Office基本操作教程新版doc.docx

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Office基本操作

第一章:

基础知识

1、美国徽软公司开发的办公集成软件

Word文字处理

Excel电子表格

2、Word的启动与退出

(1)启动:

方法一、双击桌面Word图标

方法二、开始/程序

方法三、选择Word图标,点击鼠标右键,在弹出的菜单中选择打开;

(2)、退出

方法一、Alt+F4

方法二、双击系统图标;

方法三、单击关闭按钮;

3、Wordxp视窗

(1)、标题栏

作用:

显示系统图标,文件名称等;

操作:

双击实现“最大化”与“还原”间切换,拖动实现窗口移动;

(2)、菜单栏

•作用:

包含应用程序所有功能;

•操作:

1、打开菜单项

•方法一、鼠标单击方法二、Alt+对应字母

•2、自定义菜单项

•方法:

选择工具/自定义,出现对话框选择“命令”选项下的内置菜单,用鼠标拖拉菜单,即可添加/删除菜单;

•3、工具栏

•操作:

1、拖动实现位置移动(可移动到作何位置)

•2、显示隐藏工具栏

•方法一:

“视图”/工具栏单击勾选相应项目;

•方法二:

右击菜单栏/工具栏空白处

•4、标尺栏

•作用:

段落缩进、边距调整、表格行/宽高等调整;

•垂直水平

•操作:

1、度量单位的改变

•工具/选项/常规

•2、显示/隐藏

•方法一:

视图/标尺

•5、工作区:

用户编辑文档的地方;

•6、状态栏:

显示当前操作状态,插入点位置信息等;

•7、任务窗格:

及时提供操作需要的命令等,也可自得选择任务窗格内容;

•操作:

1、显示和隐藏;

•选择“视图”菜单,在弹出的菜单勾选任务窗格则显示,反之隐藏;

•2、切换窗格内容;

•点击任务窗格中的三角形,可弹出菜单,选择相应内容;

•8、文档的操作

•a、新建

•方法一:

文件/新建

•方法二:

Ctrl+N

•方法三:

点击工具栏上的新建按钮;

•b、打开

•方法一、文件/打开或Ctrl+O键

•方法二、点击工具栏上打开按钮;

•在打开对话框中,指定文件所在文件夹,指定文件名;

•指定打开形式,单击打开右边的向下三角形按钮,以只读方式打开,只能对文档进行查看,不能进行更改;以副本方式打开,在包含源文件的文件夹中创建文件的一个新副本;

•C、保存

•普通保存

•方法一:

文件/保存或Ctrl+S

•方法二:

点击工具栏上保存按钮;

•在保存对话框中,设定保存位置,指定文件名,指定保存类型;

•注:

以上保存执行首次后,现保存,对话框不现出现,如需另存或查看保存情况,须执行“文件”/“另存为”

•自动保存

•为了防止意外的死机或断电造成数据丢失,让计算机每隔一段时间自动执行保存命令;

•方法:

工具/选项/保存选项卡

•勾选设置自动保存时间间隔多少分钟;

•安全性

•功能:

设置打开权限密码:

无密码则无法打开文档;

•设置修改权限密码:

无密码将无法将修改文档保存在硬盘中;

•设置方法:

1、工具/选项/安全性

•2、在保存文件对话框中,单击“工具”/安全选项

•9、文档常用编辑

(1)、选中

•方法:

鼠标

•任意区域拖动

•句:

Ctrl+单击任意位置

•行:

行前单击

•段:

行前双击

•整篇:

任意行前三击/Ctrl+任意行前单击

•Ctrl+A全选

(2)、删除

•方法:

a、选中

•b、Del/退格

•注:

如欲删除已输入新文本内容,可直接选中,删除内容后输入,因为“工具”/“选项”/“编辑”选项卡中,键入内容替换所选内容,处于自动选取状态;

•C、移动

•方法:

1、拖动

•2、剪贴板:

剪切、定位、粘贴

d、复制

方法一:

