采购手册采购工作规范沃尔玛模式.docx

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采购手册采购工作规范沃尔玛模式

沃尔玛（中国）有限公司采购工作规范

目录

第一章专用名词及术语

1.1专用名词

1.2术语

第二章采购员工作职责

2.1工作说明

2.1.1基本规定事项

2.1.2专业知识

2.2商品配备

2.2.1货源保障

2.2.2商品选择及陈列

2.3成本核算及定价

2.3.1供应商提供报价单

2.3.2毛利核算

2.4商品补充

2.5库存控制

2.6广告宣传

2.6.1海报广告

2.6.2其它广告

2.7销售分析

2.7.1市场变化预测

2.7.2处理滞销商品

2.8开发新产品

2.9纠正错误

采购流程

第一章市场调查管理

1.1市调

1.2确定商品结构

1.3卖出的规划

第二章寻找供应商

第三章厂商会谈

3.1谈判技巧

3.2样品

3.3议价

3.4促销

第四章采购合同管理

4.1采购合同格式

4.2采购合同流程

附件：

促销协议书

附件：

采购合同

4.3建立供应商档案

第五章商品选择

5.1商品选择的原则

5.2建立商品档案

第六章商品陈列图

6.1商品陈列图例及说明

6.2画商品陈列图

6.3促销商品的陈列图

第七章订货管理

7.1指定订货计划

7.2订货

第八章收货管理

8.1供应商送货

8.2收货

第九章决策管理

9.1送货到楼面

9.2顾客购物

9.3补货

9.4销售分析

9.5商品的调整

第一章专用名词及术语

1.1专用名词

☆　进价：

（COST）即进货成本价，买进商品的价格。

☆　售价：

（RETAIL）即零售价格，售出商品的价格。

☆　堆头：

（STACKBASE）位于通道边或公共区域，面积较大，可以大量堆积、陈列商品的地方.一般用于特价商品或促销商品的特殊陈列。

☆　端头：

（END）货架两端的货架，用于大量陈列商品。

用于特别推荐商品或促销商品的陈列。

☆　促销墙：

（WALLSECTION）商场利用出入口或较明显的靠墙部位设置超高货架，集中陈列某种或某类商品（一般为季节性商品）此处称为促销墙。

☆　主通道：

（CENTERSECTION）贯穿整个商场的主要通道，导引顾客的购物路线。

为强化其导引效果，商场通常要在中间或两侧设置堆头或促销墙，陈列特别优惠的促销商品。

☆　货架：

（SHELF）商场中用于陈列商品的金属架子。

一般普通货架宽度1.2米，高1.8米；特殊货架根据用途各有不同。

☆　SKU:

用于区分商品的最小划分。

亦即单品（ITEM）.

☆　条形码：

厂家经申请为商品编制的国际通行码。

分为两种标准：

UPC及EAN。

前者为美国标准，后者为欧洲标准。

在我国两种条码均可使用。

☆　购物车：

商场中提供给顾客用于装运选购商品的手推车。

1.2术语

一、基本术语：

○　年俑（YEARLYREBATE）：

商场向供应商收取的年度佣金。

额度为年销售额的1%到5%不等。

一般采取现金支付，而不是从货款中直接扣除。

○　仓俑：

商场向供应商收取的仓库管理费用。

特别是在有配送中心的情况下使用较多。

收取比例为年销售额的1%-2%。

○　搭赠：

按一定比例，厂家提供的订货奖励。

○　折扣：

（REBATE）供应商在与本公司做生意时，所提供的折让

折扣类型有：

新店折扣（NEWSTOREALLOWANCE）

仓库折扣（WAREHOUSEALLOWANCE）

新品折扣（NEWITEMALLOWANCE）

促销折扣（PROMOTIONALALLOWANCE）

回　　扣（REBATE）

○　赞助费：

供应商配合本公司开业庆典、周年店庆、大型节日等所提供的广告费、促销费、陈列费等费用。

二、财务相关术语：

◇　初始毛利率（InitialMargin）:

=（初始零售价-订单成本价）/初始零售价

（InitialRetail-Initialcost）/InitialRetail

◇　实际毛利率

=（实际零售价-实际成本）/实际零售价

◇　部门毛利（DepartmentMargin）=∑[CategoryMargin]

=∑[ItemMarginxItem%（Itemsales/D.P.Sales）]

*　注：

提高毛利率的方法：

1.提高所有商品（Item）的毛利

2.降低商品的实际成本。

3.提高毛利高的商品的销售。

◇　平均价格（AveragePrice）

=POS销售额/POS销售数量

（POSSales/POSQ.T.Y.）

◇　销售增长率（SalesIncrease）

=（本年销售额-去年销售额）/本年销售额

（TYSales-TYSales）/TYSales

*　注：

1.以上两个项目是用来衡量本商场营运状况的好坏的。

它们的数值越大，说明营运状况越好。

2.计算时，一般不取单品（Item）数值，而以一个大类或一个部门的数据为依据。

这样的计算结果比较符合实际。

◇　对比商场销售额（CompStoreSales）

取同等时间段，对比同等规模不同店的销售额，判断营运状况好坏，并分析原因。

◇　提价率：

（MarkUp%）

=（零售价-成本价）/成本价

（Retail-Cost）/Cost

◇　成本率：

=1-MU%

◇　成本：

=零售X成本率

◇　毛利损失：

（MarkDown简称MD）

=初始零售额-实际零售额

（InitialRetail-ActualRetail）

◇　毛利损失率：

（MarkDown%）

=毛利损失额/销售额

（MD/Sales）

*注：

当出现MD时，就说明我们按现在的零售价销售商品的话，就会造成我们的毛利损失（与设定的初始零售价相比）。

所以应考虑相应的对策来补偿我们的损失。

如：

1.与厂家交涉，让其提供免费货补偿。

2.提高商品本身的零售价。

3.在降低零售价前退货给供应商。

◇　运费：

（Freight）

预付（Prepaid）

到付（Collect）

*注：

采取不同的运费支付方式，将影响我们的成本。

◇　年周转率：

（Turns）

=年销售额/平均库存（以零售价计）

（YearlySales/AverageInventory（BySales））

◇　月周转率：

（Turns）

=MonthlySales/AverageInventory

*注：

根据Turns，我们可以判断本部门或本公司的库存周转状况。

可以判断出是否是畅销商品。

当某个SKU的Turns>1时，我们认为该SKU为畅销商品。

Turns的值越大，商品就越畅销。

另外，我们还可以根据Turns与供应商交涉付款期限。

比如Turns=1，则，我们可以要求供应商的付款期至少应大于一个月，这样我们才不至于产生利息损失。

◇　投资回报率：

（ReturnOnInvestment简称：

ROI）

=年利润额/平均库存（成本）

ROI=ActualGrossProfit$/AverageInventory（ByCost）

◇　存货比（InventoryRita）

=应付款/库存

当存货比＞1，则财务收益；

当存货比　＜1，则财务支出。

◇　采购金额预算（OpenToBuy简称：

OTB）

OTB=月末实际库存-当月销售-毛利损失+本月总收货

（ACTINTRY-SALES-MD+TOTALRECEVS）

*注：

