合同管理录入规范草稿.docx
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合同管理录入规范草稿
合同管理-录入规范-草稿
用友合同录入规范
下面手册的主要内容是合同管理中合同的新建、录入、生效、变更、结算、结案。
《合同管理》产品可以提供各种类型合同，主要包括普通合同、主子合同、应收应付合同和购销类合同。
在下面的手册中，讲的是应收类合同的操作过程。
一、新建合同
第一步：
建立合同
在【合同导航】或【合同工作台】中点击【增加】按钮建立一张新的合同。
第二步：
合同设置
新建合同时，弹出【合同设置】窗口，用户进行选择设置。
（工程技术服务合同）
按【确定】保存当前设置。
二、录入合同内容
在合同工作台中录入合同内容，合同包括以下几个重要方面的信息：
合同概要、合同标的和合同附件。
·合同编码：
录入必填。
·合同名称：
录入必填。
·合同类型：
参照【合同类型设置】，必填。
（一般为工程技术服务合同）
·合同性质：
根据【合同类型】带入，不可修改。
·主合同编码：
录入或参照，可为空。
·所属合同组：
录入或参照，可为空。
·对方单位：
参照【客户档案】，必填。
·对方负责人：
录入，可为空。
·合同签订日期：
（1）录入合同时，合同双方都已盖章确认或客户审核通过，录入收到合同或系统审核通过的日期。
（2）录入合同时，若只有我方盖章确认，则暂不录入签订日期，等收到双方确认的合同后，做一张【合同变更单】（详见合同变更）。
·合同开始日期：
合同上约定的开始时间，若未约定，以项目实际开工日期为准，必填。
·合同结束日期：
合同上约定的结束时间，若未约定，以项目实际结束日期为准，必填。
·币种：
默认为本位币（一般为人民币）。
·汇率：
根据【币种】带入。
·收付计划方向：
根据【合同类型】带入。
·部门：
项目所属的部门，参照【部门档案】，必填。
·业务员：
项目所属的项目经理，录入或参照【职员档案】，必填。
·保修期：
可为空。
·业务类型：
可为空。
·合同描述：
可为空。
·创建人、创建日期、生效人、生效日期、结案人、结案日期：
根据当时的操作员及日期自动带入。
根据【合同标的】（标的明细）带入，不可修改。
·合同总金额：
【合同标的】的含税金额原币合计。
·合同执行金额：
【合同标的】的执行含税金额原币合计。
·合同总数量：
合同末级标的数量合计。
·合同执行数量：
合同末级标的执行数量合计。
·项目大类：
参照【项目大类】选择[00]带入，必填。
·对应项目编码：
参照【项目档案】带入，必填。
·标的编码、标的名称、来源、项目分类编码根据[项目大类][对应项目编码]自动
带入。
·数量：
录入，必填。
·税率%：
录入百分比，入6代表6%，必填。
·含税原币单价：
手工录入数据，必填。
·无税原币单节、无税原币金额、含税原币金额：
根据其他已经输入的数据自动计
算。
·附件路径：
参照，必填。
若合同双方都已盖章确认，上传双方确认的合同扫描件；
若只有我方盖章确认，上传我方确认的合同扫描件，等到收到对方盖章的合同后，做一张【合同变更单】重新上传双方盖章的扫描件，填写【合同变更单】日期则为合同收到的日期。
三、合同生效
录入完整的合同信息后，必须经过审核生效后才能成为正式的合同。
四、合同变更
对于已经生效的合同，用户可以对合同进行变更；在变更单生效后，合同执行的内容包括“合同原始文件+所有生效变更单”。
第一步：
在【合同工作台】窗口，对已生效未结案的合同，可以按【变更】进行合同变更，系统显示【合同工作台-变更列表】。
存在未生效变更单时，不可新增变更单，即一张合同只能由一张未生效变更单。
第二步：
按【增加】进入【合同工作台-变更】。
·合同签订日期：
进入系统时选择收到合同的日期。
在【变更原因码】选择【调整签订时间（已收到时间为准）】。
·变更单号：
根据变更单记录生成流水号。
·变更原因码：
参照【变更原因码档案】带入，必填。
·变更申请人：
录入。
·变更生效人：
根据生效人员自动带入。
·变更制单人：
根据保存人员自动带入。
·变更生效日期：
根据生效日期自动带入。
·合同编码：
不可修改。
·合同名称：
根据合同带入，可修改。
·合同分组、主合同编码、保修期、质保金比例、质保金额度、合同描述：
可为空。
·合同结束日期：
根据合同带入，可修改，合同结束日期≥合同开始日期。
·可以修改【合同标的】、【标的明细】栏目，参见合同工作台【合同标的】、【标的明细】栏目说明。
·未执行数据的末级标的记录可以修改、删除，已执行的末级标的记录不可删除，但可以终止。
·有执行数据的末级标的，修改时有以下限制：
（1）金额控制型：
合同金额≥执行金额/（1+允差%）
（2）数据控制型：
合同数量≥执行金额/（1+允差%）
（3）单价控制型：
不可修改单价
·【合同条款】可以记录合同中具有重要参考意见的条款，用于文本参考，没有后续处理。
·附件内容：
上传收到的双方盖章确认的合同扫描件。
·标志：
双击显示“终止”，再双击取消。
已执行的末级标的不可以删除，但可以终止
，已终止的末级标的不可以变更、不可以在合同结算单中进行结算。
五、合同结算
签订合同，合同执行之后，开始合同处理的第三步——合同结算。
合同结算主要包括合同结算单录入、合同结算单生效等业务处理。
第一步：
在【合同结算单列表】中点击【增加】，弹出合同结算单单据卡片。
第二步：
点击【生单】右侧向下的箭头，选中【合同】；
输入发票对应的合同编号，然后点击【确定】；
弹出【合同结算单参照合同生单】，选中发票对应的合同编号。
点击【OK确定】。
·结算单编号：
录入发票号码，必填。
·结算单来源、合同名称、合同分组、合同类型、合同性质、对方单位、汇率、币种、
业务员、部门、合同标的编码、合同标的名称：
自动根据合同信息带入。
·结算数量、税率、无税单价、含税单价、无税金额、含税金额：
自动根据合同信息
带入，可修改。
按照发票实际税率及金额修改。
必填。
·制单人、制单日期、生效人、生效日期、审核人、审核日期：
根据当时的操作员及日期自动带入。
第三步：
录入完整的发票信息后，点击保存及【生效】后此结算单才正式生效。
六、合同结案
合同执行完毕，该合同就可以结案了。
对于如果合同已经结案，到又要执行，可以弃结合同。
要结案的合同必须是有效合同，即已生效合同；要弃结的合同必须是已结案的，弃结合同的状态为结案前的状态。
已结案的合同不能变更、执行，不能收付款，年结时不能结转到下年的年度帐中。
以下情况的合同不能结案：
（1）存在未生效的合同变更单。
（2）存在未生效的执行单据（如合同结算单）。
（3）已生效的合同结算单的本币和原币有余额。
第一步：
进入【合同批量结案/弃结】窗口，输入需结案/弃结的合同编号，点击【确认】。
第二步:
单击【选择】选中合同，按【结案】、【弃结】对所选择的合同进行批量结案/弃结。
第三步：
弹出【批量执行报告】，显示成功/失败信息。
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