Ctrl+鼠标拖动

方法二:

剪切板:

复制、定位、粘贴

10、文本及特殊符号的输入

文本

默认方向:

水平:

由左而右两端对齐垂直:

由上而下靠上对齐

段落“按Enter产生

手动换行(不产生新段落)Shift+Enter

Shift+4:

中文状态下显示人民币符号;

Shift+6:

中文状态下显示省略号;

“\”:

中文状态下显示顿号;

“<>”:

中文状态下显示书名号;

即点即输:

工具/选项/编辑下选中即点即输(只有在页面视图web版式中有效)

 

•特殊符号方法“插入/符号”

•插入公式

方法:

插入/对象/microsoft公式3.0

•第二章:

字符格式化

•一、字符格式化的三种方法

•方法一、菜单

•选中文字内容,点击“格式”/“字体”弹出对话框;

•字体选项卡中西字体(默认宋体五号字)

•字型:

加粗、倾斜、加粗倾斜;

•字号:

磅值表示法;着重号:

对应字符加下点;

•方法二、工具栏按钮;

•方法三、快捷键的使用;

•加粗Ctrl+B倾斜Ctrl+I下划线Ctrl+U

•上标Shift+Ctrl+=下标Ctrl+=撤消Ctrl+z

•二、字符大小写

•方法:

选中字符格式/更改大小写;

•小写:

选中字符都以小写显示;

•词首字母大写:

每个单词首字母大写;

•三、中文版式格式/中文版式;

•1、拼音指南2、带圈字符3、纵横混排4、双行合一5、合并字符;

•四、查找与替换;

•查找:

用于查找文档中指定字符或指定格式的字符;

•替换:

用于以指定字符替换文档中符合条件的字符,或以指定格式替换文档中符合特定条件的字符的格式;

•方法:

查找

•编辑/查找(Ctrl+F)

•指定查找字符查找

•指定查找字符格式:

单击高级/格式

•查找下一处符合条件的字符:

查找下一处;

•指定查找范围:

单击高级/全部/向上/向下;

•替换(Ctrl+H)

•编辑/替换指定替换对象

•指定替换结果字符;

•指定替换结果字符的格式:

单击高级/格式;

•五、字符格式的查看和复制

•1、查看

•格式/显示格式

•2、复制

•方法:

格式刷

•双击格式刷:

多次复制,按ESC键退出格式刷状态;

•单击格式刷:

单击复制后光标自动恢复原状;

•第三节:

段落格式化

•一、段落格式化

•1、缩进:

段落各行与页左、右边距之间的距离;

•方法一:

标尺

•首行缩进:

光标所在或选中各段的首行缩进控制;

•悬挂缩进:

光标所在或选中各段的首得之外各行缩进;

•左缩进:

光标所在或选中各段的所在行左端缩进;

•右缩进:

光标所在或选中各段的所有行右端缩进;

•方法二:

对话框

•格式/段落/缩进与间距

•左缩进

•右缩进

•特殊格式:

首行缩进悬挂缩进

•方法三:

工具栏按钮

•视图/工具栏/格式

•点击增加缩进量:

减少缩进量按钮

•间距

•段间距格式/段落/缩进与间距

•段前距段后距

•行距

•格式/段落/缩进与间距单倍1.5倍2倍最小值固定值

•固定值与最小值的区别

•行距指定为一定宽度的最小值时,当行中学符增大时,行距随之变化,而设为固定值时,行距值永远不因行中字符的变化而调整;

•3、对齐方式

(1)、对齐方式的类型

•左对齐:

段落中各行沿页面左边距处向右分布;

•两端对齐:

段落中各行两端与页面左右距对齐;

•居中:

段落中各行沿页面边距中点线对齐;

•右对齐:

段落中各行从页面右边距处向左分布;

(2)、设置

•方法一、工具栏按钮,点击对应按钮;

