文件与记录控制程序Word格式文档下载.doc
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行业、地方标准、规范、规程、条例、办法；
顾客及相关方提供的设计图纸、技术证明书及有关文件资料。
；
2）管理手册：
《质量、环境和职业健康安全管理手册》；
3）程序文件：
质量、环境和职业安全健康管理体系程序文件；
4）支持性文件：
支持性管理制度（办法）、技术文件，环境、职业健康安全管理方案（措施）；
5）合同文件：
建设工程施工合同、产品加工合同、分包合同、采购合同；
6）施工文件：
施工组织设计、施工方案、项目质量计划、施工图纸、设计变更洽商、工程会议纪要、工程监理通知、政府（社会）监督部门通知（通告）等；
4.1.2非受控文件:
受控文件以外的其它文件属于非受控文件,按集团公司文件处理办法的规定实施管理。
4.1.3记录类别
对一体化管理和施工过程以及施工中涉及的产品、材料的可追溯性提供的支持性信息称为记录。
记录包括一体化管理体系运行记录；
产品有关记录；
其他相关记录。
4.1.4记录标识与填写
1）产品记录表格采用国家、行业、地方标准规定的表格及集团公司制定的补充表格；
一体化管理体系运行记录采用各程序文件规定的表格（B1001-01），均以名称和编号作为标识；
其他记录不做规定。
2）记录填写应做到内容真实、项目完整、数据准确、字迹清晰、卷面整洁、符合法定计量单位，不得涂改。
3）记录应严格履行签章制度，由规定人员及时签字∕加盖公章，不得由他人代签。
4）记录应及时填写，要与过程活动同步，并具有可追溯性。
4.1.5记录收集与编目
记录应及时收集并分类编制目录清单（B1001-02），以便于检索。
当记录发生转移时，应按《文件控制程序》的规定做好发送记录。
1）工程产品记录由项目经理部质量员按照QB/SAN2360《工程技术资料整编的一般规定》中的要求进行分类、分卷编目。
工业加工产品记录的编目由生产车间参照前述规定进行。
2）一体化管理体系运行记录，由各职能部门专管人员负责收集、保存，按运行活动内容进行分类编目，以供数据分析并作为体系有效运行的证据。
4.2文件的编制和审批
4.2.1文件编审一般规定:
文件编写完成后由编写部门填写“公文拟稿审批表”，交有关人员审批，如文件涉及多个部门，应由有关部门会签;
经集团公司主管领导批准后实施打印、发文。
4.2.2文件编审权限:
1）《质量、环境和职业健康安全管理手册》由集团公司组织有关部门/人员编制,管理者代表审核,集团公司总经理批准。
2）程序文件由各职能部室编制，部门负责人审核，管理者代表批准。
3）支持性文件由相关职能部室编制，部门负责人审核，部门主管领导批准；
集团公司环境、职业健康安全管理方案分别由生产管理部、安全部制定，集团公司主管副经理批准。
4）施工组织设计、重大施工方案由项目经理组织编制，工程公司技术质量部门审核，工程公司总工批准；
一般施工方案由项目部技术人员编制，项目部技术负责人审核，项目经理批准；
项目质量计划由项目技术负责人组织编制，项目经理批准。
4.3文件编号
执行集团公司《公文处理办法》。
4.4文件标识
4.4.1受控文件以文件编号、发放号和加盖“受控”印章的方式进行标识,并应建立相应的受控清单。
集团公司内部各个场所和相关人员必须使用有效版本的受控文件。
4.4.2对于无法加盖“受控”章的受控文件，如法律、法规、规范、标准、合同文本、施工图纸以及施工组织设计、施工方案、作业指导书等，不必加盖“受控”章，可直接编发放号，并办理登记手续即视为受控。
4.5文件的收发
4.5.1文件的发放范围由该文件主管部门负责人确定。
4.5.2文件主管部门资料员填写“文件发放回收登记表（B1001-03）”后进行文件发放。
4.5.3文件接收单位资料员对收到的文件填写“收文登记表（B1001-04）”。
4.5.4工程公司、项目部相关人员收到文件由资料员登记后，及时交主管领导阅知。
（1）需传阅的文件，由主管领导在“文件处置表”中填写传阅范围。
（2）需复制的文件，主管领导应在“文件处置表”处置意见栏中填写复制理由及复制份数，资料员复制后按集团公司《公文处理办法》中的要求对其编制发放号。
复制的文件由文件复制单位负责管理控制，其更改、回收、作废等文件管理必须与原文件同步进行。
4.6受控文件目录清单
4.6.1办公室负责建立集团公司质量、环境和职业健康安全管理体系文件目录清单（B1001-05），集团公司机关各部门、司属各单位及项目部负责编制各自的受控文件目录清单。
4.6.2建设工程施工合同、分包合同、采购合同由责任部门建立台帐。
4.6.3施工组织设计、重大施工方案、项目质量计划由工程公司、项目部分别建立目录清单。
施工组织设计、危险性较大的分部分项工程施工方案报送集团公司科技信息部备案。
4.6.4施工图纸、设计变更、工程技术洽商等与工程项目有关的文件由项目部建立目录清单，。
4.6.5受控文件发生增减时，目录清单应及时调整，保证使用场所得到的是最新有效版本。
4.7文件与记录借阅
1）文件需借阅时，由资料员填写“文件借阅登记表”，借阅人签字后方可借出。
2）外单位或个人借阅记录，应经各级主管领导批准后方能借阅；
3）根据合同要求，顾客及其代表在商定期内如需查询有关记录，必须经部门负责人或项目经理同意，并办理查阅手续。
4.8文件更改与换版
4.8.1文件内容需进行更改时，由该文件原制定部门提出并实施更改。
更改的审批由文件原审批人进行。
4.8.2更改文件时，涉及相关的其它文件的相关内容必须同时得到更改，以保证相关文件的有效性和文件的统一性。
