如何下单收款办理出入库.docx
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如何下单收款办理出入库
如何下单、收款、办理出入库
一、福临旺家门店零售的工作流程：
录入客户信息→销售预约单→凭销售预约单上门测量→图纸设计→图纸客户确认→录销售订单→客户销售订单确认→收定金→下订货单到公司→产品完工→收尾款→门店收货确认→门店发货→客户收货确认→预约安装→上门安装→客户安装确认→填写安装结算单→结算单录入系统→结算单返公司客户服务中心。
二、订单填写注意事项：
1、销售单、订货单相关说明：
1.1、销售单：
销售单适用于各专卖店、直营店零星销售供测量、客户确认的表单，此单为记录客户详细联系资料及订货明细，以及测量、付款、交货服务等约定，具备双方合约意义，此单一式两份，专卖店、直营店留底一份，客户一份；
1.2、订货单：
订货单为各直营店、专卖店将所接的销售单转公司生产的订货表单；此单为记录各个专卖店、直营店的订货明细，以及规格、款项、交货时间等约定事项，具备各个专卖店、直营店与公司双方合约意义，此单一式两份，专卖店、直营店留底一份，公司生产计划中心接单一份；
2、销售单、订货单填写规范：
2.1、销售单的订单号：
为各个专卖店、直营店为了便于查验、统计需求需要可以自主编号。
2.2、订货单的订单号：
为各个专卖店、直营店的订单识别号，便于公司订单查询；订单号的编码原则：
A01-11-01-00003由七位数加-组成，A代表省区，01代表该省区专卖店或直营店编号，11代表年份，01代表月份，00003代表订单流水号。
省区
编号
省区
编号
省区
编号
浙江
A
江苏
B
上海
C
江西
D
湖南
E
安徽
F
湖北
G
河南
H
山东
J
河北
K
福建
L
广东
M
海南
O
广西
P
云南
Q
贵州
R
重庆
S
四川
T
山西
U
陕西
V
甘肃
W
青海
X
新疆
Y
内蒙
Z
吉林
Ⅰ
辽宁
Ⅱ
黑龙江
Ⅲ
天津
Ⅳ
北京
Ⅵ
具体各省区专卖店、直营店代码见营销中心编码原则；
2.3、销售单的内容填写规范：
产品名称、产品编码、规格等具体内容必须填写完整，填写清楚，有特殊要求的要在备注栏里描述清楚；以便查验。
2.4、订货单的内容填写规范：
订货单的内容一定要和销售单的内容一直，测量的尺寸均为安装时的精确洞口尺寸，不得随意加减，在制作时由公司技术部门统一缩放；
2.5、特殊订单由各专卖店、直营店自行提供相关技术数据或图片照片与技术部门沟通清楚，双方确认无误后按照常规订单下单；
2.6、备注说明:
主要是对常规订单某些零配件有特别要求的，要对其进行文字描述；
3、名词解释：
3.1、门洞净尺寸：
只测量后的安装尺寸，此尺寸为工厂制作依据，由公司技术部门根据安装标准统一缩放；其他人不得擅自改变尺寸；各专卖店、直营店一定要在其测量时与客户沟通清楚，贴别是一些毛胚房，预留尺寸一定要精确；
3.2、右内开：
是指人站在室（或房间）外，面对门窗，朝内开启，合页在门窗的右边，锁具在门窗的左边。
3.3、左内开：
是指人站在室（或房间）外，面对门窗，朝内开启，合页在门窗的左边，锁具在门窗的右边。
3.4、右外开：
是指人站在室（或房间）外，面对门窗，朝外开启，合页在门窗的右边，锁具在门窗的左边。
3.5、左外开：
是指人站在室（或房间）外，面对门窗，朝外开启，合页在门窗的左边，锁具在门窗的右边。
对于原铝合金门窗存在的不规范称呼解释如下：
右锁内开=右内开左锁内开=左内开
右锁外开=右外开左锁外开=左外开
