医院采购招标及合同精细化管理.docx

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医院采购招标及合同精细化管理

6.2医院招标、采购及合同管理岗位设计

6.2.1采购主管岗位职责

采购主管岗位职责

・制定采购部门规章制度和工作流程；

・编制年度采购预算和采购计划；

・参与商定对供应商的付款条件，提出参考意见；

・药品、卫生材料、设备等价格分析、市场行情分析

・审核购货合同和采购订单；

・在授权范围内签订购货合同；

・办理大宗物资及重要物资的采购；

・组织进行合格供应商的选择与评审工作；

・维护与供应商的关系，争取优势资源；

・完成领导交办的其他相关工作。

6.2.2采购专员岗位职责

采购专员岗位职责

・进行市场调查，填写询价比价单；

・负责起草购货合同和填制采购订单；

・分析产品市场，有效寻找订单产品，并及时进行采购；

・提出采购付款申请；

・实施采购、办理退换货事宜；

・对采购产品进行有效管理，整理供应商信息，逐步形成供应商体系；

・建立、更新与维护供应商档案；

・参与对供应商质量、交货情况等的评价；

・反馈产品和市场信息，协定产品价格；

・完成领导交办的其他相关工作。

6.2.3招标采购岗位职责

招标采购岗位职责

・负责医院的招标采购工作；

・认真执行国家有关招标、投标的政策、法规；

・按照医院制定的招标采购管理规定开展招标管理工作；

・履行职责，遵守纪律，严守秘密，廉洁自律；

・客观、公开、公正、公平、诚信地参与评审工作；

・明确提出个人意见并对所提意见承担责任；

・与招标项目或与投标人有利害关系的应主动回避；

・利用电子商务手段进行网上招标工作，建立和完善招标档案管理；

・完成领导交办的其他相关工作。

6.2.4合同管理岗位职责

合同管理岗位职责

・建立合同管理体系，审核医院合同管理制度及流程；

・负责规范优化合同业务流程，协调处理合同业务事项；

・制定并监督执行合同风险防范措施；

・审核医院的合同台账；

・审核医院的合同格式；

・审核各部门的合同文本，有效降低合同风险；

・参与重大合同谈判及医院招标工作；

・参与处理合同实施过程中出现的纠纷；

・审核有关合同纠纷的法律诉讼文件；

・监督医院合同的签订及履行情况；

・组织合同履行完毕后的总结、评价工作；

・完成领导交办的其他相关工作。

6.3医院采购、招标及合同管理制度设计

6.3.1医院医疗设备申购管理制度

为科学、规范、高效地管理医疗设各,按照卫计委《医疗卫生机构医学装备管理办法》[卫规财（2011）24号文件]、《×××级政府采购工作规程》及×××级政府集中采购目录等法规要求,特制定本制度。

