对电子图纸档案管理流程规范.docx

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对电子图纸档案管理流程规范

对电子图纸档案管理流程规范

对电子图纸档案管理流程的规范

SJ（上传时间：

2008年06月03日）

随着企业信息化建设的进一步发展，企业对于数字化管理的要求和呼声越来越高，而

目前国内外对电子文件的管理研究比较多，如电子文件的形成、传输、存储、归档、利用。

在国内档案领域呼声最高的还是文档一体化的管理，但电子图纸的管理大多局限于CAD

电子文件的管理，真正具体到一个企业，从施工图到竣工图这一变化过程来进行研究，找出一条对电子图纸和图纸实物有效进行动态管理，应该说还是一个空白。

为加强图纸的管

理，虽然国内已经出现了很多开发图纸管理系统的软件公司，从技术上说如何实现其管理，

软件公司替我们解决了很多问题，但要使这些管理系统软件得到有效应用，并不是这么简

单，还有一段很长的距离，同时还有很多问题值得我们去研究。

一些企业图纸管理问题主要在以下几方面：

手工式传统管理以致无法形成资源共享；多套制重复管理（两至三套）以致图物不一致；工程建设过程中图纸管理无法到位以致图纸归档不准确、不完整；蓝图和底图都保管，以致人力、物力、财力浪费。

这些问题的存在，足以影响到一个企业员工对图纸的利用，有些用错或不及时直接造成企业经济损失。

为解决这些问题，有必要提出一个以数字化管理为手段，纸质图通过扫描转发或收集、有效管理其他方式形成的电子图纸，实现资源共享为原则的思路。

为此，广东韶钢进行了一些探索。

第一步：

建立电子图纸管理系统。

这是解决电子图纸管理的首要条件。

电子图纸管理系统主要包括电子图纸采集归档、

档案管理工作业务、WEB查询等^一个子系统等，操作模式是C/S和B/S混合结构，

不受用户站点限制，模块化结构。

系统采用DELPHI7.0开发，WEB部分采用J

AVA技术，同时与OA系统、PDM系统接口，选择SQLServer为数据库平

台。

第二步：

施工图到竣工图一体化管理。

所有工程图纸从设计院发放到现场开始，就全方位纳入计算机系统管理，每个项目都

由档案馆派出人员管理，从而从源头确保了竣工档案的完整。

为保证管理的有效进行，我们编制了〈〈重点项目工程文件整理及档案移交规定》、〈〈关于加强重点工程建设项目档案归

档的通知》、〈〈项目文件管理操作指南》等。

施工图管理阶段。

由项目部门的资料员把施工图录入系统后，再统一发放，按阶段分批进行数字化处理。

施工图可在网络终端随时提供利用（全图）；A3及以下图纸可下载

到本机上处理打印。

由施工管理部门负责，档案部门提供指导，并协助做好图纸更改通知单的管理，并及时将更改通知单和被修改图在系统中建立标识关系，以备编制竣工图时进

行参考。

这一阶段的工作，确保了图纸的完整性。

竣工图阶段。

由档案部门会同工程管理等部门进行竣工图会审，只有通过会审合格的图纸才能提供竣工验收。

电子图纸移交归档有两种方案：

一是由设计院直接做竣工图设计，

在原CAD电子文件上修改，移交电子文件，经有关人员审核后转入数据库，以后供查询使用；二是由施工单位配合，按照我们先前利用系统录入的图纸信息，在原来施工图上编制竣工图，同时采取在目录上签名盖章（竣工图章）再扫描。

我们经过几个工程项目测试，执行的是第二个方案。

因为前者经费投入较大，国内设计院很难做到竣工图设计（据了解,电力行业的设计院有些做到了），同时考虑目前的数字化转换手段比较先进，没必要花至少5%的设计费去做竣工图设计。

