项目部规范化管理.docx
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项目部规范化管理
项目部规范化管理
第一章企业项目管理办公室
一、项目管理办公室职能
项目管理办公室的主要职能是制定企业的项目管理制度与工作标准，建立项目管理文化，为项目管理工作提供必要的支持，对整个项目过程进行跟踪、监督和报告，协调相关部门的关系，确保项目顺利完成。
项目管理办公室具体职能如下。
（一）建立项目管理体系
1．制定项目管理制度，建立项目管理标准、开发和维护项目管理程序。
2．评估项目所需技能、引用项目所需工具。
3．参与项目考核，支持项目团队不断学习。
4．审查项目进展评估结果。
5．对跨项目的资源分配提出意见。
（二）提供项目咨询服务
在项目各阶段提供项目管理专家的意见，改善项目工作计划，保证项目顺利完成。
（三）协助建设项目团队
1．参与组建项目团队，制订项目经理工作计划。
2．对团队成员进行项目管理技能的培训和指导。
（四）项目控制与监督
1．监控项目进度，根据项目进展报告记录项目进展状态。
2．参与制订项目质量控制计划、项目质量检测方案并监督其执行情况，保存检测记录。
3．了解分析项目的发展趋势。
4．确定进程中的项目并不断跟进。
5．定期收集项目相关信息，记录发现的问题以及问题的分析、解决方法等。
6．参与制定项目预算，根据费用支出情况修订项目预算，报告预算执行情况。
7．进行风险评估与风险量化，降低项目风险，制订项目应急计划。
（五）项目总结与报告
1．对所有项目进行总结。
2．审核并分发各类项目报告。
（六）其他
根据企业授权，为企业和项目提供有关项目管理的其他支持。
二、项目管理办公室组织结构
依据项目管理办公室职能而设置的组织结构如图1-1所示。
图1-1项目管理办公室组织结构
三、项目管理办公室责权
项目管理办公室负责贯彻企业的发展方针，做好企业各项目的统筹、指导、支持、监督、控制、检查等工作，做好各项目间的协调工作，确保项目顺利完成。
项目管理办公室职责如图1-2所示。
图1-2项目管理办公室职责
四、项目管理办公室权力
为保证企业项目工作顺利进行，各项目按计划有序开展，确保项目保质保量完成，企业项目管理办公室对项目管理过程中的某些事项有建议权、监督权等，其具体权力如图1-3所示。
图1-2项目管理办公室权力
五、项目管理办公室主任岗位职责
项目管理办公室主任的主要职责是根据企业的发展战略制定项目管理制度，依据企业的特点确定项目管理的方法、流程和工具，形成统一的标准并严格执行，对项目进展提供有力支持，做好项目监督、检查工作，随时掌握项目进度，发现问题及时解决，确保项目成功运作。
项目管理办公室主任具体岗位职责如图1-3所示。
图1-3项目管理办公室主任岗位职责
六、项目管理办公室专员岗位职责
项目管理办公室专员的主要职责是协助办公室主任完成办公室日常事务性工作，协助办公室主任制定项目管理相关制度和标准，整理分析项目信息文件，总结项目经验教训，拟定相关文件报告，并按规定进行分发，提高项目管理工作绩效。
项目管理办公室专员的具体岗位职责如图1-4所示。
图1-4项目管理办公室专员岗位职责
第二章项目部组织结构与责权
一、项目部职能
项目部的主要职能是制订项目计划和目标，开展项目立项、组织实施工作，管理、监督项目运作过程，确保项目顺利完成，项目部具体职能如下所述。
（一）项目前期规划
1．参与前期投资机会研究。
2．参与前期项目策划的方案选择。
3．参与企业项目可行性论证和立项工作。
4．参与企业的项目招投标工作。
5．洽谈并签订项目合同。
（二）项目设计管理
1．根据项目合同组织、指导、协调、监督项目咨询、设计工作，确保项目咨询、设计工作按合同要求组织实施，且需符合法律法规，符合质量、安全、环境、职业健康安全等内容。
2．负责质量、安全、环境方面的交底工作，并在项目进行过程中提供技术服务。
（三）项目物资管理
1．根据施工计划和材料计划编制控制、检查、调整物资包装、运输、仓储计划或方案，并组织实施。
2．负责物资的采购、加工和发放工作，组织物资进场，对物资的质量负责，保证物资符合相应的技术标准和政府有关部门的规定。
3．对进场的材料按施工平面布置图存放，并做好保管和防护工作。
4．做好施工现场盘点工作，负责填写本专业施工日志。
5．按质量标准和发货单检验进场的各种物资设备。
（四）项目施工管理
1．负责项目施工计划的制定与落实，执行施工方案，协调项目现场施工的各项工作。
2．参与编制项目质量、环境、职业健康安全管理规定，严格按标准、合同施工。
