限制区域管理程序Word格式.doc

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1.总则

1.1制定目的

响应全球各界反恐怖行动，确保货物财产/人员安全，确保货物安全快速付运，明确授权及非授权人员的管理。

1.2适用范围：

整个工厂；

1.3权责单位

1.3.1管理部：

必须按照该规定履行该岗位的职责，保安主任确保该规定的贯彻与实施，管理课负责人抽查监督岗位职责的实施情况。

1.4名词定义

授权人：

经过政府公安部门及工厂进行背景调查合法公民；

工厂授权予部分人员担任公司重点岗位；

非授权人：

除授权以外的人员；

2.内容:

授权部门及重点项目：

保安组、包装组、仓库（材料仓、半成品仓、成品仓）、装卸工、业务部、报关船务部、采购部、财务部、IT管理部；

对已经授权部门的基本要求：

1）保安、实体保安及门禁管理要求：

保安部门对货物作业区域和存放区域装置围栏或有天然屏障及所有其他授权部门以阻止非授权人员进入；

1.1对授权人员进行身份确认，根据《保安大门岗位职责》《保安处理访客程序》《保安反恐手册》进行严格调查；

不能确认身份者，暂阻止其行动，立刻禀报上级，情况严重者可立刻报警有公安部门处理；

1.2对非授权人员，根据本公司反恐要求及授权标志核实该人员不属授权人员，则阻止其当前的动作；

视情况根据公司制度处理；

情节严重的可有法制、公安部门处理；

2）包装组：

2.1要求已授权人员佩戴授权人的特别标志物，如，佩戴不同颜色的厂牌、袖标、工作服、特别制服等。

2.2包装组人员严格按照包装工作流程及包装部反恐要求操作，

3）.生产、装配和包装区域的安全控制程序

为了生产装配和包装区域产品的安全（质量、数量符合要求，不夹带异物等），需要作出以下管制：

3.1进出生产装配和包装区域不能携带包裹，不能携带违禁物品（如打火机、香烟、利器、项链、戒指、首饰、硬币、食品等）。

3.2生产装配和包装区域的所有原料和零部件都需要有帐册记录（记录产品物料的名称、编号、数量、出入单据记录等）。

3.3生产装配和包装区域的所有原料和零部件都需要有清晰、容易识认的状态和数量标识（如合格、不合格、待验、待包装、待翻工等状态以及数量）。

所有入仓的成品需要有入仓单记录（有关之数量、编号、名称、箱号等）。

3.4所有生产、装配和包装区域都需要配备可上锁的门以及可以关闭的窗。

工场需要安排每天的值日生于下班后，关闭所有的

门窗、水电等。

3.5如果需要，可考虑在生产，装配和包装区域设立安全保安人员或者安装CCTV监控系统，以便监控在这些区域内员工的操作。

4）仓库、装卸队、货物运输授权管理，装运区域的安全和货柜的验证、密封控制程序

4.1、为预防货物的遗失或者未被授权付运的物品的传入，工厂货仓部会按照有关《成品验货、入仓、走货及货物搬运程序》、《收货程序》、《货仓周结程序》等程序去作为运作指引，确保运作过程的安全和符合运作要求。

4.2、装运区域的安全控制

1）为预防货物的遗失或者未获授权或者未被付运的物品的传入，成品货柜的装运和收货的区域必须有清晰介定划分（C区为装卸货区，D区为出口成品的货柜装运区），并只能允许那些被明确识别在此区域内工作的雇员（货仓、收发货组及仓库管理人员）才能进入和操作。

2）为了确保没有被授权或者被确认的人员无端接近付运和收货区域，货仓部会在显眼地方（货仓总部门口）张贴收发货程序/告示去告知有关之注意事项，以及在收发货区会安排有值班保安去检查和监测：

非授权人士不能进入仓库区、收发货过程是否正常、车辆有无异常等。

3）外来人员的货车和私家车需要按规定停靠在指定停车场，防止停靠近成品付运和货物储存区域；

当需要进行收发货时，按照指定区域和指引进行收发货。

4）在需要时，工厂将会考虑设立可操作功能（例如有监控和记录功能的）CCTV（中央监控电视系统）去监测、记录停靠在收发货区域、成品/货柜装运区域以及工业区内停放的货柜车、拖车的装载过程。

4.3、装运货柜/车辆的验证和密封措施控制

1）装运来料货车在进入厂房时，需要经过大门保安的验证和登记，装货出厂的货车在出厂时，需要向大门保安提交《车辆/货物出闸纸》和打开车厢接受装载货物的核实检查。

2）车辆到厂后，货仓部负责引导车辆临时停泊，然后通知船务部核对司机和车辆的资料，船务部会发出ShipmentNote通知货仓核对应装运之成品和做好装运准备。

船务部根据船公司的Booking资料核对/验证司机和车辆的是否为授权装运货物之指定司机和车辆（一般会检查司机的黄薄和车辆号码等），确认无误后，通知货仓部准备装运成品/货物。

3）车辆到厂后，通知船务部车辆已到厂，货仓负责装车，船务部监督。

为了预防没有被授权的人员或者物品进入货柜/拖车，在进行货物装卸时，都会有货仓部装运组专责人员现场监察装运情况（如记录/核实装运时间、点数、指点装运方式等）。

在装运成品时，还会根据客户不同的要求对装卸过程和货柜情况进行拍照等。

在装卸过程中，无关人等一律不准在旁观看及进行有关操作。

4）在装货前要清扫干净，车辆保持干爽。

如果有漏水的地方要修补好，若发现有铁钉突出、生锈、漏水或其他外来物质等，应即时处理，不能处理时通知上司处理。

5）在进行装货时，应按照客要求（如应按照CartonNo顺序进行装柜），并且须留意CartonNo顺序是否混乱、漏写或漏贴；

是否漏贴客户的Label或barCode），DateCode是否打反、打重复、漏写、漏打、模糊不清、打错？

成品外箱是否有油漆、胶水、墨汁、泥尘、人为脚印、烂孔、变形、打折、被涂写、湿过水、漏封胶纸、明显的胶纸头、封箱后

裂开、暴露出箱内货物、箱嘜上贴有不必要的贴纸、箱嘜印错位、漏印、脱落、贴嘜不平整等情况。

6）若发现有上述情况不能入柜，应立即通知上司，上司得到通知后，在最短的时间内解决，必须保证产品质量并知会当值看柜QC人员，必须注意在装一种货时，其中是否渗有另外一种货或几种货，每人必须认识、熟悉装某一种货的外箱

箱嘜、形状，必须保证装一种货属同一编号、名称、国家等，各理货员亦应特别注意此问题，各装货人员应留意装每种货时，每箱货的重量（可以衡量），若发现或怀疑漏装的情况，不能入柜。

必须通知其上司，由上司和当值看柜QC人员、理货负责人、工场负责人共同解决，并通知货仓主管。

7）在装柜过程中，正常情况下在货柜装至1/2时照一张相，在装满柜时照一张相，这些相片须保存1个月。

如果客户有特别要求，则按客户要求执行。

8）为了货物安全，所有的拖车/货柜都有立体围墙式的构造和处于良好状态，货仓运输组人员在进行装卸作业前必须要确保拖车/货柜符合此要求。

9）拖车/货柜在完成装卸后需要适当地密封和/或上锁，以便在启程前后不会被非法干预。

10）完成装柜后，关门锁上（并贴封条，如果有需要）并记录在付运文件ShipmentNote上和保存）密封号码之录，以及在到达目的地时需进行验证。

封条需要保存至上锁过关待海关查车，需要时才能打开，查柜后，封条作废，司机到达香港船公司后重新申请上锁交柜，以预防非授权的接近。

11）为了确保货物的完整和安全（空/满）货柜必须上锁和必须有司机在车上驻守监测，以及在装运货物上车前，必须先做检查，然后才能进行货物装卸，以预防未授权的进入；

偷窃或者不属于载货清单或者未授权的物品的进入。

12）装运来料和成品出货的货车或货柜车在进入厂房时，需要经过验证和登记。

在出厂时，普通货车需要向大门保安提交《车辆出闸纸》和打开车厢接受装载货物检查。

货柜车则需要向大门保安提交《车辆出闸纸》和查验货柜车厢的密封条有否贴牢固。

13）当货柜/货车进入厂房后，货仓工作人员负责引导货柜/货车进入指定装卸位准备装卸货；

如果尚未轮到安排装卸货的，则会安排于临时停泊位等候。

14）货柜/货车在等候/装卸货期间，都会有货仓运输组人员负责监察货柜/货车的行踪，未获货仓运输组人员批准，货柜/货车一律不能停靠近装卸货位，以防止出现装错货等误差。

