企业标准化管理体系文件要求.docx
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企业标准化管理体系文件要求
企业标准化管理体系文件要求
1范围
本标准为企业标准化管理体系文件的建立和保持提出要求，这些适合于公司特定需要的文件的管理是确保企业标准化工作有效运行所必需的。
要求的使用有利于按适用的管理体系标准的要求建立形成文件的体系。
本标准不仅适用于公司及其各单位、各部门按照标准化要求建立企业标准体系形成文件，也适用于按照相关要求实施其它管理体系形成文件。
注：
本标准的初次使用，主要为公司管理体系文件的建立和文件编写提出要求。
2规范性引用文件
下列文件对于本标准的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。
GB/T1.1-2009标准化工作导则第1部分：
标准的结构和编写
GB/T13016-2009标准体系表编制原则和要求
GB/T13017-2008企业标准体系表编制指南
GB/T15496-2003企业标准体系要求
GB/T15497-2003企业标准体系技术标准体系
GB/T15498-2003企业标准体系管理标准和工作标准体系
GB/T19001-2008质量管理体系要求（ISO9001:
2008，IDT）
GB/T19004-2011追求组织的持续成功质量管理方法（ISO9001:
2008，IDT）
GB/T19023-2003质量管理体系文件指南（ISO/TR10013:
2001，IDT）
GB/T19273-2003企业标准体系评价与改进
GB/Z19579-2012卓越绩效评价准则实施指南
GB/T19580-2012卓越绩效评价准则
GB/T24001-2004环境管理体系要求及使用指南（ISO14001:
2004，IDT）
GB/T28001-2011职业健康安全管理体系要求（BSOHSAS18001:
2007，IDT）
YC/T384-2011烟草企业安全生产标准化规范
公司《企业标准体系表》
3术语和定义
3.1
标准standard
为在一定的范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种规范性文件。
注：
标准应以科学技术和经验的综合成果为基础，以促进最佳的共同效益为目的。
[GB/T15496-2003，3.1]
3.2
标准化standardization
为在一定范围内获得最佳秩序，对现实问题或潜在问题制定共同使用的重复使用的条款的活动。
注1：
上述活动主要包括编制、发布利实话标准的过程。
注2：
标准化的主要作用在于为了其预期目的改进产品、过程和服务的适用性，防止技术壁垒，并便利技术合作。
[GB/T15496-2003，3.2]
3.3
企业标准化enterprisestandardization
为在企业的生产、经营、管理范围内获得最佳秩序，对实际的或潜在的问题制定共同的和重复使用的规则的活动。
注1：
上述活动尤其要包括建立和实施企业标准体系，制定、发布企业标准和贯彻实施各级标准的过程。
注2标准化的显著好处是改进产品、过程和服务的适用性，使企业获得更大的成功。
[GB/T15496-2003，3.3]
3.4
企业标准体系enterprisestandardsystem
企业内的标准按其内在联系形成的科学的有机整体。
[GB/T15496-2003，3.4]
3.5
企业标准体系表diagramofenterprisestandardsystem
企业标准体系的标准按一定形式排列起来的图表。
[GB/T15496-2003，3.5]
3.6
技术标准technicalstandard
对标准化领域中需要协调统一的技术事项所制定的标准。
[GB/T15497-2003，3.1]
注：
公司初步确定为：
凡是针对产品（如：
专卖、营销、配送服务，烟叶生产经营产品/服务）、顾客、设备设施、物品等事项属于技术事项的范畴；凡是针对内部员工管理的属于管理事项（管理标准见3.8）的范畴。
二者有交叉的按其择重点划分，或一般划分为技术事项、技术标准范畴。
3.7
技术标准体系technicalstandardsystem
企业范围内的技术标准按其内在联系形成的科学的有机整体，它是企业标准体系的组成部分。
[GB/T15497-2003，3.2]
3.8
管理标准administrativestandard
对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。
