项目印章管理制度.doc

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附件三

项目印章管理制度

1、目的

为加强施工部门的项目印章的管理，防范项目印章使用风险，特制订本制度。

2、职责

2.1法务/合约中心为项目印章的主管部门，负责项目印章的审刻、发放、指导使用及收回等工作。

2.2项目经理是项目印章的使用责任人，应对用印发出文件产生的经济、法律后果承担所有责任。

3、项目印章的类别

3.1项目印章分为项目部章和项目资料专用章两个类型。

3.2施工部门可根据项目管理的需要申请刻制一枚项目部章或同时申请项目部章和项目资料专用章各一枚。

4、项目印章的刻制

4.1项目经理或其委托人根据合同/中标通知书，填写“开工备案书”，到工程管理中心进行开工立项，并获取项目编号。

4.2开工备案完成后，施工部门通过erp（施工分公司负责人、工程管理中心负责人确认）申请项目印章的刻制；erp审批流程完成后，由法务/合约中心委托定点单位完成项目印章的刻制。

4.3项目印章刻制完成后，由施工部门从法务/合约中心领用，并由项目经理签署《项目印章保管责任承诺书》；同时刻制有项目部章和项目资料章的，施工部门需指定专人分工保管。

5、项目印章的使用及保管

5.1项目印章使用的基本要求：

5.1.1项目印章只能用于和该项目有关的各种签证、洽商变更单、联系单、工序（隐蔽）报验单、采购和单双包合同等文件资料；

5.1.2除公司书面授权外，项目印章禁止用于签署项目结算（含内外审计资料）文件、处罚加大的承诺、借款文件等文件资料。

5.1.3除整体双包、特殊合作项目外，项目印章禁止用于签订该项目班组的材料采购、单双包合同；并不得为项目班组作出任何形式的担保。

5.1.4若施工部门违反5.1.2、5.1.3规定，将由总经理室依据红黄牌制度予以处理；同时公司保留追究相关责任人法律责任的权利。

5.2项目印章使用流程

5.2.1项目印章的用印原则上应由项目经理签字确认方能实施；如遇紧急情况需使用，经项目经理电话确认后方能使用，并于使用后3日内办理补签手续。

5.2.2项目印章的用印应使用项目印章审批单（见附件1）；且项目部应建立项目印章使用的登记台账，做到每次使用均有详实的记录。

5.3项目印章保管

5.3.1项目印章领用后，项目部应在领用当天明确项目印章的保管人，保管人应做到项目章的使用过程处于其视线范围内，且使用后及时放入抽屉锁好。

5.3.2若项目印章在保管过程中出现遗失或盗窃的，项目部应按如下程序进行处理：

5.3.2.1遗失或盗窃后第一时间向公安机关报案并形成报案记录。

5.3.2.2遗失或盗窃后2日内向工程及公司所在地媒体发布遗失声明。

5.3.2.3遗失或盗窃后2日内向与该项目有关的单位发布遗失作废声明等。

5.3.2.4完成上述手续并取得相关证明文件后2日内按第4条规定的程序重新申请项目印章的刻制。

5.3.3若项目印章的遗失或盗窃系因项目部的保管不善造成的，并造成公司经济损失达到50万以上的；经核实后，将由总经理室依据公司红黄牌制度予以处理。

6、项目印章的回收和销毁

6.1原则上项目完工后2个月内应将项目印章及时归还法务/合约中心。

若有审计或补办验收资料等原因需要延迟归还的，须通过erp（经分公司负责人、工管中心负责人、法务/合约中心负责人确认）提交延期报告，明确归还时间及保管责任人，并重新签订书面的《项目印章管理责任承诺书》。

6.2项目印章交回法务/合约中心，因故需要使用该项目印章的，由用章申请人通过6.1规定的延期报告程序审批完成后，到法务/合约中心领用项目印章。

6.3法务/合约中心指定的项目印章专员，应按本条规定及时催收印章，并于每月5日前将项目印章的回收最新动态（注明较难催收项目印章）通过内网发送给公司领导；较难催收的项目印章将由法务/合约中心提交总经理室予以催收。

6.4对于已审定满5年且工程款已收讫的工程的项目印章由法务/合约中心统一按照相关档案销毁审批规定予以销毁。

7、附则

7.1本制度自2012年9月10日起施行。

7.2本制度由公司法务/合约中心负责解释。

苏州金螳螂建筑装饰股份有限公司

总经理室