新手如何做外贸.docx
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新手如何做外贸
新手如何做外贸
1．要充分利用网上的免费资源。
除非是公司实力很强，参加几乎所有的国外行业展会的公司，一般的中小型企业或者公司的业务员都应该好好利用网上的信息，如果公司没有付费的网络平台，那更需要在网上多下功夫了。
虽然有时候感觉像漫天撒网，但是我做了一年多外贸业务，大部分的客户都是直接或者间接从网上找来的，所以大家要对网上的资源要有信心。
⑴、首先是本行业各专业展会的主页。
像我们这个行业的专业展比如有欧洲的eurobike,德国的IFMA，还有美国的展会等，像这些知名展会都有相关的主页，主页上面有所有参展商的联系方式，产品种类，参展商公司网站等重要的资料，这些资料都是非常有价值的，因为国外的参展商寄是卖家也是最大的进口商，所以这些客户要重点跟进，特别是公司网站上有我们可以生产的产品的那些客户更是重中之重。
虽然我们没有去其中的这些专业展会，但是到时候发广告信的时候就可以以“it
ismyhonortoknowyoufromIFMA...."来最为广告信的开头，这样可以一下子拉近和客户的关系。
⑵、各大黄页。
欧洲很多企业都有在黄页上刊登自己公司信息的习惯，这点有点类似国内的中国电信出版的那种电话簿，不过这里说的黄页是网上的。
不过黄页上一般没有公司的E-MAIL的信息，这就需要你将黄页上查到的客户信息再到搜索引擎上相关更加详细的信息，比如在google上输入ABC
spa这个公司的名称，说不定就可以找到公司的网站，从而找到联系人和E-MAIL地址之类的信息了。
这里推荐几个我认为比较好的黄页地址：
欧洲黄页
托马斯欧洲企业名录
http:
//www.wlw.de/
⑶、搜索引擎。
这个用的是最多的了。
google大家都用滥了，所以我们需要一些变化。
第一个变化就是要多用各个国家本地的搜索引擎。
比如在中国，可能你用XX搜索的信息比在谷歌搜索的资料还要全。
比如你用同样的关键词在一个意大利本国的搜索引擎和在google上搜索的结果肯定都不一样，但是你还需要注意一点，你在使用不同国家的搜索引擎的时候最好把关键词在网上先翻译成对应的那个国家的语言，比如把关键词pump翻译成pompa（意大利语）在http:
//www.excite.it/这个意大利搜索引擎里面搜索，这样得到的信息会更多一些。
但是有人可能会问，那我只看得懂英语，其他语言我又看不懂。
其实很多时候你没必要看懂那么多，你多找几次就有经验了，比如找到一家德国企业网站。
这个时候你不用急，根据需要一般你就直接点product或者contact（当然德语不是这么拼写）这两个子目录，看是否有本公司可以生产的产品或者E-MAIL什么。
由于欧洲基本上都是一个语系，所以很多国家文字的很多拼写都很类似的，比如product德语叫produkt，contact叫contakt，反正都是有一定关联的，有些不知道的就一个一个点击，找到自己要找的信息就没必要再点其他的了。
⑷、国内的网站资源。
我主要推荐世界买家网，福步论坛和阿里巴巴中文网站。
首先来说世界买家网，网址是
⑸、最后就是注册免费的B2B网站。
以上四点提到的都是教你如何主动出击寻找客户，在B2B网站上注册企业以及产品信息那就是一个间接的提升公司产品暴光率，从而让客户主动来联系我们的措施了。
既然如此，那这个工作也是需要做的。
网上可以免费注册的B2B的平台太多了，重点注册made-in-china,还有一些在广交会或者其他地方做过广告的B2B网站。
这项工作比较烦琐，可以和以上四点交叉进行，这样也不至于太枯燥而降低发布的产品信息的质量。
另外，注册完之后不要忘了定期登陆和更新，因为很多客户都是直接利用那个B2B的程序给你发了邮件，有时候没有直接转到你设置的邮箱里面，所以需要你定期登陆检查收件箱是否有客户询盘。
2．合理分配工作时间，努力开发客户，定期跟踪客户，注意整理客户资料.