注：
“管理事项”主要指在企业管理活动中，所涉及的经营管理、设计开发与创新管理、质量管理、设备与基础设施管理、人力资源管理、安全管理、职业健康管理、环境管理、信息管理等与技术标准相关联的重复性事物和概念。
[GB/T15498-2003，3.1]
3.9
工作标准dutystandard
对企业标准化领域中需要协调统一的工作事项所制定的标准。
注：
“工作事项”主要指在执行相应管理标准和技术标准时与工作岗位的职责、岗位人员基本技能、工作内容、要求与方法、检查与考核等有关的重复性事物和概念
[GB/T15498-2003，3.2]
3.10
管理标准体系administrativestandardsystem
企业标准体系中的管理标准按其内在联系形成的科学的有机整体。
[GB/T15498-2003，3.3]
3.11
工作标准体系dutystandardsystem
企业标准体系中的工作标准按其内在联系形成的科学的有机整体。
[GB/T15498-2003，3.4]
3.12
文件document
信息及其承载媒介。
示例：
记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。
3.13
规范specification
规定产品、过程或服务需要满足的要求的文件。
3.14
表格form
用于记录管理体系所要求的数据的文件。
注：
当表格中填写了数据，表格就成了记录。
3.15
记录record
为已完成活动或达到的结果提供客观证据的文件。
3.16
外来文件externalfile
包括国家、行业（除本单位外）、地方政府相关部门制定、颁布的有关法律、法规、规章、条例、标准、通知及各种行政类文件。
3.17
流程process
将输入转化为输出的相互关联或相互作用的一组活动。
3.18
省局（公司）级标准provincialbureau（company）levelstandard
省局（公司）范围的、全系统直接执行的标准。
3.13
公司级标准PUC（company）levelstandard
市（市）局（公司）范围内执行的标准。
3.14
部门（或直属单位）级标准department（orsubordinateunits）classstandards
公司各部门，或直属单位某一部门内部执行的标准。
4管理职责
4.1公司局长（经理）、分管领导
负责批准公司的管理体系、企业标准体系的文件发布。
4.2公司企管科
负责组织、协调相关部门实施管理体系文件、企业标准体系文件的编写、审核、报批，负责体系建设的归口管理。
4.3业务归口或牵头部门
负责职责范围内专项管理体系、子体系的策划、组织、协调、运行和改进工作。
负责专项管理体系、子体系文件的编写和评审工作。
4.4各相关部门及直属单位
负责根据职责范围，按照本标准要求完成相应的文件编写工作；负责组织编制和管理本部门相关体系文件。
5总要求
5.1公司按照省局（公司）要求、相关标准要求及本局（公司）实际，建立、保持并持续改进公司的管理体系文件。
5.2管理体系文件应与公司的组织结构、职责、策划活动、惯例、程序、过程和资源相适应。
管理体系文件的建立、保持和持续改进应考虑：
a）明确识别并确定组织的需求；
b）明确界定公司各部门、单位的职责和权限；
c）识别职责权限范围内的工作流程；
d）建立、健全与职责权限和工作流程相关的标准文件，包括技术标准、管理标准和工作标准；包括流程目标、岗位目标、部门目标；
e）在上述标准化的基础上，系统地建立、健全目标管理体系与绩效考核、评价体系。
5.1.3文件的编写、评审应以“六统一”为基本原则，即：
统一管理模式：
PDCA过程方法；
统一主要流程：
按部门职能界定主要流程，是实施标准化的前提；
统一技术标准：
企业标准体系应以技术标准体系为主体，以管理标准体系和工作标准体系相配套；
统一管理标准：
管理标准体系、工作标准体系应能保证技术标准体系的实施；
统一工作标准：
工作标准的有效运用应能确保技术标准和管理标准的有效实施；
统一考核评价：
按照标准化要求实施企业管理的标准化、规范化、程序化和系统化的考核评价。
和绩效考评
5.1.4多个管理体系整合的文件应把握的原则：
简化、统一、协调、优化。
简化：
管理多头寻简化；
统一：
有容乃大谈统一；
协调：
同舟共济讲协调；
优化：
体系融合更优化。
6管理体系文件结构
6.1管理体系文件的总体结构形式
攀枝花烟草企业标准体系结构分三个层次，QES“三标”管理体系文件也分三个层次，二者从不同角度反映了体系的总体结构，二者的关系如图1所示。
