某企业销售管理信息系统分析与设计Word下载.docx
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许多繁琐、经常性、重复性的工作本可以用计算机解决的问题却困扰着工作人员，浪费了大量的人力、物力和财力。
企业规模的不断扩大，企业业务逐渐增多，各个部门的工作人员工作量就会加大。
该企业销售完产品后，没有提供相应的售后服务，由于数据处理都由人手工操作，资金方面没有合理计划，拖欠款的情况没有能得到即使有效的控制，影响资金周转。
这样企业进一步发展和企业目前管理存在的问题的矛盾就会更加激化，企业的发展迫切需要一套管理信息系统帮他解决目前的主要问题以及企业未来发展。
在对该公司原系统的运行、实践进行初步调查，发现原系统计算机的应用只是收集、存储了不少销售、仓储等信息，但都是以WORD文档的形式存储的，其功能仅停留在查询、统计、打印报表等一般功能，而没有充分利用其丰富的信息资源为企业服务。
在企业领导的支持下，为加强企业营销管理，开发一个对企业销售情况进行全面管理的管理信息系统已势在必行了。
目前，企业还存在这一些管理信息系统开发的有利因素。
如企业内部有少数精通计算机硬件的高端人才，为信息系统的管理应用提供了前提；
企业还拥有几十台计算机以及系统安装的硬件资源，企业领导和大多数员工的配合支持；
系统开发应用潜力很大；
系统的应用还可以使工作人员从繁重的工作中解脱出来，改善了企业内部组织管理，使企业内部信息流和物流畅通无阻，提高工作效率和经济效益，促使企业进一步发展。
4、系统目标
销售管理信息系统是为了适应企业综合管理的需求，改变企业现有的管理模式，加速企业管理的自动化、标准化和科学化，而建立的一个整体性的销售操作系统。
它可以为各管理层提供可靠的信息，为提高企业各方面的效益服务。
系统的总目标是：
用信息来支持企业的决策和企业的业务操作，用信息技术实现办公自动化代替原有手工管理方式，提高业务处理效率。
具体如下：
（1）改变过去手工操作，建立计算机系统操作，更加快捷，做到高效率。
公司市场、开票、结算、财务、仓储等部门全部实现自动化管理。
（2）公司在本系统的支持下，能够达到合理进货、及时销售、库存量小、减少积压的目的，尤其是商品存储这一块，能够大大降低公司运作成本，取得最佳效益。
（3）运用分布式的微机网络，避免以往信笺传递时所耗的时间，提高工作的时效和针对性，有助于提高领导的决策，减少失误。
（4）能够及时了解库存情况和销售情况。
（5）通过对市场销售和市场需求分析，制订和调整公司销售计划。
说明：
我们教材在为大家介绍的管理信息系统的开发过程，是以比较全面的方法和工具给大家介绍的系统的开发过程，但是在实际的应用中，特别是由于企业规模的大小区别，还有功能多少的区别，开发过程就会有所差异，就是有些步骤是不需要的，通常来说，对于大型企业，由于部门众多，管理功能复杂，需要开发多套信息系统来辅助管理，（系统规划时的例子，第一期7个子系统）（康佳、TCL：
研发部、生产部、销售部、人力资源部）子系统的划分我们就要运用U/C矩阵来得到比较合理的科学的系统结构，但是对于一些中小型企业，规模小功能少，可能一套系统就足够了（几个办公室，或者几个窗口，十几个人，这个例子只是搞销售的），不需要划分子系统。
（修大学校园，要修的楼那么多，教学楼、实验楼、学生寝室、办公大楼、食堂、图书馆、教师宿舍、体育场等等，需要做非常详细的规划，这么大一片地，不可能挨着挨着修，你需要根据地形、根据面积、根据学生人数、根据大学校园的设施需求来做总的规划，但是要是我只修一栋楼或者两间平房，需不需要做规划，就不太需要，至少工作量没有那么大，可能就只需要看看地方，看看周围的环境就可以动工了）