以上5小点是教你如何寻找客户，下面就轮到如何落实这些工作的问题了。
开发客户最便捷的方法莫过于拿到客户E-MAIL地址，然后给他们发广告信了。
一般来说星期一至星期四的下午至晚上是发广告信的黄金时段，这期间客人那边也是正常的工作日，你在这期间发信给他，他会马上看到邮件，从而大大增加了广告信被阅读和回复的几率。
那上午的时间和星期五及周末的时间我们干嘛呢？
那当然是按照我说的以上5点来搜集客户资料了，这样一来，可以保证该发广告信的时间有东西发，空闲点的时间也有事情做。
我们发广告信一般用foxmail或者outlook等软件来发，这样你可以给广告信设置收条，很多客人都会很友善的把收条发还给你，这样做的目的也在于知道你的广告信被客人看到的几率有多高，以及可以初步的判断您的客人是否是目标客人（你的产品他感兴趣或者正是他要进口的，那客人才会点击你的邮件嘛，所以给你回复收条的客人自然价值要更高一些）；另一方面，有时候发一些重要信息（如汇款路线或者需要客人确认的细节），这个时候你设置收条就能够确保信息被客户收到予否，如果他们一直不回你邮件又没发收条，那就有可能是客人没收到你发的邮件，那你可以再发一次邮件。
发广告信的格式也是非常的重要。
一个专业的广告信格式不仅能够增加广告信被浏览和回复的几率，更可以让客户对公司实力和专业性产生一个初步的信任，从而增加得到订单的几率，反之，则会让客户对公司产生反感，甚至被直接拉为黑名单。
一般来说，一封广告信由标题，子标题，正文和签名组成。
标题前面一定要加上Re:
这个字眼，具体的妙处我不多说，大家以后可以体会。
比如我们的产品是hardware
tools，那对应的标题就是Re:
hardware
tools.另外正文的字体格式要漂亮，大小要适中，千万不要写成宋体等中文格式。
我一般用的是Verdana的10号字体。
最后是签名，签名也要做的漂亮，而且包括的信息一定要全，比如你的名字，头衔，公司地址，电话，传真，网站等都要包括。
下面贴一下我自己用的广告信格式，被查阅率和回信率还是蛮高的。
当然不是所有的客户都可以用发广告信这招的，比如在阿里中文网站上看到国内外贸公司，你就可以直接打电话过去问下，说我们可以生产他的产品，最好加他贸易通或者MSN之类，这样联系起来很方便，不然你用E-MAIL的话，说不定等他看到你发的邮件，他已经被你的竞争者捷足先登了。
再者，他们接到你的电话会感觉更真实一点，因为通过交谈可以先对你和你的公司有个初步的了解，不然，只跟他发E-MAIL的话，他可能会觉得你很奇怪或者说你们公司是不是有什么问题。
发广告信需要坚持，要广撒网，这样才有效果。
比如你每天给自己规定要发50-100封广告信。
有一些客户肯定不会回你，有些可能给你回收条，有些可能就会回你的邮件，让你报价之类。
根据客人对你的不同态度，需要对客人进行一个初步的细分，要不然，你每个星期发那么多广告信，到时候都不知道谁是谁了，所以需要对客户资料进行整理。
那些回复你邮件的客户要重点跟进，回了收条的客户也可以跟一跟，对于那些没有回你邮件，但是你看他们公司网站上确确实实有我们可以生产的产品那也是重点跟进对象，可以直接发一些相似款式的产品报价给他们，或者直接打电话去问。
对于重点跟进对象一定要做好标记，一有机会就要联系联系，比如节假日的问候，新产品的介绍，参展对他们的通知都是很好的跟客户套近乎的机会。
对于非重点客户可以隔一个月给他们发一次广告信，还是没什么消息的就放弃掉.