图1攀枝花烟草企业标准体系与QES三标管理体系文件的关系图
6.2技术标准构成
公司根据标准要求并结合自身实际明确了技术标准体系的构成，如图2所示。
图2技术标准的构成
6.3管理标准的构成
公司根据标准要求并结合自身实际明确了管理标准体系的构成，如图3所示。
图3管理标准的构成
6.4工作标准的构成
公司根据标准要求并结合自身实际明确了工作标准体系的构成，如图4所示。
图4工作标准的构成
7文件编号
7.1编号原则
技术标准、管理标准和工作标准分别编号，特殊文件、记录、修订后的标准编号单独规定。
注1：
本标准的编号规则应与公司原有质量、环境和职业健康安全管理体系（QES-MS）的相关规定协调一致、相互融合，当存在不一致或相互矛盾之处，由企管科负责协调处置。
7.2编号规则
7.2.1公司公司级标准的编号规则
图5公司公司级标准编号规则
示例：
Q/PZHYC20305-2013，表示该标准为公司“人力资源管理标准”中的标准，其顺序号为5，发布年号为2013年。
7.2.2公司科室、中心及直属单位的“部门或直属单位级”的标准编号规则
图6公司及直属单位部门级标准编号规则
示例：
Q/PZHYC（MY）.20305-2013，表示该标准为公司米易县局（分公司）“人力资源管理”中的第5个标准。
其顺序号为5，发布年号为2013年。
7.2.3特殊编号
由于特殊情况，某个标准需要分为若干部分发布，则在遵循本标准7.2.1、7.2.2的编号方法的同时，在标准顺序号后面加“.X”，X为阿拉伯数字，表示第X部分。
例如：
Q/PZHYC.11001.3-2013，表示该标准为公司技术标准中“专卖服务技术标准”类别里的标准，其顺序号为01标准的第3部分，发布年号为2013年。
7.2.4记录表格编号
单个文件派生出的表格样式在沿用其主文件编号方法的同时，在去掉“Q/PZHYC”和年号后，加“PYJL-”，再在标准顺序号后面加“-X”，X为阿拉伯数字，表示表格样式的顺序号。
示例1：
PYJL-22301-01，表示公司编号为“Q/PZHYC.22301-2013”的文件派生出的顺序号为01的表格样式，发布年号与对应的文件同步，省略2013年。
示例2：
PYJL（MI）-20501-03，表示公司米易县局（分公司）的编号为“Q/PZHYC（MY）20501-2013”的文件派生出的顺序号为3的表格样式，发布年号与对应的文件同步，省略2013年。
其它情况的规定：
a）当共用的表格样式的编号发生冲突时，采用先确定的表格样式编号。
b）当某一业务归口部门需要就一定范围内的记录表格进行统一编号时，执行统一编号规定。
如：
PYJL-ZM-023，表示专卖板块的第23号记录。
当采用这种统一编号方式确定某一板块的记录表格编号时，业务归口管理部门应确保表格文件的一致性、使用的规范性，以避免混淆和误用。
7.2.5标准修订后的编号
修订的标准编号，已按本标准编号的，只把原标准发布年号改为修订年份，其余编号保持不变。
7.3外来文件编号
外来文件包括国家、行业、地方政府相关部门制定、颁布的有关法律、法规、规章、条例、标准、规范、通知及各种行政类文件等（除本单位外），其编号直接采用原文件编号。
没有原始编号的外来文件，由文件接收部门或管理部门按文件的来源、时间、顺序自行编号。
当纳入公司《企业标准体系表》中的法律法规和其他要求，执行《企业标准体系表》的编号。
8文件的编写要求
8.1管理手册
管理手册的编写内容包包括：
封面、目次、前言、引言（可选）、发布令（可选）、管理者代表任命书（可选）、方针和目标（可选）、标准名称、1范围、2规范性引用文件、3术语和定义、4要求（可分章节4、5、6…）、附录、参考文献（可选）、索引（可选）等。
其基本要求分述如下（具体编排格式见第9章）：
a）封面
——体系文件均应有封面（封面格式参见附录C）
b）目次
——在目次中应列出完整的标题，标题到章、节。
必要时，目次显示到三级标题。
c）前言
——前言应包含标准提出单位、归口部门、起草单位、主要起草人和版本发布情况等间接性内容。
d）引言（可选）
——引言为可选要素，具体编排和格式要求见第9章。
e）发布令（可选）、管理者代表任命书（可选）、方针和目标（可选）
——此三项为可选要素，必要时单独录入，列出此部分内容的目的在于突出手册的纲领性要求，排在“标准名称”之前，不编号。
——录入的发布令，应概要描述标准制定的依据和目的，经企业法定代表人签发，确保在公司内得到贯彻执行。
录入内容应包括批准人和批准日期。