OTB是根据上月的实际数值推算下个月的情况，所以上述公式中所取的数据值应为上个月的实际值。

第二章采购员工作职责

2.1工作说明：

公司采购员的最高职责是尽最大可能选择和保持丰富的商品品种，为公司的顾客提供商品的最大价值。

2.1.1基本规定事项

1.作为采购部的员工必须对公司绝对忠诚。

不接受厂商的回扣、旅游招待、赠品、宴会，违者将按公司有关规定处理。

2.采购人员必须了解本部门的专业知识，避免采购假冒伪劣商品及被厂商蒙骗。

3.采购人员必须具备丰富的商品知识，慎重选择商品，建立商品组织，控制商品结构，清除滞销商品，经常引进新商品，维持商品的快速周转及新鲜度。

4.控制毛利，尽量达到目标毛利；创造销售业绩，完成目标值。

5.采购人员必须考虑新商品的陈列问题，对正常陈列的商品要画出商品陈列图（MODULER）,促销商品应注明其陈列方式。

6.采购人员应密切注意市场行情的变化，掌握市场信息。

7.采购人员应随时关注天气的变化，及时调节受影响的商品的库存。

8.采购人员应经常深入卖场，了解商情、客情，以期创造最佳的销售业绩。

9.采购人员应建立稳定的采购渠道，寻找充足的货源，避免脱销。

10.采购人员必须适时开发新商品。

11.采购人员应经常做市场调查，掌握竞争对手的商品构成、价格策略、促销手段等。

并采取相应对策。

12.采购人员应定期收集销售数据，分析销售状况，并及时做出整改措施。

13.采购人员应定期拟定促销计划，并策划实施。

14.采购应了解商品特性，并突显其特性。

2.1.2专业知识

作为一个合格的采购员，除应具备丰富的商品知识外，还应了解与采购有关的法律、法规等相关的专业知识。

具体如下：

△　国家规定的商品检验标准；

△　商品安全期限；

△　商品品质的辨别方；

△　商标知识；

△　销售技巧；

△　商品功能；

△　商品的制作技术；

△　商品制造成本的构成；

△　商品价值的显现方法；

△　供应商的优缺点；

△　商品的季节变化规律；

△　供应商谈判技巧。

2.2商品配备：

2.2.1货源保障

当某种特别畅销的商品在市场上已经预警缺货时：

1.采购人员应及时增大订货量（刚好可满足至下次订货的预估销量），注意不可超过太大数量，以防厂家价格变动，或商品更新造成库存积压。

2.向其他批发商调货：

比如A地的货源有问题则从B地调货。

但如果缺货时间不是很长，则不采取此方式，因为从外地调货会增加商品成本。

3.对季节性商品，在季节开始时，预估销量，向厂家下订单。

4.随时把握瞬间性商品的商机，注意价格变化，控制库存。

如：

呼拉圈、电子宠物、掌上游戏机等。

这些商品有以下特性：

○快速流行；

○起初价格高、利润高；

○供应商及零售店一窝蜂加入销售；

○价格下降速度快，利润很快消失；

○流行季节短；

○一不小心，就会造成大量的库存积压；

○退出销售季节后，便成为垃圾货，即使降价，也无人购买。

5.其他地区（包括国外）流行的商品，预估在本地区流行的时间，提前订货。

2.2.2商品选择及陈列

一.商品选择

●要保持最佳商品选择。

●参观各类商品展示会，了解新商品动态。

●去其他零售商场购物，了解别人的商品配置结构，寻找适合本公司商品计划的种类。

定期进行价格调查。

填写《市调表》（格式另附）。

●参阅各类贸易杂志，了解新商品动态和趋势。

●了解商品走势，以便清除滞销商品，为其他品种让出空间。

●　制定季节商品销售计划前提供行业商品种类报告。

●了解供应商，确保他们有能力为现在和发展后的本公司提供服务。

二.商品陈列：

●配合商场，争取达到最佳商品陈列。

陈列应遵循以下规律:

1.商品按大中小类分区陈列。

2.在同一货架上，价格最便宜的品种居于货架最左端。

3.货架从上到下应遵循由轻到重的原则。

4.货架上从眼睛到腰部以上的高度为商品陈列的最佳高度（以黄金分割线以上40公分为最佳位置）。

5.货架层板与商品间的间隔以5公分的厚度为宜。

6.相邻货架之间应尽量保持层板高度一致。

●与商品陈列部门配合，使整个部门的商品陈列设计达到最新态度。

●与商品促销部门配合，进行月度商品展示和季节商品、新商品、特别促销商品展示。

●为商场提供公司标准的季节商品展示指南。

季节性商品应设置单独的陈列货架。

并且单品应占有较多的陈列面，达到吸引顾客的效应。

●参观竞争对手的商场，以获得商品展示的构思。

尤其要注意他们的端架陈列、堆头陈列及其他特殊陈列。

●分析商品包装，确保为顾客提供最佳商品展示；同时，应注意商品的整箱包装数量，不应太大也不能太小，一般以1.5倍的包装能填满正常陈列货架的量为宜。

三.注意以下几点：

●要做好商品的保护，不能使商品破损。

●在包装上显示所有的相关信息：

尺寸、颜色、用途、好处以及一切促销特点。

●通俗易懂的指示。

好的包装应使顾客一眼就能知道它是什么。

●方便继续主订单的明显标志，名称、规格、产地等应清楚。

●清楚的展示商品的优点。

●检查所有供应商提供的商品展示，确保符合公司的商品陈列方式。

学习其他商店或竞争对手好的陈列，推广到本公司的所有商场。

与企划部配合，做好商品招牌标志。

2.3成本核算及定价

2.3.1供应商提供报价单

要求供应商提供正式的商品报价单，其格式使用统一格式（参见后附《商品报价单》）。

2.3.2毛利的核算

一.根据市调的结果，确定某种商品的最低市场零售价。

二.确定本公司的零售价。

定价原则如下：

1．市场最低价原则：

畅销商品比商场最低零售价低2%，一般商品比最低市场零售价低4%。

2．吸引顾客原则：

○把自己假定成顾客，对所采购的商品进行定价，看对自己是否具有吸引力。

○定价技巧的使用。

使用数字9。

二位数字与三位数字的定价，顾客的反映是不一样的。

比如：

风扇的售价：

101元

99元

虽然价格只差2元，但给人的感觉却是截然不同的，顾客的购买欲望也相差很多。

同样道理，一般的定价如果差不多，就以“9”作为价格的分值。

如：

102010200

比较999差2%9990差2%

101310

9.9差1%1299差1%

虽然差别只有1-2%，但给人的感觉却相差很大。

3.天天平价的原则

选取有代表性的商品，定位为天天平价商品，首先让顾客第一眼感觉非常便宜。

亦可选择促销商品定位于促销价格（不一定真的很便宜），可能从其他方面配合让他更具有天天平价的味道，如陈列、海报，如果你的价格定的很低，但是如果陈列、海报的效果不是很好，也有可能影响该商品的销售。