•方法二、快捷键

Ctrl+L左对齐Ctrl+E居中Ctrl+J两端对齐

Ctrl+R右对齐Ctrl+Shift+D分散对齐

方法三、对话框

格式/段落/缩进与间距/对齐方式

二、项目符号和编号

(1)、自动项目符号使用

方法一、*空格/输入文字(退格消除或再击回车)

•方法二、格式/项目符号和编号

•方法三、点击工具栏中的对应按钮;

(2)、自动编号使用

•方法、“1、文字”回车或1.文字

•注:

以上两项功能的前提为:

工具/自动更正选项/键入时自动

•勾选自动项目符号;

•勾选自动编号列表;

•(3)、编号的自定义

•格式/项目符号和编号/编号

•选择已有编号类型或单击自定义

•设置符号/编号类型

•设置位置文字位置设置

•确定

•三、首字下沉

•作用:

使选中段落中首字放大并下沉或悬挂段前;

•操作:

选中段落或光标定位于段中

•格式/首字下沉

•设置下沉类型:

下沉或悬挂

•下沉行数设置下沉字符字体设置注:

大纲视图不可以设首字下沉;

•四、边框和底纹

•1、边框

•方法一、对话框

(1)、选中段落

(2)、格式/边框和底纹

•(3)、对话框

•边框类型设置框线线型设置框线粗细设置框线类型:

上、下、左右

•应用范围:

段落、文字

•方法二、工具栏按钮(视图/工具栏/表格和边框)

(1)、选中段落

(2)、在工具栏选择线型

•(3)、设置线条粗细

•(4)、在工具栏上选择线条颜色;

•(5)、在工具栏上选择外框线;

•2、底纹

•方法一、对话框

•选中段落

•格式/边框和底纹/底纹

•选择底纹色及灰度

•应用范围:

段落文字

•方法二、工具栏按钮

•选中文字对象单击底纹颜色按钮(表格和边框工具栏)

•五、分栏

•1、分栏方法

•选中栏段落或节

•格式/分栏

•设置分栏数目

•设置栏宽与栏间距

•栏宽相等,若不选中,可分别设置各栏分隔线,选中则栏间出现一竖线;

•2、平衡栏高度

•方法一、强制截栏

•定位于截断处

•插入/分隔符/分栏符

•方法二、在文档最后插入空段落符号选取该符号之处的文档,执行分栏命令

•第四讲图文混排

•一、文本框

•1、文本框的创建

(1)、方法一:

插入/文本框/横排/竖排

•方法二:

单击绘图工具栏中的横排/竖排按钮;

(2)、单击文档区,或在文档区拖拉绘制;

•(3)、输入文字

•2、文本框的编辑

(1)、大小

•方法一:

拖动八个控制点

(2)、位置

•方法一、拖动文本框

•(3)、形状:

选中文本框(单击框线)

•点击绘图按钮/改变自选图形/选择新的形状;

•(4)、填充及线条色

•方法一、点击填充颜色按钮(绘图/工具栏中)

•点击线条颜色按钮

•方法二、“文本框格式”对话框

•3、文本框格式对话框

•选中文本框

•格式/文本框

•颜色与线条选项卡

•填充:

选择颜色及透明度;

•线条:

设置线条颜色、虚实、线型、粗细;

•大小选项卡

•尺寸和旋转:

高、宽、精确设定及旋转角度;

•缩放:

按百分比对高、宽缩放不影响其中文字;

•锁定纵横比:

选中该项,上述缩放及尺寸将保持不变的高宽比例;

•“版式”选项

•环绕方式:

五种基本环绕方式

•嵌入型:

文本框或图形以插入点处一个字符的位置出现,可用鼠标直接拖动但影响行高。

•四周型:

文本框图片的边界框外,允许文字环绕;

•紧密型:

文字环绕在文本框或图片的轮廓四周;

•衬于文字下方:

文本框或图片放在文字下方,选取时要使“绘图”工具栏中斜向箭头按钮处于按下状态,单击

•浮于文字上方:

是最适于编辑文本框或图片的版式;