这一步工作的实施，确保了图纸的准确性和纸质图纸向

电子图纸的顺利转化。

因为实现了电子图纸的有效管理，图纸实体的管理相对松散，主要是电子图纸与相应

的实体建立好对应关系。

图纸实体的管理，主要是对其组卷和排架方式进行改革，组卷采用取消卷的形式一个图号一盒，一个单位内大流水排架等。

在原有竣工图数字化的前提下，我们进行了施工图的数字化试点，一方面确保施工图纸的有效利用，同时也确保了竣工图的及时提供给使用单位使用，这种管理方式比原有工

程图纸竣工验收提前了两个多月。

第三步：

研究电子图纸和纸质图纸实物的变更规律，确保对电子图纸有效地进行动态

管理。

以前，每个企业都对纸质图纸的动态管理非常头痛，可以说无法做到，尤其是实行两级管理的企业。

我们通过研究和实践，不仅做到了纸质图纸的动态管理，而且做到了纸质图纸相应的电子图纸的动态管理。

办法的关键是由档案部门实行审核归档，控制图纸的更

改，同时辅之以系统的管理，完全实现了纸质图纸与电子图纸以及与实物管理的高度统一，这一成果为企业解决了图纸管理最大的难题一一图实不一致，为技术人员进行技术改造提

供了良好的外部环境。

为此，我们编制了备件图管理规范，规范了电子图纸的管理流程，为备件采购部门推动电子商务进程奠定了基础，加快了其备件采购的无纸化进程，其要求

是：

通过电子图纸数据库查询所需的备件图。

这是保证电子图纸数据中电子图纸与实物一

致的必要的强制性规定。

数据库中不完整的电子图纸，利用在线收集系统或其他数据采集方式入库，由档案管理人员完成数据的补充或更新、作废；把修改信息利用OA系统发送到档案管理员邮箱，完成数据的归档与否确认，如备件编号、图号、文件名等电子图纸属性的确认与处理；档案馆完成审核后，发送备件管理系统。

备件员审核后，进入备件采购的电子商务流程。

目前，我们已能做到无纸化备件图管理和备件采购，但鉴于国内的电子商务进程并没

有广泛开展，所以我们根据大部分备件采购供应产商的需要，依然打印多份纸质备件图。

第四步：

馆藏图纸最优数字化管理。

主要体现在：

一是原有的馆藏图纸数字化只是扫描处理，现在增加了图纸的系列处理，

如矢量化、光盘刻录（带查询系统）；二是解决韶钢三十多年遗留下来的图纸鉴定的问题，在馆藏图纸数字化的前提下，鉴定了一大批没有保存价值的图纸；三是进行资源整合，把以前保存的两套或三套的图纸整合为一，提高了资源共享率和可利用率。

第五步：

提出了企业最佳图纸及电子图纸的管理模式和方法。

主要是图纸管理的组织方式，如按工程项目的自然面貌进行管理，不再人为地按工艺

流程或其他方式组织图纸案卷。

纸质图纸只保存一套，同时必须保存一套与之相符的电子图纸，确立电子图纸库的惟一有效性，最终过渡到只保存电子图纸，实现无纸化管理。

现惟一的一份纸质图纸已作封存管理，原有的两级管理直接过渡到一级管理。

以上办法实施后，档案馆可提供高素质的服务，实现电子图纸的有效利用。

目前档案馆提供24小时网络查询、下载、浏览、输出打印，并提供电子档案光盘刻录、电子图纸矢量化等数字化服务，电子图纸发挥了积极的作用。

.创造良好的经济效益。

在近五年的管理过程中，为企业创造良好的经济效益，

主要在两方面：

一是节省库房面积；二是减少图纸份数，降低工程建设、设备采购成本，效益非常可观。

2000年至2005年，韶钢投资4。

多亿元进行技术改造，我们采用电子图纸规范管理的研究成果，创造了良好的经济效益。

具体的数字没有评估，但从工程归档时减少一份蓝图保管的情况来分析，效益非常显著？

穴初步估算上百万元？

雪。

200

5年以后，按照备件采购部门的电子商务方式采购后，每年还可节约打图费用10多万元。

.确保了图纸归档的准确率、完整率、归档率。

通过近五年多时间的实践，韶钢工程项目的图纸管理组织严密，充分利用计算机管理系统高效管理，每一个项目，没有一张图纸漏网，连工程联系单、现场洽商单等都能纳入管理。

如在韶钢大转炉改造工程项目

试点管理过程中，通过现有的系统检索发现施工单位有大量的修改图纸、技术资料未归档，

通过适当的措施督促施工单位交工，结果在档案馆预存的资料中共复制1万多张。

3.为学术研究提供生动案例。

在几年的研究过程中，我们提出了电子图纸的系列管理办法，确保研究成果的延续性和有效性。

尤其是提出施工图纸的一体化管理，解决了韶钢几十年来基建技改工程管理的难题。

项目的研究成果已经在韶钢现有40多亿10多个

工程项目档案资料管理、图纸的动态管理、档案资源整合、馆存图纸的优化管理等工作中全面应用，为档案管理一一科档一体化、企业管理模式的优化、电子文件的优化管理、图纸的动态管理等提供了生动的实践案例和研究素材。

2010年读书节活动方案

一、活动目的：

书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！

为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！

二、活动目标：

、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。

、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。

、通过活动，使学生养成博览群书的好,习惯。

4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。

三、活动实施的计划

、做好读书登记簿

每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。

每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。

中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。

、举办读书展览:

各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容

交流自己在读书活动中的心得体会，在班级中形成良好的读书氛围。

、出读书小报: