技术文件图纸资料管理制度.docx
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技术文件图纸资料管理制度
技术文件、图纸资料管理制度
一、目的：
明确技术图样与文件的签署、更改及标准化等内容，对技术图样与文件进行有效的控制。
技术文件是公司的核心秘密，是公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有；公司的每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、正确性、系统性以及保密性，为了加强管理并规范员工的行为，特制定本制度，要求本公司员工互相监督、自觉遵守。
二、定义：
技术文件是指公司的产品设计图纸，各种技术标准、技术档案和技术资料等等；技术文件还包括未打印出图的尚在计算机里的图纸资料、技术文档等。
三、范围：
适用于产品图样、工艺图样、设计文件和工艺文件的管理。
四、职责：
技术部门负责技术图样与文件的统筹管理。
五、内容：
1、技术文件的形成规定与发放
a、任何一份技术文件的形成都是公司技术人员智慧和员工辛勤劳动的结晶，其中还饱含了公司巨大的前期投入、过程控制和后期经营等因素；希望得到全体员爱护和珍惜。
b、本公司使用的技术文件必须是经测绘或转换过的公司统一格式的文件；
非统一格式的图纸视为无效文件。
c、技术文件的编号统一按公司《技术文件编号规定》执行。
d、技术文件标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中应签署齐全，签署不全的技术文件视为无效文件，不得投放到相关部门，更不得使用；
e、技术文件投入使用，即投放到各使用单位（部门）之前，必须加盖“试生产用图”、“生产用图”、“受控文件”字样，否则视为无效文件。
f、技术部档案室负责图纸的发放到各使用部门，并做好《技术文件、图纸资料发放记录表》登记工作。
2、技术文件的管理与存档
a、技术文件是公司进行生产和各项工作共同的技术依据，必须加强管理，各部门应指定一名兼职资料员负责各种技术文件管理工作，保证技术文件的完整性等。
若暂时未指定资料员，则由部门主管暂行代理。
b、图纸更改必须收到厂家书面通知，执行人应在图纸相应位置做好标记，更改栏中填写好处数，更改文件号，签名及日期。
更改通知原件（外来）将与更改后的图纸一起保存在（书面）档案中；图纸更改必须将所有下发图纸，存档图纸（书面、电子）、工艺卡进行更改，并做好《技术文件更改记录》。
c、因更改或其它原因收回的技术文件由档案管员做好《技术文件收回记录》并同时加盖作废字样，单独保存。
d、技术文件任何部门、个人不得擅自打印、复制，不得以电子文档等形式在网上传递或者用移动硬盘、U盘、软盘等拷贝。
因工作需要必须打印或复制时，经部门经理签字批准后方可通过技术部档案管理员完成此项工作。
e、为了保证技术资料的保密性，除按正常程序，部门经理批办理外，任何人不得私自向外人转让和借出技术资料，一经发现要报公司给予严肃处理。
f、若不负责任的遗失技术文件或者损坏的技术文件，公司将根据有关规定给予处罚,如技术资料外泄，造成公司严重经济损失，公司将保留追究法律责任的权利。
g、
思路
技术文件采用两种存档方式：
电子档案（硬盘）和常规档案（书面）；
e、常规技术文件或电子档技术文件等由技术部档案室负责保管；员工借阅技术文件应凭部门经理批准的《技术文件、图纸资料借阅申请单》向技术部档案室借阅，用完后及时归还，并保证资料的完整性；电子文档一般不得外借，如有需要必有总经理批示。
h、 由于新技术的日新月异，越积越多的技术文件会占据不必要的资源，故有的技术文件需要销毁和清除； 需要销毁的技术文件由档案管理员提出，部门经理会同有关技术人员一起仔细校对核实，然后将销毁理由与销毁文件清单上报总经理室，由总经理或技术总监签署后，方可销毁。
3、常用表单
《技术文件、图纸资料发放记录表》
《技术文件、图纸资料收回记录表》
《外来文件接受登记表》
《技术文件、图纸资料销毁申报表》
《技术文件、图纸资料借阅申请单》
编制：
审核：
批准：
浙江诺达信汽车配件有限公司
技术部
2013-5-3
《技术文件、图纸资料借阅申请单》
编号：
JLNo:
001
文件名称
文件编号
数量
借阅部门
借阅开始时间
归还时间
借阅人
批准：
日期：
技术文件图纸资料发放记录
编号：
JLNo:
001
序号
文件名称
文件编号
单位
版本
发放记录
签收
日期
数量
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
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记录员：
外来文件接受登记表
编号：
JNo:
002
文件名称
页数
发文单位
接受人签名
管理签名
日期
备注
记录员：
技术文件、图纸资料收回记录表
编号：
JNo:
002
序号
文件名称
文件编号
单位
版本
收回记录
签收
日期
数量
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
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21
22
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24
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记录员：
技术文件、图纸资料销毁申报表
编号：
JNo:
002
文件名称
文件编号
版本
销毁理由
销毁记录
数量
日期
执行人
合计
校对：
审核：
批准：
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