第1条医疗设备的购置列入医院年度预算计划管理。

每年第三季度,各科室按照医院预算计划通知,科室负责人召开科务会,商定明年开展学科建设、新技术等多方面工作所需的设备购置计划。

第2条按照卫计委《大型医用设各配置与使用管理办法》规定,医院购置大型（甲、乙类）医疗设备需上报行政主管部门批准后方可进行。

对于医院拟购置的大型（甲、乙类）医疗设备,设备处必须事先编写可行性报告及大型医疗设备配置申请表，上报卫生厅、卫计委批准后,方可列入预算执行。

第3条各科室应使用医院规定的专用表格（电子版在医院网络公共文档）,对拟购置的医疗设备提出申请;经分管科室的职能部门、分管院长签字批示,交设备处汇总。

科室申请的医疗设备价值超过5万元,须同时提交该设备的可行性论证报告。

第4条设备处汇总全院各科室医疗设备申请计划,对申请设备从社会效益和经济效益等方面进行充分地调查研究、考察评估,总结出初步意见提交医院医学装备委员会。

医学装备委员会召开会议,确定下年度医疗设备预算编制草案,上报院长办公会确定下年度设备预算计划。

第5条设备处按照年度预算计划,做好医疗设备的分批购置计划。

设备处会同使用科室制定拟购设备的技术参数及配置要求;然后转交至医院政府招标采购办公室执行。

第6条政府招标采购办公室委托由上级备案认可的招标公司组织招标,公开发布招标公告,并组织相关职能部门、设备申请科室负责人员全程共同参与招标。

招标公司宣布中标结果,待公示期结束后,设备处、申请科室负责人与中标方一起针对配置清单、优惠条款进行核对,签订合同。

第7条科室负责人现场签字后的合同文本,交审计处对合同进行审计,如有修改意见则返回设备处,设备处及时联系政府招标采购办公室、中标公司、申报科室对合同进行针对性的修改,再次报审计处。

合同审核无问题,签字确认后报财务部门负责人确认,提请分管院领导签字后,由采购中心执行合同。

第8条对于因设备突发故障且无修复价值的急需小型设备（价值小于5万元）,科室负责人向设备处提交申请购置更新设备,经分管院长批复后,按照医院规定程序采购。

第9条设备处会同相关部门、设备中标方做好设备机房的事前准备、到货安装事宜，负责设备的商务验收及出入库工作,负责设备技术验收和使用人员培训考核验收工作。

第1O条设备处完善设备合同、设备合格证、安装报告、验收单、考核培训表、院办公会纪要等档案材料后,转至档案科存档,同时对大型医疗设备的效益、应用状态等跟踪分析、登记,查对是否与科室购置论证报告相符,并对出现的问题进行整改。

第11条对于赠送、科研合作等非购置渠道引进的医疗（含教学、科研）设备,必须按程序办理相关手续,并经医疗、科研、设备等管理部门审核,上报院领导批准后执行。

如违反规定,造成的医疗事故及其他纠纷,由科室负责人承担有关的责任。

第12条本制度由设备处制定并监督实施。

本规定未作规定或没有明确规定的事项需医学装备委员会批准,然后执行或办理。

第13条本制度自20××年××月××日起实施。

6.3.2医院采购管理制度

为保证医院各项物资、材料供应及时,确保医疗工作顺利开展,制定本制度。

第一章总则

第1条凡医院工作所需劳保用品、采暖五金、电器设备、医疗器材、维修材料等物料采购,均适用此制度。

第二章后勤用品采购管理

第2条后勤采购包括劳保用品、采暖五金、电器设备等非医疗用品的采购,含固定资产和办公用品的采购（执行《固定资产管理制度》与《办公用品管理制度》）。

第3条依据各部门申报的采购计划（经部门负责人签字,院领导审批）与后勤库管核对库存后集中进行采购。

第4条采购员必须充分掌握市场信息,收集市场物资情况,预测市场供应变化,为医院物资采购提出合理化建议。

第5条采购工作必须做到坚持原则,掌握标准,执行制度,严格财经纪律,不允许有损公肥私的现象存在,做到无计划不采购,质量规格不明不采购,价格不合理不采购。

第6条采购物资做到及时、准确、适用,严把质量关;避免盲目采购造成积压浪费。

第7条对外加工订货,要对生产厂家及物资的性能、规格、型号等进行考察，将结果与使用单位协商,择优订货。

第8条签订定购合同,必须注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等。

第9条凡购进一切公用物资,必须经库房办理验收手续,库房验收时,应对数量、质量、规格等认真核查,做到发票与实物相符,并依据采购员采购发票办理入库手续,否则不予入库。

第三章医疗器材采购管理

第10条普通器械:

根据各科室工作要求,由设备处供应人员与科室协商制定品种、规格及数量基数。

正常损耗交旧换新,由于任务变更等原因可增减基数。

第11条装备性仪器设备:

由各科室年终提出下年度新购进、更新计划并填写可行性报批表（包括品名、规格、数量、价格、产地、申报理由等）,交设备处汇总。

万元以上仪器装备应附有技术论证报告（即从技术上说明购买该台仪器及选定该厂产品的较详细理由）,报院医疗器械管理委员会（或药械科）研究,报请上级主管及财政部门,经批准后实施。

第12条各科室的普通器械及消耗物品,按消耗规律定期提出计划交供应部门采购供应。

第13条装备性仪器设备一般为合同订货,统一由设备处对外订购。

合同应明确以下事项:

1.关健性指标,如质量、性能技术要求;

2.到货不合要求应立即提出退换或索赔;

3.交货期限,规定到期不交货的赔偿条件;

4.保修期限及培训计划;

5.付款方式等。

第14条科室有特殊需要的器械、仪器设备需自行购买的,要经科室主任审查、签字同意,向设备处申请后,报上级主管及财政部门调整预算,经批准后实施。

第15条所有医疗器械和仪器设各都由设备处仓库发放,各科室指派专人凭领物单领取。

第16条医师个人使用的听诊器、叩诊锤、音叉、检眼镜等,医院正式医师由科室主任或医务部门批准,由设备处一次性配备登记,易损部分以旧换新,调离本院或离开医师岗位时应交回撤账;实习生、进修生、研究生个人使用的器械,发给负责管理的人员保管,并保持适当数量,轮流使用。

第四章附则

第17条本制度由设备处制定并监督实施。

本规定未作规定或没有明确规定的事项须医学装备委员会批准,然后执行或办理。

第18条本制度自20××年××月××日起实施。

6.3.3医院招标管理办法

为加强对医院招标工作的管理,规范招标活动,根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《关于医疗机构药品集中招标采购工作规范（试行）》等有关文件规定,结合医院实际情况,制定本办法。

第一章总则

第1条招标项目必须严格按照国家有关法规及相关规定执行。

凡招标范围和内容涉及政府采购项目的,同时应执行国家关于政府采购的有关规定和程序。

第2条招标投标工作应当遵循公开、公平、公正、择优、诚实守信的原则。

任何单位或个人不得借故阻扰招标投标工作的正常进行,不得化整为零或者以其他任何方式规避招标。

第二章招标

第3条招标范围。

凡属下列项目,无论使用财政资金或单位自筹资金,涉及相应项目的有关部门都应根据项目类别,通过相应的招标工作组进行招标:

1．购买价值总额在5万元及以上的（含批量、单件）各类仪器设备,包括教学设备、实验器材、实验材料、网络设备等。

2．各类大宗物资年度合计在5万元及以上的,包括卫生材料、化学试剂、印刷品、图书资料、劳保用品、办公设备及用品、家具等。

3.5万元及以上的基建或维修工程,包括土建、水电安装、装饰、园林绿化等。

4.通过招标确定年采购额度20万元以上的药品供应商。

5.购买价值总额在2万元及以上的各类服务,包括宣传、保险、各类咨询等。

6.5万元以下采购项目组织议标。

7.医院招标委员会认为必须进行招标的其他项目。

第4条依法必须进人省市或有关招投标中心进行招标的项目,按照国家及省市的有关规定执行。

第5条招标项目应具备下列条件:

1.有项目投资计划且项目资金已落实。

2.履行项目立项审批手续。

3.临时、紧急项目有项目说明及有关院领导的审批意见和资金投资预算。

4.投资金额较大的项目有批准的项目建议书或可行性研究报告。

5.具有满足项目招标需要的设计文件、图纸、项目预算书及其他相关技术资料。

第6条医院组织的招标采取以下方式:

1.公开招标:

招标单位或其委托的招标代理机构,通过招标投标管理机构、新闻媒介、信息网络和其他媒介,以招标公告的方式发布招标信息,邀请不确定的法人或其他组织投标。

2.邀请招标:

招标单位以邀请书的方式邀请3个以上（含3个）具备项目能力,资信良好的特定的法人或其他组织投标。

3.竞争性谈判:

直接邀请3个以上（含3个）的供应商,就招标项目进行谈判、协商,以确定中标单位。

建筑面积在500平方米以下或投资额30万元以下,不宜实行公开招标或邀请招标的,经招标工作委员会批准,可实行竞争性谈判。

第7条招标程序:

1.凡属本办法规定之内应进行招标的项目,用户单位均应按项目使用要求至少提前一个月向相应的归口管理部门提出采购申请。

2.项目管理部门向相关医院招标工作组提出招标申请,并经相关委员会批准；填报由招标采购办公室统一印制的《医院招标申请表》并提供相关技术要求,提供的招标申请书及有关技术资料应对招标项目进行详细全面的描述,应满足编制招标文件的要求。

