例会专题会议管理制度.docx
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例会专题会议管理制度
湖南中烟工业公司零陵卷烟厂企业标准
HNZY/LL/GL-BH-01-01-a.0
例会、专题会议管理制度
2007-06-20发布2007-06-21实施
湖南中烟工业公司零陵卷烟厂标准化委员会发布
1目的
规范我厂例会和专题会议的程序，确保会议的实效性和权威性，提高会议质量。
2范围
本文件适用于我厂例会和专题会议的组织、召开、执行和考核。
3规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
4定义
无。
5职责
5.1办公室负责党政联席工作例会的组织和按要求做好会议记录，形成会议纪要，报厂长、党委副书记审阅、批准后及时印发有关部门，并对会议决议的落实情况进行检查考核。
5.2政治工作部（团委）负责政工例会的组织和按要求做好会议纪录，形成会议纪要报党委书记、副书记审阅、批准后以文件形式及时印发有关党支部，并对会议决议的落实情况进行检查考核。
5.3设备工程部负责设备管理例会的组织和按要求做好会议记录，形成会议纪要报主管厂领导审阅、批准后及时印发有关部门，并对会议决议的落实情况进行检查考核。
5.4企业管理部负责综合计划会议的组织和按要求做好会议记录，形成综合计划书报厂长审阅、批准后及时印发有关部门，并对会议决议的落实情况进行检查考核；负责质量例会的组织和按要求做好会议记录，形成会议纪要报主管厂领导审阅、批准后及时印发有关部门，并对会议决议的落实情况进行检查考核；负责多种经营例会的组织和按要求做好会议记录，形成会议纪要报监事会主席审阅，由董事长批准后及时印发有关部门，并对会议决议的落实情况进行检查考核。
5.5生产管理部负责安全生产调度例会的召集组织，负责生产组织协调问题的答复和解决，负责上周生产情况的通报，负责会议的记录与会议纪要的整理，负责对会议决议的落实情况进行检查考核。
一般情况下，将每月安全生产调度会按安全、质量、设备、成本四个主题依次召开，督促各主题归口管理部门负责评价主题内容，并对提出的问题分析解决。
5.6质量管理部负责评吸委员会会议的组织和按要求做好会议记录，形成会议纪要报主管厂领导审阅、批准后及时印发有关部门，并对会议决议的落实情况进行检查考核。
5.7人力资源部负责职工教育委员会会议的组织和按要求做好会议记录，形成会议纪要报主管厂领导审阅，由职教委员会主任批准后及时印发有关部门，并对会议决议的落实情况进行检查考核；负责薪酬委员会会议的组织和按要求做好会议记录，形成会议纪要报主管厂领导审阅，由薪酬委员会主任批准后及时印发有关部门，并对会议决议的落实情况进行检查考核。
5.8安保法规部负责安全生产委员会会议的组织和按要求做好会议记录，形成会议纪要报主管厂领导审阅，由安全生产委员会主任批准后及时印发有关部门，并对会议决议的落实情况进行检查考核。
5.9财务管理部负责经济运行分析会议的组织和按要求做好会议记录，形成会议纪要报厂长审阅、批准后及时印发有关部门，并对会议决议的落实情况进行检查考核。
5.10其他专题会议由相关组织部门负责会议的组织和按要求做好会议记录，形成会议纪要报有关领导审阅、批准后及时印发有关部门，并对会议决议的落实情况进行检查考核。
6工作内容
6.1党政联席工作例会。
6.1.1会议时间:
每月10日左右召开。
会议时间为半天到一天。
6.1.2会议地点:
综合会议室
6.1.3主持人：
厂长。
厂长外出时，由党委副书记主持。
6.1.4参会人员:
厂领导，各部门党政负责人和多种经营各公司负责人。
办公室、安保、政工、纪委、工会、企管、财务、质量、物资等部门应于每月8日前提交汇报材料（演示文档），并复印纸质材料7份。
其中1份盖部门公章后留办公室备查。
6.1.5会议程序
6.1.5.1办公室通报上次会议行政决议检查落实情况。
6.1.5.2政治工作部（团委）通报党务工作、员工思想动态情况分析。
6.1.5.3厂纪委通报纪委工作情况。
6.1.5.4厂工会通报工会工作情况。
6.1.5.5安保法规部通报原辅料和卷烟调拨情况。
6.1.5.6企业管理部通报企业管理、经济责任制考核情况和多种经营企业经营情况。
6.1.5.7物资配送部通报市场销售工作情况。
6.1.5.8质量管理部通报质量管理工作情况。
6.1.5.9财务管理部通报财务收支和计划情况。
6.1.6就各分管线厂领导和参会部门提交的问题进行研究，提出相关意见。
6.1.7厂长、党委副书记总结。
6.2政工例会。
6.2.1会议时间：
每季度一次，具体时间以政治工作部（团委）通知为准。
时间半天。
6.2.2会议地点：
办公楼五楼会议室
6.2.3主持人：
党委副书记
6.2.4参会人员：
党委副书记、政治工作部（团委）、厂纪委、厂工会等部门负责人，各党支部书记（副书记）。
6.2.5会议程序
6.2.5.1政治工作部（团委）通报当前党建工作情况，本厂员工思想动态，调研、政研、形势教育、企业文化建设工作进展。
6.2.5.2厂纪委通报党风廉政建设工作情况。
6.2.5.3厂工会通报工会工作情况。
6.2.5.4各党支部书记（副书记）汇报员工思想动态和党支部工作情况。
6.2.6传达学习当前精神文明建设和思想政治工作有关会议、文件、决策精神，分析当前形势。
6.2.7处理反馈员工思想动态，研究探讨下阶段精神文明建设和思想政治工作、形势教育开展方向。
6.2.8党委副书记作会议总结。
6.3设备管理例会。
6.3.1会议时间：
每季度底召开一次，具体时间以设备工程部通知为准。
时间为2小时左右。
6.3.2会议地点：
办公楼八楼会议室
6.3.3主持人：
主管设备的厂领导
6.3.4参会人员：
主管厂领导、设备工程部、生产管理部、安保法规部、企业管理部、审计监督部、财务管理部等部门负责人和各车间（设备）副主任与技术员、设备工程部班组长与技术员。
6.3.5会议程序
6.3.5.1设备工程部汇报本季度设备管理情况和上次设备例会安排的工作落实情况，分析本季度配件供应状况和下季度设备工作打算。
6.3.5.2制丝车间汇报本季度设备管理工作情况和下季度工作打算，提交需要设备工程部解决（或协调解决）的问题和建议。
6.3.5.3卷包车间汇报本季度设备管理工作情况和下季度工作打算，提交需要设备工程部解决（或协调解决）的问题和建议。
6.3.5.4动力车间汇报本季度设备管理工作情况和下季度工作打算，提交需要设备工程部解决（或协调解决）的问题和建议。
6.3.6相关职能部门就设备管理工作提出指导性意见和建议。
6.3.7主管厂领导作会议总结。
6.4综合计划会议。
6.4.1会议时间：
每月20日左右召开。
会议时间为1小时左右。
6.4.2会议地点：
综合会议室
6.4.3主持人：
厂长
6.4.4参会人员：
厂长、主管生产的厂领导和企业管理部、物资配送部、财务管理部、生产管理部、人力资源部、设备工程部等部门行政负责人。
6.4.5会议程序
6.4.5.1企业管理部通报上次计划会议决议落实情况、上月生产计划完成情况和湖南中烟工业公司对生产计划的预安排。
6.4.5.2物资配送部通报本月销售计划预计完成情况和下月销售计划的预安排。
6.4.5.3设备工程部通报本月设备维修计划执行情况、配件采购计划执行情况及下月设备维修计划和设备生产能力。
6.4.6根据湖南中烟工业公司提出的下月生产计划，参会领导和部门就有关问题进行研究，提出具体意见。
6.4.7厂长作会议总结。
6.5安全生产调度例会。
6.5.1会议时间：
每周星期四14时。
会议时间为1小时左右。
如遇到特殊情况，需延迟开会，由生产管理部负责通知各参会部门。
6.5.2会议地点：
生产管理部会议室
6.5.3主持人；主管生产的厂领导
6.5.4参会人员：
主管生产的厂领导，生产管理部、办公室、企业管理部、人力资源部、安保法规部、设备工程部、质量管理部、物资配送部、物业公司、卷包车间、制丝车间、动力车间等12个部门的主要负责人。
参会部门必须将与本部门有关的上次例会决议的执行与完成情况于每周三下午5点钟前反馈至生产管理部，由生产管理部收集与整理上次例会决议落实情况。
参会部门负责人如需请假，需征得主管生产的厂领导同意方可。
6.5.5会前工作
6.5.5.1各部门有需要进行解答的问题，事前与答复部门进行沟通，答复或解决不了的，由提问部门书面上报到答复部门，由答复部门提交生产调度会议讨论。
6.5.5.2每周三下午下班前，安保法规部、设备工程部、质量管理部将各自的通报情况进行挂网。
6.5.6会议主题安排：
每月上班的第一个安全生产调度会突出安全主题，第二个安全生产调度会突出质量主题，按安全、质量、设备、成本四个主题依次召开。
安全主题由安保法规部负责评价，质量主题由质量管理部负责评价，设备主题由设备工程部负责评价，成本主题由生产管理部负责评价。
各主题的具体评价过程为：
各主题部门通报上月检查考核情况；对被考核部门的整改情况进行分析；对整改结果和效果进行评价；提出好的解决办法。
6.5.7会议程序
6.5.7.1生产管理部通报生产情况。
6.5.7.2主题部门负责按“6.5.6”款的要求，对本周主题进行评价。
6.5.7.3各部门围绕主题展开讨论；主题部门综合讨论情况进行小结。
6.5.7.4各部门提交相关问题。
6.5.7.5会议对提交的问题进行分析、讨论，并根据情况做出答复或形成决议。
6.5.7.6主管生产的厂领导作中心讲话。
6.5.7.7主持人作会议总结。
6.6评吸委员会会议。
6.6.1会议时间：
由质量管理部根据需要确定，每年不少于6次，每次会议时间根据会议议题确定。
6.6.2会议地点：
质量管理部评吸室
6.6.3主持人：
质量管理部部长
6.6.4参会人员：
评吸委员会成员。
6.6.5会议程序
6.6.5.1报告提请会议评吸产品内容或解决的问题。
6.6.5.2按《评吸委员会管理规定》规定进行产品评吸、记分、记录。
6.6.6评委对评吸产品发表意见并进行讨论，提出相关意见。
6.6.7主管厂领导或主持人进行评吸总结。
6.7职工教育委员会会议。
6.7.1会议时间：
每年召开一到二次，会议时间为2～3小时。
6.7.2会议地点：
综合会议室
6.7.3主持人：
主管职工教育的厂领导
6.7.4参会人员：
厂领导、各部门行政负责人及职教委员会成员
6.7.5会议程序
6.7.5.1人力资源部对上年度职工教育进行总结。
6.7.5.2人力资源部对下年度职工教育培训计划作出说明。
6.7.5.3研究、部署其他职教工作。
6.7.6参会人员就有关问题进行讨论，并提出相关意见。
6.7.8厂长作中心讲话。
6.7.9主持人作会议总结。
6.8安全生产委员会会议。
6.8.1会议时间：
每季度召开一次。
会议时间为2小时左右。
6.8.2会议地点：
综合会议室
6.8.3主持人：
主管厂领导
6.8.4参会人员：
安全生产委员会成员。
6.8.5会议程序
6.8.5.1传达上级安全工作指示精神和贯彻落实国家及行业有关安全工作的法律、法规、政策及标准，制定实施办法，并组织实施。
6.8.5.2由安保法规部通报上季度安全生产工作。
6.8.5.3研究、规划、审核全厂安全工作近期和长期目标，协调解决全厂安全工作的重大问题。
6.8.6部署全厂安全生产任务,对重、特大事故进行调查，分析原因、责任，并对责任人提出处理意见。
6.8.7参会人员就相关问题进行讨论，提出具体意见。
6.8.8厂长作中心讲话。
6.8.9主持人作会议总结。
6.9薪酬委员会会议。
6.9.1会议时间：
不定期。
会议时间为1～2小时。
6.9.2会议地点：
综合会议室
6.9.3主持人：
主管劳动工资的厂领导
6.9.4参会人员：
薪酬委员会成员
6.9.5会议程序
6.9.5.1讨论审议本厂年度薪酬发放计划。
6.9.5.2讨论审议本厂薪酬发放计划执行情况。
6.9.5.3讨论审议本厂薪酬设计方案。
6.9.5.4讨论审议本厂员工提出的有关薪酬方面的建议。
6.9.6人力资源部作薪酬发放计划审议、执行情况督查、设计方案审议或薪酬建议审议的报告。
6.9.7厂长作中心讲话。
6.9.8主持人作会议总结。
6.10质量例会。
6.10.1会议时间：
每季度召开一次，具体时间以企业管理部通知为主。
会议时间为3小时左右。
6.10.2会议地点：
生产管理部会议室。
6.10.3主持人：
主管质量的厂领导。
6.10.4参会人员：
厂领导，企业管理部、质量管理部、生产管理部、设备工程部、物资配送部、人力资源部、财务管理部等部门负责人及各车间和多种经营公司负责人。
6.10.5会议程序
6.10.5.1企业管理部通报质量体系总体运行情况、纠正预防措施、质量体系审核等方面的总结及改进建议，并通报上次质量例会决议落实检查情况。