15）参考程序：

成品验货、入仓、走货及货物搬运程序

4.4、记录、报告/分析货物短缺、盈余、损坏的程序

1、货仓部/生产工场通过收发，装卸货之点算、以及日常之盘点，发现货物出现短缺，盈余、损坏时，属于货仓负责范围的，会由货仓部副经理向财务董事和有关部门报告反映，属于生产工场负责范围的，会由其部门主管向其部门董事报告。

涉及成品走货的，会由货仓部与船务部联络，然后由船务部向业务运作部报告，再由业务运作部与客户联络，如果需要

报告海关等政府部门的，会由船务部报关员/报检员负责。

2、当货物发生短缺/遗失时，如果会影响到客户之走货期或者属于客户供应物料的，则会由业务运作部负责向客户报告。

八、接近/使用信息资料/电脑安全维护/信息的安全传递和保存控制程序

3、为了确保货物的完整和安全，成品包装区域一般都会安排在显眼的区域并且同时有许多员工一起操作，以及有组长、大组长和主管从旁监测员工之操作情况，而在员工出入厂房时也有保安进行检查（有无携带违禁物品和公司物品出厂）。

在需要（客户有要求）时，会考虑安装一些用作监测控制的反偷窃措施（例如闭路电视）。

4、载货清单会通过香港公司写字楼用人手或专递方式完整、清晰、正确、准时地递交给客户。

5）报关、业务、船务部授权管理程序

一、付运文件资料的准备和处理程序

1、如何确保在付运前2天将文件传送给货运公司：

1）船务部按照客户之交货期跟进生产工场的进度，在规定交货期前3天，如果尚未收到香港写字楼有关付运的资料，则会与香港业务运作部联络沟通，由香港业务运作部与客户联络了解有关之货运公司、走货船期、船公司、货柜等。

2）在与客户商定好有关产品之付运数量、付运期限确认后，香港业务运作部会发出付运产品之资料Booking传送给货运公司（FAX或专递等方式）。

3）在走货前2天，船务部一般会收到船公司的一份Booking资料，香港业务运作部会Fax或跟文件袋形式交给船务部，船务部会依此做好出货前的资料ShipmentNote给货仓成品组负责人备货，在出货当天船务部会根据实际装运成品开出货物出口单给货仓转交货车司机互相签署，然后签署"

放行条"

放车出厂。

2、如何确保收到足够的信息资料（查PO以及与客户联络）：

为了能够准时、准确地交货给客户，做好出货前的准备工作非常重要，为此，统筹出货的部门－－船务部需要按照客户的走货期，提前做好出货文件资料的准备和跟进生产工场的进度。

为了能够收到足够的出货信息资料，船务部需要根据客户之PO或与客户沟通联络，提前准备好有关货物通关单及出口清单、出口备案合同等，收到Booking资料在走货前2天，资料仍不

齐全，则立即需要联络客户、有关部门跟进完成。

按期、按时正确准备好出货资料是船务部MBO中的重要一项。

3、如何验证按期付运货物的程序

由船务部根据客户之PO、SI等资料跟进生产工厂之生产落货进度是否符合客户走货期，然后与业务运作部联络预定车辆/货柜。

货物有否按期付运主要依据ShipmentNote上之走货时间与客户之走货期相比较而得出。

ShipmentNote上会填写有付运资料（车辆号码、走货时间、货物名称、数量、箱数、客方ITEMNO、PONO、司机装货后签名确认等）。

二、如何在付运方面发现、报告和纠正错误文件资料的处理程序

1、在进入付运工作的过程中，如果发现进出口清单、备案合同、货物出口通关单与实际装运之货物不符时及文件资料有错误等，需要及时更改有关资料（例如重量/数量错误，则需重新填/更改填报出口清单及重新办理通关单等）。

2、正常情况下，香港业务运作部收到客方资料ShipmentPlan或ShippingOrder，为确保出口资料正确无误，如属新货，船务部需通知货仓先取一箱成品过磅，复测总重量是否跟船务部所填写之出口集中报关清单资料相符，如有不符，不可放车离厂，须立即通知船务部复核是否需要更改资料。

3、货仓收到ShipmentNote及出口清单（即出口集中报关货物申报单）后，在走货前，出货人员必须核对实货与ShipmentNote资料是否一致，并核对实货与《成品检验状态纸》数量是否一致，如有不符，立即联络船务部/QC部有关人员查询，否则不可安排装柜，直至有关人员复查OK后方可进行装柜。