•水平对齐方式

•水平左对齐右对齐居中其他

•高级

•“图片位置”选项卡

•水平、垂直、对齐方式

•选项:

图片随文字移动

•“文字环绕”选项卡

•增加两种文字环绕方式:

穿越型、上下型

•环绕文字:

距正文、设图片或文本框与环绕文字的间距

•“文本框”选项卡

•内部边距:

设置内部文字与文本框上下左右距离;

•勾选Word在自选图形中自动换行;

•勾选自动调整自选图形以适应文本;

•自选图形

•1、创建

•方法一:

插入/图片/自选图形

•方法二:

单击绘图工具栏“自选图形”按钮

•在文档区拖动或单击

•2、添加文字

•右击/添加文字/编辑文字

•3、格式设置

•选中自选图形,用鼠标右键点击外框,在弹出的对话框中选择

•设置自选图形格式;

•4、美化

•阴影:

单击阴影样式按钮,然后选择阴影样式;

•三维效果:

单击三维效果样式按钮,然后再选择三维效果样式;

•图片、艺术字

•艺术字:

插入/图片/艺术字

•选择艺术字类型

•图片:

插入/图片/来自文件

•文档中的特殊的输入

•一、超级链接(有颜色和下划线的文字或图形,单击后可转向另一个位置)

•1、创建

(1)、链接到其他文档

•选中链接文字或图形

•插入/超链接(Ctrl+K)

•对话框:

选择链接目标文件

•单击屏幕提示:

设置屏幕提示文字;

(2)、链接到本文档

•在文档中设置书签

•插入/书签

•选中链接文字或图形

•插入/超链接

•对话框:

选择“本文档中位置”

•单击书签按钮,在书签列表中选择;

•设置屏幕提示;

•2、编辑超链接

•选中链接文字或图片

•右击/编辑超链接:

重置超链接目标;

•右击/删除超链接:

去除链接属性;

•二、自动更正

•1、作用:

对单词、符号、中文文本或图形进行指定的更正,省去大量重复性的操作;

•2、自动更正项目的创建

•工具/自动更正项目/自动更正选项卡;

•3、自动更正项目的创建;

(1)、停止自动更正

•方法一:

单击自动更正智能标记按钮,在弹出的菜单中选择停止,自动更正

•方法二:

打开自动更正对话框;

•选择目标项目;

•点击删除按钮;

(2)、改回原输入文本

•方法一:

单击智能标记按钮,弹出对话框,选择改回至;

•方法二:

Ctrl+Z

•方法三:

单击工具栏上的撤消按钮;

•三、拼写和语法

•1、作用:

对文档中英语单词,汉字的拼写与语法进行检查减少错误率;

•2、设置:

方法一、工具/选项/拼写和语法选项卡;

•方法二、工具/拼写和语法或按F7键,弹出对话框;

•注:

红色波浪线表示拼写的错误;

•绿色表示语法错误;

•若要跳过检查可点击忽略按钮;

•样式

•一、样式

•一组预先设定的格式集合,使用时可直接套用到文字段落上,用户可以定义自已的样式,以节省设定各种文档格式的时间;

•1、样式的分类

•字符段落

•2、样式的创建

•方法一:

1、格式/样式

•2、单击新样式对话框(任务窗格)

•3、样式的应用

•方法一:

选中文本或光标定位于文本中

•格式/样式与格式/选择样式名

•方法二:

选中文本,单击工具栏中格式窗格

•4、样式的编辑

•格式/样式与格式,在任务窗格中找到样式名

•单击样式名后的三角形按钮

•在对话框中修改样式相关信息;

•表格

•一、表格的创建

•方法一:

“表格”菜单

•表格/插入/表格

•在对话框中输入行列数

•固定列宽:

列宽不随内容窗口变化

•随内容变化:

列宽随内容变化;

•随窗口变化:

列宽随页边距变化(不是显示窗口)确定

•方法二:

“插入表格”按钮

•单击工具栏上插入表格按钮

•在模拟框中拖动鼠标选择行列数;

•方法三:

手动绘制

•“表格和边框”工具栏

•二、表格的编辑

(1)、选择

•方法一:

“表格/选择/表格/行/列/单元格

•方法二:

鼠标

•整行:

在行前空白处单击;

•整列:

在列上方空白处单击;

•单元格:

在单元格左框线上单击(单个)

•直接拖动多个单元格(多个)

•整个表格:

单击单元格左上角

(2)、插入

•行

•在表格中插入

•光标定位插入位置

•表格/插入/行/在上方/在下方

•在表格底部插入

•方法一:

光标置于右下角单元格按Tab键;

•方法二:

光标置于下侧插入点/表格/插入/行

•列

(1)、在表格中插入

•光标定位插入位置

•表格/插入/列/在左/在右

(2)、在表格右部插入

•方法:

光标置于右侧段落之前/插入/列/在左

•3、单元格

(1)、光标定位插入位置

(2)、表格/插入/单元格

•注:

多行、多列、多个单元格的插入操作;

•选中插入位置相邻的同数量行、列、单元格后,再执行“表格”/插入

•三、删除

(1)、行/列

•选定行/列(单行或多行)

•表格/删除/行/列

(2)、单元格

•选定表格/删除/单元格

•(3)、表格

•表格/删除/表格

•选中表格,击退格键

•四、移动

(1)行/列

•方法一:

选中/拖动

•方法二:

剪切;粘贴

(2)、单元格

•方法一:

选中、整个单元格

•五、复制

•方法一:

Ctrl+拖动

•方法二:

复制+粘贴

•表格调整

•一、调整大小:

拖动右下角方框

•二、移动位置:

拖动左上角

•三、表格的折分及合并

•1、折分

•方法一:

选中一个或多个单元格

•单击工具栏上折分单元格按钮

•方法二:

选中一个或多个单元格

•表格/折分单元格

•2、合并

•方法一:

选中两个或单元格;

•单击合并单元格按钮;

•方法二:

选中两个或多个单元格

•表格/合并单元格

•行高和列宽

•1、行高

•方法一、拖动行线

•方法二、拖动垂直标尺

•方法三、“表格属性”对话框

•表格/表格属性/行选项卡

•注:

最小值:

行高将会随内容调整变化;

•固定值:

行高值不会随行内容变化;

•2、列宽

•方法一:

拖动列标志(水平标尺)

•方法二:

“表格属性”对话框

•表格/表格属性/“列”选项卡

•表格/表格属性/列选项卡

•绘制斜线表头

•方法:

(1)光标置于表格中;

(2)表格/绘制斜线表头

•指定斜线头样式

•表格框线

•1、表格框线

(1)、选中表格区域

(2)、格式/边框和底纹/边框

•选择线型选择线色

•设置线条粗细设置外框(上/下/左/右/外/内)

•注:

也可以通过工具栏按钮设置

•2、表格内文字对齐方式

•选中单元格区域的文字

•3、单击工具栏按钮,选择对齐方式

•注:

水平对齐方式的调整可以用文本对齐按钮,或”表格/表格属性/单元格

•4、表格自动套用格式

(1)选中表格

•“表格/表格自动套用格式或单击按扭(表格和边框工具栏中)

•选择样式指定样式应用范围

•首行首列末行末列

•表格中公式与运算

•1、排序

•方法一:

选中列,单击升序或降序按钮(表格和边框工具栏)

•方法二:

选中列,“表格/排序”

•2、求和

•方法一:

点击自动求和按钮

•注:

“自动求和按扭”可自动求其左侧(Left)或上侧(Above)单元格内数值求和,当上侧,左侧单元格都有数值时,以上方单元格为求和对象,所以在实际应用中,若一列中每个单元格都要求相应左侧单元格之和时,则应从最下方单元格依次向上求。

•方法二:

公式

(1)定位列目标单元格

(2)“表格/公式”

