建设项目照片档案归档与整理方法参考模板.docx
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建设项目照片档案归档与整理方法参考模板
建设项目照片归档整理方法
⏹建设项目照片收集范围
⏹照片档案整理
⏹数码照片档案管理
建设项目档案概念
⏹建设项目档案是指从建设项目的提出、调研、评议、决策、规划、征地、拆建、勘测、设计、施工、生产准备、竣工投产、交付使用全过程中形成的应当归档保存的各种文字、图纸、图表、计算、声像等不同形式的文件材料。
照片档案
⏹照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和文字说明三部分。
一、建设项目照片收集范围
⏹凡是反映本工程项目建设过程中的工作活动，具有查考价值的照片均属收集范围
⏹以能够反映项目建设全过程和整体面貌为基本原则
一、建设项目照片收集范围
⏹记录本单位在参与工程项目建设过程中的主要职能活动和重要工作成果的照片
⏹领导人和著名人物视察或参加与建设项目有关的重大公务活动的照片
⏹在项目建设过程中本单位组织或参加的重要外事活动的照片
一、建设项目照片收集范围
⏹记录本建设项目重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片
⏹记录本建设项目的地理概貌及所涉及到的城乡建设、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片
⏹其他具有保存价值的照片
历史的记忆随着时光流逝，凝固在泛黄的照片上，一个个瞬间，汇集成一部生动的历史画卷
照片具有强烈的生动性和形象性，时间感和空间感的特点，其作用和功能是其他载体所不能替代的
记录本单位主要职能活动和
重要工作成果的照片
⏹开工前的原貌，包括拆迁前、拆迁过程、拆迁后；
⏹开工时：
开工典礼；
⏹施工过程：
记录主要部位施工状况
记录本单位主要职能活动和
重要工作成果的照片
⏹竣工验收：
竣工验收会、现场检查等；
⏹竣工后新貌：
室内、外及周边环境。
⏹参与各项活动的摄影者要自觉按照照片归档制度的要求，在活动结束后及时将手中的照片加注文字说明，向本单位档案室移交，任何个人不得据为已有
二、照片档案整理
⏹规范整理照片目地是为了便于保管和提供利用
⏹按照GB∕T11821—2002《照片档案管理规范》
照片的分类
⏹按照分部分项工程进行分类
⏹不同项目的照片应分别整理
分类
⏹同一工程项目的照片分在一起；
⏹工程建设前原始地形、地貌的状况照片为一组；
⏹建设时的开工典礼活动照片为一组：
⏹施工过程的照片分在一起（记录主要部位施工状况、质量事故）
分类
⏹竣工验收会、现场检查等照片为一组；
⏹竣工后新貌照片为一组。
照片的排列
⏹按问题结合时间、重要程度等进行排列。
⏹在排列组合照片时，可将组与组之间按形成时间顺序排列
⏹组内照片的排列顺序依据照片所反映问题的时间顺序。
思考题
⏹在整理建设项目照片时，对不同单位工程的照片排列，应按时间、重要程度进行排列，或按项目代码序列排列。
照片档案的编号
⏹照片号是固定和反映每张照片在同一工程项目内分类与排列顺序的一组字符代码
⏹格式一：
工程代码-册号-张号
HC—2--10
⏹格式二：
工程代码—张号
HC--34
⏹底片的编号
1、与照片分别编号法
2、与照片合一编号法
工程代码-册号-张号
⏹册号：
在一个工程项目内照片册的排列从“1”开始的顺序编号
⏹张号：
格式一中的张号是指在册内的排列从“1”开始的顺序编号。
格式二中的张号是指在一个工程项目内照片的排列从“1”开始的顺序编号
排列、编号（例题）
⏹某某工程－－开工前原貌7张（1－7号）
开工典礼10张（8－18号）
施工过程25张（19－43号）
竣工验收10张（44－54号）
单张照片说明的填写
说明格式
⏹题名：
⏹照片号：
⏹底片号：
⏹参见号：
⏹时间：
⏹摄影者：
⏹文字说明：
说明的内容
⏹题名：
应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、地点、事由
⏹底片号：
若采用照片与底片合一编号法，可不填写底片号
⏹参见号：
是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号
如文书档案101-4-12
⏹摄影者：
一般填写个人，必要时可加写单位
⏹时间：
事件发生或事物变化的时间和拍摄时间。
用阿拉伯数字表示拍摄时间。
年、月、日用8位数表示。
⏹例2004年1月3日写作20040103。
⏹文字说明：
综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。