由于技术资料不准确而导致招标失败或延误工作由责任方负责。

3.招标工作组受理招标申请后,负责招标项目的立项,履行项目立项审批手续；拟定招标内容、招标方式、招标方案和评标原则,并报招标委员会审批。

4.招标工作组根据项目要求编制招标文件。

招标文件应包括招标项目所有实质性要求和条件以及拟定合同的主要条款。

招标文件中有关资金情况及支付方式，由财务部门负责审核。

招标文件不得要求或者标明特定的产品供应者以及含有倾向性或者排斥潜在投标人的内容。

招标文件经财务部门、招标采购办公室审核,由财务部门、招标采购办公室和招标工作组共同会审签字并报招标工作委员会分管副主任委员和主任委员审批后方为有效。

5.招标采购办公室根据招标方式的规定发布招标公告或邀请书等招标信息。

6.招标采购办公室接受投标报名并开展资格审查工作,确定合格投标人。

经招标采购办公室审核确定的候选投标人名单经招标委员会审批后为最终候选投标人。

7．招标采购办公室向符合条件的投标人发售招标文件等资料,发售招标文件只能收取工本费。

8.招标工作组集体组织投标人踏勘现场和投标答疑会,解答投标单位对招标文件、图纸、有关技术资料和勘察现场所提出的疑问,形成书面答疑文件,由招标采购办公室负责在2天内分发给所有候选投标人,并作为招标文件的补充文件。

9．建设施工项目招标,需编制标底的,应当根据国家和省有关建设工程标准、技术经济标准定额以及批准的概算等,并参照市场价格编制,由招标采购办公室组织具有编制标底资格的造价咨询机构编制标底。

10.招标采购办公室组织评标准备工作,开标前在招标监督工作组的监督下,从院专家库中随机抽取一定数量的行业专家,组成5人以上单数评标委员会,评标委员会人员名单在开标评标前保密。

评标委员会中指定人员需由招标委员会批准。

l1.在招标委员会、招标监督工作组共同监督下,由招标采购办公室组织开标、评标、定标活动。

开标应当按照招标文件规定的时间、地点和程序,以公开方式进行,开标时当众验明所有投标文件的密封保存情况。

评标委员会根据招标文件的标准和要求,以方案可行性、质量可靠性、技术先进性、报价合理性和售后服务可靠性为依据进行综合评定,通过评分、投票或评议的方式,对候选投标人进行排序,向招标委员会推荐一至三名候选中标人,并形成书面评标报告。

12.招标委员根据评标委员会的评标报告和候选中标人名单,择优确定中标单位；招标委员会可以授权评标委员会直接确定中标人。

13.招标采购办公室发布招标中标公示后向中标人签发中标通知书。

14．发布中标公示,公示期结束后,15日内以书面形式向中标单位发《中标通知书》，30日内各职能部门在招标采购办公室配合下与中标方签订政府采购合同、经济合同及协议书等。

15．招标采购办公室将招标申请书、招标文件、开标评标过程纪要、评标报告、投标书等有关资料编制归档,形成招标档案。

第三章招标原则及要求

第8条投标人申请投标,应向招标人提供以下资料:

营业执照、资质证书、法人授权委托书、一般纳税人税务登记证、生产许可证、产品质量证明、企业简历、企业自有资金情况、近几年工作业绩等资料。

第9条合格投标人条件

1.具有独立法人资格;

2.持有相应资质证书,并具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度,具有履行合同所必需的设备和专业技术能力;

3.参加投标的产品必须是成熟的产品。

未经考验的新产品、试制品不能参加投标。

第10条对技术性强、价格不透明的招标项目,可在招标前根据招标项目要求成立考察小组,考察小组应由使用部门、招标委员会成员及有关专家组成,其中专家人数不少于成员人数的三分之二,考察小组根据采购需求,从符合相应资质条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商进行竞标。