6.10.5.2质量管理部通报工艺、质量监控过程中存在的主要问题及改进建议。
6.10.5.3制丝、卷包、动力车间通报车间内存在的主要质量问题及改进建议。
6.10.5.4设备工程部通报确保工艺条件过程中存在的主要质量问题及改进建议。
6.10.5.5物资配送部通报辅料控制过程中存在的主要问题及改进建议；通报烟叶控制过程中存在的主要问题及改进建议；通报市场信息、顾客投诉方面的总结与建议。
6.10.5.6生产管理部通报生产过程中存在的主要问题及改进建议。
6.10.5.7设备工程部通报设备管理及计量控制方面的总结及改进建议。
6.10.6参会人员就有关问题进行讨论，提出具体意见。
6.10.7厂长作中心讲话。
6.10.8主持人作会议总结。
6.11经济运行分析会议。
6.11.1会议时间：
每季度一次，具体时间以财务管理部通知为主。
每次会议时间为3小时左右。
6.11.2会议地点：
综合会议室。
6.11.3主持人：
厂长
6.11.4参会人员：
厂领导，各部门行政负责人（多种经营各公司负责人除外）。
6.11.5会议程序
6.11.5.1财务管理部通报上季度、年度累计经济运行情况、经济预测情况、成本控制情况和各项费用执行情况。
6.11.5.2企业管理部通报方针目标完成情况（包括节约挖潜、消耗情况）。
6.11.5.3办公室在财务管理部通报各部门业务招待费、办公费、差旅费三项费用使用情况后，进行考核；并根据通报情况，决定是否采取措施对总额进行控制。
6.11.6工作研究：
各分管线厂领导和参会部门就经济运行中存在的问题进行探讨、研究，提出解决问题的对策。
6.11.7厂长作会议总结。
6.12多种经营例会。
6.12.1会议时间：
每半年召开一次，具体时间以企业管理部通知为主。
会议时间为2小时左右。
6.12.2会议地点：
综合会议室
6.12.3主持人：
主管多种经营各公司的厂领导
6.12.4参会人员：
多种经营公司董事长、监事会主席、总经理，企业管理部、财务管理部、审计监督部、厂纪委、人力资源部、质量管理部、物资配送部等部门负责人。
6.12.5会议程序
6.12.5.1多种经营公司根据以下议题向会议进行报告：
生产经营情况和目标完成情况，预算执行情况和本企业存在的问题；下一阶段的工作计划；重大事项的报告和建议，包括经营计划、投资方案、预决算方案、利润分配方案、劳动用工及激励机制方案、内部机构设置和员工工资福利方案等。
6.12.5.2根据需要报告董事会和监事会的工作情况。
6.12.6参会人员讨论审议各企业提交的报告并提出具体意见。
6.12.7监事会主席作中心讲话。
6.12.8董事长作会议总结。
6.13其他专题会议。
6.13.1一般情况下，会议召开前由组织部门向有关领导提出申请，批准后按会议召开的程序要求组织各项会议。
6.13.2会议组织部门会前应先确定会议议程和会议所需要的时间。
6.13.3遇紧急或特殊情况，会议组织部门可先行组织召开会议，会后向主管领导汇报会议召开理由与会议讨论情况。
7会议组织流程见图1
图1会议组织流程
7.1会议组织部门会前的准备工作
7.1.1为确保会议质量，节约会议成本，会议组织部门要确定会议议题及需在会议上要讨论解决的问题，尽量做到长会短开，可开可不开的会议不开。
7.1.2会议召开前一天发出会议通知单，通知单应包括会议名称、会议开始时间、地点、组织部门及联系人等等，会议时间、地点如有改动由会议组织部门临时通知。
7.1.3会议规定需要提交材料的部门应在会议前准备好相关书面材料，以便在会议中汇报工作情况或在会议上提请讨论解决的工作问题，必要时须提供实物供会议查验。
7.1.4会议组织部门应明确会议的议题和会议目的，并事先与会议主持人协商，以确保主持人能正确引导参会人员进行讨论交流。
7.1.5布置好会场，必要时安排好座次和后勤保障工作，准备好会议中需使用的设备，并保证设备完好、适用。
7.1.6指定专人做好会议记录、会议材料发放工作和散会后会场的清理工作。
7.2会议中应遵守的纪律
7.2.1不准迟到、早退，有特殊情况而迟到和确需提前退场的，应向会议主持人说明原因并致歉。
7.2.2会议中通讯工具应处于静音状态，必要时根据会议主持人的要求关闭通讯工具。
