计核算的账目进行最终复核。
第四十条跟踪辅导。
代理会计师事务所负责对代理记账会计、预审员的业务指导和培训，预审员应掌握原始凭证审核等技能，并要求其及时形成科研经费原始凭证清单及原始凭证附件，与负责项目的代理记账会计交接，并在资料交接登记簿上签字。
第十一章经费决算与财务验收
第四十一条会计师事务所协助项目（课题）负责人根据项目决算的编报要求和规定，严格按照高校院所财务部门提供的科研项目财务明细账目，如实编报项目经费决算，项目负责人对项目决算的真实性、准确性负责，高校院所财务部门应予指导和审查。
项目决算经科技部门、财务部门和审计处审核签署意见后，根据要求报送并存档。
第四十二条协助建立科研项目（课题）结题财务验收工作流程，科研财务助理协助项目（课题）负责人做好科研项目的财务审计和财务验收工作，在项目顺利通过财务验收后，财务部门应及时办理结题结账手续。
第四十三条科研项目通过验收后，如果存在项目（课题）结余经费，按照国家关于结转结余经费的相关规定进行处理。
第十二章信息化与财务共享
第四十四条推广财务报销网上预约，推进账务信息化。
改变传统财务报销模式，推广财务报销网上预约，由科研财务助理根据财务规章和报销口径，在网上自行填报报销要素，可采用自动投递机收单，通过物流系统查询报销进度，实现报账业务流程化、表单化、信息化。
第四十五条建立统一账务处理平台，实现账务共享性。
在各高校院所单位账务规范化、流程化、表单化、信息化的基础上，建立统一账务处理平台，实现各科研单位财务政策、业务指南、业务流程共享。
在科研财务助理制度、网上预约报账、移动审批等手段成熟之后，尝试建立全省财务共享中心。
第十三章科研经费会计档案
第四十六条科研经费代理服务档案管理主要规定会计师事务所对科研经费使用会计档案管理的要求。
第四十七条科研经费使用的会计档案包括：
项目立项文件、批复的任务书、预算书、经费下达通知、批复的研究任务调整方案、重大事项报告批复、预算调整申请及批复、经费支出明细账、经费支出会计凭证、财务决算报告、结题财务验收申请报告和其他会计核算资料。
第四十八条科研经费当年的会计档案由代理记账人员整理并移交给高校院所。
会计档案移交时要开列清册，填写交接单；会计电算化档案要有防盗、防磁的安全措施，为防止数据丢失，应及时进行数据备份，年度终了可将备份数据刻录成光盘。
第四十九条高校院所要求会计师事务所保存其会计档案的，除非法律有明确规定，未经高校院所同意，不得外借查阅。
第十四章监督与工作评价
第五十条承担代理服务业务的会计师事务所应当建立各高校院所科研经费代理业务台账，逐步建立事务所代理会计核算自律监督和跟踪评价机制。
第五十一条会计师事务所应加强代理服务人员及其业务质量的管理和控制，严格遵守有关财务会计制度，积极配合有关行政管理部门组织的监督检查。
第五十二条会计师事务所应建立考评机制，对派出代理服务人员工作进行考核评价。
第十五章附则
第五十三条本指引未涵盖会计师事务所从事代理高校院所科研经费使用管理服务所必需的全部制度要求，会计师事务所从事代理科研经费使用管理服务仍需制定必要的其他制度和规范。
第五十四条本指引适用于江苏省内会计师事务所从事代理高校院所科研经费使用管理服务。
附件：
1.科研项目经费代理服务协议书范本
2.代理科研经费会计核算工作流程图
3.代理科研经费会计核算预审岗位审核要点
4.科研经费使用管理第三方代理自评价办法
5.第三方代理工作人员考评表示例
6.科研项目财务相关档案资料示例
7.科研项目申报及管理流程图示例
8.科研项目内部控制示例
附件1
科研项目经费代理服务协议书范本
甲方：
（委托单位）：
乙方：
（受托单位）：
在甲乙双方遵循《会计法》、《合同法》，根据《关于开展高校、科研院所科研经费使用管理改革（第三方服务）试点的实施方案》及其他法律法规的前提下，经平等、友好协商，就科研经费第三方代理服务工作等相关事宜签署协议如下：
一、代理期限
经双方商定委托代理期限自年月至年月。
二、服务模式及服务事项
会计师事务所承接代理服务选用模式：
（一）科研财务助理。
负责协助课题负责人编制、审核科研项目经费预算，并根据实际需要办理预算调整手续；跟踪并及时办理科研项目经费到账手续；及时催还、清理各类借款；定期分析科研项目经费管理和使用情况，并向负责人报告；编制科研项目中期和年度财务报告、财务决算报告等。