——录入的管理者代表任命书，应确定管理者代表及其职责权限。
还应包括批准人和批准日期。
——录入的方针和目标，应确保现行有效，并包括批准人和批准日期。
f）标准名称、1范围、2规范性引用文件、3术语和定义
——此四项为规范性要求，其中：
“2规范性引用文件、3术语和定义”在其他标准中为可选要素，此为必选要素。
——“1范围”应概括目的、使用对象或应用领域，必要时，还应规定不适用的对象或领域。
——“2规范性引用文件、3术语和定义”应按GB/T1.1-2009要求规范编写。
g）4管理要求（可分章节4、5、6…）
——“管理要求”可分章节4、5、6…表述，章节名称自选。
一般按PDCA模式分章节编写。
——应通过流程梳理，识别、确定过程，明确关键节点和管理控制要求。
——管理要求的内容一般包括：
目标、过程、职责、资源需求；运行要求、检查及评价要求、改进要求；所涉及的文件、记录的要求等。
h）附录
——附录分规范性附录和资料性附录，可包括：
部门、单位、特定机构的管理职责（规范性附录）；也可包括管理体系标准条款对照（资料性附录）以及相关图表等。
——也可附上中长期“规划”，以及“体系文件结构清单”等。
I）参考文献（可选）、索引（可选）
——参见按GB/T1.1-2009要求编写。
8.2程序文件
8.2.1单独发行的程序文件
单独发行的程序文件，其内容包括：
封面、目次、前言、标准名称、1范围、2规范性引用文件、3术语和定义（可选）、4管理职责、5管理要求（可分章节5.1、5.2、5.3…）、6支持性文件、7记录、8表格（可选，可收录所涉及的表格式样）。
8.2.2程序文件汇编
汇编的程序文件去掉单独发行的程序文件的“封面、目次、前言”和“8表格”，进行原版文件的汇编，再统一重新编写：
封面、目次、前言，汇编文件的目次只列出文件名称即可，原文件编号不变。
必要时，增加汇编文件的附录，收录必要的图表、清单等。
针对汇编文件去掉的表格文件，应重新梳理汇编《表格文件汇编》，规定表格样式及其使用要求。
表格文件的内容应包括：
封面、目次、前言、1范围、2规范性引用文件（可选）、3术语和定义（可选）、4要求（可分4基本要求、5应用要求、6表格格式…）、附录等。
8.2.3程序文件相关内容的编写要求
无论单独发行的程序文件（常用于首次发布的和增补的程序文件）还是汇编的程序文件，均应包括：
1范围、2规范性引用文件、3术语和定义（可选）、4管理职责、5管理要求（可分章节5.1、5.2、5.3…）、6支持性文件、7记录。
其编写的基本要求分述如下
a）1范围、2规范性引用文件、3术语和定义（可选）：
参见“8.1管理手册”；
b）4管理职责：
应描述实施本程序有关的主管领导、归口部门（主控部门）、主相关部门、相关部门、直属单位的管理职责，必要时，描述特定岗位人员的管理职责。
c）5管理要求（可分章节5.1、5.2、5.3…）：
按PDCA模式描述。
——应通过流程梳理，识别、确定过程，详细规定该活动所涉及的全部内容和应达到的要求，采取的措施和方法，并明确反映关键节点和管理控制要求。
——管理要求的内容一般包括：
5W2H，即：
What做什么（目的和范围）；Who谁来做（职责、人员能力）；Why为什么做（目标、接收准则）；When何时做（时机、接口、进度）；Where何地做（具备的设施或环境）；How怎样做（步骤、方法、资源、监测和文件）；Howmuch多少/程度（记录、业绩评价要求）。
——如涉及其它相关文件可直接引用。
d）6支持性文件、7记录：
录入第5章正文说描述的依据的文件、所要形成的文件和记录。
8.3作业指导书或工作手册
8.3.1部门或专业板块的作业指导书
部门或专业板块的作业指导书一般包括：
封面、目次、前言、标题、1范围、2部门/单位职能综述（含QES要求）、3岗位设置及岗位职能描述、4工作流程、5工作要求（各业务板块的技术标准、管理标准、工作标准的描述或简述）、6工作准则（工作所依据的现行有效的主要法规、标准、文件、制度等清单）、附录等。
8.3.2部门或单位的工作手册
部门或单位的工作手册一般包括：
封面、目次、前言、标题、1范围、2部门/单位职能综述（含QES要求）、3岗位设置及岗位职能描述、4工作流程、5流程说明（各业务板块的技术标准、管理标准、工作标准的引用或简述）、6工作准则（工作所依据的现行有效的主要法规、标准、文件、制度等清单）、附录等。
上述作业指导书与工作手册的区别在于，前者注重（业务板块）工作要求的描述（在企业标准体系技术标准、管理标准不健全的情况下），后者是以流程为主导，简述工作要求，以企业建立、健全技术标准、管理标准、工作标准体系为前提，对企业标准进行引用。
