行政准备工作支持流程.docx

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行政准备工作支持流程

行政部对总经办工作支持流程

（适用于各地区域公司、各地百货公司）

行政部对总经办的服务支持

（一）上班前工作准备（责任人）

每天提前15分钟到公司为总经办工作进行准备。

工作准备内容：

1、开房门，配有窗户的房间，春、夏、秋季无风或微风情况下开窗通风。

2、检查办公室内各部位和设备、用品，如存在故障或不正常现象，及时联系维修或采取

其他应对措施：

（1）饮水机饮用水是否充足。

（2）空调是否正常运转。

（3）电话座机是否存在故障。

（4）照明灯具是否存在故障。

（5）绿植是否有枯叶。

（6）文件柜、衣柜柜门能否正常开启

（7）屋内卫生状况：

桌面、地面、垃圾框、烟缸、

（8）每三天查看办公室配发的签字笔等文具能否正常使用。

（9）杂志架：

刊物是否开封、报纸等是否需要清理。

（10）沙发、座椅等办公家具是否完好。

（11）打印机、加湿器、传真机等办公设备能否正常使用。

（12）有无天花板、地面渗水、破损等情况。

（13）纸巾、打印纸是否需添加。

（14）其他需要检查的内容（如有其他需要，请各地公司根据本公司实际情况增加内

容）

1、总经办领导进行商务宴请时行政部负责订餐。

（1）行政部负责收集、统计本公司周边的餐饮（包括咖啡厅、茶楼）场所的信息，根据公司实际需要，确定高、中、低档餐厅各3家，作为本公司相对固定的商务宴请场所。

（2）根据公司实际需要，可与餐厅签定长期合作协议。

餐厅情况统计表

档次

餐厅

名称

地点

菜品

风味

餐厅环

境风格

价位（元

/人）

联系方

式

高档

中档

低档

咖啡厅/茶楼情况统计表

咖啡厅/茶楼

名称

地点

环境风格

价位（元/人）

联系方式

2、进行商务宴请时根据需要安排车辆接送总经办领导和客人。

（如不需要公司司机接送，可安排代驾服务。

）

3、其他商务接待类工作（如有其他需要，请各地公司根据实际情况增加内容）

行政部对总经办的工作支持

（一）总经办领导工作日程安排及工作提醒（责任人）

1、每周五下午下班前，行政部了解公司总经理下周工作日程安排，填写以下表格,

并提交总经理，如一周工作安排发生变动，及时更新此表：

一周工作日程安排表

时间

工作

内容

工作涉及

的部门

备注

周一

周二

周三

周四

周五

2、行政部每个工作日查阅《一周工作日程安排表》，根据实际情况对总经理进行工作提醒。

3、行政部根据《一周工作日程安排表》，提前一天提醒各相关部门配合总经理的工作。

4、及时提醒领导参加重要的全公司人员参加的会议（如新员工介绍会、重要的培

训）

5、其他需要提醒的事宜：

（二）差旅安排（责任人）

1、行政部协助安排总经办领导差旅行程，负责机票和酒店预订，了解日程安排,并填写下表，于出行前一天提报领导。

差旅行程表

日期

时间

行程安排

地点

备注

例：

10:

00—12:

北京-上海

移动

入住XX酒

201121

00

航班CA1501

店

201121

13:

00—17:

00

会见供应商

XX会议室

2011.2.1

17:

30—20:

00

宴请供应商

XX酒店

2、提醒相关部门准备资料，包括但不限于会议资料、会见公司简介、会见人员简介，会同《差旅行程表》提交领导。

3、其他需要提醒的事宜：

（三）会议组织（责任人）

行政部负责协助公司总经理召集会议。

1、根据总经理一周工作日程安排表（或总经理临时交办）安排会议

2、会议准备：

（1）在会议召开前做好会议准备工作，并填写此表：

会务工作表

会议时间

会议地点

会议议题

参加人员

会议记录人

需要准备的

资料、物品

或提供的会

议服务

（2）通知参会人员出席会议、告知会议议题（或提醒进行参会准备），并确认是否参加。

（3）在会议召开前对会议室进行清理，如有需要，调试电脑、视频设备或进行其他准备（提供饮用水、茶点等）。

（4）行政部安排人员负责会议记录。

3、会议结束后行政部填写以下表格，跟进会议提出的要求的落实情况，并在会议

召开后一周内向总经理反馈（会议有时间要求的，根据时间要求反馈）

会议跟进表

会议形成的

要求

时间节点

要求

责任人

落实情况

未能完成原

因

（四）文件起草和审核（责任人）

1、行政部负责协助总经办主要领导起草文件。

2、根据工作需要起草以下文件：

（1）通知

（2）总结

（3）计划

（4）商务信函（5）其他文件

（各类文件的模板另行提供）

行政部负责人修改文件

3、文件起草流程：

根据总经办领导要求起草文件

（五）

资料、信息收集汇总（责任人）

总经办领导审核文件——定稿

行政部负责收集、整理以下资料提交给总经办主要领导:

1、集团或百货总部发布的重要通知。

（应于通知发布当日提醒总经办领导查看）

2、协助总经办领导整理重要客户或合作伙伴的名片（每两周整理一次）

3、每月25日前收集汇总各部门工作总结和计划，提交总经办领导。

各部门月度工作总结表

部门

本月主要工作

内容（不超过

五项）

本月工作存在

的不足

本月工作的

优点

与本公司、百货总部各部

门的工作配合是否存在

问题

各部门月度工作计划表

部门

下月工作计划

下月拟改进工作中的哪些方面

需要本公司和百货总

部的相关部门提供何

种支持

（六）工作督办（责任人）

行政部负责对总经办主要领导提出的工作要求进行督办，填写下表，每月28日前向

总经办主要领导汇报当月情况:

工作要求

时间节点

要求

涉及部门

责任人

工作要求

落实情况

工作未完

成原因

领导意见

注：

本流程中所有表格均为电子表格