4.明确的价格区分原则

不同功能、不同规格、不同材质的商品必须有明显的价格区分，否则，会让顾客不知所措，不知两种商品到底有何不同而产生怀疑，降低购买欲望。

三.确定毛利。

1.根据所确定的零售价，反算毛利率。

毛利率=（零售价-成本价）/零售价

2.毛利的理想状况：

○毛利率刚好达成预估的毛利率。

○销售业绩达成越多越好。

3.如果毛利太低，要分析原因。

※可能的原因有：

○成本不合适。

○促销的品项太多。

○售价太低（竞争对手正在做特价）。

○价格错误造成毛利损失。

※采购对策：

○再与供应商洽谈，进一步降低成本。

○促销结束后，适当减少促销品项，拉抬毛利率。

○如果是敏感商品，则应要求供应商也向我们提供特价政策，以增加我们的毛利。

非敏感商品则适当提高零售价，达到正常价格水平。

○修改错误，补偿毛利。

四.毛利控制。

1.采购必须控制毛利在规定的标准左右。

○毛利率太高：

说明零售价太高，影响公司形象，顾客会提出抗议，并不愿购买本公司的商品。

○毛利率太低：

本公司收益损失。

2.采购应把销售业绩放在第一位，“无销售则无毛利”，所以采购要千方百计促进销售，达到规定的目标值。

避免公司造成损失，维持卖场的长久兴隆。

3.采购绝不可为了完成毛利指标而将毛利定得过高。

如果只追求毛利，就会伤害我们的顾客，因为我们的零售价过高，最后导致我们的顾客流失。

本公司失去生意。

2.4商品补充：

●决定补充某项或某类商品的最佳方法，应考虑以下几点：

1.运费，是否为供应商负担。

2.数量折扣，订货数量较大时，供应商应给予我们一定比率的折扣。

3.备货时间，指供应商接到订单后到发货前的时间，一般为一周左右。

4.包装方式

●安排再订频率，以确保商品平稳流动及销售。

●在定单安排上，为商场再订季节性商品提供指导。

●预测商品需求，与供应商协商确保所需商品不会脱销。

2.5库存控制：

一.通常我们取“月周转率”来衡量我们的库存是否合适。

一般我们的“月周转率”应大“1”，当然，Turns的数值越大，说明我们的商品周转速度越快。

但Turns过大，说明我们的库存不足。

二.当Turns小于1时，我们可以采取两种对策：

1.增加我们的销售

2.减少库存。

到月底，采购发现本部门的Turns达不到目标时，在努力增加销售的同时，必须减少库存（退货给供应商），隔月初再进货。

三.控制Turns的好处。

1.让采购有自由发挥业绩的空间，不受库存限制。

2.公司可有效控制资金积压，减少滞销商品。

4.月底退货，可以减少应付帐款，为公司节约资金。

四.库存控制。

1.如上所述，采购为达成公司的各项指标，必须进行库存控制。

另外，作为一个合格的采购员，控制库存也是义不容辞的责任。

2.理想库存；

理想库存是高销售和低的库存量，何为低库存，就是没有滞销和多余的库存，库存会在我们设定的标准Turns内销售完毕。

3.采购如何分析库存过高：

○评价Turns是否超标。

○经常巡视卖场，凭经验判断是否是积压商品。

○经常察看《库存报表》。

○经常与营运沟通，订货量是否合理。

○注意促销商品促销结束后的库存，如果库存量过大，则要及时退还给供应商。

○确认滞销商品的定价是否过高。

○确认是否有漏陈列商品。

○注意季节性商品在换季时的库存。

五.坚持采购金额预算。

采购要严格按采购预算金额订货。

六.订单检查

1.定期回顾未收货订单并采取措施提供商场所需要的商品或将其取消。

供应商接到订单后，会因种种原因不送货，如果我们不及时取消此类订单，就会时常出现意想不到的断货现象。

2.定期检查已下的订单，安排商品进入商场或取消订单，经常巡店，确定销售结果，尤其在特别季节要采取相应措施以确保商品流通。

2.6广告宣传

2.6.1海报广告

一.首先确定各部门的商品品项（由采购经理分配），依照促销商品的季节及适合业种、主题及目标，分配给各部门。

二．各部门依照主题选择商品，在商品选择时需要注意：

1.避免类似的商品同时上海报。

2.高单价的商品要有详细的商品说明，说明商品的品质、功能等。

3.应注意参考竞争对手的定价。

4.应尽量选择畅销品种。

5.不要因为厂家可提供攒助费就使用厂家的次级商品。