7.2.3会议当中应仔细聆听，不得交头接耳，扰乱会场秩序，并做好会议记录，如欲发言，先举手示意，经允许后方可发表意见。
7.2.4会议中应注意吸烟安全并禁止在无烟会议室吸烟和在会场内随意走动，会议场所有特殊要求的，必须遵照执行。
7.2.5会议主持人应控制好会议进度，不得随意延长会议时间。
7.2.6散会时，应主动收拾好自己的桌面和座位，然后按秩序退场。
7.3会后工作
7.3.1会议组织部门应及时整理会议记录，力争在两天内形成会议纪要，报相关领导审阅批准后及时发放到有关部门，并根据具体情况将落实考核情况表发放有关部门。
7.3.2会议决议执行部门应及时组织人员根据会议纪要进行具体落实。
7.3.3会议组织部门应积极督促协调相关职能部门按要求落实好会后工作，对具体落实情况按相关制度文件要求进行检查考核，并在规定时间内回收落实考核情况表。
7.3.4若参会人员发言非常有创造性，但因会议时间限制构思不成熟，应鼓励他们会后继续完善自己的想法，提出书面建议，会议组织部门要采取措施跟进。
7.3.5会议组织部门应做好会后有关资料整理工作，并装订成册归档。
7.4会议其他要求
7.4.1厂长兼党委书记有权决定各种例会及专题会议的召开和更改。
7.4.2参会人员应围绕会议的中心议题进行简明扼要的发言，提出解决问题的方法和思路，并注意控制发言的时间。
7.4.3会议必须按照程序对所讨论的议题做出决议，明确观点，要做到会而有议，议而有决，需多次会议才能解决的问题，应明确宣布是暂时休会，并确定下次会议的具体要求，督促参会人员及时作好准备。
7.4.4参会人员对会议中做出的决议有异议，在坚决服从执行的前提下，允许保留自己的意见，会后可写出书面意见递交会议组织部门，会议组织部门应在进行调研的基础上3天内给予书面答复。
7.4.5除特殊情况外，以上会议必须由各部门第一负责人参加，第一负责人外出时，由第一负责人授权人参加。
此外，根据会议所讨论议题的具体情况，会议主持人可确定其他参会人员。
7.4.6参会的各职能部门所提供的书面文字材料一律以A4纸打印，且双面复印，在有条件的会议室鼓励采用投影、幻灯召开无纸张会议。
8考核
HNZY/LL/GL-GL-02-01-a.0综合考核规定
9相关表格
记录编号
记录名称
保存处
保存期限
党政联席工作例会决议落实情况反馈表
办公室
三年
安全生产调度例会决议完成情况反馈单
生产管理部
三年
设备例会决议完成情况反馈单
设备工程部
三年
零陵卷烟厂安全防范要求通知单
安保法规部
三年
标准提出单位：
湖南中烟工业公司零陵卷烟厂标准化委员会
标准归口部门：
办公室
标准起草人：
易智平
标准审核人：
周华军
标准批准人：
陈东平
党政联席工作例会决议落实情况反馈表
（零烟会［］号）
落实部门
落实项目
共项
落实
项目
期量
要求
落
实
情
况
部门负责人签字：
年月日
问题
反映
落实情况评估
办公室：
年月日
说明：
1、表中反馈的内容在下月党政联席工作例会上通报，反馈的情况必须实事求是，完成了请如实记录，未完成的请说明理由。
2、请在规定落实时间内完成并进行反馈，未反馈的视同未落实，将按厂部《综合考核规定》（试行）执行检查考核。
安全生产调度例会决议完成情况反馈单
（年第号）
责任部门：
部门领导签名：
涉
及
项
目
完
成
情
况
︵
未
完
成
请
说
明
理
由
︶
（部门公章）
说明：
请在下周三前反馈至生产管理部，未反馈的部门视同未完成，将按《综合考核规定》进行处罚。
设备例会决议完成情况反馈单
责任部门：
部门领导签名：
涉
及
项
目
完
成
情
况
及
说
明
（部门公章）
说明：
请在设备例会召开后一月内反馈至设备工程部，未反馈的部门视同未完成，将按《综合考核规定》进行处罚。
设备工程部按照完成情况说明对照进行检查核实。
零陵卷烟厂安全防范要求通知单
送呈部门：
编号：
隐患整改项目
整改要求
下达人
下达时间
责任划分及整改措施
部门确认人
整改负责人：
年月日
责任确认及整改评估
安保法规部：
年月日
备注
说明：
请在两日内将此单反馈至安保法规部。
如不能如期整改，请写出理由并限定延期整改的日期；未反馈的部门视同未整改，将按厂部综合考核规定处罚。
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