编组联符号
⏹组联符号：
同组中的每一张照片均应在单张照片的左或右上角标出组联符号
⏹组联符号按组依次采用“①”、“②”…
例：
1--①、2--①、3--①、4、
5--②、6--②、7--②、8--②
编组联符号（思考题一）
册与册的组联符号有否关系？
组联符号不宜越册
编组联符号（思考题二）
⏹如册内只有一组照片和其他散片时应如何编组联符号
⏹该册内组联符合只编“①”即可
组合照片说明
⏹一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明，其单张照片说明可以从简
组合照片说明
⏹组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项
⏹应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量
组合照片说明示例
（一）
⏹化肥催化剂国家工程研究中心是依托福州大学建设的化肥催化剂工程化研究基地。
该中心设有科研、办公、学术交流综合楼、四个催化剂工试车间及配套的公用工程等，可满足催化剂科研开发、质量检测、学术交流及教学的需要。
四个催化剂工试车间均具备300吨／年的工试能力。
工程占地面积16200m2，建筑面积10599m2，总投资4220万元。
⏹该工程于1997年10月开工，1999年9月建成
组合照片说明示例
（二）
⏹海沧大桥工程全长5926．527米，由西引道、西引桥、西航道桥、东航道主桥、东引桥、东渡互通立交、东引道等组成。
其中东航道主桥长1108米，宽32米，主跨648米，为大型三跨连续全漂浮钢箱梁悬索桥；西航道桥为大跨度预应力混凝土连续弯刚构桥，主跨140m。
海沧大桥为双向六车道，设计行车时速80公里，总投资28．74亿元。
⏹该工程于1996年12月开工，1999年12月建成通车
⏹对于属科学技术范畴方面的照片，还要注明工程项目、科研课题、设备、产品名称及主要特点。
对于属科学技术范畴方面的照片，还要注明
工程项目、科研课题、设备、产品名称及主要特
大幅照片说明
⏹可另纸书写。
一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明存放位置
⏹对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中
照片档案卷内目录
照片基本目录
⏹照片号、题名、时间、摄影者、
底片号、备注等
基本目录的条目按照片号排列顺序
三、数码照片档案的整理
数码照片
用扫描、数码照相设备获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件
数码照片档案
⏹国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。
数码照片档案一般由数字图像、文字说明、元数据三部分组成。
数码照片归档范围
⏹凡是反映项目建设活动、具有查考利用价值的数码照片均属收集归档范围。
数码照片按照采集渠道可以分为：
⏹数码件：
指利用数码照相设备拍摄直接形成的静态图像文件。
⏹扫描件：
指利用扫描仪将纸质照片、底片扫描后形成的静态图像文件
数码照片的特点
⏹数码照片与传统照片相比，具有许多的优势
⏹成像快、处理快、编辑快、查阅快、连接快
数码照片的特点
⏹应用广泛。
数码照片可以在自己的数码相机和计算机上显示、浏览、处理，还可以与打印机、刻录机、幻灯机、电视机等多种外连设备连接传输，更能与局域网中多台电脑或各个网站互相链接，通过网上发布，从而大大扩展了应用范围。
数码照片的特点
⏹对软硬件的依赖性；
⏹信息的易改性；
⏹信息与载体的可分离性
数码照片收集归档要求
⏹数码照片的形成部门要制定管理办法，明确数码照片归档的时间、范围、格式等要求，保证归档数码照片的质量，同时要有相应的技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。
CCTV2006年度十大新闻图片铜奖获奖作品《青藏铁路为野生动物开辟生命通道》
质疑造假照片的网友经过仔细观察发现，照片有明显的拼接痕迹。
摄影专家随后表示，从藏羚羊的习性来说，如果火车经过，藏羚羊四散奔逃，而不会镇静、有序地排成一队向前奔跑。
虚假、造假违规照片的类型
⏹产生虚假照片有多种情况，有因对拍摄对象了解不深入，拍摄照片所反映的信息不真实；有以欺骗受众为目的的刻意造假；还有仅仅为了画面完美而移动像素的违规制作等。
⏹多数人认为，假照图像是软件添枝加叶合成修改照片，但目前的一个新趋势是，有人避开后期制作，在前期拍摄中做手脚.