（二）第三方代理服务。
负责统一凭证制单和政策宣传等程序性、规范性工作。
具体包括：
1.协助甲方科研项目（课题）负责人编制科研项目经费预算；
2.根据甲方科研项目（课题）负责人或科研项目助理提供的原始凭证和其他资料，按照《政府会计准则》或《政府会计制度》的规定进行会计核算，包括审核原始凭证、填制记账凭证、根据单独核算和专款专用原则设置和登记科研经费会计账簿、编制科研经费决算报告等；
3.向相关部门及时报送科研经费预算执行情况的报告；
4.甲乙双方商定的其他事项。
三、代理费用
在本协议有效期内：
每年代理服务费为人民币元，由甲方每月（季度、半年）日前向乙方支付代理服务费。
四、签约双方的责任与义务
（一）甲方的责任与义务
1.甲方应要求科研项目（课题）负责人及其团队严格遵守《会计法》和科研经费管理相关法律法规以及甲方内部管理制度；
2.甲方科研项目（课题）负责人或财务助理应收集、保管、整理、需要入账的原始单据，履行审核审批程序在约定的时间移交给乙方会计；
3.为保证乙方服务工作的顺利完成，甲方科研项目（课题）负责人或财务助理应于每月30日前将本月会计做账所需证件及其他会计资料等完整、有效的原始票据及资料移交乙方；
4.甲方科研项目（课题）负责人或财务助理应保证移交给乙方的所有会计资料的合法性、真实性、完整性，如因甲方科研项目负责人或财务助理提供的会计资料不真实、不完整、不及时而引起的相关部门的处罚，甲方科研项目负责人应负完全责任；
5.甲方科研项目（课题）负责人或财务助理联系电话等发生变更，应及时将变更后的详细情况通知乙方，由于甲方科研项目负责人变更事项未及时通知乙方延误了正常核算及相关工作，甲方应负完全责任；
6.甲方按照合同约定支付代理服务费用。
（二）乙方的责任与义务
1.根据《会计法》及其他相关的财税法律和政策的要求，结合科研经费使用特点及管理工作的需要，合理地设置会计核算科目；
2.根据甲方科研项目（课题）负责人或财务助理移交的会计资料，依据会计准则和会计制度的要求，及时、准确地完成会计核算；
3.在合同履行期内或合同履行结束后，涉及甲方科研项目（课题）的商业机密和财务资料，未经科研项目（课题）组允许不得向外泄露，否则承担法律约定的赔偿责任；
4.妥善保管好甲方科研项目移交的全部会计资料，由于乙方原因造成甲方科研项目会计资料、相关证件遗失，乙方应积极采取补救措施，并承担相关补救费用；
5.乙方经营地址、联系电话变更、主管甲方科研项目（课题）核算的会计人员调动工作岗位，须及时将详细情况通知甲方和课题组，因乙方未及时通知课题组而造成延误工作，责任由乙方承担。
五、违约责任
1.任何一方如违反本合同的规定给对方造成损失，按照《合同法》的规定，承担违约责任；
2.合同有效期内，甲、乙任何一方提出终止合作，都应向对方支付相当于一个月服务费的违约金；
3.关于会计账务出现的问题，办理交接手续以前的由项目（课题）组负责，办理交接手续以后的由乙方负责。
六、合同有效期限
1.本合同自双方法定代表人或授权代理人签字或盖章之日起生效；
2.本合同一式叁份，甲、乙双方和项目（课题）组各执一份；
3.本合同补充条款具有同等法律效力。
七、合同终止
1.终止合同前，若甲方或课题组曾使用乙方会计人员的证件，甲方需及时进行证件变更，并将变更复印件交乙方备案；
2.终止合同时，乙方应积极配合甲方和课题组做好账物交接工作；
八、未尽事宜甲乙双方友好协商解决。
甲方：
（盖章） 乙方：
（盖章）
代表人：
（签章） 代表人：
（签章）
签订日期：
年 月 日
附件2
代理科研经费会计核算工作流程图
附件3
代理科研经费会计核算预审岗位审核要点
一、预审经费到位及拨付情况
1.预审经费到账额度、比例、时间是否与项目（课题）合同明确的研究周期、进度、预算要求相符；
2.预审下拨经费的额度、时间、对象是否与项目（课题）合同明确的分解任务和预算要求相符；
3.预审是否存在项目预算总额、调整合作单位或增减合作单位预算调整，是否履行报批手续。
二、预审经费外拨情况
1.预审是否签订子任务合同书及是否明确任务要求和预算明细；
2.预审有无擅自调整外拨资金；
3.预审有无随意增加减少项目（课题）合作单位；
4.预审有无向预算外单位转拨专项经费；
5.预审有无
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