确需进行单一采购的要经招标委员会批准后实施。

第11条资格审查应主要审查潜在投标人或者投标人是否符合下列条件：

1.是否为正式注册的法人或其他组织;

2.是否具有招标项目所需的相应资质;

3.现有人员、设备情况及财务状况;

4.现有实施任务;

5.拟投人本招标项目的设备、负责人（项目经理）及主要技术人员;

6.近三年内是否有质量责任和重大安全责任事故及其他严重违约、违法情形；

7．近五年内承担类似项目的业绩情况;

8．法律、行政法规或者招标文件规定的其他资格条件。

第12条投标文件有下列情况之一的,招标人不予受理:

1．逾期送达的或者未送达指定地点的;

2．未按招标文件要求密封的。

第13条投标文件有下列情形之一的,由评标委员会初审后按废标处理。

1．无单位盖章并无法定代表人或法定代表人授权的代理人签字或盖章的

2．未按规定的格式填写,内容不全或关键字迹模糊、无法辨认的;

3．投标人递交两份或多份内容不同的投标文件,或在一份投标文件中又对同一招标项目报有两个或多个报价,且未声明哪一个有效,按招标文件规定提交备选投标方案的除外;

4．投标人名称或组织结构与资格预审时不一致的;

5．未按招标文件要求提交投标保证金的;

6．联合体投标未附联合体各方共同投标协议的;

7．投标人法定代表人或者法定代表人委托人均未参加开标会议的;

8．符合专业条件的供应商或对招标文件作实质响应的供应商不足三家;

9.出现影响招标活动的违法、违规行为;

10.因重大变故招标项目取消;

11.法律、法规、规章和招标文件规定的其他情形。

第14条每个标的只能确定一个标底,标底在评标中应当作为参考,但不得作为评标的唯一依据。

评标前标底必须严格保密,密封保存到开标时,所有接触过标底的人均负有保密责任,标底泄漏的招标无效。

第15条招标工作组应当根据招标项目的特点和需要,编制招标文件。

招标文件一般包括下列内容:

1．投标须知;

2．招标、总则和招标依据;

3．招标项目的投资规模、性质、资金落实情况、标段划分、设计、监理等；

4．技术规格;

5．投标报价的要求及其计算方式;

6．评标原则、方法和评标标准;

7.交货、竣工或提供服务的时间;

8．投标人应当提供的有关资格及资信证明;

9.投标保证金的数额或其他形式的担保;

10.投标文件的编制要求;

11.提交投标文件的方式、地点和截止时间;

12．开标地点和投标有效期;

13.合同格式和主要合同条款;

14.需要载明的其他情况。

招标文件中规定的实质性要求和条件,应用醒目的方式标明。

招标文件规定的各项技术标准应符合国家强制性标准。

招标文件中规定的各项技术标准均不得要求或标明某一特定的专利、商标、名称、设计、原产地或生产供应者,不得含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容。

如果必须引用某一生产供应者的技术标准才能准确或清楚地说明拟招标项目的技术标准时,则应当在参照后面加上“或相当于”的字样。

第16条对投标人不足三家的招标项目,或虽然超过三家,但评标过程中因废标等情况而不足三家的,应重新招标。

第17条招标工作组和项目管理、使用部门负责对中标人履约情况进行验收。

第18条签订招标项目合同后,如使用方需追加与合同标的相同的货物、工程或服务的,在不改变原合同其他条款的前提下,可与供应商签订金额不超过原合同金额10%的补充合同,如追加金额超过原合同价10%的或项目经招标后短时期内发生同样项目招标的,需经招标委员会批准后续标,并报招标采购办公室各案后,方可实施。

第19条招标采购办公室在招标过程中收取的相关费用,实行集中管理、专款专用,由医院财务部门统一管理并单独设立账户,作为招标工作经费,招标工作的各项费用开支由此支付。

第20条评标专家库的管理:

1．为保证评标活动的公平、公正,提高评标质量,医院组建评标专家库。

为满足各类招标项目评标的需要,专家库成员包括院内、院外各行业专业人员。

2．入选为评标专家库的成员一般应具有副高级以上（含副高级）专业技术职称水平或具有同等专业水平,从事相关工作八年以上,能够认真、公正、诚实、廉洁地履行职责,具有较高的政治素质,能够承担评标工作。