3．参与制订项目进度计划，细化执行进度计划，确保项目施工工作按时完成。
4．提出施工设备、材料的采购申请，并参与采购验收工作。
5．参与项目的阶段性检查验收和项目竣工验收。
（五）项目质量管理
1．根据国家法律法规和企业的相关规定，制定并修改质量、环境、职业安全的规章制度，建立完善的质量、环境、职业健康安全管理体系。
2．负责编制质量、环境、职业健康安全管理体系文件，并随时监督检查其执行情况，并进行内部审核。
3．负责项目的质量、环境、安全信息管理。
（六）项目风险管理
项目风险管理是指对项目风险从识别到分析乃至采取应对措施的一系列过程，主要包括项目风险识别、风险量化、制定风险对策三个方面。
（七）项目财务管理
1．建立项目部的财务体制，合理进行财务分工，明确责任与授权范围。
2．制定资金预算并严格执行，筹措资金，合理、合法使用资金，减少资金浪费和损失。
3．设立固定资产台账，做好实物管理、出租、调入、调出、盘点、对账等基础工作。
4．进行项目成本费用管理，各项费用支出实行财务负责人、技术负责人和项目部经理三方联批制度。
5．进行项目收入与利润管理，编制项目财务报告，进行竣工决算与审计。
6．参与项目的业绩考核。
（八）项目人力资源管理
1．根据项目规划参与制定项目人力资源发展规划。
2．建立并完善项目部人事档案，做好档案的立卷、维护、管理、调阅等工作。
3．协助人力资源部做好人员的招聘、录用、考核、奖惩等工作。
4．制订并执行项目人员培训计划，提高项目人员的工作技能和工作效率。
（九）项目综合管理
1．负责项目部日常办公、文件收发、会议召开等工作，保持办公区域的整洁卫生。
2．负责各类接待、宣传和场容场貌的规划及治理工作。
3．负责项目内与项目外的沟通协调工作，确保项目顺利进行。
4．制订项目管理计划。
5．指导项目执行，完成项目管理计划，达到项目说明书的要求。
6．监控项目的启动、规划、执行和结束过程，实现项目管理计划中确定的目标。
7．审查所有的变更请求，批准变更，组织做好资产管理工作。
8．负责项目部文件资料的立卷归档工作，进行项目合同管理。
二、按职能分工设计项目部组织结构
根据项目部内部职能不同所设计的项目部组织结构如图2-1所示。
图2-1按职能分工设计的项目部组织结构
三、按行业不同设计项目部组织结构
（一）立足于项目开发与拓展的项目部组织结构
图2-2为某房地产开发公司立足于项目开发，拓展公司业务的项目部组织结构。
图2-2立足于项目开发与拓展的项目部组织结构
（二）设计项目部组织结构
对设计项目而言，项目部的主要职能是组织设计研发工作，其组织结构通常按专业划分，图2-3为某工程设计院的项目部组织结构。
图2-3某工程设计院的设计项目部组织结构
（三）以施工为主的项目部组织结构
施工项目部组织结构如图2-4所示。
图2-4施工项目部组织结构
（四）装饰工程项目部组织结构
图2-5为某装饰装修工程项目部的人员组织结构。
图2-5装饰工程施工项目部结构
（五）生产制造企业产品研发项目部组织结构
生产制造企业的产品研发项目部一般以研发中心的形式设立，下设各产品的研发事业部，具体的组织结构如图2-6所示。
图2-6生产制造企业产品研发项目部组织结构
（六）IT企业产品研发项目部组织结构
IT企业产品研发项目部一般可设置为如图2-7所示组织结构。
图2-7IT企业产品研发项目部组织结构
（七）管理咨询公司项目部组织结构
图2-8为某管理咨询公司的项目部人员组织结构。
图2-8管理咨询公司项目部组织结构
四、项目部职责
项目部主要职责是组织制定项目部管理制度，开展项目资料收集、立项、招投标、项目设计、项目施工、项目验收、项目风险管理等工作，确保项目按计划完成。
项目部的具体职责如图2-9所示。
图2-9项目部主要职责
五、项目部权力
项目部的主要权力如图2-10所示。
图2-10项目部主要权力
六、工程项目部经理岗位职责
工程项目部经理主要负责主持项目的组织设计、质量管理，制定并执行新技术、新工艺、新材料的实施方案，解决项目工程中出现的重大技术与质量问题，掌握分析工程质量动态，参与工程项目的竣工验收工作，确保项目按时、按质、按量完成。
工程项目部经理的具体岗位职责如图2-11所示。
图2-11工程项目部经理岗位职责
七、工程项目总工程师岗位职责
工程项目总工程师的岗位职责如图2-12所示。
图2-12工程项目总工程师岗位职责
八、研发项目部经理岗位职责
研发项目部经理的主要职责是根据企业的经营发展策略和目标制订项目工作计划，合理进行项目分工，负责项目的组织、设计与实施工作，带领项目成员保质保量地完成项目任务。