4、各省区直营店、专卖店编码：
浙江省：
A
专卖店
编号
专卖店
编号
专卖店
编号
江山店
01
杭州店
02
温岭店
03
金华店
04
义乌店
05
江苏省：
B
专卖店
编号
专卖店
编号
专卖店
编号
南京店
01
南通店
02
启东店
03
泰州店
04
上海市：
C
专卖店
编号
专卖店
编号
专卖店
编号
上海直营店
01
江西省：
D
专卖店
编号
专卖店
编号
专卖店
编号
南昌店
01
山东省：
J
专卖店
编号
专卖店
编号
专卖店
编号
东营店
01
日照店
02
河南省：
H
专卖店
编号
专卖店
编号
专卖店
编号
信阳店
01
山西省：
U
专卖店
编号
专卖店
编号
专卖店
编号
太原店
01
运城店
02
5、订单客户信息的录入的规范：
客户是单位一定要写清单位的名称，并写明联系人是谁，联系人的手机和办公室的电话，以方便安装和测量，清楚的写明送货地址，原则上送货地址就是安装地址，并和客户核对地址和电话有无差错。
客户是个人要并写明联系人是谁，联系人的手机和家里的电话，以方便安装和测量，清楚的写明送货地址，原则上送货地址就是安装地址，并和客户核对地址和电话有无差错。
6、关于填写定金单的规范：
定金单的项目一定要写明收什么货款的定金，而不能写收什么款的订金。
关于定金，根据《担保法》的有关规定，当事人可以约定为一方向对方给付定金，作为债权的担保。
债务人履行债务后，定金应当抵作价款或者收回。
给付定金的一方不履行约定债务的，无权要求返还定金；收受定金的一方不履行约定的债务的，应当双倍返还定金。
定金的数额由当事人约定，但不得超过主合同标的额的百分之二十。
定金作为合同担保的一种形式，用来担保合同的履行。
定金和订金在签合同时，却被经常使用，订金和定金似乎没什么区别，但一字之差，意思大相径庭。
订金”不是法律上的概念，我国法律没有明确规定，但一般认为，订金被认为是预付款，和“定金”有着严格区别。
合同中，如果写的是“订金”，一方违约，另一方无权要求其双倍返还，。
7、关于交货期确任的规范：
公司订货单的交货期为：
订货单公司确认无误后，加盟商定金到账后起计算，产品生产完工可以发货的时间，不含工厂到门店的物流时间。
门店销售单的交货期为：
门店的销售单和订货单均确认无误后，终端客户定金到账后起计算，到产品送达到门店的时间，含工厂到门店物流的时间。
门店的特殊或加急销售单的交货期一定要得到公司生产计划中心准确书面答复后，方可答复终端客户的准确交货期。
8、其它注意事项：
木门订单：
1、产品名称是指你要下单制作的产品，如：
实木复合们、原木门等；
2、产品编号是我公司统一产品代码，如:
FMMF-350A216-25等；
3、树种和颜色一定要与订单编号一致，才可以下单；
4、门洞净尺寸：
所有下单全部统一填写门洞净尺寸，门扇面积有订单部审核；如：
门洞2156*880*260（mm）；按照高*宽*墙厚
5、开门方向一定要注明，尤其是单开门，如需要开锁孔、合页槽、猫眼、闭门器等五金的一定要注明门的开启方向，提供锁芯、合页、猫眼、闭门器等五金，子母门要确定是左固定还是右固定；
6、单价这里是一定要根据公司的政策，一律填写平方价；超宽的部分根据公司价格体系算出超宽的价格；
7、整套价：
是写整套门的价格，这就要求在平方价的基础上会算实木复合门和原木门的价格；
8、备注：
有特殊要求的可以在订单上注明，如单面门套，单边线条，要开合页，要做假墙等。
下面是预交定金和付款金额，客户在下单之前一定要收到预付定金才可以下单，在送货之前一定要把全款付清，订单上填写要大写数字；