4.8.3文件的更改可采用划改或换页两种方法进行（B1001-06）。
4.8.4文件的更改内容与方法，由资料员填写“文件更改通知单”，发至文件使用人。
4.8.5文件需大幅度修改或多次连续修改后，可进行换版。
《手册》及程序文件的换版须经管理评审会确定后,统一安排进行。
4.9文件的作废、回收与处置
4.9.1对被替代、作废、失效的文件，文件责任部门填写“作废文件审批表”，写明作废理由及处置方法，交主管领导审批。
处置方法分二种：
一是出于环保要求、对纸张的二次利用；
二是无法再利用的予以销毁。
4.9.2文件批准作废后，属于单行本的，由原文件发放单位资料员按发放范围从使用场所及时撤回，在“文件发放回收登记表”中记录回收日期。
对需要作资料保留的文件，在该文件上做出“作废”标识，防止被随意拉用。
4.9.3属于合订本的汇编文件，文件持有人在作废文件处作“作废”标识，以做到既保持合订本文件的有效使用，又防止其中作废文件被误用。
4.9.4作废文件应及时从受控目录清单中删除。
4.9.5作废文件回收后，如进行销毁，由文件主管部门填写“文件销毁（留存）记录”。
4.9.6项目部解体时，工程公司各职能部门负责回收发放的体系文件，在“文件发放回收登记表”中记录回收日期。
4.9.7持有《手册》和程序文件者离职离岗时，应办理交回文件手续；
新接替岗位人员应办理领用手续。
4.10文件评审与更新
4.10.1当法律法规、标准规程、工作流程等发生变化时，应对文件进行评审。
1）体系文件的评审、更改、更新由该文件主管部门实施。
2）合同文件更改按行业规定由相关责任部门或单位办理。
3）相关法律、法规、标准、规范出现变更后，主管部门应负责将变更内容或新版文件通知或发放到使用者。
4.10.2每年管理评审前，各职能部门必须对体系文件的有效性、适用性进行评审，确认其状态：
（1）继续有效；
（2）需要修订；
（3）需要更新。
4.10.3更新及现行修订状态应在“文件更改通知单”中得到识别。
4.11与顾客、监理、质检站、总包等相互交流的通知、来往信函及有关合同、施工安全、进度、质量等文件，其管理由集团公司、工程公司职能部门以及项目经理部按本程序要求执行。
以传真、电子邮件、软盘、移动硬盘等形式相互交流的必需要有备份，并以纸张形式保存，同时按本程序要求做好管理。
4.12施工图纸的发放、更改等控制管理按集团公司有关规定执行。
4.13记录的归档、保管及处理
4.13.1记录的归档
1）工程产品记录应在工程项目竣工时，由项目经理∕技术负责人指定专人负责进行收集、核对、整理、组卷、装订成册，报工程公司生产（工程）技术科审查后，报送集团公司质量部，由质量部、生产管理部、科技信息部审核，并由质量部登记、建帐，归档保存；
工业加工产品记录由工业集团公司（或加工单位）自行归档保存。
2）一体化管理体系运行的管理评审和内、外部审核记录，由生产管理部负责收集、整理、归档；
3）集团公司∕工程公司各职能部门对本系统的体系运行记录进行收集、整理、保存、归档。
4.13.2记录的保管
体系运行记录保管期限不应少于5年；
产品记录保管期限按有关规定执行，一般不少于10年或长期保存。
4.13.3记录的处理
产品记录保管期满后由保管人员列出处置清单，经总工程师审批后由档案员统一处置；
体系运行记录保存期满后，由记录保存部门填写记录处置审批表（B1001-07），经管理者代表或部门领导审批后进行销毁，并在记录归档目录中注明销毁日期。
销毁记录保留至少一年。
5、引用标准
GB/T19001-2000质量管理体系要求
GB/T24001-2004环境管理体系要求及使用指南
GB/T28001-2011职业健康安全管理体系要求
GB/T50430-2007工程建设施工企业质量管理规范
6、相关文件
QB/SAN4101-2000公文处理办法
QB/SAN2305-2000施工图纸会审制度
7、记录表式
B1001-01体系运行检查表
B1001-02记录清单
B1001-03文件发放回收登记表
B1001-04收文登记表
B1001-05受控文件清单
B1001-06文件更改页
B1001-07记录处置审批表
附加说明：
本程序由陕西建工安装集团有限公司提出
本程序起草人：
韩军锋 修订人:
叶家杰
本程序审核人：
柴长富
本程序批准人：
史均社
本程序由集团公司办公室负责解释
体系运行检查表B1001-01
被检查方
编号
被检查区域
依据标准
依据文件
检查内容：
批准人/日期：
检查记录：
被检查区域负责人
检查人/日期
注：
检查中发现不能当即整改的问题，在下次检查时应予以验证。
体系运行检查表（续）B1001-01
检查记录:
记录清单B1001-02
序号
编号
记录名称
类别
来源
归档日期
备注
发放
号
文件
文件名称
接收单位
接收人
签字
接收日期
回收日期
备注
文件发放回收登记表B1001-03
收文
顺序号
日期
文件类别
文件编号
数量
发放单位
备注
收文登记表B1001-04
受控文件清单B1001-05
文件名称
版次
修订状态
份数
文件更改页B1001-06
文件名称：
文件编号：
版本/修订次数：
修改内容：
文件修改人:
批准人：
日期：
年.月日
记录处置审批表
部门：
B1001-07
记录编号
处置原因
处置意见
以上记录，经审核应作处置。
审批人：
年月日
处置经办人
处置监督人
处置日期
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