4、经货仓复核及于ShipmentNote填写上有关车辆资料并签署后，船务部据此开出《发票》给业务运作部董事批准后，由香港业务运作部传送给客户、会计部，香港业务运作部会保存底单。

三、接收和处理来料/货物的程序

1、接收来料之运作是：

首先根据供应商之送货单核对本厂PO，然后点数厂秤重，打印GRN作待验，由IQC检验、标识，QC检验合格后转合格仓，并按检验状态和货物类别储存在适当仓位。

2、不符合PO（例如超PO、无PO）的不收，待验、合格、不合格的货物会按检验状态和类别隔离摆放在不同区域等待处理。

3、一些高度危险的物品（例如易燃易爆的化学溶剂等）会专门储存在危险仓，非经授权人员批准是不能接近和进入。

4、详细运作程序可参看《收货程序》、《物料进口程序》、《货仓周结程序》。

四、如何跟踪厂内厂外（付运成品）货物的流转程序

1、厂内货物流转的跟踪：

厂内货物的流转主要在各分仓、工场、组别之间流转，凡是进出都会有相应的发货单或领料单支持和跟随以及电脑记录。

1）为了能够识别货物，公司建立了独特的编号系统（PartNumberSystem）对于不同工序、不同类别的制品都会有独特的物科/产品编号，而每一批物料/产品都会有自身之状态标识（注明名称、编号、数量、日期等，如属于成品，则会有一张“成品检验状态纸”注明该批成品的DateCode等资料）。

2）为了能够清楚反映每一笔货物的进出去向和结存，工厂已设立电脑系统去输入和记录每一笔货物的进出情况：

包括供应商名称、货物进由日期、货物名称、编号、数量等）；

同时，每一部货车的到厂和出厂的时间也都有司机的签署。

3）货物在厂内流动迁移会有《领料单》、《发料单》的支持和跟随，单据上之资料和内容（例如：

名称、编号、数量等）会与货物上的标识互相一致。

即使是各工序/各组别之间的迁移流动，也会有《内部发货/领料单》做支持和追踪。

4）如果发货给外发厂，货仓部会根据《S/O之电脑记录》的资料开出《外发单》备料，再转开《送货单》给外发厂签收，这些单据上的资料和内容也需要与货物上的标识相一致。

5）为了如实反映存货的状态，每一笔货物的收发都需要在当天内输入电脑。

所有发生的生产、检验、收发记录都需要当天完成入数。

各部门/各分仓每个月都会做一份月结，以反映本部门/本仓位的存货情况。

同时，电脑记录上可以即时查阅

已入数的物料/制品的收发、结存数目、流转部门/仓位等。

6）各部门可以通过电脑系统即时查看货物的帐存数；

同时，货仓人员每周会安排人员去抽查各分仓盘点后打印的周结报表帐存数的准确性，并通过每周、每月的收发盘存和定期实际盘点去反映存货的短缺和盈余，然后根据实际情况向公司报告和申请帐存数的盈亏调整。

7）库存成品都会张贴上“成品检验状态纸”标识上客户名称、产品名称/编号，哪一张订单、数量以及QC检验的结果等。

当安排装运成品上货柜时，载货单和付运清单上都会有相应的资料/内容去介定和报告所需付运成品的资料，以便货仓核实付运资料和付运成品是否一致。

如果是成品出货，则按《成品验货、入仓、走货及货物搬运程序》之规定执行。

8）根据物料/产品的状态标识以及跟随转移的单据、帐册记录，可以跟踪货物的流转。

如果客户还需要更详细的跟踪，则会编制个别具体的追踪工作指示去作为货物追踪的操作指引。

2、如何跟踪成品/物科的付运

1）每批成品付运会有ShipmentNote和出口清单等资料记载ShipmentNote上会写上货柜车的车牌号码、货柜号码等资料，以及要求司机签署。

根据ShipmentNote可以追踪付运成品的去向。

2）每批物料/制品向外发货前，货仓都会依S/O之电脑记录，货仓会据此开出“外发单”从相应的分仓提货，然后开出“送货单”交收货方签署盖章。

“送货单”等单据上都注明所发的物料/制品的详细资料（如名称、编号、数量、日期、收货方等）。

根据S/O、PO、送货单等资料，可以追踪物料的去向。

五．相关表单：

无

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