9、要注意备注栏关于玻璃的选择，选择后在相应的玻璃款式后打“√”；如不选，视为出样样品标配；
10、非标门（特殊订单），由客户或加盟商提供图纸、图片、照片、结构等数据；
木门门扇（填表方法同上）
只做门扇由客户或加盟商提供门扇尺寸；
线条（填表方法同上）
1、填写时注意线条的尺寸，长宽厚一定要标注清楚；
2、确定线条的根数，表明单价，在根据长度计算最后的价格；特殊要求备注；
门套（填写方法同上）
1、在门套下单时要让客户确定单面线条还是双面线条，是否要挡条；
2、下单时填写门洞净尺寸，通过我公司价格体系算出超宽部分的价格；
窗套
1、下单时填写窗洞净尺寸，通过我公司价格体系算出超宽部分的价格；
2、在窗套下单时要客户确定是单面线条还是双面线条，同时确定是三边还是四边；
铝合金门
1、产品名称，客户要订购铝合金门的种类，如:
平开门，吊趟门，推拉门等
2、型材的颜色和玻璃的款式一定要与产品的编号一致，才可以下单；
3、确认内包边还是外包边，还是双包边，同时确认门的开启方向；
4、吊脚很重要，一定要与客户沟通，得到客户同意并确认；
5、统一以门洞净尺寸下单；
折叠门（填写方法同上）
注意确认固定方向和折叠方向；
卫浴隔断门（填写方法同上）
地板
1、产品名称，如：
实木地板，强化地板等
2、地板的规格，如：
910*122*18
3、数量一定要以整箱来计算，并注明一箱的平方数，和平方价，确定最后金额；
4、如客户需要公司配齐辅料，在填写辅料订单，填写清楚即可。
三、关于各直营店销售与收款业务的管理办法
为了理顺公司各直营店销售、发货、开票、收款等业务的办理程序，明确各相关岗位的工作职责，确保各直营店的各类销售与收款业务能够正确、有序的进行，制定本管理办法。
（一、）本办法的适用对象
1、江山总部门店2、杭州直营店3、南京直营店4、上海直营店
（二、）办理销售与收款业务的相关部门、岗位
1、各直营店营业员、收银员
2、财务部会计、出纳
3、仓库（物流中心）保管员、录单员
4、生产计划中心订单员
（三、）销售与收款业务的分类
根据销售的商品不同分为两大类，第一类：
销售门；第二类：
销售地板。
类别
销售商品
主要特点
说明
第一类
门
1、平时各直营店无现成的商品门（即各直营店不备库存）。
2、销售时：
需先订货，再生产，然后才从总部发货至直营店销售。
第二类
地板
1、平时各直营店有现成的商品地板（即直营店有库存商品）。
2、销售时：
各直营店可从自已的仓库直接发货销售。
如果本类商品在各直营店没有事先备库存，也是销售多少从总部仓库发运多少，则其销售操作程序参照第一类的进行。
四、第一类销售与收款业务的办理程序
第①步直营店向客户开票、收款业务的办理
为了便于本业务的开展，各直营店收银员需到公司总部财务部领取统一印制的销售单、收款收据等空白凭证，分别按以下规定进行使用，财务部对各直营店领取的空白凭证实行备案登记管理。
本业务根据直营店向客户的收款方式是否需由直营店所在市场统一收银处收取，分别以下两种方式进行办理：
第一种方式：
需由直营店所在市场统一收银的（南京店）按以下方式办理。
1、向客户收取（退回）测量款
收取测量款时，由营业员开具收款收据，客户据此向收银员交款，由收银员在收款收据上签字、盖章确认，记账联由收银员留存，客户联给客户作为收款凭据。
退回测量款时，客户凭原开具的收款收据（客户联）或客户重新开据的收条到直营店收银员处办理退款手续。
2、向客户收取定金
向客户收取定金时，由营业员向客户开具由南京市场上统一印制的《建材销售缴费单》，客户凭此单到市场统一收银处办理缴款手续。