⏹数码照片形成部门要指定专人负责数码照片档案的管理。
⏹在每次拍摄工作完成后，三日内将数码相机存储卡上的数据转存到本部门指定的专用计算机内。
数码照片归档要求
⏹数码照片的形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按规范要求填写文字说明后及时向档案室移交，或随其他载体档案一起归档
数码照片归档要求
⏹归档的数码照片格式应为TIFF、JPEG格式。
⏹对于采用非通用文件格式的数码照片，收集时应将其在分辨率不变的前提下，转换成TIFF、JPEG格式，并在备注栏中记载。
⏹如无法转换，则应将相关软件一并收集。
图像电子文件JPEG格式
⏹是一个数字图像压缩的国际标准。
专门用于摄影图像的存储与显示，尤其适用于屏幕和打印显示，支持所有主要的计算机平台和Web浏览器。
⏹是一种有损压缩技术，格式文件小，其压缩方法可以节省大量的空间。
⏹原件为彩色的档案可选此格式复制存储。
图像电子文件TIFF格式
⏹是一种基于标记的无损（不丢失信息）压缩格式，用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。
⏹存储的图像细微层次的信息非常多，可以保存图层，图像质量高。
⏹非常有利于原件为黑白照片的复制储存。
数码照片归档要求
⏹数字图像的归档可分两步进行，对实时归档的先做逻辑归档
⏹然后再定期完成物理归档，刻录到光盘
数码照片归档要求
⏹对具有永久保存价值的数码照片，归档时必须冲印出纸质照片，按双套制要求保存。
纸质照片的档案管理参照国家标准GB/Tl1821—2002《照片档案管理规范》执行。
一、独立管理模式
⏹设置独立的数码照片类，将所有的建设项目数码照片单独保管，管理形式可以采用分类文件夹和数据库的形式
二、综合管理模式
⏹不单独设立数码照片类别，依据数码照片的内容或者其他属性，将其与其他同属性的媒体文件一起管理
数码照片整理
⏹鉴定：
归档的数码照片原则上应为原件，以确保其原始性。
照片经过修改的不能作为档案归档。
数码照片整理
⏹鉴定：
对于没有归档价值的或重复的照片必须剔除。
反映同一场景的数码照片重要的可多保留，一般的只保留一张
数码照片的遴选
⏹同一场景，同一内容的数码照片只选一张；
⏹选择最具有代表性、质量最好的照片；
⏹一组照片最好选择同一部像机所拍摄的
⏹分类（分部分项分类法）
建设项目工程数码照片档案分类
⏹按分部分项进行分类
⏹不同项目的照片应分别整理
排列
⏹数字照片每个项目建立一个文件夹
⏹每个文件夹赋予一个文件名
⏹文件夹名必须具有惟一性
⏹一个文件夹内可多建几个文件夹进行分类
⏹如：
省档案馆新馆建设项目
1领导视察、检查
2开工前原貌
3开工典礼
4施工
5竣工验收
6竣工后新貌
排列
在排列组合照片时，可先将组与组之间按形成时间顺序进行排列，再对组内照片进行排列
文件夹命名规则
⏹直接采用建设项目名称作为图像文件的名称。
⏹直接采用建设项目名称代号作为图像文件的名称。
⏹直接采用建设项目名称+项目分类名称作为图像文件的名称。
建设项目名称+项目分类代号
例：
HC¡¤621
HC海沧大桥项目档案
621工程科研实验类
直接采用图像软件
⏹软件直接提供文件属性的编写，包括文字说明、拍摄者、拍摄时间等，还可以直接将原数据信息，如什么相机拍摄的、拍摄时间、照片大小、像素、更改信息等显示并打印出来。
编号
§文件夹内每一张数码照片按时间顺序排列编制从“1”开始的流水号。
§使用照片软件整理的照片编号与纸质照片编号相同
文件夹内照片编目
?
在文件夹内添加“文本文档”，在“文本文档”内填写照片档案总说明和每张照片说明
编目
⏹数码照片档案应编制光盘文件级目录
盘内照片目录以张为单位编制，对所有照片档案进行著录、管理，以便建立统一的照片档案数据库，实现统一管理与检索。
编目
⏹数码照片档案文件级著录项包括
工程代码、光盘号、照片号、照片题名、参见号、拍摄时间、摄影者、保管期限、采集渠道、备注等项。
编目（光盘内文件级）
⏹工程代码：
以工程名称的字母编制的代号
⏹光盘号：
按形成时间从“1”开始编制
流水号
⏹照片号：
一张光盘内保存的数码照片从“1”开始编制照片号
编目（光盘内文件级）
⏹照片题名：
题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、地点、事由等要素尽可能齐全
⏹参见号：
与本张数码照片有联系的其他档案的档号
编目（光盘内文件级）
⏹采集渠道：
根据数码图像文件来源标注“数码件”、“扫描件”。
⏹备注：
其他需要补充和说明的内容。
光盘封面
⏹存储数码照片档案的光盘盘面及包装盒应刻制或贴有识别光盘的统一规格的标签。
⏹编制光盘封面，填写相关内容说明（应包括：
工程代码、光盘号、套别、全宗名称、形成时间、张数、制作单位、制作日期、保管期限、审核人、光盘种类等）
⏹光盘封面内容与盘内内容要保持一致
光盘封面
光盘号：
按工程项目建设时间顺序排列的顺序号
⏹套别：
用大写英文字母A、B、C表示。
A表示查阅利用；B表示封存保管；C表示异地保存
光盘封面
⏹形成时间：
光盘内数码照片档案的起始年月和终止年月，用6位阿拉伯数字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，起始年月和终止年月中间用“—”分隔，
如：
200701—200712
光盘封面
⏹张数：
盘内数码照片的总数
⏹制作单位：
光盘制作单位的全称或通用简称
光盘封面
⏹制作日期：
数码照片档案刻录到光盘上的日期。
包括年月日，用阿拉伯数字八位数标识。
如：
20080709
⏹保管期限：
光盘内存储的数码照片档案的保存时间。
存储
1、数码照片档案的存储应符合《电子文件归档与管理规范》的要求。
整理好的数码照片档案应脱机保存。
推荐采用只读光盘（一次写光盘）为存储载体。
软磁盘不能作为数码照片的存储载体
存储
2、同一个项目的数码照片档案应刻录在一张或多张光盘中。
不同项目的数码照片档案不应存储在同一张光盘中。
存储
3、数码照片档案光盘应一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存
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