所以对于中小型的企业的管理信息系统的开发也是一样的道理，在规划阶段，工作量要小得多，我们只需要对系统的应用背景作一定的调查了解，就是前面的工作，项目背景、企业现状、开发原因，在这些初步调查的基础上根据用户的需求提出未来系统的大致的目标。
用户所希望的未来系统的样子。
二、系统分析
（一）现行系统的调查
1、组织结构调查
通过对企业现行系统的调查，了解到该企业的组织结构设置为：
经理下设有票务部、结算部、财务部、仓库保管部4个部门。
组织结构如图：
经理
票务部
仓库保管部
结算部
财务部
各部门的主要功能：
（1）经理：
主要负责销售计划的制定和计划的落实。
他需要经常了解和掌握销售情况，为他指导销售工作和制定新的销售计划提供依据。
（2）票务部：
主要负责开票。
顾客购买产品首先到票务部去开票，开票人员根据顾客所有的购货单（包括商品名称、规格及数量等）开票，所开票据包括发票和提货单。
根据业务的需要，票务部还有负责退货的处理，即开具相应的红字发票。
票务部需将发票的存根交财务部处理。
（3）结算部：
为了加强管理，保证开票、结算分开。
开票之后，顾客持发票到结算部付款，办理结算手续。
结算方式有：
现金结算、汇票结算、支票结算等。
顾客付款之后，结算人员在提货单上盖上“已结算”印章，说明结算手续已办。
结算人员每天都将结算的单据及现金交给财务部。
（4）财务部：
财务部根据开票及结算情况负责销售核算及制作核算报表。
销售报表主要包括产品销售明细日报表、销售回款明细日报表、销售回款汇总日报表、顾客欠款表及销售计划完成情况分析表等。
由于手工操作效率低，财务人员隔3－4天向经理报一次日报表。
各种日报表都包含有月累计情况。
因此月末的日报表就是该月的月报表。
（5）仓库保管部：
仓库保管部主要负责产成品的入库、出库和采购。
顾客办理完结算手续后，持提货单到仓库取货。
此时，仓库管理人员检查提货单和发票无误后，便给予提货，即出库。
出库之后登记入帐。
当用户退货时，通知票务部开出红字发票到结算部，结算部退款。
当缺货时向供应商采购产品并入库。
2、管理功能调查
通过对企业的调查，了解了企业的基本组织结构，这些部门的存在是为了实现企业的销售目标，企业的各个部门都是为了完成一定的管理功能而设立的，通过调查，我们了解到现行系统各部门的管理功能如图：
销售管理
财务管理
票务管理
仓库管理
结算管理
销售发票管理
退货发票管理
销售分析管理
销售统计管理
单据管理
付款管理
入库管理
出库管理
采购管理
3、业务流程调查
该公司是贸易型公司，主要业务就是围绕产品所进行的采购和销售。
企业的业务过程较简单，现行系统的业务处理过程是：
顾客为购买产品先到票务部填写购货单（包括商品名称、种类、数量等），开票人员根据购货单，首先查阅库存帐，如有货，开出发票，如库存不足，发出补货通知给仓库。
开票人员还要根据仓库的退货通知，开出红字发票。
顾客持发票到结算部付款，并办理结算手续。
付款后，结算人员盖上印章，表明已办理结算手续。
仓库根据顾客的订货单和结算完的发票进行出库处理，并根据库存情况决定是否订货。
根据出货情况和采购情况更新库存帐。
结算人员将每天的结算单据及现金交给财务部。
财务部根据单据、发票和销售计划编制各种销售报表和销售分析。
并将各种报表上交经理，由经理制定下一季度或年度的销售计划书。
顾客
订货单
补货通知单
红字发票
发票、订货单
退货通知
单据汇总
销售分析报表
销售统计报表
结算后的发票
盖章的提货单
销售计划表
库存帐
仓管员
退货单
出库单
采购单
提货通知单
供应商
（二）现行系统的分析
随着企业业务规模的扩大，其原有的手工操作和业务流程已经不能满足其业务流量的需求，成为严重影响企业继续提高效益的因素。
其存在的问题主要有以下几点：
服务方面：