（重点说明注意在定金栏画“√”）
直营店收银员负责收取经市场统一收银处盖章确认的《建材销售缴费单》，作为向客户收取款项的凭据，并负责核对、统计各缴费单实际到账情况。
3、向客户收取尾款
向客户收取尾款时，由营业员向客户开具由南京市场上统一印制的《建材销售缴费单》（注意在尾款栏画“√”），客户凭此单到市场统一收银处办理缴款手续。
直营店收银员负责收取经市场统一收银处盖章确认的《建材销售缴费单》，作为向客户收取尾款的凭据，并负责核对、统计各缴费单实际到账情况。
第二种方式不需由直营店所在市场统一收银的，即由各直营店直接向客户收银的（除南京店以外的其他真营店）按以下方式办理。
1、向客户收取定金
向客户收取定金时，由营业员开具收款收据，客户据此向收银员交款，由收银员在收款收据上签字、盖章确认，记账联由收银员留存，客户联给客户作为收款凭据。
2、向客户收取尾款
向客户收取尾款时，由营业员先收回向客户收取定金时的收款收据（客户联）或客户收到退回订金的收条后，重新向客户开具《销售单》，客户据此向收银员补交尾款后，收银员在《销售单》上盖章确认后，记账联自已留存，客户联交给客户。
第②步直营店收银员向总部缴款、传单业务的办理
1、直营店收银员向客户收取的所有款项（包含但不限于测量款、定金、尾款）均应于收款当日填制现金收入传票，并将款项缴存于指定的开户银行账号。
同时，各直营店的收银员应将收入传票的明细信息制成电子表格，及时发送给总部的出纳，以便于其核对每张订单的实际收款情况。
2、直营店收银员定期（按月）将所有的收入传票按缴款顺序连续编号后，寄送到总部财务部出纳。
3、总部财务部出纳核对实际到款信息后，传交会计进行相应的账务处理。
第③步直营店营业员向总部内勤中心传递客户订单信息
1、直营店的营业员在接受客户订单，并收妥订金后，填制《客户订货单》经店长签字后传送到总部内勤中心订单管理员。
2、订单管理员组织安排生产。
第④步财务部出纳向内勤中心反馈收款信息的办理
1、财务部出纳根据银行帐户的实际到账情况与直营店收银员传送过来的收入传票的电子表格核对一致后传发给内勤中心订单管理人员，作为确认订单收款的依据。
2、内勤中心订单管理人员，根据各订单的收款信息，组织生产（或下单）、发货工作。
第⑤步内勤中心订单管理员向物流公司仓库下达发货指令的办理
当订单生产完工后，内勤中心订单管理员根据各订单尾款的实际收取情况，向物流公司下达发货指令。
即由订单管理员统一开具《库存调拔单》，将订单商品由物流中心仓库调拔运送到各直营店仓库。
第⑥步物流公司仓库按发货指令向直营店（客户）发货业务的办理
1、仓库（物流公司）根据《库存调拔单》的信息将物流中心仓库的商品门调拔，并运送到各直营店仓库以备销售。
2、各直营店安排专门人员负责统计本店商品门的收、发、存及销售情况。
直营店商品门的统计人员负责接受、验收仓库物流中心备送过来的商品门，并根据《库存调拔单》，中心仓库或外协工厂的《出库单》的信息在《本店商品门收、发、存的手工台账》记录增加，根据本店实际开具的《销售单》或《公司缴费单》（尾款联）记录减少。
所有直营店收银员收付到货物（含辅料和五金锁具、重要的促销物资等）要开具《入库单》，所有销售的产品都要开具《出库单》，调拨的产品要开《调拨单》，所有退回的产品给客户办理完相关退货手续后要办理《入库单》。
江山直营店由中心仓库直接发货到终端客户家中由集团物流公司直接开出库单，无须门店重复开单。
第⑦步物流公司录单员向财务部报送库存信息的办理