研发项目部经理的具体岗位职责如图2-13所示。
图2-13研发项目部经理岗位职责
九、研发项目总工程师岗位职责
研发项目总工程师的具体职责如图2-14所示。
图2-14研发项目总工程师岗位职责
第三章项目综合管理
一、综合管理办公室主任岗位职责
综合管理办公室主任的主要职责是负责综合管理办公室的日常工作，指导做好各类接待、协调工作，准备项目会议的召开，负责各类文件资料的拟稿、核稿、打印、登记、呈报和收发，为项目的成功完成提供保障。
综合管理办公室主任的具体岗位职责如图3-1所示。
图3-1综合管理办公室主任岗位职责
二、综合管理办公室办事员岗位职责
综合管理办公室办事员主要负责协助办公室主任做好综合管理办公室日常事务性工作，协助开展接待、协调工作，准备办公会议的召开并做好相关记录，按照规定进行文件的收发、管理等，其具体职责如图3-2所示。
图3-2综合管理办公室办事员岗位职责
三、综合管理办公室档案员岗位职责
综合管理办公室档案员的主要职责是在综合管理办公室主任的领导下，按时完成项目档案资料的收集、整理、建档、归档工作，并做好有关项目档案资料的送存与备案工作，其具体职责如图3-3所示。
图3-3综合管理办公室档案员岗位职责
四、项目合同管理规定
项目合同管理规定
第1章总则
第1条为加强项目合同管理，保障项目实施有据可依，避免因合同管理不当造成的损失，维护公司利益，特制定本规定。
第2条本规定所指的合同为项目部签订的所有合同。
第3条项目部各级主管及其他有关人员在贯彻国家有关法律、法规的前提下，都必须严格遵守、切实执行本制度。
各有关部门应相互配合，共同努力，做好以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。
第2章项目合同的谈判
第4条合同谈判须由项目部经理与相关经办人员共同参加，且须在公司总经理或其授权委托代理人的授权范围内签订。
第5条合同双方必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则。
第6条任何人对外签订合同都必须以维护公司和项目的合法权益、提高经济效益为宗旨，在合同签订期间损害公司利益、谋取私利者，交有关部门依法惩处。
第7条相关人员应根据实际情况确定合同履行地或争取公司所在地的法院对合同实施管辖，争取对公司的有利条件。
第8条合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。
合同主要包括以下三部分内容。
（1）开头部分，要写明合同双方的全称、签约时间和签约地点。
（2）正文部分，合同的主要条款应包括以下内容。
①标的（指货物、劳务、工程等）。
②数量、质量。
③价款或酬金、结算方式、税款。
④履行期限、地点。
⑤交付方式和条件、验收标准和程序。
⑥技术资料转让、材料和设备供应责任、质量保修范围和质量保证期。
⑦保密协议、买方责任、不可抗力、赔偿和仲裁。
⑧法律规定或双方需约定的其他条款。
（3）结尾部分，应使用公章或合同专用章，严禁使用财务章或业务章，并注明合同有效期限。
第9条合同文书要统一使用经工商部门监制的规范文书，或经批准在一定范围内使用的标准合同。
第3章项目合同的评审
第10条公司规定在项目合同签订前增加合同评审环节，综合管理办公室组织项目部经理、各相关项目负责人进行联合评审，上报具有相应审批权限的主管审批后方能正式签订。
第11条合同审查的要点主要有合同的合法性、可行性、效益性及严谨性四个方面。
（1）合同的合法性。
当事人有无签订、履行该合同的权利和行为能力；合同内容是否符合国家法律、法规和公司有关规章制度。
（2）合同的可行性。
当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；我方承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。
（3）合同的效益性。
合同产生的效益是否属于生产经营所需，合同履行后能否给公司带来预期经济效益。
（4）合同的严谨性。
合同应具备的条款是否完整；当事人双方的权利、义务是否明确、具体；文字表述是否确切无误。
第12条相关人员需对签约对方的主体资格、资信状况和合同履行能力进行审查，审查内容包括以下7点。
（1）签约主体是法人的，应持有依法取得的营业执照。
（2）合同签订人应为其法人代表或法人代表授权的委托代理人。
（3）法人代表应持有证明信、身份证等证明文件。
（4）委托代理人应出示授权委托书、本人身份证明。
授权委托书应包含确切的内容、相应的授权范围及委托期限等。