企业的顾客从同一地区扩大到省际之间，原有的手工销售系统需要顾客较多的配合，给顾客造成了很大的不便。
在“顾客就是上帝”的今天，这显然是不合适宜的。
效率方面：
原有系统流程仅仅注意销售的业务处理，对起辅助作业的库存处理的管理力度不够。
在仓管部门中，职工职权分配不明确，工作效率不高，没有对仓库的存储空间进行有效利用。
（仓库中如果有货物损坏、被偷的现象发生，那就要追究仓库管理员的责任，他怎么没能管理好货物，如果有缺货的现象发生，那就要追究采购员的责任，你怎么没有随时掌控库存信息，缺货了就应该去订货，那如果仓库里有货，客户却一直拿不到货，那就要追究发货员的责任了。
）
而且，采购货物的不及时减少了企业的订单数量。
（顾客都要来买了你才去查看仓库里有没有货，要是当时没货，可能顾客就要去别家买了）仓库部门的低效率明显落后于整个销售系统，造成了人员及企业资源的浪费。
决策方面：
手工报表制作费时，降低了时效性，而且在繁多的登记账本和分析统计中，极容易出现人为的错误，在账本中查询企业所需要的信息的时间过长。
人工对统计资料进行分析的难度较大，而且准确率不高。
分工方面：
各部门的分工不均衡，财务部要花很多时间在销售分析上，企业只有财务部和经理了解企业的销售情况，而与销售直接有关的部门对销售计划和销售分析并不是很了解。
（票务部由于他的不了解，他的积极性就不高，也感觉不到压力）
市场方面：
面对越来越大的市场，过去在家等客户上门的销售模式受到了冲击，对于贸易型的企业，销售更是它的生命，企业在组织结构上要做相应的调整。
（三）新系统的逻辑方案
1、新系统的组织结构
根据系统的目标和对企业现有系统的分析，对企业的组织结构进行了重新的设计和定位，由于企业是个贸易公司，销售是企业的生命线，原有系统虽然一直是围绕着销售进行工作的，但对销售的管理没有专业化和集中化。
所以，在现有结构的基础上增加了市场部门，使得销售工作更便于开展。
也使得部门分工较为明确。
（以前票务部又要承担开票的工作又要接待顾客，他们询问价格、商品等情况）
原有系统的各部门工作量上存在严重的不平衡（结算部和财务部），因此，对原有各部门的职能做了一些调整，并加强了薄弱环节的管理，比如加强仓库管理的职能。
新系统的组织结构图如下：
市场部
发货员
采购员
仓库管理员
经过改变后的新系统各部门的主要职责如下：
（1）市场部：
主要负责产品定价和客户订货服务
定价：
价格是市场销售组合中重要的变动因素，价格的确定对企业的销售额和利润有很大的影响。
定价是必须考虑的因素，包括：
成本、需求量、竞争、政府的影响和干预。
目标是：
争取最高利润，获取较高的市场份额，排除竞争的企业入市场，避免不利于政府的行为。
主要的定价方法有：
成本定价法和需求定价法。
（房价）
客户服务：
现代企业的竞争表现在能否赢得客户，客户服务已成为企业营销的重要任务。
具体包括：
顾客档案管理、顾客分析、顾客关系管理等。
（会员、生日礼物）
主要负责开销售发票和退货发票。
负责各种结算，并汇总各种结算单据，编写销售报表。
根据销售报表进行销售分析（找出规律，哪个季节哪种糖果卖得最好，哪些产品今年的销售量急剧下降，客户已经不喜欢了，要退出市场了，哪些客户经常欠费，哪些顾客的潜在消费需求比较大等，就要为经理提供决策的依据）
（5）仓管部：
仓库在控制产品成本上占有很大的一块。
严格进行仓库管理可以有效地降低产品成本、提供利润。
根据实际情况加强对仓库的管理，使得仓库各管理人员职责明晰：
仓库管理员：
负责入库管理，库存物资保管、养护，库存统计、分析，库存控制
采购员：
保证日常库存量满足顾客需求，以应付某些意外情况，及时补货，进行货物入库时的一些处理。
发货员：
根据发货单，进行货物出库处理。
新系统的组织结构对哪些部分进行了改动优化？
增加了市场部；
