物业管理档案分类编制方案.docx

资源描述

物业管理档案分类编制方案.docx

《物业管理档案分类编制方案.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《物业管理档案分类编制方案.docx（31页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

物业管理档案分类编制方案.docx

物业管理档案分类编制方案

为加强规范物业管理档案科学化、标准化、现代化管理，特制订以下编制方案

1术语

类目：

是档案分类的基本单位，是构成档案分类的主要成分，用以表示某一类档案的概述

类号：

是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列的顺序。

2、类目设置“

1）设8个一级类目（详见后表），37个二级类目。

2）—级类目、二级类目按本“方案”规定设置

3）三级和三级以下类目由物业管理公司根据实际情况自行设置。

3、标识符号：

1）本方案采用阿拉伯数字编号制

2）上位类目和下位类目代码之间用“。

”隔开，案卷号与上位类目之间有“隔开。

4、编号结构形式：

编号结构形式采用五段制，编号由左到右排列，各段均用阿拉伯数字表示，一至四段之间用“。

”隔开，四至五段之间用“一”隔开

第一段：

为卷宗码

第二段：

为一级类目代码，用“1-8”表示。

第三段：

为二级类目代码，用“01-08”表示。

第四段：

为年度码，用四位阿拉伯数字表示。

第五段：

为案卷流水码。

物业管理档案编号结构:

X•X•XX•XXXX—XXX

例

IIIIIIII

1101200—001

第

物业

第

号

管

份

卷

理

卷

宀宗

类

文件

年

宀宗

5、保管期限一

短期：

15年

长期：

50年

永久：

地籍产权终止日

物业管理档案一级类目分类编号表

一级类目

编号

备注

物业管理类

经营管理类

物业接管类

户主入住类

设备、设施类

维修、维护类

声像类

会计类

（一）物业管理档案类目代号表

一级类目

二级类目

文件形成部门

类号

类目名称

类号

类目名称

物业管理类

物业管理文件

物业管理部

业主自治管理

物业管理部

物业管理服务

物业管理部

投诉和处理

物业管理部

保卫、保安管理

保安部

消防、安全管理

保安部

清洁、绿化管理

物业管理部

社区文化管理

物业管理部

（一）物业管理档案类文件材料归档范围及保管期限表

一级类目

二级类目

文件材料归档基本范围

保管期限

类名

类号

物业管理类

物业管理文件

1•物业管理单位营业执照、税务登记证明

长期

2.物业管理单位资质证书

长期

3.物业管理费收费许可证

长期

4.物业管理的法规、法例

长期

5.物业管理委托、服务合同

长期

6.物业管理单位年度计划

长期

7.物业管理单位有关规定

长期：

8.物业管理单位用房、租房的请示、批示

长期

9.房屋勘丈平面图、租金计算表、计算公式、汇总表、房屋情况统计表

长期

10.物业管理费用申请、请示、批复

长期：

11.物业租赁情况报告、市场调查材料

短期

12.其它

业主自治管理

1.业主代表大会形成的文件

长期

2.业主委员会章程、公约、合同

长期:

3.业主委员会的决定

长期

4.历届业主委员会名单

长期「

5.物业维修基金使用管理情况

长期

6.业主的意见、建议及处理情况

短期

7.其它

物业管理服务

1.物业设备运行服务产生的文件材料

长期

2.保洁服务产生的文件材料

短期

3.保安服务产生的文件材料

长期

4.物业维修、更新费用、财务管理形成的文件

长期

5.有偿服务收费标准

短期

6.其它

投诉和处理

1.投诉处理程序

长期:

2.投诉处理意见

短期

3.其它

保卫

、

保安管理

1.保安管理制度

长期

2.保安培训考核记录

长期

3.突发时件处理报告

长期

4.停车场管理制度

长期

5.其它

物业管理类

消防

、

安全管理

1•消防管理制度

长期

2•消防演习

长期：

3.火灾应急方案

长期

4•其它

清洁、绿化管理

1•清洁、绿化管理制度

长期

2•清洁、绿化服务标准

长期

3.绿化总平面图

长期

4•清洁、绿化整改文件材料

短期

5•其它

社区文化管理

1.社区文化活动

长期

2•会所管理制度

长期:

3•其它

（二）经营管理档案类目代号表

一级类目

二级类目

文件形成部门

类号

类目名称

类号

类目名称

经营管理类

经营决策

办公室及有关部门

计划统计

办公室及有关部门

物资管理

行政人事

财务管理

财务部

（二）经营管理档案类文件材料归档范围及保管期限表

一级类目

二级类目

文件材料归档基本范围

保管期限

类名

类号

类名

类号

经营管理类

经营决尺S

策

1•关于经营决策性文件

永久

2•关于经营管理的计划、总结、报告

长期：

3•关于经营管理的统计报告

长期

4•履行经营管理合同的检查报告

短期

5•其它

计划统计

1•关于计划统计工作的规定、通知

长期

2.召开的计划、统计会议文件

短期

3•有关计划统计工作的请示、报告及相关批复、意见

短期

4•关于计划统计工作的年度计划、总结

长期

5.公司对有关计划工作的签报、批示

短期:

6.编制的中长期报表、分析报告

长期

7.计划完成情况统计报表、分析报告

长期：

8•各种合同协议书

长期

9•其它

物资管理

1.关于物资管理的规定、制度

长期

2•关于物资的采购计划

短期:

3•关于物资管理台帐

长期

4•其它

财务管理

1.财务工作制度、规定、实施办法

长期

2•财务工作计划、总结、报表

长期

3•各项财务收支计划、经费的请示和批复

长期

4•关于外汇管理、贷款、集团购买、经费等规定、办法、通知等

长期

5•验资评估、咨询证明

长期

6•年、季、月财务分析、总结

长期

7•管理处关于财务工作请示、报告与公司批复、意见

长期

8•财务年报

长期:

9•各类经济合同

长期

10.其它

（三）物业接管档案类目代号表

一级类目

二级类目

文件形成部门

类号

类目名称

类号

类目名称

物业接管档案

基本建设竣工档案

建设单位

接管验收档案

物业管理单位

（三）物业接管档案类文件材料归档范围及保管期限表

目类级

一

目类级二

保管

期限

名类

号类

名类

号类

物业接管档案

基本建设竣工档案

ZK>建土

分咅装

分咅墙th夕

图X竣

接管验收档案

资

证凭格合收验管接

16安朴

它

（四）户主入住档案类目代号表

一级类目

二级类目

文件形成部门

类号

类目名称

类号

类目名称

户主入住类

门牌号

、

单元号

住宅/写字楼/商场业户资料

物业管理部

出售、出租资料

物业管理部

（四）户主入住档案类文件材料归档范围及保管期限表

一级类目

二级类目

文件材料归档基本范围

保管期限

类名

类号

类名

类号

户主入住档案类

住宅

写字楼

商场业户资料

门

rF.rrt

牌号

、

单

元号

1.业户资料

长期

2.入户通知单

长期：

3•单元验收单

长期

4•遗漏工程跟进表

长期

5.入住手续办理单

短期1

6.业主公约

长期

7.入户资料签收单

短期:

&业主入户所交费用一览表

长期

9•领取钥匙单

长期:

10.住宅装修申请表

短期

11.装修管理规定

长期「

12.装修施工人员登记表

短期

13•其它

出售

、

出租资料

门

rF.rrt

牌号

、

单

元号

1.商品房出售合同

永久

2•业主身份证复印件

永久：

3•商品房认购书

永久

4.商品房出售会签单

永久

5.商品房用地面积表

永久:

6•公证书

永久

7.产权证

永久:

&房屋价目表

长期

9•租赁合同

长期

10.租户身份证复印件

长期「

11.业主委托协议书

长期

12.房屋调整协议书

长期

13.降租、续租、退租协议

长期

14.欠租、催交租金来往公函

长期:

15.法院审理判决材料

短期

16.其它

（五）设备设施档案类目代号表

一级类目

二级类目

文件形成部门

类号

类目名称

类号

类目名称

设备设施类

供电设备

供货商单位移交

电信设备

电梯设备

供水设备

空调设备

消防设备

办公设备

机械设备

运输设备

智能化系统设备

（五）设备设施档案类文件材料归档范围及保管期限表

一级类目

二级类目

文件材料归档基本范围

保管期限

类目

类号

类名

类号

设备设施类

供电设备

1•供电设备台帐、图纸

长期

2.设备安装运行、岗位责任制

长期

3.设备测试、检查保养、运行记录管理制度、台帐

长期

4.事故处理情况

短期「

5.其它

电讯设备

1.电信设备安装运行、图纸

长期:

2.电信设备安装运行、岗位责任制

长期

3.电信设备测试、检查保养、运仃记录管理制度、台帐

长期

4.事故处理情况

短期:

5.其它

电梯设备

1.备件清单

长期

2.安装调试检验记录移交书

长期

3.电梯维护使用说明书

长期

4，电梯安装手册

长期1

5.部件安装图、线路图

长期

6.购买合同

长期1

7.维修保养合同、签报

长期

8.电梯运行、维修记录、改装和报废的文件材料

长期

9.电梯安装质量评定表

长期—

10.电梯安全验报告

长期

11.其它

供水设备

1•备件清单

长期

2•安装调试检验记录移交书

长期

3•维修使用说明书

长期

4•安装手册

长期

5•部件安装图、线路图

长期

6•购买合同

长期

7•维修保养合同、签报

长期

8•运行、维修记录、改装和报废的文件材料

长期

9•其它

空调设备

1•备件清单

长期

2.安装调试检验记录移交书

长期

3•维修使用说明书

长期：

4•安装手册

长期:

5•部件安装图、线路图

长期

设备设施类

空调设备

6•购买合同

长期丁

7•维修保养合同、签报

长期

8•运行、维修记录、改装和报废的文件材料

长期

9•其它

长期:

消防设备

1•备件清单

长期

2.安装调试检验记录移交书

长期

3•维修使用说明书

长期

4•安装手册

长期

5•部件安装图、线路图

长期「

6•购买合同

长期

7•维修保养合同、签报

长期「

8•运行、维修记录、改装和报废的文件材料

长期

9•其它

办公设备

1•购置合同

长期—

2•使用、维修说明书

长期

3•合格证、质保书等

长期

4•使用、维修记录

长期

5•开箱验收清单

短期

6•其它

机械

1.设备购置申请、批复

长期

2•设备购置合同、协议

长期

3•设备装机图、零件图

长期

4•设备安装使用维修说明书

长期

设备

录记装安

程规作操安备设

书保

>格合备设

◎

它

运输设备

同合置购

◎

使

书保

>格合

使

<■军验

纸图

它

智能化设备

同合置购备设

等书保>格合备设

设备设施类

智能化设备

通

监3备脈设呻

7统

份备盘光

8劭

手收电等络网电也

K水录7记9费

它

（六）维修、维护档案类目代号表

一级类目

二级类目

文件形成部门

类号

类目名称

类号

类目名称

维护

、

维护类

房屋维修

工程部

公共设施维修

工程部

设备维修

工程部

（六）维修维护档案类文件材料归档范围及保管期限

一级类目

二级类目

文件材料归档基本范围

保管期限

类名

类号

1类名1

类号

维修维护类

房屋维修

、

维护

1•房屋维修合同

长期：

2.房屋维修、维护申请单（报修单）、委托书

长期

3.房屋维修、维护计划、批准文件

长期

4•房屋维修、维护质量验收文件

长期

5.房屋维修、维护预算、结算文件

短期

6.图纸

长期

7•房屋维修、维护制度

长期

&房屋维修、维护记录

短期

9•其它

公共施维修

、

维护

1•公共设施维修申请单、委托书

长期:

2•公共设施维修计划、批准文件

长期

3•公共设施维修质量验收文件

长期:

4•公共设施维修委托施工文件

长期

5.公共设施更新、更改部位形成的文件和图纸

长期

6.公共设施维修、维护制度

长期「

7•公共设施维修记录

长期

&其它

设备维修

、

维护

1.设备维修、维护申请单、委托书

长期

2•设备维修、维护计划、批准文件

长期

3•设备维修、维护质量验收文件

长期:

4.设备维修、维护制度

长期

5•设备更新、改造形成的文件

长期:

6.设备维修、维护记录

短期

7.其它

（七）声像档案类目代号表

一级类目

二级类目

文件形成部门

类号

类目名称

类号

类目名称

声像类

照片

有关部门

录像

有关部门

03「

=r.

录曰

有关部门—

磁盘、光盘

有关部门

（七）声像档案类文件材料归档范围及期限表

一级类目

二级类目

文件材料归档基本范围

保管期限

类名

类号

类名

类号

声像类

昭

八、、

片

1.党和国家领导人及市、区领导视察本物业的声像材料

永久

2•物业管理召开的重要会议和重要活动的声像材料

长期

录曰

3•业主委员会召开的重要会议和重要活动形成的声像材料

长期

4.创建全国、市、区示范物业的声像材料

长期

录像

5.物业发生事故和事故处理的声像材料

短期

6.物业管理获奖的声像材料

长期

7.物业文体活动形成的声像材料

长期

磁盘光盘

&物业在外事活动中形成的声像材料

长期

4.其它

（八）会计档案类目代号表

一级类目

二级类目

文件形成部门

类号

类目名称

类号

类目名称

会计档案

凭证类

财务部门

帐簿类

03「

报表类

其它类

（八）会计档案类文件材料归档范围及管理期限表

一级类目

二级类目

文件材料归档基本范围

保管期限

类名

类号

类名

类号

会计类

凭证

1•原始凭证

15年

2.记帐凭证

15年

3.涉外凭证

15年

4•汇总凭证

15年

5.工资单

50年

6.其它

帐簿

1.日记帐

25年:

2.明细帐

25年

3.总帐

25年:

4.银行存款帐

25年

5.固定资产帐

25年—

6.涉外会计帐

永久

7.其它

报表

1.月、季会计报表

5年

2.年度会计报表

永久

3.其它报表

5年

苴

丿、

他

1.会计档案移交帐册

15年

2.会计档案保管帐册

25年

3.销毁帐册

25年

4.其它

欢迎您的下载，

资料仅供参考！

致力为企业和个人提供合同协议，策划案计划书，学习资料等等

打造全网一站式需求

展开阅读全文