机关声像档案管理办法WORD16页.docx

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机关声像档案管理办法WORD16页

声像档案管理办法

（试行）

第一章总则

第一条为了加强声像档案管理工作，更好地发挥声像档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》、国家有关技术规范及水利部相关规定，结合黄委实际，制定本办法。

第二条本办法所指的声像档案是指各单位或者个人在治黄活动中产生的，具有保存价值的，以照片、录音带、录像带、光盘等不同材料为载体，以声音或影像为记录方式，并辅以文字说明的历史记录。

第三条声像档案是立档单位全部档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理，任何部门和个人不得私自占有。

第四条声像材料的形成部门或个人应做好声像材料的收集整理工作，并及时向档案部门移交归档。

第五条档案部门工作人员应对本单位声像材料的收集整理工作进行监督和指导。

对本单位声像档案须妥善保管，保证声像档案的安全和有效利用。

第二章声像材料的收集

第六条声像材料的收集范围（归档范围）：

（一）党和国家领导人、中央各部委、沿黄地方党、政、军领导（省、部级以上）在视察、考察本单位或本系统活动中形成的声像材料。

（二）本单位重要会议和重大活动形成的声像材料。

（三）本单位在重大险情、水事案件、安全事故处理及其他异常情况和现象等方面形成的声像材料。

（四）本单位在外事活动中形成的声像材料。

（五）本单位在工程建设、科学研究与新技术开发应用等过程中形成的重要声像材料。

（六）国内外有关专家、学者、知名人士在从事治黄重大活动中形成的声像材料。

（七）本单位在参加国家、省部级单位表彰、奖励或举办的专题展览等活动中形成的声像材料。

（八）反映治黄成就、黄河变迁、历史文物、名胜古迹的声像材料。

（九）反映本单位主要职能活动的其他具有保存价值的声像材料。

第七条声像材料的收集要求：

（一）归档的声像材料必须保持原貌，不能进行技术修改，照片与底片应同时归档，底片与照片影像应当一致。

（二）归档的声像材料应在相应设备上演示或检测，做到图像清晰、声音清楚，载体材料不磨损、划伤，内容完整准确。

（三）数码声像材料的采集格式应符合《黄委电子文件归档与电子档案管理办法》的要求。

数码声像材料的保存选用只读光盘作为载体。

（四）对反映同一内容的若干张照片，应选择具有代表性的照片归档。

第三章声像材料的整理

第八条声像材料应当按照其载体的不同，分别进行整理、编号。

保管期限的划分参照与其相关的文书、科技等类型档案的保管期限表确定；按照涉密程度标注密级，遵照国家相关保密规定执行。

第九条胶片照片的整理：

（一）胶片照片要按照年度进行整理，同一年度内的照片按问题结合时间、重要程度进行排列。

跨年度且不可分的一组照片，可集中排列。

（二）胶片照片的编号（即照片号）由胶片照片代码－年度—张号—保管期限代码组成，如：

ZP－2008－0001Y。

整理胶片照片时应在每张照片的背面标注其照片号。

胶片照片代码为ZP；

年度是指照片的形成年度（跨年度且不可分的一组胶片照片，可填写本组照片形成的最后年度）；

张号是指每张照片的排列顺序号，照片较多的单位可以每年小流水编号，照片较少的单位可以历年大流水编号；

保管期限代码由Y、C、D表示，分别代表永久、长期（30年）、短期（10年）。

（三）胶片照片应按照照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。

（四）大张胶片照片不能装入普通照片册的，应单独保存。

但在整理时，每一张大照片仍在照片册中占一张照片位置，与其他照片一同编号、填写说明，并注明存放地点。

在填写册内目录时，要在“备注”栏内注明“大张”，便于查找。

（五）胶片照片档案的说明包括：

题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明七项内容。

题名应当简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素应当齐全。

参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。

文字说明仅对题名未及内容做出补充，其他需要说明的事项亦可在此栏表述。

照片归属权不属于本单位的，应当注明照片版权、来源等。

（六）编制胶片照片档案目录，填写册内备考表。

参见附表一、附表二。

（七）底片的编号（即底片号）由年度—张号－保管期限代码组成。

底片较多的单位可以每年小流水编号，底片较少的单位可以历年大流水编号。

宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处（刻写不下时，前段可不写），不得影响画面；也可采用其他方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处，不得污染胶片。