结算部和财务部的分工有了调整，仓库保管部做了职能分工。
2、新系统的管理功能
结算单据处理
退货发票管理理
报表分析管理
市场管理
顾客服务管理
顾客订货管理
采购处理
发货处理
由于组织结构的调整，相应的管理功能也发生了变化，根据新的组织结构图和实际的要求，我们对新系统的管理功能做了相应的改变。
新系统各部门的管理功能如下：
1）仓库管理
充分利用分布式的网络，实现对各分销点的货物的出库、入库的统计，管理货物的盘点，以形成日出入库报表汇总，提高库存的利用率。
其次，通过对供应商以及所供应货物进行统计，在仓库部门初步形成供应商－企业的数据库，建立企业与供应商的信息联系和数据联系，从而了解企业的需求（供应商那边了解）和市场的供应（市场的需求），及时调整库存和库存的产品结构，增强市场的适应能力。
2）市场管理
通过市场部的销售活动，将原系统中顾客传递单据的活动置于企业的内部，实行“一票到底”的服务方式，提高顾客的满意度，树立良好的企业形象。
一个比较大的改变，就是改由市场部查询库存帐。
其次，通过销售部门的活动，初步建立企业—顾客的数据库，建立企业和顾客的信息联系和数据联系，充分了解市场的需求和消费者的爱好，为企业领导者做出长远决策提供依据。
3）报表分析管理
根据市场部和仓管部提供的报表和汇总表，对顾客、供应商、货物、订单等各种统计资料，及时准确的上报，以辅助决策。
3、新系统的业务流程
销售合同
订货通知
报价单
发票存根
发票、提货单
结算后发票
入库单
发货通知单
由于组织结构的变化和管理功能的调整，新系统的业务流程也发生了相应的变化。
新系统的业务流程为：
顾客根据销售部提供的报价单确定是否购买产品，如有购买意向与销售部签订销售合同，市场部查阅库存帐，如有货，销售部根据销售合同发出销货通知给票务部，如库存不足，发出补货通知给采购员。
票务部开出发票与提货单给结算部，票务部还要根据仓库的退货通知，开出红字发票。
结算部根据发票要求顾客付款，并办理结算手续。
付款后，结算人员盖上印章，表明已办理结算手续，并把发票交还顾客，将盖章后的提货单给仓管员，仓管员查阅库存帐，如有货开出发货通知单给发货员办理发货手续，如没有货则须填写补货通知单给采购员。
另外，仓管员还要根据库存情况开出补货通知单给采购员，采购员根据补货通知单填写采购单给供应商进行采购，当货到时，供应商给出提货通知单给采购员，采购员填写入库单办理入库手续。
发货员根据发货通知单发货，并填写出库单，出库单一份给仓管员登记入帐，一份给顾客。
仓管员根据出货情况和采购情况更新库存帐。
结算人员将每天的结算单据及现金交给财务部，并编写销售报表给财务部。
财务部根据单据、发票和销售报表编制销售分析给经理，经理根据销售分析表编制销售计划，并把计划下达给市场部。
4、新系统的数据流程图
根据分析得出的新系统的业务流程图分层绘制出新系统的数据流程图。
销售计划表销售分析表
销售管理系统
订货单/退货单提货单
合同、发票、采购单
出库单
P4
销售分析
销售计划表
销售分析表
D3销售统计表
P2
开票处理
P3
结算处理
发票/红字
订货单
合同
P1
市场管理
订货单订货单
D1顾客档案
顾客信息
报价单
D2库存帐
缺货
通知单
P5
仓储管理
提货单退货通知
已盖章的提货单
采购单
出库单已结算的发票
已结算发票
销售计划表
销售分析表
P1﹒2
顾客信息处理
合同
P1﹒1
订货处理
订货单订货单发票/红字
订货单
报价单
已盖章
提货单
P5﹒3
出库处理
补货出库单
通知
退货单
P5﹒2
入库处理
P5﹒1
采购处理
提货单
出库单
P5﹒4
发货处理
采购单入库单
退货单
出库单
5、数据字典
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