3.被入选的评标专家应定期接受招标投标法规及相关业务知识的培训。

对院内招标专家库实行动态管理,对在评标过程中由于技术水平不能胜任评标工作的,或串通投标单位,有意造成不公平、不公正评标的,取消其评标专家资格。

4.根据招标项目评标的需要,由招标办公室提出评标组所需专家人员的人数、专业技术要求,在招标监督工作组的监督下从专家库中随机抽取评标行业专家。

5．评标委员会成员由项目申请科室代表、相关职能部闸代表或招标工作组成员、招标委员会委员及从专家库抽取的行业专家组成,随机抽取确定的行业专家不少于评标委员会成员的三分之二。

特殊招标项目或因专家库中该行业专家人数达不到规定人数,经招标委员会审批确定评标专家名单。

6.招标监督工作组和招标采购办公室的工作人员原则上不得参与评标活动,负责工程、设备、物资采购项目具体实施的人员原则上不得参与评标、定标等活动,凡与投标单位具有直接或间接利害关系,可能影响公正、公平评标的人员应回避。

7.评标委员会完成评标后,应当向招标委员会推荐一至三名中标候选人,并提出书面评标报告。

评标报告须经评标委员会全体成员签字。

对评标结论持有异议的,应当以书面方式阐述其不同意见和理由。

拒绝在评标报告上签字且不陈述其不同意见和理由的,视为同意评标结论。

评标委员会应当对此做出书面说明并记录在案。

第21条中标结果按照规定网上公示。

第22条招标活动须严格程序,讲求效率。

项目用户单位应根据项日使用需要提前一个月向相应的归口管理部门提出采购申请;招标工作组应在三个工作日内办理完有关项目立项和招标内容、方式、方案等审批手续,并同时向招标采购办公室提交招标申请;招标工作组在履行立项审批手续后三至五个工作日内拟定招标文件并报招标采购办公室审批;招标采购办公室在接到招标申请后七至十个工作日内接受投标报名、进行标前考察、报审候选投标人名单、审批招标文件;招标项目从招标文件会审签订到开标一般为七至十个工作日。

需进市场集中招标的项目依照招标主管部门规定时间内完成。

第四章招标工作纪律

第23条招标活动要严格遵守下述工作纪律:

1.参加招标的工作人员必须遵守国家的法律、法规和有关规章制度,坚持原则,廉洁自律,严禁收受钱、物、有价证券等,严禁接受宴请或任何形式的娱乐活动,严禁利用工作之便徇私情、谋私利;

2.严禁把项目化整为零,故意规避招标;

3.与招标工作无直接关系的任何单位和个人,不得以任何理由、任何方式干预和影响医院的招标活动;

4.严禁未经招标或集体讨论确定施工（供货）单位;严禁明招暗定,严禁违规操作；

5.所有参与医院招标活动的人员要遵守保密纪律,严禁以任何方式泄漏应当保密的、与招标活动有关的信息和资料;

6.各投标人在报名的同时与医院签订廉政承诺书（承诺内容另定）。

对违反以上规定者,要追究直接责任人和有关领导人的经济责任和行政责任,构成犯罪的,移交司法机关追究刑事责任。

第五章附则

第24条本制度由财务部门制定并监督实施。

本规定未作规定或没有明确规定的事项须财务部门批准,然后执行或办理。

第25条本制度自20××年××月××日起实施。

6.3.4医院经济合同管理制度

为加强医院合同管理,规范合同行为,提高经济效益,根据《中华人民共和国合同法》及有关法规的规定,结合医院的实际情况,制定本制度。

第1条医院所有基本建设、修缮工程、新增设施、设各、药品、物资材料采购、承包、租赁、技术开发、转让、咨询等对外经济活动必须事先签订经济合同。

第2条签订经济合同之前,主管部门或项目责任人须了解、掌握对方是否具有法人主体资格、经营权、履约能力及其资信等情况,对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。

无经营资格或资信的单位不得与