（5）签约主体是其他经济组织时，应审查其在工商机关依法登记的证明材料。
（6）签约对方应具备足够的注册资金、生产经营能力，以保证合同的履行。
（7）签约主体的经营状况、商业信誉等与合同有关的其他事项。
第13条合同在评审过程中如提出评审意见，合同拟订人应按意见进行修改。
拟订人如不采纳评审意见，应在评审单上注明理由，并经意见提出人签字认可，方可转下一程序进行评审。
第14条根据法律规定或实际需要，项目部将合同呈报上级主管机关或工商行政管理部门进行鉴证、批准，请公证处公证等。
第4章项目合同的履行
第15条合同依法成立即具有法律约束力，所有与合同有关的部门、人员必须严格、及时执行合同所规定的义务，确保合同的切实、全面履行。
第16条发生重大问题造成合同难以履行时，项目管理人员应及时向综合管理办公室汇报，由各相关部门负责人共同提出处理意见，经总经理核准后执行。
第17条在合同履行过程中，相关人员如果发现对方标的物的数量、质量、价格、交货期限、付款期限等不符合国家有关规定或合同约定，应立即向对方提出书面异议。
第18条合同是否履行完毕应以合同条款或法律规定为准。
合同条款未作约定或法律无相应规定的，一般以物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为结束标准。
第19条项目部综合管理办公室应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。
第5章项目合同的变更与解除
第20条公司项目部应全力克服在合同履行过程中遇到的困难，确保合同正常履行。
因无法克服的困难而需变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人协商解决。
第21条对方当事人提出变更、解除合同的，应以维护公司合法权益为出发点，在确保公司合法权益不受侵犯或得到损失补偿的前提下慎重研究，从严控制、妥善处理。
第22条变更、解除合同的程序必须符合《合同法》的规定，并按本制度规定的审批权限办理有关手续。
第23条变更、解除合同的通知或协议必须采用书面形式（信件、函电、电传等），口头形式无效。
第24条变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。
但特殊情况经双方一致同意的除外。
第25条因变更、解除合同使对方当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责的以外，变更、解除合同的一方应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
第26条合同管理人员接到合同变更或解除的通知后，应及时修改登记台账，并注明变更、解除的内容及原因等。
第6章项目合同纠纷的处理
第27条处理合同纠纷的原则。
（1）坚持以事实为依据、以法律为准绳。
法律未规定的事项以国家政策或合同条款为准。
（2）以双方协商解决为基本办法。
纠纷发生后应及时与对方当事人进行友好协商，在既维护公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
（3）以“保障我方合法权益”和“尊重对方合法权益”为原则，实事求是，分清责任，尽量采取补救措施，最大程度上减少双方的损失，合情、合理地解决纠纷。
第28条合同纠纷由项目部与法务部共同处理，经办人对纠纷的处理必须负责到底。
第29条处理纠纷时，各部门应加强联系，积极应对，不互相推诿，统一行动，一致对外。
第30条合同纠纷的提出与协商应在法律规定的时效内进行，并应为申请仲裁或起诉留有足够的时间。
第31条交由法务部处理的合同纠纷，项目部应主动提供下列证明材料。
（1）合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等。
（2）与合同有关的财务账目。
（3）合同标的的质量标准、封样、样品或鉴定报告。
（4）有关方违约的证据材料。
（5）其他与处理纠纷有关的材料。
第32条合同纠纷如经双方协商达成一致意见，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。
第33条双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书等正式生效后，合同管理人员应将复印副本送达与该纠纷处理及履行有关的部门，各部门应由专人负责该文书的执行。