物流公司录单员将所有的入库信息、出库信息、调拔信息录入系统后，按月生成库存收、发、存汇总表，报送财务部会计作为成本核对的依据。
（五、）第二类销售与收款业务的办理程序
第①步直营店备货的具体工作如下：
1、各直营店根据本店地板销售情况，向销售内勤中心提出备货申请，由销售内勤中心统一开具《地板库存调拔单》。
2、仓库（物流公司）根据《地板库存调拔单》的信息将物流中心仓库的地板调拔，并运送到各直营店仓库以备销售。
3、各直营店安排专门人员负责统计本店地板的收、发、存及销售情况。
直营店的地板统计人员负责接受、验收仓库物流中心备送过来的地板，并根据《地板库存调拔单》的信息登记《本店地板收、发、存的手工台账》。
第②步调库信息的具体工作如下：
1、物流公司仓库保管员根据《地板库存调拔单》办理发货手续，并在本单调出仓库保管员处签字确认后，分以下两种情况进行处理：
如果是由物流运送司机进行运送的，则将经调出仓库保管员签字的《地板库存调拔单》由运送司机带送到各直营店仓库，并经各直营店负责地板统计保管的人员在调入仓库处签字确认后带回物流公司中心仓库保管员。
如果是通过第三方物流进行运送的，物流中心仓库凭办妥的托运回单作为出库的凭证。
2、物流公司仓库保管员将经直营店签字确认的《地板仓库调拔单》或托运回单传送给录单人员，录单人员据以在系统中办理调库手续，调库信息按月传送到财务部会计人员进行调整库存的会计核算。
第③步开票、收款、销售发货的具体工作如下：
1、客户到各直营店购买地板时，由直营店的营业人员开具《浙江福临旺家建材销售有限公司的销售单》。
2、客户凭营业员开具的《销售单》向收银员交款，收银员收款后在《销售单》上盖章、签字确认。
3、客户凭经收银员盖章、签字后的《销售单》，向各直营店负责地板统计保管的人员提货。
或直营店负责地板统计保管的人员按照经收银员盖章、签字后的《销售单》组织送货。
第④步缴款、销售发货信息的具体工作如下：
1、各直营店销售地板后，由各店收银员按日填制《收入传票》、按日缴存销货款。
2、各直营店收银员按月将收入传票（办理销售业务的相关原始凭证）寄送到总部财务部出纳人员，出纳人员复核到账信息后，转交会计，会计据以办理收入确认、货款回收的会计核算。
3、各直营店负责地板统计保管的人员按月编制库存地板收发存汇总表，并将出入库的相关原始单据（入库时的《调拔单》，出库时的《销售单》）全部附在本表后寄送到财务部会计，财务部会计负责组织补录销售出库信息后，进行销售成本结转的会计处理。
（六、）销售退货的办理程序
已经销售的商品门应严格退货报批手续，如需退货须经售后服务人员（技术人员）确认后方可办理退货手续。
已经销售的地板，如有剩余的部分需退回的，须经各店店长确认后按以下程序办理：
1、当直营店营业员同意客户退回多余地板时，先向客户收回原《销售单》（客户联），再向客户开具“红字”或“负数”销售单（退货单）。
2、营业员将收回的《销售单》附在新开具的《红字销售单》（退货单）后，找店长签字。
3、客户凭经店长签字后的退货单到直营店地板仓库（负责地板统计、保管的人员处）办理退货入库手续，保管人员根据退货验收入库情况填写《退货验收入库单》。
4、客户凭退货单、退货验收入库单等单据到直营店收银员处办理退款手续。
（七、）其他相关工作。
江山总部门店在销售过程中，如遇客户需欠款的情况，门店营业员应负责要求客户填写由集团统一印制的《欠条》，并主动找到公司总经理以上人员在欠条上签字后方可办理销售业务。
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