3．报价及其细节。
对不同的客人要采取不同的报价方式。
首先你要对客人有个初步的判断。
如果是欧美客户，那你可以报高一点的价格，比如至少高出20个点来报价，因为欧美客人最看重的是质量，质量你东西做好了，即使价格好点也没关系。
但是你也不能加太高，这样到时候客人如果要还价，你前后价格相差太多，客人也会怀疑你的诚信问题。
如果你对欧美客户一开始就报比较低的价格，他们说不定还怀疑我们产品的质量问题，也不可取。
如果是东南亚，中南美，中东以及非洲那绝对是要以价格取胜，一般第一轮报个比较适中的价格，比如加10个点的利润报出去。
至于国内的外贸公司，一般也可以适当报高一点的价格，因为我们宁愿直接跟老外做生意也最好少通过国内外贸公司，价格压的低不说，还喜欢拖货款。
不过也要看的，如果是国外公司直接驻国内的采购办事处的话，你的价格还是要有点竞争力才行。
我在这里没有贬低外贸公司的意思，因为我马上也打算跳到外贸公司来做，只是说一下一些工厂报价的实情。
此外还有一类客人比较无聊，一上来就让你把所有产品的报价清单发给他，他们多半是骗子和做市场调查的，但是其中也有少部分确实是买家，所以对待这种客人的方法是：
首先要感谢他的询价，接着跟他说我们公司产品太多，无法将全部产品的报价单发给他，让他们先登陆本公司的网站查看具体的产品，然后将感兴趣的产品编号发给你，你再对他们报价。
你这样回复他们，有一些不理你的那肯定就是骗子了，继续让你报具体产品价格的有些就是潜在客户。
另外，在不同的场合报价也有所不同。
比如你在参展期间的报价总体都不要过高，特别像广交会和国内一些专业展，在你的摊位周围肯定云集了你这个行业的其他竞争者，很多客人都会货比三家，你这个时候如果还是报高价的话，那客人可能都被你吓跑了。
最后来说如何做报价单。
报价一定要完整，不能只是报一个单价给客人。
一份专业的报价单最好用EXCEL格式来做，一定要包括公司抬头，产品名称，产品图片，产品编号，尺寸，价格，毛/净重，外箱尺寸，装箱数量，20尺柜装箱量（不要告诉我你不知道怎么算），最小起订量，交期，报价有效期等。
注意字体也不要用中文格式的字体，另外产品图片的大小不要太大，一般整个报价单的大小最好控制在1.5M以内。
这样一来，
报价单就非常专业了，客人看到也会比较满意，对你们公司的专业性有了进一步认同，离接到订单又进了一步。
4．寄样品细节。
首先客户对你之前的报价满意或者也有采购计划，他们就很可能让你寄样品给他们确认质量。
这个时候你应该感到非常高兴，因为如果对方确实是客户，而你寄给他的质量又OK的话，那基本上肯定会把订单下给你的。
所以样品在整个环节中起着非常关键有时候是决定性的作用，所以大家一定要非常非常重视样品的各个环节。
首先样品费和运费一定要对方承担，对于那些提供到付帐号的客户可以向公司申请免样品费。
不要担心向客人收这些费用会得罪客人，要是哪个客人连这点样品费都不肯付的话，那你还要怀疑一下对方购买的诚意呢，你想啊，他如果真的有订单在手上，他有得赚，还会在乎这么一点点样品费吗？
所以不要怕得罪客人，样品费和运费是一定要要的。
当然，你可以说的委婉一点，你可以说公司有规定，需要客户自己承担样品和运费，因为公司每天都要寄很多样品，这也不是一笔小的数目，希望客人理解。
你可以让他们先付相关费用，等订单确认了再把这些费用退还给他们，这招很管用的，有诚意的客人都会同意打款的。
我下面就有原文，大家可以套用。
“As
eachdaywehavesomanysamplestosend,itwon'tbeasmallamount.So
ourcompanyhavetherulesthatthefreightandsamplecostshouldbepaid