第34条如对方当事人在规定的期限内没有执行上述文书中的有关规定，项目管理人员应及时向相关单位主管进行汇报。
第35条如对方当事人逾期不履行已经产生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书，法务部可向人民法院申请强制执行。
第36条在向所管辖法院提交申请执行书之前，法务部、项目部等有关部门应认真核实对方的执行情况，防止遗漏。
执行中若与对方当事人达成和解协议，合同管理人员应制作协议书并按协议书规定办理。
第37条合同纠纷处理或执行完毕后，项目管理人员应及时通知合同管理人员将资料汇总、归档备查。
第38条合同纠纷自行协商、调解不成，需要申请仲裁或诉讼时，由相关的项目管理人员或项目部提出书面意见，经项目部经理审核后报总经理批准，由项目管理人员配合法律部执行。
第39条合同纠纷处理完毕，项目管理人员与合同管理人员应对纠纷处理的全过程进行记录，形成书面材料，向项目部经理或总经理汇报后与合同统一存档备查。
第7章附则
第40条合同签订后，根据需要把合同副本发送有关部门，正本交综合管理办公室合同管理人员及时登记、编号、归档。
第41条本规定由项目部制定、修订。
第42条本规定自颁布之日起开始实施。
五、发文处理单
编号：
发文时间：
年月日
标题
文号
时间
份数
拟稿人
核稿人
会签
签发人
收文单位
签收人
发文时间
发文人
备注
存档时间
存档人
六、来文处理单
编号：
来文时间：
年月日
来文名称
来文编号
来文部门
来文份数
处理意见
综合管理办公室主任
签字
处理结果（传阅人在此签名）
档案编号
归档时间
归档人
七、项目会议通知单
年月日
接收部门
发文部门
会议名称
会议时间
会议地点
与会人员名单
会议注意事项
会议联系人
联系电话
通知回执联
会议通知已收到，内容已了解，□能□不能届时参加，谢谢！
签名：
日期：
年月日
八、会议议程安排表
会议名称
会议主题
会议类型
会议主办部门
会议时间
会议地点
会议负责人
会议主持人
会议摘要
会议议题
议题1
时间
内容
发言人
（议题内容）
议题2
时间
内容
发言人
（议题内容）
出席人员
会议记录员
备注
九、项目会议纪要表
会议名称
会议时间
会议主办部门
会议主持人
会议主题
列席人员
出席人员
会议决议
序号
决议事项
负责人
决议提出人
完成时间
1
2
3
会议记录人
记录整理人
十、档案查、借阅申请表
年月日
申请人
部门
职位
档案类型
档案名称
数量
申请日期
申请理由
查/借阅日期
查/借阅地点
审批人/日期
管理人/日期
十一、档案作废销毁登记表
档案号
收文号
发文号
文件名称
保存起止时间
销毁理由
销毁日期
经办人
十二、项目建议书
××公司项目建议书（框架）
一、项目总述
1．项目名称
2．承办单位概况
3．拟建地点
4．建设内容与规模
5．建设年限
6．概算投资
7．效益分析
二、项目建设的必要性和条件
1．建设的必要性分析
2．建设条件分析
3．资源条件评价
三、建设规模与产品方案
1．建设规模
2．拟开发产品方案
四、技术方案、设备方案和工程方案
1．技术方案
（1）生产方法
（2）工艺流程
2．主要设备方案
（1）主要设备选型
（2）主要设备来源
3．工程方案
（1）建构筑物的建筑特征、结构及面积（附平面图、规划图）
（2）建筑安装工程量及“三材”用量估算
（3）主要建、构筑物工程一览表
五、投资估算及资金筹措
1．投资估算
（1）建设投资估算（先总述总投资，后分述建筑工程费、设备购置安装费等）
（2）流动资金估算
（3）投资估算表（总报资估算表、单项工程投资估算表）
2．资金筹措
（1）自筹资金
（2）其他来源
六、效益分析
1．经济效益
（1）销售收入估算（编制销售收入估算表）
（2）成本费用估算（编制总成本费用表和分项成本估算表）
（3）利润与税收分析
（4）投资回收期
（5）投资利润率
2．社会效益
七、结论
第四章项目拓展管理
一、项目拓展经理岗位职责
项目拓展经理的主要职责是在项目部经理的领导下，根据公司的经营发展规划和项目计划组织项目市场研究，开展项目可行性分析，编制可行性分析报告和项目立项报告，拓展公司的项目业务。
项目拓展经理的具体岗位职责如图4-1所示。
图4-1项目拓展经理岗位职责
二、项目拓展主管岗位职责
项目拓展主管的主要职责是协助项目拓展经理开展项目前期规划工作，包括项目的市场调研、项目方案的制定、项目可行性分析与立项等工作。
项目拓展主管的具体岗位职责如图4-2所示。
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