6.要从整体考虑，是否种类齐全，如确有困难，则应以突出主题为原则。

7.超级低价的商品可以吸引顾客，因此应加大版面，并放在显著位置。

8.必须保证商品名称、规格、型号、单位、零售价的正确性，以免造成顾客投诉。

三.海报的分发方式

1.最优先发给顾客。

2.由近及远原则（在卖场附近）。

3.夹报方式，可考虑同本地主要报纸（如某某报纸）一起发放。

5.发动员工散发。

四.海报促销时，应记录来客数及客单价的增加情况，并加以分析。

五.海报制作前，应与竞争对手做比较，无误后才正式印刷。

六.海报在发行前，应注意保密。

2.6.2其他广告方式

1.电视广告。

2.报纸广告。

等。

2.7销售分析

2.7.1市场变化预测

采购必须有预测市场变化的能力，及时调整商品及库存。

1.气候的变化。

气候的变化对季节性商品的影响最大，采购必须注意气候的变化，比如连续雨天或连续阴冷天，每个气候的变化都会影响商品的销售，有的增加销售，有的减少销售。

所以采购要预测天气，估计季节性商品的销量，何时要促销，何时结束，心中要有数。

这样才可增加销售，减少库存。

2.商品周期的变化。

任何商品均有周期：

起步期、成长期、稳定期、衰退期。

采购必须随时注意这四个期间的变化。

如下图所示：

稳定

成长衰退

起步

3.市场周期的变化

采购要预估未来市场的变化，按市场变化周期调整商品。

注意：

○商品的品质。

○商品的保质期。

○商品的包装式样是否过时。

○售后服务。

○竞争对手是否也销售同样商品，他们的零售价是否比我们低。

2.7.2处理滞销商品

采购人员定期打印“二零八零”报告，对滞销商品进行处理。

1.未付款前，将滞销商品退换给供应商。

（具体按索赔办有关程序处理）。

2.已经付款的滞销商品：

○想办法退货给供应商。

○与供应商交涉换货。

○要求供应商降价销售，并补偿差价部分。

○要求厂家提供赠品抛售。

○自行降价处理。

（由索赔办处理）

3.已经与厂家停止交易时，滞销商品的处理方法：

（可与索赔办协商的基础上按以下办法处理）

○当成店内活动赠品抛售。

○内部转移部门使用。

○降价抛售。

○公开赠品。

○主题性促销抛售。

○内部员工拍卖认购。

*注：

●负责部门的商品直到售出为止。

●在适当时候向商场提出必要建议，以便销售应季商品，定期巡店，留意需降价的商品。

为避免降价，给商场在摆设方面提出建议。

若效果仍然不佳，可考虑适当降价销售。

●设定下订单的最后期限，确保商品及时运抵商场，而商品可在当季售完。

指引如何正确淘汰商品。

●分析广告商品和广告价格，确保降价促销不超过降价预算。

2.8开发新产品

1.新商品的开发应以小分类为重点，而不是集中在某个厂家的商品或某一类商品。

2.开发之前应考虑陈列位置、方式。

3.新商品的开发还应配合促销支持。

5.应预估新商品的销量，保证充足的货源。

切忌刚一上市就断货。

2.9纠正错误：

●了解整个部门情况以便提高。

●回顾每月出现的差错，将其填入错误纠正表存档，以便将来不出现同样错误。

●做到首先承认错误并采取必要措施改正。

采购流程

第一章市场调查

1.1市调

●采购员在采购新商品之前,要广泛调查市场竞争情况。

确立竞争对手，确立的原则是：

一考虑同一地域；二考虑同等规模；三考虑整个市场上有代表性；四考虑批发市场。

●要调查整个市场上可以经营的商品。

不同地区有不同的特点，要结合本地区的实际。

●要了解顾客最需要的商品是什么。

要了解本地区不同层次消费者的消费心理，了解他们的生活习惯，了解其他竞争对手的销售状况，掌握以往的销售规律，最终确定目标商品。

●比较零售价格。

了解整个市场上最低零售价格是多少，我们要比他更低。

做到价格的领导地位。

1.2.确定商品结构

●确定核心商品。

它是我们的代表商品，能在顾客中树立本店的形象。

该商品应是市场最畅销商品；并且我们要做到其价格为具有领导地位；我们应确立与该供应商的良好合作关系，以便能随时取得他的支持。

●经过市场调查后，我们要给商品划分等级。

商品分为核心商品，畅销商品，一般商品，特殊商品和未来商品。

按八零二零法则，确立重点商品。

●最终，我们要填写商品计划表，提交采购部总经理审阅。