byourcustomer.Andoncewereceiveyourorder,we'llreturnthismoneyto
you.Ihopeyoucanundertandusandit'llbemuchappreciatedifyoucan
tellusyourcourieraccountjustlikeFedex,DHL,UPSetc”
上面有说到一定要重视样品的质量，因此样品在寄出去之前一定要自己亲自检查确认。
像我们的产品是工具，首先要看外观，金属部分一定要漂亮，不能有刮花或者掉漆等现象，塑料的部分不能有毛刺；如果外观没有问题那就要测试他的使用功能了，看产品是否能够正常使用，各部件牢固程度等，然后是填写样品卡，样品卡上的内容有供应商和进口商公司名称，寄件人，产品编号，产品大概的描述等。
寄欧美国家最好填样品卡，这样显得我们更专业。
这样都OK的话那就可以包装起来了，易碎部分注意要用气泡袋包，然后最外面用出口纸箱包装，纸箱一定要尽可能贴住样品，包装好后尽量不能出现样品在里面可以上下晃动的情况，这样可以大大减少样品在运输途中破损的几率。
完了别忘了要将所寄样品详细的requirement纪录下来，这样客人一旦确认了你寄过去的样品，你就知道要做的产品的各个细节配置了。
样品寄出去之后，你要主动将tracking
number发给客人，客人收到样品之后你也要催催客人对样品的反馈情况等。
5．参展。
做外贸的，参加国内外的展会是最直接和最有效的接单途径，所以在展会上一定要充分发挥自己的优势，尽可能抓住更多的潜在客户。
对于一个外贸新手来说，在展会期间，最大的缺点莫过于对产品特别是对价格不熟悉了，这样往往在接待客户期间让客户对你的能力和公司产生质疑。
但是不要怕，我们可以通过一些技巧来消除和避免客人的误解。
浙江这边的老板一般不会英语，一般参展的时候老板或者生产主管都会一同前往。
如果老外来找你面谈，你可以先给老外介绍，等要报价格的时候就把老板或者生产主管搬出来坐在旁边，然后给客人介绍说这是老板（生产主管也可以说是老板），这样客人要问什么价格就直接让坐在旁边的“老板”给你报，然后你再换算给客人。
客人一看是老板报的价格，自然会觉得是不错的价格，也减少了跟你讨价还价的余地，你要也不失时机的给客户戴高帽子，说这个价格都是我们老板直接报给你的，是给你的优待，价格绝对好之类的话，如果你运气好，客人看你价格不错，又懒得再去货比三家的时候，他就有可能当场跟你把合同签下来。
不过有些客户可没这么容易搞定，他们对质量也有一定的要求，但是也会去追求低价。
跟这样的客户谈生意是很辛苦的。
往往你报了一个中等偏下的低价给他，他可能还是会说你的东西太贵，那你首先就必须对这个价格自我肯定，说这个价格绝对不贵的，”almost
leavenothingto
us”，要跟客户说材料涨价，美金贬值，退税降低等客观原因；这个时候客人可能会马上把他到别家问来的价格给你看，他说，“你看你看，一模一样的东西，别人比你们要便宜0.5个美金呢？
“那你就强调我们的品质上乘。
“我们用的都是好材料，我们不生产垃圾，虽然外观看起来似乎和其他家一样，但是实际的使用寿命等会长很多；买我们的产品投诉绝对好，这样回头客也多。
虽然贵了那么一点，但是却让你的产品更好卖，我相信这个交换是明智和值得的，然后还可以再其他方面做文章。
比如你说我们公司特别多老员工技术好啊，每把产品都会一一检测确认过才包装啊，交期可以保证啊，和货代关系好啊，运输途中确保万无一失啊什么的。
”客人被你说的晕头转向，说不定又把订单下给你了。
参展是很辛苦的，但是一发现客户有对自己产品有兴趣的时候，一定要马上笑脸相迎，样本也要尽可能的多发，名片也要多拿，这样才不虚此行.