•输入以“=”开头的公式(行列分别以数字,字母表达)

•“粘贴函数”单击下拉按扭选择函数

•常用函数如下:

SUM(求和)MAX(最大值)MIN(最小值)

•AVERAGE(求平均值)COUNT(计数)

•注:

在Word表格中的行和列分别可以用数字和字母来表示,若要求不连续单元格的值时,各个单元格之间用“,”分隔;若是连续单元格则用“:

”分隔

•如:

A1B1C1D1

•A2B2C2D2

•A3B3C3D3

•页面设置

•一:

页面设置对话框

•方法一:

“文件/页面设置”

•方法二:

双击标尺空白处

•1、“页边距”选项卡

•上/下/左/右边距装订线位置及尺寸纸张方向:

横向/纵向

•2、“纸张”选项卡

•纸张大小设置或自定义

•3、“版式”选项卡

•页眉和页脚(奇偶页不同、首页不同、页眉页脚高度)

•垂直对齐方式:

顶端、底端、居中、两端

•二、页眉和页脚

•作用:

重复出现在文档每一个页面的页眉、页脚位置可以文字、图片,自动图文集等还可设置奇偶页不同与首页不同。

•1、设置方法:

•“视图/页眉与页脚”插入各种内容

•奇偶页不同:

打开“页面设置”对话框,在“版式”选项卡中勾选

•2、切换

(1)页眉与页脚

•方法一:

点击在页眉页脚之间切换按钮

•方法二:

上下方向键

(2)页眉/页脚与文档

•方法一:

双击页眉/页脚

•方法二:

点击页眉/页脚面板上的关闭按扭

•三、打印预览

•方法一:

文件/打印预览

•方法二:

点击工具栏上“打印预览”按钮

•注:

在打印预览状态中,也可以进行正常编辑,但需要注意的是,要把放大镜状态处于取消状态;

•打印设置

•方法一:

文件/打印方法二:

Ctrl+P方法三:

点击工具栏上的“打印”按钮

•Excel基本操作

•1、Excel功能

•2、启动与退出

•3、相关概念

(1)、工作薄:

一个Excel文件,扩展名为XLS,默认名为Book1;

(2)、工作表:

工作薄中相对独对区域,一个工作薄最多可包含255个工作表(通常为3个);

•一个工作表中有256列A——IV

•一个工作表中有65536行1——65536

•(3)、单元格:

用来写数据信息,是构成工作表的基本单位;

•4、认识Excel窗口

(1)、标题栏

(2)、菜单栏

•(3)、工具栏(4)、编辑栏

•名称框:

显示活动单元格名称;

•编辑框:

用来显示输入和编辑活动单元格的数据;

•5、工作区

•行、列标志

•网络线(工具/选项/视图/网络线、勾选显示、反之隐藏)

•6、状态栏

•二、编辑

(一)、选取

•方法一:

鼠标

•单个:

单击

•连续:

拖动或Shift键辅助选择;

•不连续:

按Ctrl键辅助选择;

•整行:

单击行标志;

•整列:

单击列标志;

•方法二:

键盘

•1、活动单元格上下左右用方向键;

•方法三:

使用名称框

•1、连续引用:

以冒号连接首尾单元格如:

A1:

B4

•2、不连续引用:

以逗号连接首尾单元格如:

A1,B4

(二)、移动和复制单元格数据

•(三)、插入和删除单元格,整行或整列

•(四)、合并单元格(工具栏上合并及居中按钮)

•三、输入内容

•每个单元格容量:

0——255个字符

•文本溢出:

隐藏

•数字溢出:

####(输入数值位数大于所在列的宽度)

•对齐方式:

文本靠左数字靠右

•1、文本输入

•中文字符英文字符字符与数字组合

•字符型数字:

方法一:

前面加单引号“’”

•方法二:

格式/单元格/数字/文本

•2、数字

•0——9负数:

以“—”开头或以括号表示

•分数:

以分数前加一个零和空格

•3、日期与时间

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