底片放入底片袋内保管，一张一袋，并在底片袋的右上方注明底片号。

对翻拍底片，应在底片袋的左上方标明“F”字样。

对拷贝底片，应在底片袋的左上方标明“K”字样。

按底片号顺序将底片袋依次插入底片册。

第十条数码照片的整理：

（一）数码照片要按照年度进行整理。

同一年度内的照片按问题结合时间、重要程度进行排列。

跨年度且不可分的一组照片，可集中排列。

（二）数码照片的编号由数码照片代码－年度－张号－保管期限代码组成。

数码照片代码为SP。

年度是指数码照片的形成年度（跨年度且不可分的一组数码照片，可填写本组数码照片形成的最后年度）。

张号是指数码照片的排列顺序号。

数码照片较多的单位可以每年小流水编号，数码照片较少的单位可以历年大流水编号。

保管期限代码由Y、C、D表示，分别代表永久、长期（30年）、短期（10年）。

（三）同一归档年度的数码照片应存储至一张或多张只读光盘中，光盘内保存内容包括光盘说明文件、数码照片档案目录（参见附表三）、存放数码照片的文件夹。

说明文件命名为readme.txt（存储格式为文本文件），主要说明本张光盘内存储的照片档案全宗名称、年度、照片数量、照片反映的主要内容、制作者、制作日期等。

数码照片档案目录命名为descript.xml（存储格式为xml文件）,其内容是数码照片基本档案目录的电子版本。

存放数码照片的文件夹命名为data，数码照片以照片号命名，文件存储格式为JPEG文件（文件后辍名一般为.jpg或.jpeg）。

（四）光盘应当在标签上标注光盘编号、光盘类型（CD-R、DVD）及运行的软、硬件环境等。

光盘编号为：

数码照片代码（SP）—年度—盘号。

盘号指存放数码照片光盘的排列顺序号，可历年大流水编制。

第十一条录音带、录像带、光盘（不含数码照片光盘）的整理：

（一）在全宗内，录音带、录像带、光盘一般按载体形式分类，其编号由载体代码－年度－盒（盘）号－保管期限代码组成。

同一载体的可按归档时间顺序历年大流水编号。

（二）载体代码：

录音带为LY，录像带为LX、光盘为GP。

（三）归档的录音带、录像带、光盘应当在标签上标注编号及简要说明。

（四）归档的录音带应当简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级、带长（时间）等。

归档的录像带应当简要说明内容、制式、语别、密级、规格、声道、带长（时间）等。

归档的光盘应当简要说明存贮文件的内容，光盘类型（CD-R、DVD），运行的软、硬件环境，版本号等。

（五）录音带、录像带、光盘（不含数码照片光盘）等不同载体的声像档案应分别编制档案目录（参见附表四）。

（六）有条件的单位要将录音带、录像带进行数字化加工，加工应符合《黄委电子文件归档与电子档案管理办法》的要求。

第四章声像档案的归档与报送

　　第十二条凡反映党和国家、中央各部委、沿黄地方党、政、军领导（省、部级以上）视察、考察本单位、本系统所形成的声像材料以及重大活动、重要会议的声像材料，在3个月内整理归档，其他声像材料在第二年的6月底以前整理归档。

凡在科研课题、基本建设项目等活动中产生的声像材料，应随项目归档时间一同归档。

归档部门将移交清单（参见附表五）和声像档案目录送交档案部门检查验收。

档案部门在对声像档案进行质量检查后，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。

第十三条各单位档案部门应将归档的有关党和国家领导人及省、部级领导参加的重大活动和国家重点工程建设项目的声像档案向黄河档案馆报送2份复制件（一份上交水利部）。

报送的声像档案应是图像清晰、声音清楚、附有文字说明。

报送时间为第二年的3月底前。

第五章声像档案的保管

第十四条声像档案的保管应当符合防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防划、防污染、防有害生物、防盗、防震和防磁等要求。

第十五条照片与底片应当分开存放；录音带、录像带、光盘应当放入盒中保管；照片、底片册、录音带、录像带和光盘等应当垂直放置，不得堆积平放。

第十六条永久保存的以数字形式存储的声像档案应多重备份；具有珍贵价值和历史意义的数码照片应冲洗照片保存。

冲洗后的数码照片整理，视同胶片照片进行整理，在简要说明栏中注明参见号（互见号）。

第十七条声像档案应当恒温、恒湿保存，在24小时内温度变化不得超过±3℃，相对湿度变化不得超过±5％；照片、底片存贮温度应当控制在2℃—21℃，相对湿度应当控制在20％—50％之间；录音带、录像带、磁带、光盘的存贮温度应当控制在15℃—27℃，相对湿度应当控制在40％—60％之间。

第十八条定期检查声像档案的保管情况，若发现问题，应当查明原因，及时采取补救措施。

录音带、录像带应当每两年重新缠绕一次，缠绕时应当用正常播放速度。

第十九条磁性载体的声像档案应当存贮在具有磁屏蔽功能的库房或者装具内。

第二十条归档保存的声像档案，任何人不得私自抽出、清洗、消磁和涂改。

第二十一条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出和现存数量统计，提供利用以及其效果统计等工作。

第六章声像档案的利用

第二十二条各单位档案管理部门应当编制声像档案目录等检索工具，配备相应的设备，为利用提供方便。

第二十三条建立声像档案利用制度，严格审批程序。

根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

第二十四条利用与公布声像档案，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

第二十五条珍贵、重要、使用频率高的声像档案利用时应尽量提供复制件。

第七章附则

第二十六条本规定自颁发之日起施行。

由黄河档案馆（档案信息处）负责解释。

此前与本办法不一致的规定和办法同时废止。

附表一：

照片档案目录

册号：

照片号

题名

日期

册内页号

底片号

参见号

备注

幅面尺寸为297mm×210mm

附表二：

册内备考表

本册情况说明：

立册人：

检查人：

立册日期：

幅面尺寸为297mm×210mm

附表三：

数码照片档案目录

盘号：

数码照片号

题名

拍摄者

拍摄时间

密级

保管期限

参见号

备注

幅面尺寸为297mm×210mm

附表四：

档案目录

盒（盘）号

内容

制作者

制作日期

密级

保管期限

参见号

备注

幅面尺寸为297mm×210mm

附表五：

声像档案移交清单

照片：

张册

底片：

张

光盘：

盘（含数码照片张）

录音：

盘

录像：

盘

移交部门：

（盖章）接收部门：

（盖章）

移交人：

接收人：

交接日期：

年月日

幅面尺寸为297mm×210mm

注：

1．根据实际移交的档案情况填写，移交数量需大写；2．本清单一式两份，移交双方各一份。