6．处理投诉。
林子大了什么鸟都有，生意好了，货出多了，自然问题和投诉也会多起来。
投诉的问题主要集中在交期，产品和客户要求有偏差，产品缺陷这三个方面。
我来公司的第一件事情就是先摸清楚每个人的职务是什么。
对于和自己今后工作中息息相关的人事关系一定要处理好。
比如我首先要让老板对我印象好，除了自己本身工作要踏实之外，还要给他适当的奉承，比如看到他就要对他笑啊之类，但是不要太过。
另外我跟工厂的厂长还有车间主任，还有模具监工，仓管员等关系要首先把关系搞好，这样以后你要样品了，他们会先帮你做样品，工厂单子多的时候，他们会尽量把你的单子安排在前面或者插进去帮你顺便做，交期紧迫没配件，可以让仓管员天天帮你催配件。
这样一来，可以大大避免自己的订单的交期被延误，还是不行就只能跟客人解释，一般的理由就是订单太多安排不过来，或者模具坏掉之类，只要不是拖太久，客人一般可以接受。
那些做信用证不能拖交期的，就必须及时跟老板打招呼，让他出马帮你调整。
关于客户对产品和客户要求有偏差这一点确实比较头痛。
因为有时候订单确定了，老板为了赚多点，故意进行偷工减料，这样做出来的东西当然跟开始的确认样有点差别。
对于这点我也没有很好的解决办法，只能跟他说样品跟大货之前肯定会有些细微差别的，但是不会影响产品本身的性能等。
对于产品缺陷问题的解决那更是头痛了。
我来说说我们老板的处理方法吧。
如果是老客人或者是他自己的客人，那出了问题他肯定会比较快就答应赔钱了。
如果是别的业务员的客人或者不是很重要的客人，虽然他最后还是可能答应赔，但是他一般都会说是在下个订单中再赔（出了这么大的质量问题，客人还敢找你买吗？
所以经常在这个问题上我们和客户双方纠结着，老板一般都会责任先推给别人，他会说是货代船公司运输途中的责任等，最后我们老板会视事态发展情况而采取赔偿或者打死不承认责任而拒绝赔偿的态度）。
对于那些关系弄的很僵或者干脆断绝生意往来的公司，处理的方法是换一个公司的抬头和邮箱来个那个客户联系，不过这个方法也有很多局限性，大家见机行事。
7．要有好的心态和信心，同时需要会自我解压。
对于刚开始开发客户的外贸新人来说，情绪波动可能会比较大，因此一定有坚定的信念和良好的心态。
首先要对自己的产品有信心，干一行就要爱一行，只有自己对自己的东西认可了，才有可能让客户认可我们的产品，总之永远不要说自己的产品不好，虽然它可能本来就没别人的好。
不要只看到自己的产品是冷门产品，但是却没有看到同行企业也相对很少，不要只看到自己质量差，但是却没看到自己的价格很有竞争力，不要只看到别人都有订单接，但是却没有看到别人一天发100封广告信。
所以一定不要没信心，一定不能懒，不然几个月下来一点起色都没有，那自己日子也不好过。
我只所以选择做外贸，是因为做外贸即可以轻轻松松的坐在办公室上班，又可以有做内销的提成拿，又可以将英语一直用下去，还可以结交世界各地的朋友和出国商务旅游。
虽然做外贸用到体力部分不多，但是有时候压力也是很大的。
特别是有时候很多事情集中在一起向你发难，你处理不好的话可能就成天提心吊胆的压力很大。
比如一天之中，有客人找你询价啊，你还要自己包样品啊，有个客人的唛头错掉了啊，寄给客人的清关资料有错误啊，交期紧迫，没等客人把预付款打过来就下单了，但是一个星期过了还没收到货款啊等等这些问题一起发生的时候，你有时候还真的会不知所措呢。
我的建议是，天大的事出现了也不要怕，先自己搞清楚状况再急也不迟，头绪乱了就把要处理的事全部写下来，然后一一解决。
你要询价是吧，先等等再说，大不了等下加班再给你报或者明天再报，没什么大不了的，反正报了价又不一定下单，用不了这么急吧；两天前要寄的样品忘记寄了，客户催几天了，不管他，随便先找个面单号发给他再说，他一查发现没有运输纪录的话就跟他说是快递公司忘记发了还在仓库，实在抱歉让他再等两天；唛头错掉的话没什么大不了的，牛皮纸贴一下，用手写上去一样的，不是大问题，可以跟客人解释；清关资料有错误有点麻烦，不用急，反正这是单证的责任，当然不能这么残忍把责任直接推给单证小MM，客人重新帮客人做一份，然后扫描给他，看这样是否可行（一般可行），实在不行就跟老板申请重新给客人寄一次报关资料；预付款没到但是提前下单这个问题是最头痛的，可以最后再处理，最好的办法就是以后不管交期多么紧迫，预付款没到一定不下单，水单不能算数的，到时候交期再想办法赶或者跟客人解释是他自己预付款的问题才耽误的交期。
要不然你先下单了但是又没收到钱就要马上先把订单停下来，另一方面则催客户赶快打款。
总之要学会解压就是首先要有个平常心，不要急，能拖的尽量拖，没什么事不能商量的，先解决迫在眉睫的，不太急的慢慢处理.
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