8.3.3作业指导书和工作手册的选取
部门或专业板块的《作业指导书》和部门或单位的《工作手册》二者二选其一，选取原则：
a）部门或专业板块的作业指导书是企业标准化过程中的有效文件，当部门完善了相关技术标准、管理标准、工作标准之后，即可以对原有作业指导书进行“瘦身”和简单修改，适当增加流程及其他规范性的要求。
当部门或单位已规范建立《工作手册》之后，部门/单位的作业指导书即被取代。
b）部门或单位的《工作手册》按8.3.2建立，取代部门或专业板块的作业指导书，突出工作手册和小册子性质。
c）作业指导书按公司各部门及专业板块建立，工作手册也可含专业板块建立，即公司的《工作手册》可包括业务板块内各县（区）局（分公司）的工作内容。
d）随着各部门/专业板块《工作手册》的建立、健全，各县（区）局（分公司）应建立各自的《工作手册》或分部门的《工作手册》。
其标准内容不变。
8.4流程文件
8.4.1流程文件的基本要求
流程文件不单独以企业标准的形式出现、发布、使用。
流程管理作为一个管理工具，其文件体现在《程序文件》、《作业指导书》、《工作手册》及其他文件之中，与相关文件同时修编、发布、实施。
流程文件作为相关文件的组成部分，其内容一般包括：
流程名称（或标题）、流程结构图（可选）、流程图、流程说明等部分，其编写要求如下：
a）流程名称（或标题）：
流程名称应简明、确切地反映活动主题和流程边界（范围）。
b）流程结构（可选）：
使用MicrosoftOfficeVisio流程软件或框图表述流程、子流程或子子流程的层次关系。
流程的层次结构有时也被称之为某业务板块的一级流程、二级流程、三级流程….。
c）流程图：
流程图使用MicrosoftOfficeVisio软件绘制，分为：
一般流程图和垂直（或水平）跨职能流程图。
应清楚的表明一组（多个）活动顺序和相互关系，以及每个活动的规范描述。
——一般流程图：
不分职能表述，不设职能分区也不划分工作阶段。
——垂直（或水平）跨职能流程图：
分职能表述。
必要时，设“分隔符”划分工作阶段。
d）流程说明：
流程说明可在相关文件中单独设立章节条款表述，也可在文件的正文中直接描述，形式不限。
其内容应包括：
流程主要涉及者、流程归口者、执行者、相关者，以及活动的输入、输入物、输出、输入物等。
——流程主要涉及者、流程归口者、执行者、相关者：
表明活动执行的主体和相关责任者；
——活动的输入、输入物、输出、输入物：
表明相关接口、相关文件、相关记录。
注1：
流程结构图适用于表述多个流程的层次关系，一般用于相关文件的正文插图。
注2：
流程图一般应用于《程序文件》、《作业指导书》、《工作手册》，绘制样式参见附录H。
8.4.2流程图的具体要求
a）流程图应系统的体现流程的整体步骤和流程重点，且易于理解。
b）跨职能的流程图要显示出部门或岗位之间的衔接关系，显示输出记录和单个岗位能得到阶段性成果的进程。
流程图职能带应尽量描述到具体的操作岗位。
如果一段进程包含多个活动，而这些活动都由某一个岗位（部门）完成，各单个活动又不产生阶段性的成果，则这一段进程只能作为流程图的一个步骤。
必要时，可引用支撑文件或子流程来说明，使之具备可操作性。
8.4.3流程说明和流程目标
当流程说明单独分章节条款描述时（如必要时应用于《工作手册》之中），具体活动应在流程描述的说明栏中详细说明，每段进程管理活动包含其主要操作者及输出记录，必要时应规定时限、质量、频次等方面的要求，同时设置流程关键绩效指标（KPI）。
格式如下表所示：
表1流程说明表。
序号
活动名称
活动说明
输出
责任者
关键绩效指标
（KPI）
8.5管理标准
8.5.1管理手册、流程文件按8.1和8.2的要求编写。
8.5.2在编制各类工作文件中，凡明确管理事项的管理制度、办法、规定等都属于管理标准范畴，按本章节8.5.3的要求编写。
在制定管理标准时，应明确界定管理内容和方法。
基本内容应包括：
a）应详细规定该管理活动所涉及的全部内容和应达到的要求，采取的措施和方法；
b）逐步列出开展此项活动的细节，明确输入、转换的各个环节和输出的内容。
其中包括物资、人员、信息和环境等方面应具备的条件，与其它活动接口处的协调措施；
c）明确每个过程中各项管理工作由谁做，做什么，怎么做，做到什么程度、以及为达到要求应如何进行控制，并注明需要注意的任何例外或特殊情况；
d）如涉及纯技术问题可引用技术标准（技术标准见8.7）。
8.5.3管理标准的编写要求
管理标准应包括：
封
升级会员 