02企业管理文件编写及管理的一般规定.docx
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02企业管理文件编写及管理的一般规定
四川成都成工工程机械股份有限公司管理文件
QG/CGB01-2006
企业管理文件编写及管理的一般规定
2006--发布2006--实施
四川成都成工工程机械股份有限公司发布
前言
企业管理是一项复杂的系统工程，它包涵了企业生产经营活动中从计划、组织、指挥、协调到控制等一系列管理职能。
企业管理文件（包括管理标准、职责、制度、办法、规定等）是保证上述一系列管理职能活动进行的依据和手段。
为了使管理文件标准化，由管理人事部组织有关部门在2006-1-24发布的QG/CGB01——2005文件的基础上进行改编，制定新的《企业管理文件编写及管理的一般规定》。
本管理文件规定了企业内部各类管理文件的分类及编号。
本管理文件从发布之日起生效。
本管理文件由管理人事部负责解释。
四川成都成工工程机械股份有限公司管理文件
企业管理文件编写及管理的一般规定
QG/CGB01-2006共5页第1页
1目的
使公司管理文件的编制和管理规范化。
2范围
本规定适用于公司管理文件（包括管理标准、职责、制度、办法和规定等）的编写、颁布和管理。
3职责
3.1管理人事部是公司管理文件的归口管理部门。
3.2各职能部门、生产厂是推进公司管理文件标准化和规范化的具体实施单位。
4管理文件编写的基本要求
4.1贯彻国家和地方有关方针、政策、法律法规，符合上级有关标准和文件的规定。
4.2与公司其它管理文件相协调，下级管理文件不得与上级管理文件相抵触。
4.3符合本公司实际情况，在实际工作中可行、有效。
4.4具备可检查性，并尽可能做到定量化。
4.5语言准确，概念清楚，文字简明。
5管理文件格式
5.1首页，见附录A；
5.2续页，见附录B；
四川成都成工工程机械股份有限公司2006--批准2006--实施
QG/CGB01-2006共5页第2页
5.3末页，见附录C。
6管理文件内容
6.1目的
指明制定该管理文件应达到的目标。
6.2范围
指管理文件适用的范围或领域。
可采用下列典型用语：
“本管理文件规定了......”。
（指内容）
“本管理文件适用于......”。
（指适用范围）
6.3职责
明确该项活动的主要责任部门及配合部门职责。
6.4管理内容
应详细规定该管理活动所涉及的全部内容和应达到的要求，采取的措施和方法。
一步步列出开展此项活动的细节，明确输入、转换的各环节和输出的内容。
其中包括物资、人员、信息和环境等方面应具备的条件，与其它活动接口处的协调措施，明确每个环节、转换过程中各项工作由谁干，
干什么，怎样干，如何控制，以及所要达到的要求，并注明需要注意的任何例外或特殊情况。
必要时辅以流程图。
内容复杂的管理文件，为避免各章文字的不均衡，且条文的层次太多，可不以“管理内容”作为章的标题，而根据管理活动的特点或类别列出若干章，再分别进行叙述。
7管理文件的编号规定
QG/CGB01-2006共5页第3页
7.1管理文件的编号
ＱＧ／ＣＧＸＸＸＸ─ＸＸＸＸ
─┬─┬─┬─┬──┬─
││││└───年代号
│││└───────顺序号
││└──────────管理类别号（见表一）
│└─────────────四川成都成工工程机械股份有限公司代号
└────────────────企业管理标准代号
7.2公司质量体系认证中涉及质量手册、程序文件、作业文件分层次编号，按质量体系文件编写导则中有关规定执行。
8管理文件制定程序
公司管理文件的制定程序，按下列各条规定执行。
8.1管理文件制定确认
表一企业管理文件类别号及审批分工表
序号
类别号
管理文件类别
编制
审核
批准
1
A
行政管理
股份公司办公室
部门领导
分管领导
2
B
企业管理
管理人事部
部门领导
分管领导
3
C
财务成本管理
财务部
部门领导
分管领导
4
E
销售管理
销售公司
部门领导
分管领导
5
SS
生产管理
生产部
部门领导
分管领导
SI
设备管理
部门领导
分管领导
6
HG
技术管理
技术中心办公室
部门领导
分管领导
HY
研究所
部门领导
分管领导
7
Q
质量管理
质保部
部门领导
分管领导
8
W
物资管理
物资管理部
部门领导
分管领导
QG/CGB01-2006共5页第4页
8.1.1文件制定应从实际需要和逐步完善企业管理体系出发，管理文件制定应注意相同概念和事项不能重复制定。
8.1.2管理文件经部门领导和分管领导审核批准后，报管理人事部备案，编制部门组织文件制定。
8.2编制
8.2.1编制部门应组织相关部门和有关人员调查和研究，收集有关资料和其它要求，在汇总整理，综合分析资料的基础上，组织编写管理文件草案。
8.2.2管理文件草案应符合本编写规定。
8.3审批
8.3.1管理文件（送审稿）的审批分工，按表一规定执行。
8.3.2编制部门应根据审查意见，对管理文件草案修改完善后，若需会签的应组织有关部门会签，会签时按附录D规定进行会签，然后报送管理人事部。
8.4发布
8.4.1管理文件审批同意后，由编制部门按第7.1条规定编管理文件号，管理人事部按规定统一编发文号。
8.4.2管理文件制定过程中的各种文件材料按《QG/CGA19-2006档案管理制度》归档保存。
9管理文件的修订复审
9.1管理人事部应负责定期或不定期地组织对企业管理文件进行整理、修订，以确保文件的有效执行，对执行情况进行监督、检查和考核。
QG/CGB01-2006共5页第5页
9.2凡拟对管理文件内容的执行，提出要求修改的部门，应提出书面报告送管理人事部。
9.3管理人事部负责对管理文件在执行中的问题进行分析和确认，并按照第8.3条规定组织复审。
9.4对于同意“修改”的管理文件，由原管理文件编制部门负责修订。
管理文件修订后的审批程序，参照第8章规定。
9.5对于“修改”的管理文件，修订后的文件号原则上不变，仅把年代号改为新修订年代号。
若由于编制部门调整，则管理类别号按表一作相应调整，顺序号也相应调整，调整按调整后部门的顺序号依次编号。
9.6对于“作废”的管理文件，由发文部门负责收回处理或宣布作废。
如果使用部门需要保留管理文件文本，则应在管理文件上加盖红色“作废保留”印章。
编制
任文玉
文件
会签
颜慧
明政
梁建宗
王立山
易钢忠
审核
曾庆元
魏平
唐松林
宋勤
曾绍勇
唐勇
批准
汪栋
朱文峰
黄忠
曾令良
李磊
周建华
附录A（首页格式）
四川成都成工工程机械股份有限公司管理文件
（管理文件名称）
QG/CGXXXX-XXXX共Ｘ页第Ｘ页
1目的
2范围
3职责
4管理内容
（以下略）
四川成都成工工程机械股份有限公司XXXX-XX-XX批准XXXX-XX-XX实施
附录B（续页格式）
QG/CGXXXX-XXXX共Ｘ页第Ｘ页
附录C（末页格式）
QG/CGXXXX-XXXX共Ｘ页第Ｘ页
编制
文件会签
审核
批准
附录D（文件会签审批表）…
文件会签审批表
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